KONTROLA UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH W POLSCE

1. KONTROLA UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH W POLSCE dr inż. Arkadiusz Borowiec Instytut Inżynierii ZarządzaniaPolitechnika Poznańska

2. Podmioty uprawione • Najwyższa Izba Kontroli • Regionalne Izby Obrachunkowe • Prezes UZP

3. NIK • Najwyższa Izba Kontroli działa na podstawie przepisów: art. 202-207 Konstytucji Rzeczypospolitej Polskiej oraz ustawy z dnia 23 grudnia 1994 r. o Najwyższej Izbie Kontroli.Zgodnie z Konstytucją, Najwyższa Izba Kontroli jest naczelnym organem kontroli państwowej podległym Sejmowi. Przepisy konstytucyjne regulują zakres uprawnień kontrolnych NIK w odniesieniu do różnego rodzaju podmiotów, obowiązki Izby wobec Sejmu, a także pozycję oraz ochronę prawną Prezesa NIK. • Najwyższa Izba Kontroli jest naczelnym organem kontroli państwowej, podlegającym Sejmowi i działającym na zasadzie kolegialności.Sejm za zgodą Senatu powołuje (i odwołuje) Prezesa NIK na sześcioletnią kadencję.W dniu 6 lipca 2007 r. na mocy ustawy o NIK Sejm powołał na stanowisko Prezesa NIK Jacka Jezierskiego.

5. NIK Informowanie o wynikach pracy jest wpisane w przepisy regulujące funkcjonowanie Najwyższej Izby Kontroli. Konstytucja, ustawa o NIK, ustawa prawo prasowe, ustawa o dostępie do informacji i inne akty prawne nakładają na Izbę określone obowiązki związane z podawaniem informacji do publicznej wiadomości. Poprzez aktywnie prowadzoną politykę informacyjną NIK wnosi swój udział do promocji wiedzy o funkcjonowaniu nowoczesnego, praworządnego państwa i jego struktur.

6. NIK

7. NIK – zawiadomienia do organów ścigania przestępstw oraz wnioski o ukaranie do sądów w 2006r.

8. NIK – wybrane zawiadomienia w sprawie o naruszenie dyscypliny finansów publicznych przekazane właściwym organom w 2006r.

9. RIO • Regionalne izby obrachunkowe utworzone zostały jako organy nadzorujące i kontrolujące jednostki samorządu terytorialnego w zakresie gospodarki finansowej i zamówień publicznych oraz prowadzące działalność informacyjną i szkoleniową w sprawach budżetowych. Nie są one elementem systemu organizacyjnego samorządu terytorialnego, lecz specjalnie powołaną instytucją państwową, sprawującą kontrolę zewnętrzną w stosunku do organów i jednostek samorządu terytorialnego. Izby są państwowymi jednostkami budżetowymi.

10. RIO - funkcje Regionalne izby obrachunkowe pełnią następujące funkcje: • nadzorczą   • kontrolną • opiniodawczą • informacyjno-szkoleniową • orzekającą w I instancji w sprawach o naruszenie dyscypliny finansów publicznych.

11. RIO - kontrola W ramach swoich zadań kontrolnych, regionalne izby obrachunkowe (rio) przeprowadzają kontrole następujących rodzajów podmiotów:  • jednostek samorządu terytorialnego (jst): gmin, powiatów i województw samorządowych,  • związków międzygminnych oraz związków powiatów,  • stowarzyszeń gmin, stowarzyszeń gmin i powiatów oraz stowarzyszeń powiatów,  • samorządowych jednostek organizacyjnych, w tym mających osobowość prawną,  • innych podmiotów, w zakresie wykorzystywania przez nie dotacji przyznawanych z budżetu jednostki samorządu terytorialnego.

12. RIO - kontrola • Kontrole gospodarki finansowej (w tym realizacja zobowiązań podatkowych) i zamówień publicznych przeprowadzane są na podstawie kryterium zgodności z prawem oraz zgodności dokumentacji ze stanem faktycznym. Natomiast w zakresie zadań administracji rządowej wykonywanych przez jednostki samorządu terytorialnego na podstawie ustaw lub zawartych porozumień, kontrola prowadzona jest także z uwzględnieniem kryterium celowości, rzetelności i gospodarności. Kontroli rio podlegają również inne podmioty, w zakresie wykorzystania dotacji uzyskanych z budżetu gminy. • Izby prowadzą kontrole z urzędu oraz na wniosek. Na podstawie ustawy z dnia 18 grudnia 1998 r. o zmianie ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, która weszła w życie z dniem 1stycznia 1999 r., wnioski mogą być składane przez jednostki samorządu terytorialnego i ich związki w przypadku przekazywania przez nie dotacji na rzecz samorządowych jednostek organizacyjnych mających osobowość prawną oraz innych podmiotów, a także przez agencje i fundusze celowe - w razie przekazania przez nie środków publicznych na rzecz jst. Ponadto izby mogą prowadzić kontrole na wniosek innych instytucji i organów, na podstawie odrębnych ustaw.

