RELAIS – kaukopalveluohjelmisto tilannekatsaus

1. RELAIS – kaukopalveluohjelmisto tilannekatsaus 29.10.2010 Päivi Järvinen

2. Nykytilanne • Kirjastoilla käytössä eri ohjelmia: esim. KAKE, File Maker -sovellus,TRIP-sovellus Kaukis, FFB (Fjärrlån för bibliotek), Kapare • Kaikki vaativat manuaalista tallentamista. • Tilaustavat vaihtelevat; sähköposti ohjelmasta, aineistopyyntö, WWW-lomakkeet, manuaaliset sähköpostit • Käytetyt kaukopalveluohjelmat puutteellisia ja osin vanhentuneita • Usein ei kaukopalveluohjelmaa lainkaan, käytössä: Excel, Word, Notepad, paperilomake, ruutuvihko

3. Hankintahistoria • Linnea2:n työryhmä selvitti v. 2004-2005 kaukopalvelun kehittämistä ja tavoitteita: • Aineistojen yhteiskäyttöä edistetään nopealla, kattavalla ja yksikkökustannuksiltaan edullisella kaukopalvelulla • Työryhmä esitti toimintojen virtaviivaistamista ja asiakastoimisuuteen suuntautumista. • Tarvitaan yhteinen kaukopalveluohjelma, joka tukee asiakastoimisuutta ja on standardien mukainen ja joka hoitaa kaukopalveluun liittyvät rutiinit kuten tilausten lähettämisen, tilaustenhallinnan

4. Hankintahistoria • Uusi työryhmä selvitti ohjelmistovaihtoehtoja 2005 – 2006 • EU-tarjouskilpailu käynnistyi kesäkuussa 2007 • Linnea2-työryhmän hankintaehdotus Linnea2-konsortiolle 5.9.2008: -> Relais • Sopimus allekirjoitettiin 17.2.2010

5. Relais • http://www.relais-intl.com/relais/home/index.htm • Kanadalainen yritys • Käyttöliittymä • Web-liittymä asiakkaille • Henkilökunnan web-liittymä v. 2010 & Windows-client • Tietokanta: • Oracle

6. Relais kaukopalveluohjelmisto • kaukopalveluohjelmisto: • kirjastoille kaukopalvelutilausten hallinta • asiakkaille (kirjastot ja henkilöt) mahdollisuus tehdä tilaukset suoraan järjestelmään web-lomakkeella • ’hosted service’ • palvelimet ja järjestelmän ylläpito ohjelmistotoimittajalla • paikalliskirjastoissa asennetaan henkilökunnan klientit

7. Pilotti käynnissä • Sopimus allekirjoitettiin 17.2.2010 • Getting started with Relais ILL -dokumentin palautus helmikuun loppuun mennessä • Pilotin aloitustapaaminen 16.3. Helsingissä • Pilottikirjastot 2010: • Aalto-yliopisto, Otaniemen kampus • Lapin yliopisto • Oulun yliopisto • Varastokirjasto

8. Pilotin organisaatio • Pilottia vetää Kansalliskirjasto yhdessä Varastokirjaston kanssa • Ohjausryhmänä toimii Linnea2-konsortion ohjausryhmä, Pentti Vattulainen vastuuhenkilö • Kansalliskirjastosta projektiin nimetty: • Minttu Hurme • Päivi Järvinen • Nina Hyvönen ohjausryhmässä • Kansalliskirjastolla vastuu projektin teknisestä puolesta

9. Pilotin käytännöt • Viikottain puhelinneuvottelu Relais - KK • Projektisuunnitelma • Testaussuunnitelma WebEx-neuvottelut Relais – pilotit tarvittaessa • Noin kahden viikon välein pilottikirjastojen ACP-kokous, muistiot wikissä • Relais-wiki http://wiki.helsinki.fi/display/relais • Palveluosoite relais-posti@helsinki.fi • Pilottien postituslista relais-proj@helsinki.fi • Relais Google group

10. Pilotin käynnistys • Alkukoulutus huhtikuussa 2010, jatkokoulutus syyskuussa 2010 (2 x 3 päivää) • asennukset tehty, testikäyttö hyvässä vauhdissa - vihdoinkin • pilotti suunniteltiin alun perin puolen vuoden pituiseksi, testausaikaa jatkettiin vuoden loppuun

11. Pilotin käynnistys, ideaali • Relaisin toimittama esimerkki käyttöönottoaikataulusta •  1. Contract signed or order placed     • 2. Institution(s) completes pre-implementation guide 2 weeks   • 3. RI staff prepares system based on completed pre-implementation guide 2 weeks   • 4. RI sends institution(s) instructions on downloading software 1 day   • 5. Institution(s) install & configure clients 1 week   • 6. RI trains staff (Phase 1) 1 week  

12. Pilotin käynnistys… • 7. Staff completes training exercises. 3 weeks   • 8. Staff validates system configuration. 4 weeks   • 9. Staff tests development items. 1 week   • 10. RI trains staff (Phase 2) 1 week   • 11. Switch to production. 1 day   • Total 15+ weeks

13. Pilotissa tapahtunutta • Relaisin uusi versio v2010 asennettiin syksyllä 2010 aikana (versioon tehty Unicode-korjauksia) • Integraatio Voyagerin lainausmoduliin toimii SIP2-protokollan avulla (InterCirc-modulia ei tarvitsekaan hankkia) • Asiakasliittymän käännökset (suomenkielinen valmiina ja käännös ruotsiksi myöhemmin) • Virkailijaliittymät englanniksi (client ja web)

14. Pilotissa tapahtunutta • Unicode- ja NCIP-selvittelyt venyttivät pilotin kestoa • Uuden version (v2010) käyttöönotto suunniteltiin alun perin Voyager7 päivityksen jälkeen • v2010 päivitys siirtyi syyskuun alkuun – vasta uudessa versiossa todellista testausta • Syksyllä 2010 eteneminen ollut ripeää

15. Tulevat näkymät • Alkuperäiset aikataulut pitkittyneet • Raportti piloteista Linnea2-konsortiolle vuoden 2010 lopussa -> Linnea2-kirjastojen hankintapäätökset • myös muiden sektorien kirjastoilla mahdollista liittyä mukaan • hankintapäätöksen tehneet kirjastot aloittaisivat käyttöönoton vuonna 2011

17. Kirjastot, jotka eivät hanki Relaisia • kaukopalvelutilaukset Relais-kirjastoihin Relaisin kirjastoasiakasliittymän (webbilomake) kautta • kaukopalvelutilaukset Relais-kirjastoilta esim. tietyn muotoisena sähköpostina

18. Relais yhteystiedot • Palveluosoite: relais-posti@helsinki.fi • Relais–wiki: http://wiki.helsinki.fi/display/Relais/Relais-wiki