Grundlæggende projektledelse og –styring

1. Grundlæggende projektledelse og –styring Leder Delux Søndag d. 1. marts 2009 V. Stine Røn Christensen Red Barnet Ungdom Rosenørns Allé 12, 5. sal 1634 København V Tlf.: 35 24 85 42

2. Formål: • At introducere jer for nogle af de grundlæggende elementer i projektledelse og –styring. • At fokusere på projektbeskrivelsen som ledelsesværktøj • At give jer input til at blive endnu bedre projektledere – introduktion til redskaber I kan tage med hjem. • Udfordring: Projektledere for forskellige projekter (internationalt, integration, antmobning og asyl). • Form: Oplæg, dialog og øvelse Red Barnet Ungdom Rosenørns Allé 12, 5. sal 1634 København V Tlf.: 35 24 85 42

3. Disposition • Hvad er et projekt? • Projektets 4 faser • Kort om forskellige tilgange • Projektbeskrivelsen som værktøj • Interessent-analyse (øvelse) • Bliv mere klog på projektledelse Red Barnet Ungdom Rosenørns Allé 12, 5. sal 1634 København V Tlf.: 35 24 85 42

4. Hvad er et projekt? Red Barnet Ungdom Rosenørns Allé 12, 5. sal 1634 København V Tlf.: 35 24 85 42

5. Projekters kendetegn • Klart start og slutpunkt – et projekt har altid en afslutning • Kompleksitet • Klart formål, deadline og budget • Skaber forandring Red Barnet Ungdom Rosenørns Allé 12, 5. sal 1634 København V Tlf.: 35 24 85 42

6. Definition ”Et sæt koordinerende aktiviteter med defineret start situation og slutresultat, udført af en særlig organisation for at opfylde en bestemt målsætning til en tidstermin og indenfor et budget” Red Barnet Ungdom Rosenørns Allé 12, 5. sal 1634 København V Tlf.: 35 24 85 42

7. Projektets 4 faser • Definitionsfasen • Planlægningsfasen • Udførelses- og opfølgningsfasen • Afslutnings- og evalueringsfasen Red Barnet Ungdom Rosenørns Allé 12, 5. sal 1634 København V Tlf.: 35 24 85 42

8. Forskellige tilgange inden for projektledelse… Red Barnet Ungdom Rosenørns Allé 12, 5. sal 1634 København V Tlf.: 35 24 85 42

9. Projektbeskrivelsen Red Barnet Ungdom Rosenørns Allé 12, 5. sal 1634 København V Tlf.: 35 24 85 42

10. Projektbeskrivelsen som ledelsesværktøj • Definere hvad projektet skal gå ud på for jer selv • Skabe et godt udgangspunkt for at styre projekt • Kommunikere projektet ud internt i Red Barnet Ungdom • Skabe et grundlag for gode ansøgninger til fonde og til pressemeddelelser • Alle projekter i Red Barnet Ungdom skal have en projektbeskrivelse. Red Barnet Ungdom Rosenørns Allé 12, 5. sal 1634 København V Tlf.: 35 24 85 42

11. Hvad indeholder en projektbeskrivelse? • Problemidentifikation • Beskrivelse af målgruppen • Formål, mål og midler • Tidsplan/handleplan • Ressourcer og budget • Liste over samarbejdspartner • Rammer for evaluering Red Barnet Ungdom Rosenørns Allé 12, 5. sal 1634 København V Tlf.: 35 24 85 42

12. Problemidentifikation Hvilket problem skal løses? Hvorfor er det et problem og hvad er konsekvenserne? Er der bred enighed om at der er et problem? Undersøg og dokumentér at der et problem? Husk børnekonventionen! Red Barnet Ungdom Rosenørns Allé 12, 5. sal 1634 København V Tlf.: 35 24 85 42

13. Eksempel på problemidentifikation Mange etniske minoritetsbørn er ringere stillet når det gælder muligheden for at få hjælp til lektielæsning og har derfor ikke de samme muligheder for at søge ind på en ungdomsuddannelse. Der er dermed øget risiko for at de får et lavere uddannelsesniveau end etnisk danske børn. Hvordan løser I problemet?/hvad kunne en løsning være? Red Barnet Ungdom Rosenørns Allé 12, 5. sal 1634 København V Tlf.: 35 24 85 42

14. Målgruppen Hvilke og hvor mange børn skal projektet hjælpe? Hvordan vil I inddrage målgruppen i løsningen af problemet? Red Barnet Ungdom Rosenørns Allé 12, 5. sal 1634 København V Tlf.: 35 24 85 42

15. Formål, mål og midler Det kan være svært at skelne… Mål: det, man står med i hånden, når projektet er færdigt (en lektiecafé) Formål: effekten af at målene er leveret (flere får en ungdomsudd.) Midler: de konkrete tiltag, der skal til for at nå målene (lektiehjælp) Red Barnet Ungdom Rosenørns Allé 12, 5. sal 1634 København V Tlf.: 35 24 85 42