13. RIO - kontrola Zadania kontrolne izby realizują w ramach następujących kontroli:  • kompleksowych, obejmujących gospodarkę finansową gmin,  • problemowych, obejmujących wybrane zagadnienia w jednej lub kilku jednostkach kontrolowanych,  • doraźnych, podejmowanych w razie potrzeby,  • oraz kontroli sprawdzających realizację wniosków pokontrolnych. Działalność kontrolna jest prowadzona na podstawie rocznego planu kontroli, uchwalonego przez kolegium izby. Plan kontroli obejmuje kontrole kompleksowe oraz kontrole problemowe. Natomiast kontrole doraźne oraz kontrole sprawdzające wykonanie zaleceń pokontrolnych są podejmowane poza planem kontroli - na podstawie decyzji prezesa izby.

14. RIO - kontrola Z przeprowadzonej kontroli sporządzany jest protokół sygnowany przez inspektorów przeprowadzających kontrolę oraz przedstawicieli kontrolowanej jednostki w osobach kierownika i skarbnika (głównego księgowego) lub ich zastępców. Na podstawie wyników kontroli izba kieruje do kontrolowanej jednostki wystąpienie pokontrolne, w którym wskazuje źródła i przyczyny nieprawidłowości, ich rozmiary, osoby odpowiedzialne oraz wnioski zmierzające do ich usunięcia i usprawnienia badanej działalności. Kontrolowana jednostka jest obowiązana w terminie 30 dni od dnia doręczenia wystąpienia pokontrolnego zawiadomić izbę o wykonaniu wniosków lub o przyczynach ich niewykonania. Organ kontrolowanej jednostki w terminie 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego ma prawo złożenia do kolegium izby zastrzeżenia do wniosków. Uprawnienie zgłaszania zastrzeżeń do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym zostało ustanowione ustawą z dnia 20 sierpnia 1997 r. o zmianie ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych i obowiązuje od 10 października 1997 roku.

15. RIO - organizacja W wyniku reformy administracyjnej, od 1999 r. funkcjonuje 16 izb, każda na obszarze jednego województwa. Organizację i zasady działania izb określa ustawa o regionalnych izbach obrachunkowych oraz rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 14 stycznia 2000 r. w sprawie siedzib i zasięgu terytorialnego regionalnych izb obrachunkowych oraz szczegółowej organizacji izb, liczby członków kolegium i trybu postępowania (Dz. U. Nr 3, poz. 34.). Na czele każdej Regionalnej Izby Obrachunkowej stoi prezes, którego powołuje i odwołuje Prezes Rady Ministrów. Do ustawowych obowiązków prezesa należy m.in.: • reprezentowanie izby na zewnątrz, • kierowanie sprawami niezastrzeżonymi dla organów izby, • kierowanie obradami kolegium, • wyznaczanie składów orzekających.

16. RIO - organizacja W każdej izbie działają określone ustawą organy kolegialne: • Kolegium izby - składające się z przewodniczącego, którym jest prezes izby oraz członków • stanowiących reprezentację zarówno strony rządowej jak i samorządowej • powoływanych do 19 czerwca 1998 r. w równych częściach przez Prezesa Rady Ministrów i właściwe sejmiki samorządowe, a od 1 stycznia 1999 r. w całości przez Prezesa Rady Ministrów spośród kandydatów wyłonionych w drodze konkursu, w liczbie określonej przez Prezesa Rady Ministrów. Uchwały kolegium izby zapadają bezwzględną większością głosów w obecności co najmniej połowy liczby członków kolegium izby. Kompetencje kolegium określone zostały w art. 18 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. • Komisja orzekająca w sprawach o naruszenie dyscypliny finansów publicznych - będąca organem I instancji, w którego skład wchodzą: przewodniczący, jego zastępcy i od trzech do dziewięciu członków. Kadencja komisji trwa 4 lata. Przewodniczącym komisji orzekającej jest zastępca prezesa izby. Zastępców przewodniczącego oraz pozostałych członków powołuje prezes izby. Komisja orzekająca działa na zasadach określonych w ustawie o finansach publicznych (ustawa z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych - Dz.U. Nr 155, poz. 1014 z późn. zm.).

