DIRECCION REGIONAL DE EDUCACION LIMA PROVINCIAS

1. DIRECCION REGIONAL DE EDUCACION LIMA PROVINCIAS DIRECCIÓN DE GESTION ADMINISTRATIVA

2. DIRECTIVA Nº 003 -2008-GRL-DREL/ADM.-T NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL PAGO DE VIATICOS Y ASIGNACIÓN POR COMISIÓN DE SERVICIO OFICIAL DE DIRECTIVOS Y SERVIDORES DE LA DRELP, UGEL’S E INSTITUTOS • 1. FINALIDAD • Normar la asignación de viáticos por comisión de servicio oficial. • Determinar el monto de viáticos, de modo que cubran los gastos de alojamiento, alimentación y movilidad, para aquellos que realizan viajes en comisión de servicio oficial. • Dotar de un instrumento normativo que permita regular y actualizar el uso deficiente y eficaz, de los recursos públicos, en el marco de la norma de austeridad y racionalidad del gasto público.

3. 2 . OBJETIVOS 2.1- Ejecutar y controlar el uso racional del recurso presupuestal asignado a la Dirección Regional de Educación Lima provincias, UGEL’s e Institutos Superior en el marco de la normatividad vigente. 2.2.- Establecer una norma específica sobre el procedimiento a seguir, para la obtención de la autorización y control de pago de viáticos, en las modalidades de comisión de servicio oficial y capacitación para Funcionarios, Directivos y servidores de los diferentes órganos estructurados de la Dirección Regional de Educación de Lima.

4. 3. BASE LEGAL 3.1- Resolución Directoral Nº 002-2007-EF/77.15 Directiva Tesorería Nº 001-2007-EF/77.15 para el año Fiscal 2007. 3.2- Directiva Nº 028-2007-GRL-DRELP-DGI-AF Medidas de austeridad, racionalidad y disciplina de los gastos públicos para el año fiscal 2007 en el ámbito de la Dirección Regional de Educación de Lima Provincias 3.3- Decreto Ley Nº 25632 Ley Marco de comprobante de pago, Resolución de Superintendencia Nº 007-99-SUNAT, Reglamento de Comprobantes de pago. 3.6- Ley Nº 28411 Ley General de Sistema Nacional de Presupuesto. 3.7- Ley Nº 29142 Ley de presupuesto del Sector Público para el Año fiscal 2008

5. 4. ALCANCE • La presente Directiva es de aplicación para todos los funcionarios, Directivos y servidores del ámbito jurisdiccional de la Dirección Regional de Educación de Lima Provincias, Unidades de Gestión educativa Local, e Instituto Superiores Tecnológicos y Pedagógicos. 5.- VIGENCIA • La presente Directiva, entra en vigencia a partir del día siguiente de su aprobación mediante acto resolutivo.

6. 6.- NORMAS 6.1-La comisión de servicio Oficial, es de desplazamiento temporal del funcionario, Directivo y Servidor, fuera de la sede habitual del centro de trabajo, autorizado con memorando, por el jefe inmediato superior Y refrendado por el Director de Gestión Administrativa. • Se entiende por papeleta de salida al documento autorizado por el jefe inmediato superior, Jefe de personal y firmado por el Director de Gestión Administrativa al personal que firmó su ingreso y desarrollará su actividad fuera de la sede pero con retorno. • 6.2-El pago de viáticos de servicio oficial se otorga para cubrir gastos de alimentación, hospedaje y movilidad local, por día; de acuerdo a la escala de viáticos aprobada en la presente Directiva y al procedimiento establecido por el SIAF. • 6.3-La Dirección de Administración otorgará el (los) pasaje(s) terrestre(s) y/o aéreo, o de lo contrario el importe de acuerdo a los precios de mercado para la adquisición de estos, al comisionado.

