GESTIONE MAGAZZINO E SCORTE Nozioni di base

1. GESTIONE MAGAZZINO E SCORTE Nozioni di base A cura dell’Ing. Claudio TRAINI _________________________________________________________________Trade System Srl - Viale Gran Sasso 7 - 64013 - Corropoli (TE)Tel: 0861 851885 - Fax: 0861 851885 - email: staff@tradesystem.it

2. In questo modulo: • La logistica aziendale • Il magazzino • Le scorte di magazzino • La logistica integrata e la supplychain

3. La logistica aziendale Qualsiasi impresa si pone l’obiettivo di essere presente sul mercato da protagonista, in modo dinamico, flessibile, vincente. Per raggiungere questo obiettivo non bastano la produzione o la distribuzione di prodotti di qualità elevata, con caratteristiche migliori di quelle dei concorrenti. In un sistema economico globale, caratterizzato da altissimi livelli di concorrenza e dalla necessità di offrire prodotti sempre nuovi e diversi, l’impresa che si impone sul mercato deve sviluppare un rapporto preferenziale col cliente, proponendogli un prodotto di qualità e un servizio che lo rendano consapevole dei vantaggi derivanti dall’avere scelto quel bene e quell’azienda produttrice. In due parole, deve curare la qualità totale. È pertanto importante che essa disponga di un’organizzazione interna razionale per il soddisfacimento delle esigenze del mercato.

4. La logistica aziendale • In questa situazione, fattori determinanti di successo sono: • la capacità di approvvigionarsi delle materie prime e delle merci necessarie al processo di trasformazione; • la possibilità di disporre di un’organizzazione logistica e commerciale attraverso la quale collocare sul mercato, nei luoghi e nei tempi richiesti, il prodotto finito o le merci. • La logistica aziendale è quella parte della gestione che si occupa di collegare in modo razionale ed efficiente le fasi di acquisizione dei fattori della produzione, di svolgimento del processo di trasformazione tecnico-economica e di distribuzione del prodotto finito.

5. La logistica aziendale Secondo l’associazione italiana di logistica (AILOG) la logistica rappresenta l’insieme delle attività organizzative, gestionali e strategiche che governano nelle aziende i flussi dei materiali dall’acquisto delle materie presso i fornitori fino alla consegna dei prodotti finiti ai clienti e al servizio post-vendita. Le funzioni della logistica sono pertanto quelle di programmare, gestire e controllare in maniera efficiente ed efficace il flusso dei beni, dei servizi e delle relative informazioni, dal punto di origine fino al punto di consumo. È così possibile soddisfare le richieste della clientela, fornendo un servizio adeguato, ottimizzando le procedure e riducendo i costi.

6. La logistica aziendale comprende: PRODUZIONE

7. La logistica aziendale La logistica assume oggi un ruolo centrale nella catena produttiva e distributiva aziendale, ponendosi come attività di collegamento tra le altre aree dell’impresa. L’approvvigionamento, la produzione, il marketing, la distribuzione e la finanza costituiscono infatti diversi passaggi di un’unica catena, da fare crescere in modo collegato e complementare al fine di massimizzare l’efficienza dell’intero sistema. Fino a circa vent’anni fa molte aziende non erano dotate di una funzione logistica vera e propria: in alcuni casi essa era concepita come gestione del magazzino, in altri come servizio traffico o trasporti. Da circa quindici anni la logistica ha via via assunto un significato più ampio, fino a diventare la funzione alla quale l’impresa affida la realizzazione del valore aggiunto del proprio prodotto: il servizio al cliente.

8. Finalità della logistica

9. Evoluzione della logistica • Negli ultimi anni gli scenari nei quali le imprese hanno operato sono mutati in modo radicale, imponendo alle stesse imprese rapidi e continui adattamenti operativi e gestionali. Tra i fattori che hanno determinato l’evoluzione della gestione logistica aziendale ricordiamo: • il processo di globalizzazione che ha fortemente modificato i flussi delle merci e delle relative reti distributive. Le imprese moderne acquistano dove vogliono, producono dove più conviene, vendono dove è possibile, in tutto il mondo. Controllare e gestire questi flussi è sempre più complesso; • le nuove tecnologie informatiche: nel sistema di Internet e dell’e-commerce, la comunicazione tra fornitore e cliente presenta costi irrisori ed è immediata. Internet ha modificato la struttura della logistica aziendale, mentre l’e-commerce sta modificando i livelli di vita dei consumatori; • l’evoluzione del concetto di prodotto, che viene inteso oggi in senso più ampio rispetto al tradizionale concetto di bene concreto e tangibile.

