Team @Work - създаване на ефективност

1. Team@Work - създаване на ефективност Създаване на ефективност

2. Съдържание • Какво е Team@Work? • Функционалности и принципи • Цикъл на използване • Ползи и перспективи • Приложимост • Интеграция

3. Функционална област на Team@Work • Team@Workпокрива функционалната област на планиране на бизнес процесите, тяхното координиране, проследяване,промяна и управление във времето. По функционални характеристики Team@Work e надстройка на познатите системи за управление на бизнеса (ERP, CRM, HRM, DMS и т.н.), но не се припокрива с тяхното поле на действие. За разлика от тези системи, които се занимават с управлението на данни, Team@Work се занимава с управлението на процеси.Тази система е фокусирана не върху това какво се върши, а върху това как се върши.

4. Какво е Team@Work? Софтуер за управление на процеси изпълнявани отхора • Планиране на процеси/проекти • Координиране на екипи • Проследимост във времето • Документно обезпечаване Предназначен е да автоматизира дейности по: • Разпределяне и възлагане на задачи • Проследявaне и отчитане на изпълнението • Управлението на инцидентни дейности • Обмена на информация (вътре и навън) • Синхронизирането на работата • Проследимост на действията и решенията • Организирането и класифицирането на документи

5. Принципи на Team@Work Team@Work се основава на два принципа: Посреща и обслужва специфичните изисквания на потребители с различно служебно положение в организацията: • стратегически мениджъри, • оперативни ръководители, • обикновени изпълнители, • IT експерти и специалисти, • клиенти, доставчици, партньори и т.н. Обхваща различни бизнес ситуации, възникващи в реалнияживот и предлага адекватна функционалност за всяка оттях.

6. Уникални предимства на Team@Work • Методика за планиране, публикуване, координация и следене на сложни бизнес процеси, включващи алтернативни сценарии за изпълнение, паралелни пътища, опции и варианти, съответствуващи на различни бизнес ситуации • Механизъм за делегиране на права, вземане на решения и стартиране на процеси • Вплитане на събитийно базирани и времево базирани активационни модели • Безпроблемна интеграция на външни сътрудници и партньори • Управление на процесите в реално време • 100 % мобилност на потребителите – не са свързани с определено работно място

7. Цикъл на използване на Team@Work • Цикъкът на използване на Team@Workзапочва с дефинирането на схемите на работните процеси. Системата предоставя графична среда за класическияметод на Work Breakdown Process. • Втора фаза на използване на Team@Work: Можество проекти, работещи по различни схеми се стартират и работят едновременно. Системата автоматично следва логическата схема на всеки проект и координира задачите на участниците в него. • Третата фаза на използване включва наблюдение, управление и контрол в реално време. Мениджърите следят натоварването на организацията, състоянието и развитието на всеки проект. Имат на разположение класически средства като Gantt chart и Critical Path. Могат да променят различни параметри на планираните процеси – като срокове, изпълнители, обхват и т.н. • Последната фаза се състои в анализ на процесите и корекции на работни схеми. Целта е оптимизацията на процесите и усъвършенстването на изпълнението. Дефиниране на работните схеми Анализ и оптимизация Изпълнение Контрол на изпълнението

8. Дефиниране на работния процес WBP с Designer: • Дефиниране на задачи • Определяне на изпълнители • Определяне на срокове • Определяне на връзки изависимости • Входни параметри • Описание на дейностите,с указания и критерии за край • Резултати • Документно обезпечаване • Правила за стартиране Свойства: • Алтернативни сценарии и варианти, имплементиране на добри практики • Вплитане на процедури за ескалация на информираност • Независимост на планирането от структуратана организацията • Делегиране на права за вземане на решения и стартиране на процеси • Събитийно и времево стартиране на задачи • Автоматичен анализ на схемата, създаване на Gantt chart и определяне на Critical path • Документно обезпечаване

9. Управление на изпълнението • Управление на приоритети • Управление на екипи • Управление на проекти • Управление на задачи • Управление на документи • Управление на извънредни ситуации • Свойства: • Критичност на задачите по отношение крайния успех на проектите • Проследимост и видимост на операциите, действията и решенията • Управление на промените – промяна на срокове, изпълнители, обхват • Мобилност–работата със системата не е несвързана с конкретно работно място • Ескалация на информираност при излизане извън поредицата от срокове • E-mail и SMS напомняния