17. RIO - organizacja W izbach działają, zgodnie z art. 19 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, składy orzekające, złożone z 3 członków kolegium. Do właściwości składów orzekających należy wydawanie opinii w sprawach: • możliwości spłaty pożyczki lub kredytu przez j.s.t. • projektów budżetów j.s.t., wraz z objaśnieniami oraz informacją o stanie mienia komunalnego • informacji zarządów j.s.t. o przebiegu wykonania budżetu za I półrocze • sprawozdań zarządów j.s.t. z wykonania budżetu wraz z odrębnymi sprawozdaniami z wykonania planów finansowych zadań z zakresu administracji rządowej • wniosków komisji rewizyjnych w sprawie absolutorium z tytułu wykonania budżetu.

18. RIO - organizacja W izbach działają również komisje rozpatrujące sprawy powiadomień przez skarbnika (głównego księgowego budżetu) j.s.t. o przypadkach odmowy kontrasygnaty zaciąganych zobowiązań finansowych i dokonanie jej na pisemne polecenie zwierzchnika. Komisję powołuje prezes izby w składzie 3-5 osób spośród członków kolegium. W izbach funkcjonują: • wydział kontroli gospodarki finansowej, • wydział informacji, analiz i szkoleń, • biuro izby, zapewniające obsługę administracyjną.

19. Prezes UZP • Zgodnie z treścią art. 154 pkt 11 ustawy Prawo zamówień publicznych, Prezes Urzędu Zamówień Publicznych czuwa nad przestrzeganiem zasad systemu zamówień publicznych. • Przepisy dotyczące procedury kontroli Prezesa UZP zawarte zostały w Rozdziale 3 działu V ustawy. • Obowiązujące regulacje wyposażają Prezesa Urzędu w dwa instrumenty kontroli, tj. kontrolę uprzednią oraz kontrolę następczą. Kontrola uprzednia może mieć charakter obligatoryjny (w przypadku postępowań o największych wartościach) lub fakultatywny, natomiast kontrola następcza ma zawsze charakter kontroli fakultatywnej.

20. Prezes UZP • Kontrola Prezesa Urzędu ma na celu sprawdzenie zgodności postępowania o udzielenie zamówienia z przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych. Prezes UZP nie bada więc gospodarności zamawiającego, celowości dokonywanych przezeń zakupów, czy też jego rzetelności. Kontrola przeprowadzana jest w siedzibie Urzędu, na podstawie przekazanej przez zamawiającego kopii dokumentacji postępowania. • Instrukcja dotycząca dokumentacji postępowania przekazywanej Prezesowi UZP • Informacja o wynikach obligatoryjnych kontroli uprzednich Prezesa UZP prowadzonych w okresie od 1 lipca 2007 r. do 31 grudnia 2007 r.

21. Prezes UZP • Zgodnie z art. 161 ust. 4 ustawy, Prezes Urzędu ma obowiązek przeprowadzenia kontroli udzielania zamówień na wniosek instytucji zarządzającej, o której mowa w przepisach o Narodowym Planie Rozwoju, w przepisach o zasadach prowadzenia polityki rozwoju lub w przepisach o wspieraniu rozwoju obszarów wiejskich z udziałem środków Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich. Wskazany przepis obejmuje zarówno kontrole uprzednie jak i następcze udzielania zamówień - rodzaj podejmowanej kontroli uwarunkowany będzie momentem, w którym instytucja zarządzająca zwróci się do Prezesa Urzędu z wnioskiem w ww. sprawie.

22. Kontrola - PZP • Art. 161. 1. Prezes Urzędu przeprowadza kontrolę udzielania zamówień. • 2. Celem kontroli jest sprawdzenie zgodności postępowania o udzielenie zamówienia z przepisami ustawy. • 3. Kontrolę przeprowadza się w siedzibie Urzędu. • 4. Prezes Urzędu przeprowadza kontrolę, o której mowa w ust. 1, także na wniosek instytucji zarządzającej, o której mowa w przepisach o Narodowym Planie Rozwoju, w przepisach o zasadach prowadzenia polityki rozwoju lub w przepisach o wspieraniu rozwoju obszarów wiejskich z udziałem środków Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich.