11. Il magazzino Il magazzino è la parte centrale della logistica aziendale in quanto contribuisce allo svolgimento dei processi decisionali e operativi volti a garantire il puntuale approvvigionamento della struttura produttiva e distributiva, consentendo il continuo rifornimento al mercato di sbocco. Il magazzino svolge la fondamentale funzione di raccordo tra gli acquisti dell’impresa e i suoi processi di trasformazione tecnico-economica, garantendo: la continuità del processo produttivo e la tempestività nel soddisfacimento dei bisogni della clientela; la separazione dei processi dell’attività aziendale (approvvigionamento, trasformazione tecnico-economica, commercializzazione).

12. Il magazzino Al termine magazzino è possibile associare due significati diversi, strettamente legati tra loro. Il primo fa riferimento alle caratteristiche specifiche e fisiche delle scorte, mentre il secondo evidenzia in particolare il problema della loro gestione. Sotto l’aspetto fisico con il termine magazzino si individuano: le scorte (stock) di materie, merci, semilavorati e prodotti finiti presenti nell’azienda per essere utilizzati o venduti; le strutture (fabbricati, attrezzature, materiali vari, accessori) e il personale in grado di ricevere, custodire e consegnare le scorte.

13. Il magazzino Dal secondo punto di vista il magazzino pone all’impresa significativi problemi di: gestione degli spazi generali (layout aziendale) e specifici (layout di magazzino); qualifica e motivazione del personale addetto alla ricezione, allo stoccaggio e all’utilizzo delle scorte. Nel termine magazzino si inglobano anche le problematiche gestionali collegate al corretto ed efficiente utilizzo delle scorte. Dette problematiche in un’impresa commerciale sono diverse da quelle di un’impresa industriale.

14. Il magazzino nelle imprese commerciali Le imprese commerciali non effettuano la trasformazione tecnica delle merci, limitandosi al più a modificarne l’aspetto esteriore (imballo, composizioni, ecc.) per la presentazione al cliente. Esse svolgono una trasformazione economica dei beni, attraverso la loro conservazione e distribuzione. Nel magazzino di queste imprese si conservano le merci destinate alla distribuzione e il materiale di consumo (imballaggi, cancelleria, materiale per confezioni, ecc.). Disporre di un magazzino ampio e ben attrezzato per la conservazione delle merci permette all’impresa commerciale di gestire con maggior elasticità i rapporti con i fornitori e i clienti, sfruttando ad esempio condizioni favorevoli di acquisto (sconto per quantità) e garantendo una regolare evasione degli ordini.

15. MAGAZZINO MERCI Mercidisponibili per la distribuzione Vendite a clienti OUT Acquisti da fornitori Merci rese da clienti IN IN Merci danneggiate o difettose Merci rese a fornitori OUT

16. Il magazzino nelle imprese industriali Nelle imprese industriali il magazzino ha la funzione di consentire lo svolgimento del processo tecnico-produttivo in modo indipendente dalla gestione degli approvvigionamenti e dalla domanda di mercato. In relazione alle diverse fasi di lavorazione dei beni si distingue tra: il magazzino delle materie prime, sussidiarie e di consumo. Consente all’impresa industriale la gestione degli approvvigionamenti in funzione della loro convenienza e opportunità: è pertanto possibile che si effettuino acquisti rilevanti anche in periodi di produzione non elevata;. il magazzino dei semilavorati che si originano durante il processo produttivo; il magazzino dei prodotti finiti. Poiché la consegna rapida al cliente è un fattore di successo determinante per l’impresa, essa punta a soddisfare in tempi brevi le richieste del mercato. Il magazzino prodotti finiti svolge un ruolo fondamentale perché consente di mantenere regolari e costanti i processi produttivi, separando i ritmi della produzione dall’andamento del mercato.