10. Контрол и мониторинг По отношение на потока Работа • Портфолиото от активни проекти по различните работни схеми • Всички инцидентно възникнали дейности За всеки проект • Актуална логическа диаграма на проект, заедно с добавените и пропуснати задачи за проекта • Актуална Гант диаграма – план спрямо текущо изпълнение • Статус на задачите • Бележки на изпълнителите по проект • Документите и резултатите на проекта • Актуалния състав на екипа на проекта • и много други По отношение на хората • Натовареността на отдели и служители – местата където се събира работа • Представянето на различните работни единици – отдели, екипи, служители

11. Team@Work -ползи Стратегически ползи • Осигуряване на диференциация навън • Опростяване на дейността навътре • Стандартизиранена работата • Усъвършенстване на изпълнението • Скорост Финансови ползи • По-ниски оперативни разходи • По-добра продуктивност Организационни ползи Организационни ползи • По-добро управление на промените • По-добри комуникации • По-бързо вземане на решение

12. Ползи за оперативни и стратегически мениджъри • Сериозно планиране на работните процеси: многовариантни планове • Стандартизиране и формализиране на добрите бизнес практики в организацията • Независимост на планирането от организационната структура • Управление на правата и отговорностите на участниците в работните процеси • Осигуряване непрекъснатост на процесите от край до край – щафетна работа на организацията • Пълен контрол и проследимост на операциите – 24x7 • Наблюдение и анализ в реално време • Управление на промените – промяна на срокове, промяна на изпълители, промяна на обхвата -премахване/аутсорсване, добавяне на дейности в реално време, и т.н.

13. Ползи за изпълнителите • Пълен списък със задачите – стандартни и инцидентни • Дефинираност на задачите - срокове, приоритети и резултати • Информираност за критичността на всяка задача по отношение крайния успех на проекта • Информираност за приоритетите на действие, контролирани от висшия мениджмънт • Сигурност в различни бизнес ситуации – предефинирани изходи • Гарантирана комуникация в рамките на работния процес/проект • Защита от промените в работния процес • Мобилна работа – независимост от конкретно работно място • E-mail и SMS предупреждения • Удобен и лесен интерфейс – аналогичен на работа в Интернет • Достъп до електронната библиотека и лична библиотека с документи

14. Ползи за ИТ администраторите • Системата лесно може да бъде надградена върху всяка съществуваща ИТ инфраструктура без да усложнява или намалява нейната сигурност • Team@Work е изцяло JAVA приложение, което безпроблемно работи върху различни операционни системи - Windows, Linux ,Unix • Клиент-сървър архитектура - болшинството приложения са достъпни през уеб браузер. • Team@Work е самостоятелна система, която не зависи от външни бази данни или уеб сървъри. Не изисква специален хардуер • Администрацията изисква минимални рутинни действия без нужда от познания за специфични ИT технологии и се извършва през уеб браузер • Разполага със собствена система за сигурност, която не нвлиза в конфликт с други системи за сигурност. Ползва 128 bit SSL криптиране на данните • Инсталацията е бърза и лесна, както и напълно обратима

15. Къде е най-удачно да се използва? Висока BPMS Сложност на координация Ниска Ниска Честота на промените Висока

16. Приложимост на Теam@Work Различни индустрии и бизнеси • Организации, които спазват строги ISO стандарти и трябва оперативно и документно да гарантират проследимостта на операциите • Фирми с географски разпръснатиофиси, за които синхронизацията на работата е критична за бизнеса • Проектно-ориентирани организации, чиято дейност изисква координацията на разнородни екипи – идващи от различни индустрии, с различни области на познание и различна организационна култура • Фирми, чиито бизнес процеси изискват своевременното участие на инвеститори, клиенти, доставчици или партньори в ключови точки на процесите • Фирми опериращи в сферата на аварийните ситуации – там където времето е от изключително важно значение и наличието на предефинирани процедури, алтернативни решения и налични добри практики е критично за успеха • Държавни, мести и неправителствени организации, които предоставят различни видове услуги на населението

17. Внедряване и използване на Team@Work По отношение на обхвата: • цялата организация • един, или няколко отдела • група самостоятелни фирми • временни сдружения • итеративно По отношение ИТ средата: • самостоятелно • в интеграция с други системи Начин на ползване: • абонамент - услуга за ползване на базата на потребителски лицензи за период от време • продукт – закупуването на неограничени във времето лицензи за продукта

18. Автор Йордан Николов управител jordan.nickolov@efficient-soft.com GSM: 0888 711 367 www.efficient-soft.com office@efficient-soft.com GSM: +359 888 372 384