23. Kontrola - PZP Art. 162. 1. Od udziału w kontroli wyłączony jest pracownik Urzędu, który: 1)  uczestniczył w kontrolowanym postępowaniu lub czynnościach bezpośrednio związanych z jego przygotowaniem po stronie zamawiającego lub wykonawcy; 2)  pozostaje w związku małżeńskim, faktycznym pożyciu albo w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia albo jest związany z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli z osobą występującą w kontrolowanym postępowaniu po stronie zamawiającego lub wykonawcą, jego zastępcą prawnym lub członkami władz osób prawnych ubiegających się o udzielenie kontrolowanego zamówienia; 3)  przed upływem 3 lat od dnia wszczęcia kontrolowanego postępowania pozostawał w stosunku pracy lub zlecenia z zamawiającym lub wykonawcą albo był członkiem władz osób prawnych ubiegających się o udzielenie kontrolowanego zamówienia; 4)  pozostaje z osobą występującą w kontrolowanym postępowaniu po stronie zamawiającego lub wykonawcy w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że może to budzić uzasadnione wątpliwości co do jego bezstronności. 2. Pracownik Urzędu informuje Prezesa Urzędu o przyczynach powodujących jego wyłączenie od udziału w kontroli. 3. Prezes Urzędu rozstrzyga o wyłączeniu pracownika w drodze postanowienia.

24. Kontrola - PZP Art. 163. 1. Wszczęcie kontroli następuje przez doręczenie zamawiającemu żądania przekazania kopii dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez kierownika zamawiającego, z zastrzeżeniem art. 167 ust. 3. 2. Stan faktyczny sprawy ustala się na podstawie zebranych dowodów. 3. Dowodami są w szczególności dokumenty i wyjaśnienia, o których mowa w art. 164 ust. 2, oraz opinie biegłych. 4. Dowody stanowią załącznik do protokołu kontroli, o którym mowa w art. 165.

25. Kontrola - PZP Art. 164. 1. Prezes Urzędu może żądać od kierownika zamawiającego niezwłocznego przekazania kopii dokumentów związanych z postępowaniem o udzielenie zamówienia potwierdzonych za zgodność z oryginałem przez kierownika zamawiającego. 2. Prezes Urzędu może żądać od kierownika zamawiającego oraz od pracowników zamawiającego udzielenia, w terminie przez niego wyznaczonym, pisemnych wyjaśnień w sprawach dotyczących przedmiotu kontroli. 3. Jeżeli ustalenie lub ocena stanu faktycznego sprawy lub dokonanie innych czynności kontrolnych wymaga wiadomości specjalnych, Prezes Urzędu może zasięgnąć opinii biegłych. Biegłemu przysługuje wynagrodzenie, które pokrywa Prezes Urzędu, w wysokości ustalonej zgodnie z przepisami o należnościach świadków, biegłych i stron w postępowaniu sądowym.

26. Kontrola - PZP Art. 165. 1. Z kontroli sporządza się protokół kontroli. 2. Protokół kontroli zawiera w szczególności: 1)  nazwę (firmę) i adres zamawiającego; 2)  datę rozpoczęcia i zakończenia kontroli; 3)  imiona i nazwiska kontrolujących; 4)  oznaczenie postępowania o udzielenie zamówienia, które było przedmiotem kontroli; 5)  informację o stwierdzeniu naruszeń oraz wskazanie osób za nie odpowiedzialnych; 6)  wyszczególnienie załączników. Art. 166. 1. uchylony 2. Zalecenia pokontrolne, o których mowa w art. 169 ust. 1, lub informacja o wyniku kontroli stanowią załącznik do protokołu kontroli oraz do protokołu, o którym mowa w art. 96.

27. Kontrola - PZP Art. 167. 1. Prezes Urzędu może przeprowadzać kontrolę udzielanych zamówień przed zawarciem umowy (kontrola uprzednia). 2. Prezes Urzędu przeprowadza kontrolę uprzednią, jeżeli wartość zamówienia albo umowy ramowej dla: • 1)  robót budowlanych – jest równa lub przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 20 000 000 euro; • 2)  dostaw lub usług – jest równa lub przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 10 000 000 euro. 3.  W przypadku postępowania, o którym mowa w ust. 2, niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty, a jeżeli wniesiono protest na wybór najkorzystniejszej oferty po ostatecznym rozstrzygnięciu protestu, a przed zawarciem umowy, zamawiający przekazuje Prezesowi Urzędu kopie dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia potwierdzone za zgodność z oryginałem przez kierownika zamawiającego, w celu przeprowadzenia kontroli uprzedniej. 4.   W przypadku udzielania zamówienia w częściach, jeżeli wartość poszczególnych części zamówienia  jest mniejsza niż kwoty, o których mowa w ust. 2, Prezes Urzędu może odstąpić od przeprowadzenia kontroli uprzedniej, informując o tym zamawiającego niezwłocznie po otrzymaniu kopii dokumentacji, o których mowa w ust. 3.