17. MAGAZZINO MATERIE MAGAZZINO PRODOTTI FINITI OUT Materie disponibili per il processo produttivo P R O D U Z I O N E T E C N I C A Carico prodotti finiti Scarico prodotti finiti ai clienti Materie utilizzate per la lavorazione IN Acquisto da fornitori Materie rese dalla produzione Materie danneggiate o difettose IN Prodotti resi alla produzione Prodotti resi da clienti Materie rese a fornitori OUT

18. Il magazzino nelle imprese In periodi di calo della domanda, il magazzino costituisce un deposito di prodotti, pronti a essere utilizzati nelle successive fasi di crescita della domanda, durante le quali l’impresa non è in grado di produrre una quantità pari a quella richiesta . Questo problema viene sempre più spesso risolto grazie al collegamento informatico tra l’impresa e i suoi fornitori e più in generale ricorrendo all’outsourcing, cioè trasferendo sulle imprese subfornitrici le problematiche legate alla gestione del magazzino.

19. Organizzazione e logistica di magazzino Le scelte che il management deve compiere per dotare l’impresa di magazzini efficienti e funzionali si possono suddividere in cinque aree di intervento: Utilizzo degli spazi fisici dell’azienda Movimentazione in azienda di merci e materiali (material handling) Organizzazione degli spazi di magazzino Conservazione delle scorte Sistema informativo

20. Le scorte di magazzino • Il termine scorta (rimanenza o stock) indica la quantità di materie, semilavorati e prodotti finiti presente in magazzino in un determinato momento, pronta a essere utilizzata nel processo produttivo e distributivo. • Le scorte sono classificate in base a diversi criteri: • per natura (ad esempio merci, materie prime, materie sussidiarie, materie di consumo, componenti, ricambi, semilavorati, prodotti in corso di lavorazione sottoprodotti, prodotti finiti); • in base alle caratteristiche fisico/merceologiche (ad esempio scorte solide come rame, tessuti, ingranaggi oppure scorte liquide come olii e combustibile o scorte gassose come gas butano); • secondo l’utilizzo e la funzione nel processo produttivo.

21. Le scorte secondo l’utilizzo e la funzione nel processo produttivo In questo caso le scorte si classificano in: Scorta esistente: quantitativo realmente presente in magazzino in un certo momento, rilevato dai programmi di gestione dello stock; Scorta virtuale: scorta esistente aumentata delle quantità ordinate ai fornitori e diminuita di quelle già impegnate per i clienti; Scorta normale: scorta media normalmente in magazzino nel corso dell’anno; Scorta massima: scorta da non superare per mantenere l’equilibrio tra efficienza produttiva e limitazione dei costi; Scorta minima o di sicurezza: livello di stock al di sotto del quale l’impresa rischia il blocco della produzione o della distribuzione in caso, ad esempio di improvvise variazioni di mercato; Scorta speculativa: scorta costituita in particolari situazioni di mercato, quando si originano aspettative circa un rialzo a breve termine del prezzo di acquisto delle materie o delle merci.

22. ESEMPIO: Scorta effettiva e scorta virtuale Un’impresa industriale ha in magazzino una scorta del prodotto A di 350 pezzi. Per tale prodotto l’impresa ha ricevuto ordinativi da clienti per 130 pezzi ed ha inoltrato ordini al fornitore per 100 pezzi. Determiniamo la scorta effettiva e la scorta virtuale dell’impresa. Scorta effettiva (quantità esistente in magazzino) = 350 pezzi Scorta virtuale (quantità esistente in magazzino + quantità ordinata ai fornitori – quantità impegnata per i clienti) = (350 + 100 – 130) = 320 pezzi

23. La classificazione delle scorte La gestione delle scorte richiede una precisa classificazione degli articoli e la loro codificazione, affinchè ogni bene venga individuato in modo certo e oggettivo sia all’interno che all’esterno dell’azienda. La classificazione consiste nel frazionamento delle scorte in classi omogenee, per esempio in base all’appartenenza a un settore merceologico. La seguente distinzione relativa a un’impresa produttrice di macchine per filatura, consente di conoscere la provenienza dei beni (interna o esterna all’impresa) e la loro tipologia. • ..................... • Classe 558: componenti elettrici di acquisto esterno gestiti a magazzino • Classe 559: componenti di plastica di acquisto esterno • Classe 560: componenti in gomma di acquisto esterno • ………………………. • Classe 600: componenti meccanici di produzione interna • Classe 601: componenti idraulici di produzione interna • …………………….