7. 6.4-Constituye el boleto de viaje expedido por la empresa de transporte terrestre y/o aéreo de pasajeros y el pago de impuesto T. U U. A. CORPAC y otros, el cual deberá adjuntarse en la rendición de viáticos. • 6.5-Cuando los viajes en comisión de servicio oficial, se realicen a nivel interprovincial deberá adjuntarse el boleto de viaje. Excepcionalmente, cuando el viaje en comisión de servicio oficial se realice a zonas de difícil acceso al interior del ámbito jurisdiccional, podrá sustentarse con una declaración jurada, afecto a la específica de gasto 32. Pasajes y Gasto de Transporte. • 6.6-Cuando la comisión de servicio oficial, excede de los 15 días en el mes, deberá ser autorizado mediante acto resolutivo por la más alta Dirección, teniendo en cuenta la disponibilidad Presupuestal. • 6.7-La escala de viáticos, se establece en base al Decreto Supremo Nº 016-2005. • 6.8-El pago por movilidad que incluye alimentación, pasajes, movilidad local, autorizada con papeleta de salida opera cuando, hay salida y retorno en el mismo día.

8. PROCEDIMIENTO. 7.1-Los viáticos serán solicitados a la Dirección de Gestión Administrativa, en no menos de 03 días hábiles de la fecha de inicio de la Comisión de servicio. 7.2-Los Directores de Línea que viajarán en comisión de servicio, solicitarán al Director de quien depende la asignación de viático, las acciones y/o actividades a realizar. El Director y/o Jefe inmediato superior emitirá el documento de autorización y será remitido a la Dirección de Gestión Administrativa, para su atención de acuerdo a la disponibilidad presupuestal. 7.3-La postergación o modificación de la fecha de salida de la comisión de servicio, pero con el mismo número de días de la aprobación inicial deberá ser comunicada inmediatamente a la Dirección de Gestión Administrativa. En los casos que se requiere ampliar el tiempo de la comisión de servicio, el comisionado solicitará a su jefe inmediato la respectiva ampliación, Concedida la autorización, la Dirección de Administración, proveerá el importe adicional de acuerdo a la disponibilidad presupuestal.

9. 8. RENDICION/ SUSTENTACION DE LOS GASTOS • 8.1-Los fondos otorgados a los funcionarios o servidores constituye un anticipo con cargo a rendir cuenta documentada. Cuando la comisión de servicio se desarrolla en el interior, el plazo máximo para la rendición de cuenta de viáticos es de (08) días de culminada la misma. • 8.2-Si vencido el plazo indicado en el párrafo anterior, el funcionario o servidor comisionado no cumpliera con la rendición de cuenta, el Jefe de la Oficina de Contabilidad dará cuenta ante el Director de Gestión Administrativa, quien derivará el caso a la oficina de Recursos Humanos para que efectúe el descuento de su sueldo, honorario y/o beneficios sociales según sea el caso. Para la rendición de los gastos, se tendrá presente lo siguiente: • Los gastos por alimentos y alojamiento se rendirán obligatoriamente con facturas, boletas de venta, tickets emitidos por máquina registradoras y otros, a nombre de la Dirección Regional de Educación Lima Provincias –RUC 20530764835 – que se deberá exigir necesariamente al momento de cancelar el consumo o servicio, excepcionalmente la declaración jurada.

10. 8.3-La declaración Jurada se presentará en forma excepcional con autorización del Director de Gestión Administrativa cuando no es posible obtener facturas, boletas de venta, tickets de maquina registradora. 8.4-La declaración Jurada en la rendición de Viáticos solo tendrá validez para los taxis y colectivos. 8.5-La documentación sustentatoria en la rendición de Viáticos deberá corresponder al periodo y lugar que se efectuó la comisión de servicio. 8.6-La documentación sustentatoria en la rendición de Viáticos Facturas, Boletas, Ticket, Declaración Jurada entre otros, no deben tener borrones, correcciones ni enmendaduras

11. 9. INFORME DE COMISION DE SERVICIO • 9.1-El servidor en comisión de servicio oficial, a su retorno deberá procesar y presentar el informe detallado de las acciones realizadas de acuerdo a la naturaleza del trabajo encomendado, adjuntándose la rendición de viáticos en comisión de servicio oficial, debidamente visado por el jefe inmediato superior. • 9.2-Todo funcionario, Directivo o Servidor, autorizado en comisión de servicio oficial por capacitación, a su retorno, bajo responsabilidad, deberá entregar a su jefe inmediato superior, adicionalmente al informe de viaje, los materiales didácticos que le hayan sido entregados por la entidad capacitadora, a fin de que éste a su vez sirva de ilustración y efecto multiplicador para los demás servidores, en la que debe necesariamente participar de manera directa el capacitado(s)

