GAC Gemeenschappelijke Aankoopcentrale stad – OCMW Antwerpen

1. GACGemeenschappelijke Aankoopcentralestad – OCMW Antwerpen

2. Inhoud • Aanleiding • Situering • Organogram • Uitwerking • Resultaat Agenda 2

3. 1. Aanleiding Beslissing oprichten gemeenschappelijke aankoopcentrale • Besluit College 2 juni 2006: Opzetten van een expertisecentrum overheidsopdrachten • Besluit College 29 december 2006: gunning opdracht aan PPI • Besluit College 10 oktober 2008: kennisname van auditrapport “Opzetten van een expertisecentrum ‘overheidsopdrachten’, het operationeel leiden ervan en het invullen van de nodige expertise om dit centrum te doen werken”. • Besluit College 17 oktober 2008: Kennisname rapport “Samenwerking tussen Stad en OCMW van Antwerpen. Een kwestie van doen?” • Beslissing College 24 oktober 2008: Opstarten aanstelling van een leidinggevende, voor de operationele aansturing GAC. 3

4. 1. Aanleiding Beslissing samenwerking Stad – OCMW • Tweedaagse managementteam Stad en managementcomité OCMW 23 en 24 januari 2008: afspraken over structurele samenwerking tussen Stad en OCMW • Besluit College 19 december 2008 (jaarnummer 17254): Voorstel om te starten met samenwerking Stad - OCMW op 9 concrete domeinen, waaronder aankoop • September 2009: Aanstelling bedrijfsdirecteur Gemeenschappelijke Aankoopcentrale 4

5. 1. Aanleiding Motivatie oprichten GAC • Overkoepelend eigenaarschap voor het ganse proces overheidsopdrachten • Functiescheiding tussen gebruikers en verwervers van diensten, leveringen, werken • Creatie van expertisecentrum overheidsopdrachten • Onderhandelen op hoog niveau en met het nodige economische inzicht om tot betere prijscondities te komen 5

6. 2. Situering • GAC = • centrale aankoopdienst die diverse klanten ondersteunt (Zorgbedrijf, OCMW, bedrijven stad…) bij overheidsopdrachten voor leveringen, diensten en werken • vroegere aankoopafdelingen van stad Antwerpen en OCMW Antwerpen • organisatorisch gemeenschappelijke dienst stad / OCMW • samengesteld uit personeel van stad en OCMW • GAC rapporteert zowel aan stad als OCMW 6

7. 2. Situering 19,0 VTE 61,3 VTE 5,0 VTE = 85,3 VTE = 74,4 VTE • Situatie t.e.m. 2009 • Cel Overheidsopdrachten OCMW • Centrale Aankoop en Logistiek stad • Aankoop Werken PO/SW • Situatie 2012 • Gemeenschappelijke Aankoopcentrale 7

8. 3. Organogram 8

9. 3. Organogram 9

10. 4. Uitwerking Opstellen gemeenschappelijk gunningsproces • Voor leveringen, diensten en werken • Voor alle klanten • Gevalideerde RASCIV-matrix • 3-ledig proces • plan van aanpak • publicatie • toekenning • Begeleiding externe consultant Gunningsproces = vanaf intake t.e.m. sluiting contract 10

11. 4. Uitwerking Opstellen doelstellingen 11

12. 4. Uitwerking Aankoopdienst • Administratief gedeelte van overheidsopdrachten • 3 afdelingen: Leveringen – Werken – Diensten • 3 hoofdaankopers • Juridische cel • Strategisch aankoopexpert • Klantbegeleiders 12

13. 4. Uitwerking Klantbegeleiding Klantbegeleider • tussenpersoon tussen klant en aankoopdienst • automatisch aanspreekpunt voor dienstverlening of advies m.b.t overheidsopdrachten • Opstart en intake van nieuwe aankoopdossiers • Informatie m.b.t. timing en procedure • Tussentijdse stand van zaken en eventuele problemen in een dossier • Opstellen aankoopplan in overleg met contactpersoon bij het klantbedrijf • Inplannen overlegmomenten (structureel of ad hoc) • Opvolgen tevredenheid (klanten / leveranciers) 13

14. 4. Uitwerking Formule aankoopcentrale: De stad Antwerpen zal voor prestaties die het voorwerp van deze opdracht uitmaken tevens kunnen optreden als aankoopcentrale voor: • OCMW Antwerpen; • instellingen die vallen onder de rechtspersoonlijkheid van de stad en/of het OCMW (bijvoorbeeld lokale politie, brandweer, districten, gewone gemeentebedrijven, intern verzelfstandigde agentschappen, gemeenschappelijke interne preventiedienst enzovoort); • instellingen met een aparte rechtspersoonlijkheid die: • door de stad belast zijn met een bepaalde taak van gemeentelijk belang (stedelijke vzw’s, autonome gemeentebedrijven, andere extern verzelfstandigde agentschappen in privaatrechtelijke vorm, enzovoort) en/of • door het OCMW belast zijn met een bepaalde taak die behoort tot de opdrachten van het OCMW (Zorgbedrijf, Beschut Wonen); • andere instellingen die zeer nauw verbonden zijn met de stad en/of OCMW (AG Havenbedrijf, Digipolis …). 14

15. 5. Resultaat Aankoopcentrale die zorgt voor: • Consolidatie / synergie • Prijsonderhandelingen • Maximaliseren raamcontracten • Marktverkenning en - analyse • Adviesverlening • Kwaliteitsopvolging • Klantentevredenheid • Kortere doorlooptijd • Proactieve opvolging • Transparantie van werkwijze - opvolging in elk stadium • Optimalisatie van de procedures • Begeleiding en opleiding 15

16. 5. Resultaat GAC in cijfers Medewerkers: 74,4 (47 aankoopdienst) 16

17. Vragen? 17