Verwaltungen zukunftsfähig machen

1. Verwaltungenzukunftsfähig machen von Univ. Prof. Dr. Hermann Hill, Speyer

2. Herausforderungen - Haushaltsmanagement (Intelligentes Sparen, Führen mit Doppik) - Demografischer Wandel (Innerhalb der Verwaltungen, Gestaltung des äußeren Verwaltungsraums) - Pro-aktiver Aufbau von Kapazitäten (Terrorismus, Naturkatastrophen, Gesundheitsrisiken) - Verwaltungs-Konzentration (Produktions Center, Service Center, Call Center) - Effektuierung und Produktivitätssteigerung, Bürokratieabbau - Veränderung der Arbeitsweise und Bürgerkommunikation in der technikbasierten Wissensgesellschaft (Virtuelle Verwaltung, Web 2.0)

3. VorhersehbarCompliance Rechtstaat Gleichheit due process Performance Ergebnisse Effektivität Qualität Nicht vorhersehbar Emergence Dynamische Systeme Vernetztes Wissen Pro-aktive Interventionen Resilience Risikomanagement Anpassungsfähigkeit Innovationsfähigkeit Verwaltung im Übergang Bourgon 2009

4. Verwaltungs-Design der Zukunft Ressourcen-nutzung Innovation QualitätExzellenz Bürokratieabbau Unsicherheit, Risiko

5. Intelligentes Sparen ErschließungvonEinnahmen AktivierungvonPotentialen Reduktion von Ausgaben Management-Rendite • Aufgabenkritik • Konnexität • Bürokratieabbau • - Privatisierung • - Partnerschaften • - bürgerschaftliche Selbsterfüllung • - Budgetierung • - Controlling • - KLR • - Leistungs- vergleiche • BPR • Risikomanag. - Verkauf - Abgaben - Ressourcen- nutzung - Insourcing - Sponsoring, Fundraising - Wirtschafts- förderung - Wohnungs- politik - Arbeitsmarkt- politik - nachhaltige Entwicklung Hill 1998, 2003

6. Intelligentes Sparen I Differenzieren Kombinieren Priorisieren statt Rasenmäher Intelligentes Sparen II Integrierte Entwicklungs- und Finanzpolitik(bei allen Entscheidungen finanz. Voraussetzungen/Auswirkungen von vorneherein miteinbeziehen)

7. Führen mit Doppik • Ressourceneinsatz, Werteverbrauch • Wertschöpfung • Vermögenssituation • Langfristige Auswirkungen von Vermögensentscheidungen • Lagebericht/Risikomanagement • Konzernbilanz

8. Bürokratieabbau • Informationspflichten (SKM) • Regulierungsfolgekosten • Standardbefreiung • Einheitl. Ansprechpartner • Verfahrensvereinfachungen • Vollzugserleichterungen - Selbstregulierung

9. Age of Turbulence • 11. September 2001/Terrorismus • Finanz- und Wirtschaftskrise, Bankenkrise, Autokrise, Griechenland • Umwelt- und Naturkatastrophen • Gesundheits- und Lebensmittelskandale • Demokratie, Integration • IT-Sicherheit

10. Umgang mit Unsicherheit • Abweichungen, Sollbruchstellen, kritische Ereignisse • Perspektivenwechsel • Aufsplittung, dezentrale Besonderheiten • Überprüfung eigener Annahmen und Erwartungen • Lernen aus Fehlern • Kontextveränderungen, emergente Muster • Ungeschriebene Gesetze • Regelmäßige Verläufe • Alternative Szenarien

11. Risikomanagement-Kreislauf StrategieRisikopolitischeGrundsätze • Risikoanalyse • Identifikation • Bewertung • Risikoüberwachung • Frühwarnsystem • Lfd. Überwachung • Anpass. des Systems Risikosteuerung- vermeiden,vermindern - überwälzen - akzeptieren

12. Vorteile von Risikomanagement • Bessere Zielerreichung (Steuerung und Kontrolle) • Bessere Entscheidungsfindung • Erweiterung des Aufmerksamkeitsraumes • Bewusster Umgang mit Risiken • Angemessene Abwägung zwischen Risiken und Chancen • Chance für Innovationen • Transparenz der Geschäftsführung