12. 10. DEL PAGO DE VIATICOS POR EVENTOS DE CAPACITACION 10.1 El pago de viáticos, pasajes, costo de curso y movilidad local en comisión de servicio oficial, para asistir a eventos de capacitación y becas, serán otorgados previa autorización del Director (a) y del Director de Gestión Administrativa de acuerdo a disponibilidad presupuestal. 11. DE LOS NIVELES DE AUTORIZACION 11.1 Los Directores de Línea, de Apoyo, de Asesoría Jurídica y Órgano de Control Institucional serán autorizados por el Director Regional de Educación de Lima Provincias o quien haga sus veces en su representación legal en caso de ausencia. 11.2 Los jefes de oficina y servidores en general de los diferentes órganos estructurados de la Dirección Regional de Educación de Lima, serán autorizados por el Director de Gestión Institucional, Director de Gestión Administrativa, de Asesoría Jurídica y Jefe de Órgano de Control Institucional de acuerdo a su competencia y/o como jefe inmediato superior. 11.3 Queda terminantemente prohibido viajar en comisión de servicio oficial, cuando no se cuenta con la autorización correspondiente, bajo responsabilidad del servidor y su jefe inmediato superior.

13. 12. DISPOSICIONES FINALES Y TRANSITORIAS • La Dirección de Gestión Administrativa, Dirección de Gestión Institucional, Dirección de Gestión Pedagógica, Dirección de Asesoría Jurídica; la oficina de Abastecimiento, Contabilidad y Tesorería, el responsable de la Unidad de Fiscalización y la Oficina de Control Interno, velarán por el estricto cumplimiento de la presente Directiva. • La presente Directiva será aprobado mediante Acto Resolutivo, requiriéndose del mismo procedimiento para cualquier modificación, entrando en vigencia al día siguiente de su aprobación. • De ocurrir, en tránsito hacia o desde el lugar de destino, cancelación de rutas por factores climatológicos o carencia de cupos y/o falta de pasaje por vía terrestre que no sea culpa del funcionario y/o servidor, se abonarán los viáticos por los días que no pudo viajar, para lo cual deberá presentar la constancia correspondiente. • Las escalas a aplicarse por las Unidades de Gestión Local, en el otorgamiento de viáticos, se sujetará como línea base las escalas detalladas en el Anexo Nº 01; emitida por la Dirección Regional de Educación Lima Provincias, considerando la distancia y zona. • Para los Chóferes que salen fuera de su jurisdicción se le pagará la alimentación y hospedaje, en este último caso, solo si excede mas de un día de comisión de servicio. • La movilidad a la ciudad de Lima será por todo concepto, por comisión de servicio y/o movilidad de acuerdo al cuadro detallado en el Anexo Nº 02 • Los formatos y anexos forman parte de la presente norma.

14. CUADRO DE ESCALA DE VIATICOS • ANEXO Nº 01 • Decreto Supremo Nº 022-2007 • R.M.V. S/ 550,00 (*) • La presente escala no incluye las ciudades de Barranca, Huacho, Huaral, Chancay, y Lima Se aplica la remuneración mínima vital de S/, 550,00 En concordancia con el D.S Nº 022-2007 TR

15. Anexo Nº 02 • CUADRO DE ESCALA DE MOVILIDAD CON PAPELETA DE SALIDA ( IDA Y VUELTA) El viaje a Lima corresponde a entrega y recojo de Documentos varios, del Ministerio de Educación, Ministerio de Economía, Contraloría de la República, Editora Perú, asimismo el recojo de planillas de activos, cesantes y entrega de sustentos de ingreso de planillas. La rendición de los chóferes será conforme a la sustentación con papeleta de salida. DOCUMENTACION SUSTENTATORIA PARA EL ANEXO Nº 02: DECLARACION JURADA ( Se adjunta) Papeleta de Salida firmado por el funcionario con post firma Constancia de visita (Firmado con Post Firma) Boletos de Viaje Facturas y/o Boleta de Venta Incluir importe por movilidad local.