24. La codificazione delle scorte La codificazione consiste nell’attribuzione a ogni articolo di un “nome” che può essere un numero o un insieme di lettere e numeri (codice numerico o alfanumerico). Si determina in questo modo una relazione biunivoca tra l’articolo e il codice assegnato che rende veloce e certa l’identificazione. L’attribuzione del codice consente di semplificare le procedure di gestione degli articoli: digitando a terminale il codice del bene oggetto di analisi risulta infatti possibile conoscerne le caratteristiche merceologiche, la movimentazione, i costi o i temnpi di produzione (se di produzione interna), le rimanenze, ecc. La costruzione del codice del prodotto richiede l’individuazione di classi, sottoclassi, gruppi e sottogruppi, determinati soprattutto a uso interno. Vediamo, ad esempio, che informazioni fornisce il codice R79G198610.

25. La logistica integrata e la supplychain L’utilità e il senso della logistica sono risultati evidenti soprattutto nel momento i cui lo sviluppo di questa funzione ha varcato i confini dell’impresa, ponendosi nella logica della customersatisfaction e prendendo in considerazione le inefficienze derivanti dal frazionamento delle attività e degli obiettivi aziendali. Le imprese hanno così progressivamente sviluppato un sistema di logistica integrata, attraverso il quale ricercare la combinazione più razionale tra i settori dell’approvvigionamento, dello stoccaggio e dell’evasione degli ordini ricevuti dai clienti. Proprio perché punta ad attivare procedure operative per migliorare il servizio al cliente e minimizzare i costi dell’impresa, la logistica richiede una profonda integrazione fra le aree aziendali, le cui singole inefficienze ricadono comprensibilmente su tutto il sistema.

26. La logistica integrata e la supply chain Al fine di raggiungere i livelli di organizzazione ed efficienza desiderati, l’impresa deve rispettare due passaggi fondamentali: la fase che precede la gestione del magazzino, relativa alla definizione del fabbisogno di merci o di materie prime e al loro approvvigionamento, deve essere svolta in modo specializzato e qualificato, scegliendo materiale di qualità, contenendo i costi e individuando i fornitori più affidabili; le procedure interne di comunicazione e trasmissione dei dati devono essere tempestive e aggiornate. I piani di lavoro di un’impresa vanno infatti impostati in tempi adeguati, con considerevole anticipo rispetto alla gestione quotidiana. Il coordinamento tra il magazzino e la produzione consente di evadere gli ordini nei tempi richiesti dal servizio commerciale, mettendo l’impresa in condizione di vantaggio sul mercato.

27. Supply chain La logistica è dunque un sistema di attività riferito trasversalmente a tutta l’impresa, con l’obiettivo di un coordinamento delle funzioni aziendali coinvolte nella catena “riordino-produzione-spedizione”. Un’ ulteriore evoluzione di questo concetto è quella della supply chain (SC, anche detta value chain, letteralmente catena di fornitura), ovvero di un ciclo di logistica complessiva che siestende fino ai livelli “fornitura-produzione-vendite”. A partire dal 1990 le imprese hanno infatti dato vita a reti di fornitura sempre più complesse e articolate, sviluppate su scala globale tra diversi soggetti: i fornitori di beni e di servizi, i produttori, i partner logistici e gestionali. Questi soggetti, totalmente autonomi e separati dal punto di vista giuridico e operativo, agiscono tra di loro in modo integrato e organico al fine di migliorare l’ambito gestionale e produttivo, e dunque per ottimizzare il processo di organizzazione, produzione e vendita.

28. Supply chain La supply chain considera l’impresa come un anello di un’unica catena logistica. Essa rappresenta una rete di entità organizzative connesse, interdipendenti e operanti in modo coordinato con l’obiettivo di gestire, controllare e migliorare il flusso dei materiali e informazioni che, partendo dai fornitori e dopo aver attraversato le fasi di approvvigionamento, trasformazione e distribuzione interni nell’impresa, raggiungono i clienti finali. Gli attori della supply chain possono essere diversi: la catena di fornitura può infatti limitarsi a coinvolgere i soggetti che più specificamente si occupano della produzione (fornitura di materie prime e semilavorati, produzione in senso stretto, assemblaggio e preparazione del prodotto finito) oppure estendersi fino ai soggetti che seguono e supportano la distribuzione e la vendita (ad esempio le imprese di trasporto, di servizi e quelle commerciali che sviluppano il rapporto di vendita al cliente finale).