13. Gefahren von Risikomanagement • Risikoaversion (eigene Schwächen) • Risk overload (zu viele Einzelheiten, keine Priorisierung) • Mangelnde Strategische Orientierung (fachbezogen, vergangenheitsorientiert,Tunnelblick) • Mangelnde Differenzierung (Abstraktion, Saldierung, Abhaken) • Mangelnde Objektivierung (Subjektive bzw. Binnenperspektive) • Mangelnde Strukturierung (Verantwortung, Prozesse, Schulung)

14. Risikomanagement- Handlungsempfehlungen für Führungskräfte - • Eigenes Urteil bilden, ethische Grundsätze durchsetzen • Verantwortung und Haftung zusammenführen • Klare Risikopolitik kommunizieren • Grundsätze bei Rekrutierung und Qualifikation beachten • Wahrnehmungs- und Selbsteinschätzungsfähigkeit fördern • Aus Erfahrungen und Fehlern lernen • Vertrauen jeden Tag neu verdienen • Versprechen einhalten, Vorbild geben. Brüesch, 2010

15. Hindernisse für Innovationsmanagement • Kurzfristige Erfolge, politische Profilierung • Segmentierung, Ressortprinzip • Mangelnde Anreize, Wettbewerb • Verwaltungskultur, Veränderungsfähigkeit • Verhältnis zu externen Beratern • Ökonomische vs. staatspolitische Rationalität Schliesky/Schulz, 2010

16. Staatliches Innovationsmanagement - Erfolgsbausteine - • Zeitfenster (Innovationsdruck, Anreize, Wettbewerb, Aufbruchstimmung) • Leadership (Sinnstiftung, Unterstützung, Institutionalisierung) • Organisation(Audit, Projektmanagement, Koalitionen) • Prozess(Outcome Mapping, Evaluationen, Lernprozesse) • Kommunikation, Kultur(Offenheit, Achtsamkeit, Flexibilität, Risikobereitschaft) • Nutzen, Übertragbarkeit(Reform-Rendite, Transferstärke)

17. Traditionelle Qualitätsmanagement-Systeme- Probleme und Risiken - • Kodifikation, Festschreibung • Vereinfachung • Vergangenheitsorientierung • Schematismus • Fehllenkung

18. Traditionelle Qualitätsmanagement-Systeme– Fallen und Illusionen - • Steuerungs-Illusion • Rationalitäts- Illusion • Vollständigkeits-Illusion • Sicherheits-Illusion • Anreiz- und Motivations-Illusion

19. Qualitätsmanagement (neu) • Kreatives Vorausdenken, zukunftsgerichteter Entwurf • Orientierung an Aufmerksamkeitsfeldern • Nutzung des Wissens und der Kompetenzen aller Beteiligten • Prozessorientierte und dialogische Weiterentwicklung Hill, 2008, 2010

20. Zukunftsfähige Verwaltungen Verwaltungen der Zukunft benötigen eine Kultur der Wachsamkeit, der Geistesgegenwart, der Sorgfalt und der pro-aktiven dynamischen Verantwortung Hill 2011

21. Intelligenter arbeiten • Achtsamer werden (schwache Signale, Zwischentöne erkennen) • Besser auswerten (Relevanz, Zusammenhänge erkennen) • Besser abschätzen, vorausschauen (Risikomanagement, Folgenabschätzung) • Besser entscheiden (Alternativen, Evaluation) • Besser zusammenarbeiten (Plattformen, Communities)

22. Agile Organisation Eine Agile Organisation nimmt Chancen und Risiken wahr, priorisiert ihre potenziellen Antworten und handelt entsprechend effizient und effektiv. McCanley in Swensson, Mastering the Unpredictable, 2010

23. Governance-Muster Brunner/Steelman, 2005

24. AdaptionsgeleiteteVerwaltungstätigkeit (Anpassung an den Klimawandel) • Bewusstseinsbildung • Wissensgenerierung • Ungewissheitsbewertung • Zukunftsfähigkeit (Folgenorientierung, Alternativen- und Verträglichkeitsprüfungen) • Flexibilität (in Inhalt und Verfahren – Optionen, Schrittfolgen) Kment, 2010

25. Die Kraft der Alternative • Entwicklungsziele (z. B. Service Level statt Standards) • Alternativen der Zielverwirklichung, Innovative Verwirklichungsmodi • Flexible, abgestufte Konzepte • Kooperation mit Betroffenen bei Konzeption, Umsetzung und Rechenschaftslegung