16. ABASTECIMIENTO

17. PLAN ANUAL DE ADQUISIONES Y CONTRATACIONES

18. Programación y actos preparatorios Plan Anual de Adquisiciones y contrataciones Bases Breve estudio de mercado Comité Especial Determinación del Proceso de Selección

19. Programando las Adquisiciones ¿Qué adquirir? ¿Cuánto adquirir? Pedidos Vs. Presupuesto

20. Elaboración del PAAC y su relación con el PIA Segundo Momento (30 Días naturales después) Aprobación de PIA Aprobación Plan Anual Consolidación de cuadro de necesidades SEACE Difundir: Dentro de los 5 días hábiles de aprobado Primer Momento WEB DE LA ENTIDAD Usuarios definen requerimientos

23. Errores Frecuentes fuera de plazo o sin publicación. El funcionario designado como usuario no cumple con mantener actualizado su PAAC. formalidades • No incluye procesos . • Se incurre en fraccionamiento. • No se determina correctamente el objeto de contratación ni el tipo del proceso de selección. contenido

24. La dependencia encargadaDECA

25. Inicio Indagaciones ADS, ADP y AMC Estudios de Mercado Licitación y Concurso Público NECESIDAD Consolidar en el PAAC DECA Área Usuaria / Requerimiento Definición: características técnicas Valor referencial Prohibición de Fraccionamiento: No se debe dividir una adquisición o contratación para dar lugar al cambio del tipo de proceso de selección Determinación del tipo de proceso de selección: LP, CP, ADP, ADS, AMC.

26. INDAGACIONES ESTUDIO DE MERCADO

27. Requerimiento Área Usuaria Estudio de mercado / indagación Características técnicas y cantidad Valor Referencial Tipo de proceso de selección Sistema y Modalidad de Selección Disponibilidad Presupuestal Qué contiene el expediente de contratación?

28. Aprobación del expediente Entidad Aprobación Comité Especial

29. PROBLEMAS HATITUALES EN LAS CONTRATACIONES DEL ESTADO • Deficiente programación de las entidades • Falta de capacitación de los Funcionarios • Gran dispersión de precios

30. Ordenes de compra – Guía de Internamiento y Ordenes de Servicios

39. ALMACEN KARDEX Tarjeta de Control Visible PECOSA’s

40. KARDEX

41. TARJETA DE CONTROL VISIBLE • Al Igual que el kardex, la tarjeta de control visible CONTROLA LAS entradas y salidas de articulo POR SEPARADO, con la diferencia que solo contiene cantidades y DEBE MOSTRARSE siempre al frente de cada bien.

42. PEDIDO DE COMPROBANTE DE SALIDAPECOSA • Todo bien o material que ingresa al Almacén PARA SU Distribución será retirado con Pedido de comprobante de Salida (PECOSA). • El PECOSA es un documento fuente, en el que se efectúa el pedido, se autoriza y registra la salida de Bienes de almacén y se deberá formular aplicando el método de valuación Primeras Entradas, Primeras Salidas (PEPS), respetando los valores unitarios que figuran en LOS DOCUMENTOS DE ENTRADA.

43. CONTROL PATRIMONIAL

44. INVENTARIO REGIONAL EDUCATIVO: • La Dirección Regional de Educación de Lima Provincias es al igual de que las 09 UGEL es una Unidad Ejecutora dependiente del Gobierno Regional de Lima. En ese sentido lo que se venía haciendo en años anteriores era controlar la parte presupuestal de lo Institutos de Educación Superior Tecnológicos y Pedagógicos de la Región y por ende verificar y controlar el patrimonio Institucional de cada uno de ellos, más no el de las UGEL e instituciones educativas a su cargo, teniendo en cuenta que se ha coordinado con ellos para el intercambio de información, pero solo para conocimiento sin que se corrobore la veracidad de la misma. • Dentro del Plan Operativo Institucional, elaborado para el año 2008, se tiene como prioridad establecer coordinaciones para supervisar y monitorear el trabajo de las áreas de Control Patrimonial de cada una de las UGEL, a fin de reafirmar los roles de la DRELP, como órgano intermedio entre las Unidades de Gestión Educativa Local de la jurisdicción (como órganos subordinados) y la Superintendencia de Bienes Nacionales (SBN), el Ministerio de Educación y el Gobierno Regional de Lima (como entes superiores jerárquicamente). • Se debe tener en consideración que el Plan Operativo Institucional 2008, como documento de gestión a corto plazo, está enmarcado dentro de un Plan de un horizonte temporal de largo plazo como es el PER CARAL, y lo que se quiere es organizar una base de datos a nivel regional, de los bienes con los que cuenta el estado en lo que respecta a Educación, a fin de contribuir de manera eficiente al logro de los objetivos trazados al año 2021 según los lineamientos del PER CARAL de los bienes con los que cuenta el Estado para el logro de sus objetivos.