28. Kontrola - PZP Art. 168. 1. Wszczęcie kontroli uprzedniej następuje nie później niż w terminie 7 dni od dnia przekazania Prezesowi Urzędu informacji o wyborze najkorzystniejszej oferty, z zastrzeżeniem art. 167 ust. 3, albo od dnia otrzymania zawiadomienia, o którym mowa w art. 55 ust. 2, 60b ust. 2, 62 ust. 2 i 67 ust. 2. 2. W przypadku wniesienia protestu po wszczęciu kontroli uprzedniej, Prezes Urzędu wstrzymuje jej wykonanie do czasu ostatecznego rozstrzygnięcia protestu. 3.   W przypadku wszczęcia kontroli uprzedniej nie można zawrzeć umowy do dnia: • 1)  usunięcia naruszeń wskazanych w zaleceniach pokontrolnych, o których mowa w art. 169 ust. 1 pkt 2; • 2)  doręczenia uchwały, o której mowa w art. 169a ust. 3. 4.   Wszczęcie kontroli uprzedniej zawiesza bieg terminu związania ofertą do dnia ostatecznego rozpatrzenia zastrzeżeń. 5. Ostatecznym rozpatrzeniem zastrzeżeń jest upływ terminu na ich wniesienie lub doręczenie uchwały, o której mowa w art. 169a ust. 3. 6. W przypadku upływu terminu ważności wadium w trakcie kontroli przepisu art. 24 ust. 2 pkt 4 nie stosuje się.

29. Kontrola - PZP Art. 169. 1. Zakończeniem kontroli uprzedniej jest doręczenie zaleceń pokontrolnych lub informacji o wyniku kontroli wskazujących na: • 1)   obowiązek unieważnienia postępowania z uwagi na stwierdzenie naruszeń, o których mowa w art. 146 ust. 1; • 2) obowiązek usunięcia stwierdzonych naruszeń; • 3) brak naruszeń albo stwierdzenie naruszeń, które nie miały wpływu na wynik postępowania o udzielenie zamówienia. 2. Doręczenie zaleceń pokontrolnych lub informacji o wyniku kontroli następuje nie później niż w terminie 14 dni od dnia doręczenia żądanych dokumentów, a w przypadku kontroli szczególnie skomplikowanej - nie później niż w terminie 30 dni od dnia doręczenia żądanych dokumentów. Prezes Urzędu informuje zamawiającego, że kontrola ma charakter szczególnie skomplikowany, nie później niż w terminie 14 dni od dnia doręczenia żądanych dokumentów. 2a. Zakończeniem kontroli uprzedniej jest także niedoręczenie zaleceń pokontrolnych w terminach, o których mowa w ust. 2; w takim przypadku uznaje się, że Prezes Urzędu nie stwierdził naruszeń w postępowaniu o udzielenie zamówienia. 3.  Kierownik zamawiającego pisemnie informuje Prezesa Urzędu oraz wykonawcę, którego oferta została wybrana, o wykonaniu czynności wskazanych w zaleceniach pokontrolnych, o których mowa w ust. 1 pkt 1 i 2, albo zgłasza zastrzeżenia, o których mowa w art. 169a ust. 1.

30. Kontrola - PZP Art. 169a. 1. Kierownikowi zamawiającego przysługuje prawo zgłoszenia do Prezesa Urzędu umotywowanych zastrzeżeń w terminie 7 dni od dnia otrzymania zaleceń pokontrolnych, o których mowa w art. 169. 2. Prezes Urzędu rozpatruje zastrzeżenia, o których mowa w ust. 1, w terminie 7 dni od dnia ich otrzymania. W przypadku nieuwzględnienia zastrzeżeń, które dotyczą obowiązku unieważnienia postępowania, o którym mowa w art. 169 ust. 1 pkt 1, przekazuje zastrzeżenia najpóźniej z upływem tego terminu do zaopiniowania przez Radę. 3. Rada w sprawie zastrzeżeń wyraża opinię, w formie uchwały, w terminie 30 dni od daty ich przekazania przez Prezesa Urzędu. 4. Opinia Rady jest wiążąca dla Prezesa Urzędu. 5. Prezes Urzędu zawiadamia kierownika zamawiającego o ostatecznym rozpatrzeniu zastrzeżeń w terminie 3 dni od daty powzięcia uchwały, o której mowa w ust. 3. 6. Do członków Rady rozpatrujących zastrzeżenia stosuje się odpowiednio art. 162.