29. Esternalizzazione e outsourcing Sul fronte della distribuzione e della vendita, lo sviluppo della supply chain delle imprese moderne può essere considerato un’evoluzione della terziarizzazione dei servizi logistici, cioè dell’accordo con fornitori esterni per lo svolgimento di alcune fasi del processo logistico aziendale. Con l’esternalizzazione della logistica l’impresa si avvale di fornitori esterni per la gestione operativa di una o più funzioni, in un modello nel quale l’impresa stessa affida agli stessi fornitori - legati da un rapporto di partnership aziendale – lo sviluppo di attività significative (stoccaggio, personalizzazione dei prodotti, allestimento di ordini, imballaggio, trasporto, assicurazione ecc.). Lo sviluppo di una significativa rete di esternalizzazione è sostenuto – soprattutto nel breve periodo – dalla ricerca di riduzione dei costi da parte delle imprese che vi ricorrono. Ma nella logica della supply chain l’impresa stessa si muove con la consapevolezza che la soddisfazione delle aspettative della clientela richiederebbe investimenti in competenze e tecnologie spesso onerose e di difficile gestione.

30. Esternalizzazione e outsourcing Accade dunque sempre più frequentemente che intere fasi del processo gestionale aziendale non vengano più concepite come un fattore interno alla singola impresa, ma si estendano all’intera catena di fornitura, produzione e distribuzione, coinvolgendo sia i fornitori sia i clienti. In questo senso la supply chain ha ampliato il concetto tradizionale di logistica, non limitandosi a definire le condizioni interne all’azienda ma estendendo la rete operativa e ponendo tra le priorità dell’impresa l’ottimizzazione dei rapporti gestionali con i fornitori e i clienti. In questo modo la catena della fornitura viene ampliata fino a incorporare fasi del processo logistico a monte e a valle della produzione, pur se giuridicamente collocate all’esterno dell’impresa.

31. Impresa estesa e impresa virtuale • La catena logistica da ottimizzare è dunque la più vasta possibile, sviluppando in questo modo il concetto di: • impresa estesa, che realizza l’integrazione dei processi aziendali dall’utilizzatore finale risalendo ai fornitori di materiali, prodotti, servizi e informazioni in modo da creare valore aggiunto per il cliente. I confini operativi della singola impresa si fanno perciò meno definiti, dando vita ad un nuovo concetto di sistema produttivo che pone al centro dell’attività dei soggetti coinvolti nella catena di fornitura la condivisione del business. • impresa virtuale, nella quale i flussi informativi coinvolgono tutti gli attori della catena, generando tra di essi una profonda connessione. L’impresa non è più un’entità indipendente ma un sistema interconnesso con i diversi partner: si realizza in questo modo una lunga rete che costituisce un ambiente virtuale collaborativo.

32. La rete della supplychain • Nel modello operativo della supply chain, le attività di trasformazione, gli spostamenti dei materiali e dei prodotti, le informazioni relative al coordinamento dei diversi interventi, le procedure amministrative a burocratiche confluiscono in un unico flusso integrato di informazioni. • L’obiettivo dell’eccellenza aziendale viene perseguito attraverso: • la comprensione delle esigenze del mercato, soprattutto rispetto alla capacità di intuire le esigenze della clientela prima che esse si rendano evidenti; • la capacità di adattamento del sistema aziendale alle richieste del mercato evitando l’aumento dei costi; • la capacità di produrre output di qualità con il minor impiego di input possibile, limitando al massimo sprechi, perdite e inefficienze.

33. La rete della supplychain • La riorganizzazione della logistica secondo la supply chain consente all’impresa di raggiungere importanti obiettivi: • liberare energie a favore della propria attività principale (core business); • ottenere maggiore flessibilità operativa contenendo i costi; • sincronizzare le richieste del cliente con l’emissione di materiale da parte del fornitore; • fornire un servizio efficiente e puntuale e ottenere un vantaggio competitivo sulla concorrenza grazie all’incremento del customer service.