45. DIRECTIVA DE IDENTIFICACIÓN Y MOVIMIENTO INTERNO DE BIENES MUEBLES • La publicación de la Directiva obedece al establecimiento de procedimientos técnicos para un adecuado registro, control y administración de los bienes muebles patrimoniales referente a su identificación, ubicación y movimiento interno en la DRELP, UGEL e institutos Superiores de la jurisdicción. • Dentro de los objetivos importantes que se pretende alcanzar con la emisión de la Directiva es administrar, controlar y cautelar física y documentariamente los bienes muebles de la DRELP y demás entes educativos de la Región de Lima y definitivamente resaltar la importancia del área de Patrimonio y su participación activa como contribuyente al logro de los objetivos institucionales de la sede.

46. Directiva sobre Uso de los vehículos: • La emisión de la presente Directiva respecto del uso de los vehículos de la DRELP, tiene la finalidad de salvaguardar el patrimonio de la institución y lograr que la utilización de los vehículos se realice de forma coordinada, para brindar un oportuno y eficiente servicio a los funcionarios y comisionados de las diferentes Direcciones, Áreas y Oficinas de la Dirección Regional de Educación de Lima Provincias. • Tiene como objetivo establecer normas y procedimiento que garanticen el uso adecuado, eficiente y exclusivo de los vehículos de la DRELP, en diferentes actividades de carácter oficial y asistencial, así como el control eficiente en la distribución de los vales de consumo de combustible. • Las normas establecidas en la Directiva sobre el uso de los combustibles así como toda norma emitida por la DRELP son de observancia, aplicación y cumplimiento obligatorio de las Direcciones de la Direcciones de la DRELP y de las UGEL e Institutos en los que fuere de aplicación.

47. COMITÉ DE GESTIÓN PATRIMONIAL • El Comité de Gestión Patrimonial de la DREL para el año 2007, se constituyó a través de la Resolución Jefatural Nº 001 del 2007 y para el presente año se sugiere la ratificación de los miembros actuales, dado que prácticamente el trabajo de patrimonio termina el 31 de Marzo de cada año con remisión de la Información de Inventarios, a la Superintendencia de Bienes Nacionales

48. SON ATRIBUCIONES DEL COMITÉ DE GESTIÓN PATRIMONIAL LAS SIGUIENTES: • Recopilar toda la información registral, administrativa documental y técnica del patrimonio de la Sede Institucional y de los Institutos. • Requerir la información necesaria para el saneamiento de los bienes de su propiedad. • Remitir a la Superintendencia de Bienes Nacionales, copia completa de los expedientes que sustentan los actos de adquisición, disposición, administración y gestión patrimonial. • Poner a disposición de la Superintendencia de Bienes Nacionales todos los bienes de la Sede institucional y de los Institutos. • Realizar inspecciones técnicas de sus bienes para verificar el destino y uso final. • Recomendar al titular de la Sede Institucional o de los Institutos, según corresponda, las sanciones administrativas a imponerse a los funcionarios y servidores que incumplan sus disposiciones. • Formular denuncias ante las autoridades correspondientes. • Evaluar y resolver las solicitudes de altas y bajas de los Bienes Patrimoniales. • Elaborar el Proyecto de Resolución Administrativa de alta o baja de Bienes Patrimoniales. • Organizar y presidir los actos mediante los cuales se dispone la enajenación de los Bienes Patrimoniales. • Ejecutar las acciones de disposición de los Bienes Patrimoniales dados de baja. • Informar a la Dirección de Gestión Administrativa de los Bienes dados de Baja y de aquellos en los cuales se realicen acciones de disposición a fin que la Sede Institucional nombre un representante para participar de dichos actos (en caso de los Institutos). • Informar a la Superintendencia de Bienes Nacionales, las resoluciones de baja de los Bienes Patrimoniales (en caso de la sede institucional). • Asumir las funciones que se encomienden mediante Directivas emitidas por el titular de la Dirección Regional de Educación de Lima Provincias.

49. CONTABILIDAD

50. CONTABILIDAD - DRELP ALCANCES SOBRE PROCEDIMIENTOS DE GESTIÓN ADMINISTRATIVO EN EL AREA DE CONTABILIDAD LEY 28112