16. Metode – opstil målhierarki Man bevæger sig op ved at spørge hvorfor og ned ved At spørge hvordan. Red Barnet Ungdom Rosenørns Allé 12, 5. sal 1634 København V Tlf.: 35 24 85 42

17. Metode – SMART MÅl SMART Specifik – dvs. ikke generelle Målbare – kvantitativt Accepterede - accepteres af interessenter Realistisk – vi skal kunne nå det og have ressourcer til at nå målet Tidsbestemt – inden for en defineret tidshorisont Red Barnet Ungdom Rosenørns Allé 12, 5. sal 1634 København V Tlf.: 35 24 85 42

18. Succeskriterier Hvornår ved I at projektet er en succes? Succeskriterier er indikatorer for opfyldelsen af formålet. Hvordan kan vi måle, at formålet er opnået? (succeskriterier skal være målbare). Fiaskokriterier Hvornår er projektet en reel fiasko? Fordel: øger opmærksomhed på risici og skaber bevidsthed om hvornår projektet evt. må lukkes. Red Barnet Ungdom Rosenørns Allé 12, 5. sal 1634 København V Tlf.: 35 24 85 42

19. Eksempler på målbare succeskriterier • Antal deltagere der bør gennemføre en aktivitet • Antal aktiviteter der bør gennemføres • Antal deltagere der er tilfredse eller motiverede for en given handling • Antal deltagere der bruger de tillærte redskaber • Antal i målgruppen der skal komme i uddannelse, blive mere tolerante Red Barnet Ungdom Rosenørns Allé 12, 5. sal 1634 København V Tlf.: 35 24 85 42

20. Tidsplan/handleplan Hvornår starter og slutter projektet? Hvilke særlige milepæle skal markeres i tidsplanen? Hvem er ansvarlige for de forskellige opgaver? Red Barnet Ungdom Rosenørns Allé 12, 5. sal 1634 København V Tlf.: 35 24 85 42

21. Ressourcer Hvilke ressourcer forudsætter jeres projekt/har I til rådighed?Husk at formålet skal være afstemt i forhold til ressourcerne. Ressourcer er typisk: frivillige, ansatte i RBU, lokaler, materialer, penge (husk et budget) Red Barnet Ungdom Rosenørns Allé 12, 5. sal 1634 København V Tlf.: 35 24 85 42

22. Samarbejdsparter Hvem samarbejder I med om projektet? Myndigheder, foreninger, forældre, skoler, fagfolk mv. Husk at informere relevante parter om projektet. Red Barnet Ungdom Rosenørns Allé 12, 5. sal 1634 København V Tlf.: 35 24 85 42

23. Evaluering Hvorfor vil I evaluere og hvad vil I evaluere? Hvordan vil I evaluere – og hvornår vil I evaluere? Husk at evaluere med udgangspunkt i jeres succeskriterier. Evaluering er ofte et krav fra bevillingsgiveren. Red Barnet Ungdom Rosenørns Allé 12, 5. sal 1634 København V Tlf.: 35 24 85 42

24. Interessenter Red Barnet Ungdom Rosenørns Allé 12, 5. sal 1634 København V Tlf.: 35 24 85 42

25. Interessenter En aktør, som på den ene eller anden måde bliver berørt af projektets resultat og derfor interesserer sig for, hvordan det går… Interessenter har forskellige interesser og dermed forskellige mål med projektet. Interessenter er vigtige, fordi projektet succes afhænger af interessenternes opbakning, forståelse og accept. Red Barnet Ungdom Rosenørns Allé 12, 5. sal 1634 København V Tlf.: 35 24 85 42

26. Det er jeres opgave, at • Informere interessenterne • At få interessenterne til at lytte og forstå • At opnå forståelse og accept hos interessenterne • At få interessenterne til at føle ejerskab Red Barnet Ungdom Rosenørns Allé 12, 5. sal 1634 København V Tlf.: 35 24 85 42

27. Interessent-analyse Hvem er interessenter i dit projekt? Red Barnet Ungdom Rosenørns Allé 12, 5. sal 1634 København V Tlf.: 35 24 85 42

28. Red Barnet Ungdom Rosenørns Allé 12, 5. sal 1634 København V Tlf.: 35 24 85 42

29. Bliv klogere på projektledelse og –styring Projektlederhåndbogen, Bjarne kousholt Projektstyring i praksis, Mikael Eriksson og Joakim Lilliesköld Aktiv projektledelse, Ole Steen Andersen, Niels Ahrengot og John Ryding Olsson Project Management, Richard Newton Mening i galskaben, Bøje Larsen Red Barnet Ungdom Rosenørns Allé 12, 5. sal 1634 København V Tlf.: 35 24 85 42

30. Red Barnet Ungdom Rosenørns Allé 12, 5. sal 1634 København V Tlf.: 35 24 85 42

31. Red Barnet Ungdom Rosenørns Allé 12, 5. sal 1634 København V Tlf.: 35 24 85 42

32. Red Barnet Ungdom Rosenørns Allé 12, 5. sal 1634 København V Tlf.: 35 24 85 42