31. Kontrola - PZP Art. 170. 1. Prezes Urzędu może przeprowadzić kontrolę udzielonego zamówienia w terminie 4 lat od dnia jego udzielenia (kontrola następcza). 2. Po zakończeniu kontroli następczej Prezes Urzędu przesyła kontrolowanemu informację o wyniku kontroli następczej zawierającą:   1)  określenie przedmiotu zamówienia, które było przedmiotem kontroli; 2)  informację o stwierdzeniu naruszeń lub ich braku.

32. Kontrola - PZP Art. 171. W przypadku ujawnienia naruszenia przepisów ustawy Prezes Urzędu może: 1)  zawiadomić właściwego rzecznika dyscypliny finansów publicznych o naruszeniu dyscypliny finansów publicznych lub wystąpić z wnioskiem o ukaranie za naruszenie dyscypliny finansów publicznych do właściwej komisji orzekającej; 2)  nałożyć karę pieniężną, o której mowa w dziale VII; 3)  wystąpić do sądu o stwierdzenie nieważności umowy w całości lub w części.

33. Instrukcja dotycząca dokumentacji postępowania przekazywanej Prezesowi UZP 1. Termin przekazania dokumentacji • Prezes Urzędu Zamówień Publicznych przeprowadza obligatoryjną kontrolę uprzednią postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, jeżeli wartość zamówienia - dla robót budowlanych - przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 20.000.000 euro, oraz dla dostaw lub usług - przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 10.000.000 euro (art. 167 ust. 2 ustawy Prawo zamówień publicznych). • Jak wynika z art. 167 ust. 3 ustawy w przypadku ww. postępowań, w celu przeprowadzenia kontroli uprzedniej zamawiający przekazuje Prezesowi Urzędu kopie dokumentacji postępowania niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty, a jeżeli wniesiono protest na wybór najkorzystniejszej oferty po jego ostatecznym rozstrzygnięciu, a przed zawarciem umowy. • Zgodnie z art. 182 ust. 2 ustawy Pzp, za ostateczne rozstrzygnięcie protestu uznaje się: • 1) jeżeli nie przysługuje odwołanie – rozstrzygnięcie przez zamawiającego protestu lub upływ terminu na jego rozstrzygnięcie; • 2) jeżeli nie wniesiono odwołania – upływ terminu do wniesienia odwołania; • 3) w przypadku wniesienia odwołania: • a)  dzień wydania postanowienia kończącego postępowanie odwoławcze albo wyroku zespołu arbitrów albo • b) dzień wydania wyroku lub postanowienia kończącego postępowanie w sprawie przez sąd okręgowy, o którym mowa w art. 195 ust. 1, albo upływ terminu do wniesienia skargi, o którym mowa w art. 195 ust. 2, jeżeli wartość zamówienia dla robót budowlanych jest równa lub przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 20 000 000 euro, a dla dostaw lub usług – 10 000 000 euro. • Jak wynika z powyższego, dokumentacja powinna być przekazywana do UZP po ostatecznym rozstrzygnięciu wszystkich wniesionych w trakcie postępowania protestów. Dopiero wtedy możliwe jest bowiem przeprowadzenie kontroli legalności postępowania o udzielenie zamówienia. • W sytuacji, gdy kontrola zostanie wszczęta przed ostatecznym rozstrzygnięciem protestu Prezes UZP ma obowiązek wstrzymać jej wykonanie do czasu ostatecznego rozstrzygnięcia protestu (art. 168 ust. 2 ustawy). Oznacza to, że w przypadku wniesienia protestu po wszczęciu kontroli uprzedniej zamawiający powinien niezwłocznie poinformować o tym fakcie Prezesa UZP. Po ostatecznym rozstrzygnięciu protestów należy natomiast przekazać Prezesowi Urzędu kopie dokumentów związanych z postępowaniem protestacyjnym, odwoławczym lub skargowym, potwierdzone za zgodność z oryginałem przez kierownika zamawiającego.

