Ce gabarit de budget est un produit de l’ACTS en partenariat avec Organisports

1. Ce gabarit de budget est un produit de l’ACTS en partenariat avec Organisports

2. Que fait le logiciel budgétaire ? • Il répartit les revenus et les dépenses en deux colonnes distinctes : Comptant et Biens et services • Le programme permet d’effectuer trois tâches principales : • Produire un budget; • Restructurer le budget en différente configurations avec l’aide de rapports spécifiques; • Établir un processus de suivi budgétaire.

3. Produire un budget qui: • Suggère une structure budgétaire et pour chacun de ceux-ci identifie tous les items budgétaires potentiels en argent comptant ou ben biens et services ; • Identifie, pour chaque item budgétaire en biens et services, les pourvoyeurs éventuels; • Identifie, pour chaque item budgétaire les items qui ne sont pas taxables; • Identifie, pour chaque item budgétaire les transactions qui étaient en devise étrangère; • Inclus un critère de pourcentage pour chaque section du budget ; • Produit des rapports généraux

4. De restructurer le budget en différentes configurations • Identifie les items similaires répartis dans l’ensemble du budget, aux fins de présentation à un commanditaire ou un fournisseur éventuel; • Regroupe tous les items qu’un gouvernement, une institution ou une entreprise va fournir; • Mesure l’impact économique en fonction du Modèle MEETS de l’ACTS ; • Permet de calculer le retour des taxes de vente en fonction de chaque item budgétaire;

5. Permet un suivi budgétaire qui: • Gère les flux de trésorerie (« cash flow »); • Effectue le suivi budgétaire en imputant toutes les dépenses dans les postes budgétaires appropriés, de façon à vérifier si un poste budgétaire est suffisamment provisionné pour permettre l’émission d’un bon de commande; • Produit le bon de commande; • Effectue le suivi des factures reçues en fonction des bons de commande émis. • Produit un rapport entre ce qui a été budgétisé, dépensé et prévu au flux budgétaire;

6. Exemple de structure budgétaire • Division • e.g.: 01-01-00.000 Direction générale • Subdivision • e.g: 01-05-00.000 Dépenses de réunions • Poste budgétaire • e.g.: 01-05-01.000 Bureau de direction • Exemples d’objets à même un poste budgétaire • 683 Buffets avant l’événement • 693 Boissons non alcoolisées • 694 Café Le code du poste budgétaire pour le café servi pendant les réunions du Bureau de direction serait donc : 01-05-01.694

7. Gabarit de plan budgétaire – Version de base Tâche no 1 : Produire un budget

8. Page de bienvenue

9. Étape 1 : Saisir l’information sur votre événement

10. Étape 2 : Déterminer quels sont les seuls postes budgétaires que vous allez utiliser et y saisir les données

11. Vous pouvez décider d’annuler certaines divisions, subdivisions ou postes budgétaires à l’aide du bouton « Non utilisé » ou, tel qu’illustré, vous pouvez décider d’ouvrir un poste budgétaire spécifique

12. Étape 3 : Saisir les données pour un poste budgétaire dont vous avez besoin

13. Chaque poste budgétaire comprend une liste de tous les objets possibles en deux colonnes (Comptant et Biens et services) : vous ne choisissez que ceux dont vous avez besoin (colonnes Quantité et Prix). Pour chaque objet, vous pouvez aussi cocher s’il s’agit d’un objet non taxable ou d’un objet transigé à l’origine en devise étrangère. De plus, pour les objets en biens et services, pour pouvez saisir le pourvoyeur.

14. Étape 4 : Vous pouvez produire différents types de rapport budgétaire : Exemple du rapport budgétaire le plus détaillé

15. Vous pouvez utiliser des filtres afin de sélectionner une section spécifique du rapport

16. Rapport en fonction :– du poste budgétaire que vous avez conservé– des données que vous avez saisies

17. Étape 5 : Vous pouvez décider d’inclure un pourcentage que vous ne voulez pas franchir

18. Les pourcentages peuvent être établis pour toutes les divisions et subdivisions

19. Vous pouvez vérifier dans un rapport si vous avez ou non des dépassements budgétaires en fonction du % projeté

20. La ligne rouge = un poste budgétaire au-dessus du pourcentage projeté

21. Vous pouvez modifier le nom d’une division existante ou en créer une nouvelle

22. Vous pouvez modifier le nom d’une subdivision existante ou en créer une nouvelle

23. Vous pouvez modifier le nom d’un poste budgétaire ou en créer un nouveau

24. Vous pouvez créer de nouveaux objets ou inclure une valeur au Comptant ou en Biens et services qui sera automatiquement intégrée dans la structure du budget (ex. le coût du café)

25. Vous pouvez ajouter de nouveaux pourvoyeurs de Biens et services (gouvernements, institutions, entreprises)

26. Gabarit de plan budgétaire – Version de base Tâche no 2 : Restructurer le budget en différentes configurations

27. Vous pouvez restructurer votre budget automatiquement dans une configuration différente

28. Vous pouvez faire le suivi d’objets similaires répartis dans l’ensemble du budget en vue d’une présentation à un commanditaire ou un fournisseur éventuel

29. Vous pouvez sélectionner un objet spécifique (ex. le café)

30. Liste des postes budgétaires où le café apparaît dans votre budget

31. Vous pouvez aussi obtenir le montant total des dépenses de café réparties dans l’ensemble du budget

32. Connaissant ce montant, vous êtes en mesure d’élaborer une proposition de commandite ou signer un contrat avec un fournisseur

33. Vous pouvez produire des rapports budgétaires par pourvoyeur de Biens et services que vous avez inscrit lors de la saisie des données

34. Il est facile de faire tenir sur une seule page tous les biens et services que la ville ou un commanditaire devrait fournir à votre événement

35. Vous pouvez produire un rapport budgétaire compatible avec le modèle MEETS de l’ACTS

36. Vous pouvez alors saisir ces chiffres dans le logiciel de MEETS de façon à connaître l’impact économique de votre événement (à l’exception des dépenses des visiteurs)

37. Vous pouvez produire des rapports budgétaires pour les objets que vous avez inscrits comme non taxables

38. Il est alors facile de calculer quel est le montant du retour de taxes que vous recevrez

39. Vous pouvez produire des rapports budgétaires pour les objets que vous avez saisis en devises étrangères (Ex. US $ ou euros)

40. Il est alors facile d’ajuster votre budget en fonction des variations du taux de change du dollar canadien

41. Budget – Version avancée Tâche no 3 : Créer un processus de suivi du budget Module Flux de trésorerie

42. Étape 1 : Saisir votre période de flux de trésorerie pour l’événement

43. Étape 2 : Saisir vos flux de trésorerie

44. Pour chaque poste budgétaire avec un montant au Comptant : saisir votre flux de trésorerie

45. Une fois votre budget au comptant établi, vous n’avez qu’à choisir les boutons d’option de flux de trésorerie

46. Rapports de flux de trésorerie

47. Flux de trésorerie total par mois pour votre événement

48. Rapport mensuel pour un poste budgétaire spécifique

49. Détails des flux de trésorerie d’un poste budgétaire

50. Vous pouvez aussi vérifier quel est votre flux de trésorerie cumulatif pour le mois courant