26. Aktive Gestaltung des Organisationsauftrags • Zielklärung, Profilbildung • Ressourcenbewusstsein, Nachhaltigkeit • Akteurseinbeziehung und –mobilisierung • Aufmerksamkeitsstrukturen • Handlungsoptionen, Prozessgestaltung - Evaluations- und Lernkultur

27. Verwaltungsmodernisierung als Mobilisierung • Neubelebung des Organisationsauftrags • Setzen von Leistungs- und Wirkungszielen • Achtsames Risiko- und Chancenmanagement • Kreatives Qualitäts- und Servicemanagement • Prozessflexibiliserung und adaptive Prozessentwicklung • Aktuelle Information über Zielerreichung und Feedback • Kommunikation in sozialen Netzwerken und Plattformen - Mobilität in/zwischen Organisationen

28. Territorial fokussierte Verwaltung überholt! • Die Verwaltung braucht kein Rathaus (aber die Politik) • Verwaltung muss nicht mehr gebietlich organisiert werden (aber Präsenz vor Ort) • Keine Scheu vor Industrialisierung (Produktion von Massenleistungen in „Fabrik”) • Verwaltung durch Call Center oder Mobilen Bürgerservice (Verbund der Wissensmanagement-Systeme) • Staat muss sich synchronisieren (Kooperationen zum Nutzen der Kunden) Kammer, 2011

29. Industrialisierte Kommunalverwaltung • 95 % aller Aufgaben einer Kommune sind staatliche Pflichtaufgaben • Standardisierung und Optimierung der Prozesse • Auslagerung oder Kooperation • Innerhalb eines Landes: Gesellschaft oder Anstalt für kommunale Aufgaben („Kommunaldirektion“) Grömig, DST 2004, 2011

30. Kooperation statt Fusion-Interkommunale Zusammenarbeit –(Illingen, Merchweiler,Schiffweiler, Tholey) • Aktives kommunales Gebäudemanagement • Aktives kommunales Schuldenmanagement • Interkommunales Forderungsmanagement • Kommunaler Ordnungsdienst • Digitale Aktenführung • Einkaufs- und Fuhrparkmanagement in Bauhöfen • Flussgebietsmanagement König 2010

31. Selbstverwaltung neu denken Überlagerung bestehender Strukturen durch neue Formen - Politischer Willensbildung, Programmsetzung, Evaluation - Bestellung, Einkauf, Vergabe - Zentrale Leistungserstellung - Dezentrale Leistungserbringung - Administrativer Kontakt/Anlaufstelle • Zivilgesellsch. Initiativen (Meldungen, Bewertungen) Auseinanderfallen der Funktionen • Zurechnung, Verantwortung, Legitimation • Organisations-, und Kommunikationsplattformen

32. Plattformen Das Sprachbild „Plattform“ löst sich von klassischen Transportmetaphern der medialen Vermittlung. Es impliziert, dass ein Angebot bereitgestellt wird, seine Produktion und Nutzung jedoch in völlig unterschiedlichen Zusammenhängen erfolgen kann. Bleicher, 2010

33. Gemeinde als Organisationsplattform • Politik und Demokratie (Bürgerhaushalte, Demokratieberater, Convenor) • Infrastruktur und Wirtschaft (Rekommunalisierung, „Gute Geschäfte″, Gemeinschaftseinrichtungen) • Sozialer Nahraum (Integration, Kinder, Familie, Berufseinstieg) • Energie und Umwelt (energieeffiziente Stadt) • Bildung und Chancen (Lernangebote, e-Daseinsvorsorge) • Identität und Kultur (Weihnachtsmarkt)

34. Gemeinde als Kommunikationsplattform • Portale („Amt 24”), Call Center (D 115) • Audiovisuelle Bürgerterminals („Sachsen-Kiosk″) • Mobile Angebote (Bürgerbus) • Verwaltung auf App-Ruf, Identitätsmanagement • Bürgermitverwaltung (Unortkataster) • Geo-basierte Hilfsdienste (Handy-Ortung), Seniorenbetreuung • Stadtwikis • Öffentliche Daten, Demokratische Marktplätze • Bürger-Bürger-Kommunikation (über öffentliche Angelegenheiten) • Organisation zivilgesellschaftlichen Handelns