34. Instrukcja dotycząca dokumentacji postępowania przekazywanej Prezesowi UZP 2. Forma dokumentów • W celu przeprowadzenia kontroli uprzedniej zamawiający przekazuje Prezesowi Urzędu kopie dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia potwierdzone za zgodność z oryginałem przez kierownika zamawiającego. • Czynność potwierdzenia kopii dokumentów za zgodność z oryginałem może być dokonana także przez osobę upoważnioną. W przypadku jednostek sektora finansów publicznych możliwość upoważnienia pracownika wynika wprost z art. 44 ust. 2 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych.

35. Instrukcja dotycząca dokumentacji postępowania przekazywanej Prezesowi UZP 3. Dokumentacja postępowania • Przekazywana kopia dokumentacji musi być kompletna. Dokumentacja postępowania, przekazywana Prezesowi Urzędu do kontroli uprzedniej obejmuje w szczególności następujące elementy: 1) Dokument stwierdzający umocowanie (przez kierownika zamawiającego) do poświadczenia za zgodność z oryginałem dokumentacji postępowania, jeżeli kierownik zamawiającego upoważnił do dokonania tej czynności pracownika zamawiającego lub inną osobę; 2) W przypadku zamawiających działających w formie spółki prawa handlowego - dokument określający kierownika zamawiającego (np. aktualny odpis z Krajowego Rejestru Sądowego); 3) Dokument określający organizację, skład, tryb pracy oraz zakres obowiązków członków komisji przetargowej, o którym mowa w art. 21 ust. 3 ustawy; 4) Wszystkie decyzje administracyjne Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych dotyczące danego postępowania wraz z wnioskami o wydanie tych decyzji; 5) Wstępne ogłoszenie informacyjne o planowanych zamówieniach albo okresowe ogłoszenie informacyjne o planowanych zamówieniach sektorowych;

36. Instrukcja dotycząca dokumentacji postępowania przekazywanej Prezesowi UZP 6) Specyfikację istotnych warunków zamówienia (siwz) wraz z: • wnioskami wykonawców o przekazanie siwz oraz wykazem wykonawców, którzy pobrali siwz, • dowodami wysłania siwz, • udokumentowaniem daty zamieszczenia siwz na stronie internetowej, • pytaniami dotyczącymi treści siwz, • wyjaśnieniami zamawiającego dotyczącymi treści siwz, • modyfikacjami siwz, • informacją z zebrania wykonawców, o którym mowa w art. 38 ust. 3 ustawy, • informacją o przedłużeniu terminu składania ofert, (wraz z dowodami nadania tych dokumentów). 7) Ogłoszenie o zamówieniu albo ogłoszenie o zamówieniu sektorowym wraz z dowodami nadania; 8) Ogłoszenia zamieszczone w siedzibie zamawiającego, na stronie internetowej oraz w dzienniku lub czasopiśmie o zasięgu ogólnopolskim;

37. Instrukcja dotycząca dokumentacji postępowania przekazywanej Prezesowi UZP 9) Protokół postępowania o udzielenie zamówienia (DRUK ZP-1 oraz odpowiednio DRUK ZP-1/PN, DRUK ZP-1/PO, DRUK ZP-1/NO, DRUK ZP-1/NBO, DRUK ZP-1/WR, DRUK ZP-1/DK, DRUK ZP-1/UDSZ, DRUK ZP-1/ZODSZ) wraz z wszystkimi załącznikami tj.: • Oświadczenia kierownika zamawiającego / pracownika zamawiającego, któremu kierownik zamawiającego powierzył wykonanie zastrzeżonych dla siebie czynności / członka komisji przetargowej / biegłego / innej osoby wykonującej czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia - DRUK ZP-11, • Zbiorcze zestawienie ofert / ofert wstępnych/ wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu - DRUK ZP-12, • Zbiorcze zestawienie ofert orientacyjnych - DRUK ZP-14, • Zbiorcze zestawienie wykonawców zaproszonych do składania ofert w postępowaniu o udzielenie zamówienia objętego dynamicznym systemem zakupów wraz z informacją o złożeniu oferty i odrzuceniu oferty - DRUK ZP-15, • Zbiorcza ocena spełniania warunków udziału w postępowaniu prowadzonym w trybie przetargu ograniczonego / negocjacji z ogłoszeniem/ dialogu konkurencyjnego - DRUK ZP-16, • Informacja o spełnianiu przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego / negocjacji bez ogłoszenia / zamówienia z wolnej ręki - DRUK ZP-17, • Lista wykonawców wykluczonych z postępowania o udzielenie zamówienia - DRUK ZP-18, Oferty/ oferty wstępne odrzucone - DRUK ZP-19, • Karta indywidualnej oceny oferty - DRUK ZP-20, • Streszczenie oceny i porównania złożonych ofert - DRUK ZP-21, • Informacja o wniesionych protestach i odwołaniach - DRUK ZP-22, • Oferty złożone przez wykonawców, • Opinie biegłych, • Oświadczenia, wnioski, inne dokumenty i informacje składane przez zamawiającego i wykonawców.

38. Instrukcja dotycząca dokumentacji postępowania przekazywanej Prezesowi UZP 10) Dokumenty powstałe w wyniku korespondencji prowadzonej przez zamawiającego z wykonawcami w trakcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego wraz z dowodami nadania, np.: • informacje z otwarcia ofert, • żądanie od wykonawców uzupełnienia dokumentów potwierdzających spełnienie warunków udziału w postępowaniu, • uzupełnienie ofert o brakujące dokumenty, • żądanie od wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych przez nich ofert, • udzielone przez wykonawców odpowiedzi, • zawiadomienie wszystkich wykonawców, którzy złożyli oferty o poprawieniu w tekście oferty/ofert oczywistych omyłek pisarskich oraz omyłek rachunkowych w obliczeniu ceny, • zawiadomienie wykluczonego wykonawcy o wykluczeniu z postępowania zawierające uzasadnienie faktyczne i prawne, • zawiadomienie wszystkich wykonawców o odrzuceniu ofert, zawierające uzasadnienie faktyczne i prawne, • zwrócenie się do wykonawców o przedłużenie terminu związania ofertą, • wezwanie wykonawców do złożenia w terminie określonym przez zamawiającego ofert dodatkowych, jeżeli w postępowaniu, w którym jedynym kryterium oceny ofert jest cena, nie można dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na to, że zostały złożone oferty o takiej samej cenie (art. 91 ust. 5 ustawy), • informacje o wyborze najkorzystniejszej oferty zgodnie z art. 92 ustawy;

39. Instrukcja dotycząca dokumentacji postępowania przekazywanej Prezesowi UZP 11) Dokumentację powstałą w toku postępowania protestacyjnego, odwoławczego oraz skargowego, w tym: • protest, • zawiadomienie o wniesieniu protestu oraz jego treści i zarzutach, z wezwaniem wykonawców do wzięcia udziału w postepowaniu toczącym się w wyniku wniesienia protestu, • poinformowanie wykonawców, którzy złożyli oferty, o zawieszeniu biegu terminu związania ofertą wraz z wezwaniem do przedłużenia ważności wadium lub wniesienia nowego wadium na wydłużony okres, • przystąpienia do protestu, • rozstrzygnięcie protestu przekazane protestującemu oraz wykonawcom, którzy przystapili do protestu, wraz z dowodami nadania, • odwołanie oraz wyrok/postanowienie zespołu arbitrów, skarga do sądu okręgowego na wyrok zespołu arbitrów, odpowiedź na skargę oraz orzeczenie tego sądu, • poinformowanie wszystkich wykonawców o powtórzeniu lub dokonaniu czynności (w przypadku uwzględnienia protestu / odwołania / skargi), • wniosek zamawiającego oraz decyzja administracyjna Prezesa Urzędu w przedmiocie wyrażenia zgody na zawarcie umowy przed ostatecznym rozstrzygnięciem protestu (art. 182 ust. 3 ustawy), • postanowienie sądu okręgowego o uchyleniu zakazu zawarcia umowy przed ostatecznym rozstrzygnięciem protestu (art. 196 ust. 3 ustawy).

40. Instrukcja dotycząca dokumentacji postępowania przekazywanej Prezesowi UZP • W przypadku postępowania prowadzonego w trybie przetargu ograniczonego, negocjacji z ogłoszeniem oraz negocjacji bez ogłoszenia dokumentacja powinna zawierać ponadto: 1. Wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, 2. Zaproszenie do negocjacji, 3. Protokół z negocjacji, 4. Zaproszenia do składania ofert wykonawców, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu. • W przypadku postępowania prowadzonego w trybie zamówienia z wolnej ręki dokumentacja powinna zawierać ponadto: 1. Zaproszenie do negocjacji, 2. Protokół z negocjacji, 3. Oświadczenie i dokumenty potwierdzające spełnianie warunków udziału w postępowaniu przez wykonawcę. • Zaleca się uporządkowanie przekazywanej dokumentacji w kolejności chronologicznej oraz sporządzenie jej wykazu.