Bedrijfsvoeringsprocessen Jeugd Zeeland

1. BedrijfsvoeringsprocessenJeugd Zeeland Werkdocument

2. Inhoud

3. Proces op hoofdlijnen • Keuzes op bestuurlijk niveau • Regionale samenwerking • Inrichting regionaal inkoopbureau • Overleg beleidsambtenaren gemeenten • voorbereiden besluit over beleidsinhoudelijke vraagstukken • uitwerking bedrijfsvoeringsprocessen op hoofdlijnen • Overleg met aanbieders • Toetsten werkprocessen op hoofdlijnen • Toetsen plan van aanpak • Detailuitwerking (vanaf oktober 2014) • In samenwerking tussen lokaal / regionaal / aanbieders • Informatieuitwisseling tussen verschillende partners • Inrichten gemeentelijke processen • Inrichten ICT systeem regionaal inkoopbureau

4. Het doel van het proces is te komen tot een uitwerking van de werkprocessen jeugd • Uitwerken beleidsmatige keuzes • Vertalen naar procesmatige impact • Concretiseren en valideren werkprocessen • Uitwerken keuzes op procesniveau • Formuleren informatieproducten • Uitwerken benodigdheden ICT aansluiting • Formuleren actielijst voor de gemeente en inkooporganisatie

5. Inhoud

6. Het lokale toegangsproces is gebaseerd op bepaalde randvoorwaarden voor samenwerking • Lokale samenwerking aanbieders • In elke gemeente bestaat de opschaling van ondersteuningsplan naar behandelplan (lokale benaming verschilt) • In principe voert een aanbieder overleg met het lokale team bij of voor het opstellen van behandelplan. De gemeente doet dit in tegenovergestelde richting en er wordt een opdracht gekoppeld aan de cliënt • Sommige zorgvormen moeten snel van start kunnen, de papieren stroom mag dit dan niet in de weg staan. Mits wordt voldaan aan contractuele afspraken, kan de opdracht dus later volgen • Als een aanbieder geen contractuele afspraken heeft dan kan zorg gestart worden (bij verwijzing van HA/specialist) maar het risico ligt dan bij de aanbieder zelf • Samenwerking Huisartsen/Medisch specialist/kinderarts • Met artsen wordt de principeafspraak gemaakt dat ze doorverwijzen naar de gemeente. Doorverwijzing naar een aanbieders kan wel, dan gelden procesmatige afspraken die in het raamcontract worden vastgelegd • Artsen worden actief geïnformeerd over het proces en er worden lijsten met gecontracteerde aanbieders opgesteld

7. Een zorgopdracht en bericht start zorg zijn vereisten voor concrete monitoring • Zorgopdracht • Bij start van elk traject wordt een opdracht ingevoerd. Dit is benodigd om de opdracht te koppelen aan betaling in het regionaal inkoopbureau. • Gegeven de gezamenlijk inkoop en afspraken over solidariteit moet er eenduidigheid zijn over het te gebruiken format • De opdracht bestaat uit een minimaal aantal velden en gedefinieerde inhoud waar elke gemeente aan dient te voldoen • Bericht start zorg • Een ‘bericht start zorg’ is regionaal niet vereist aangezien wachttijden ook gemonitord kunnen worden a.d.h.v. opdracht en facturen en opgave aanbieders. • Het is echter wel een duidelijke wens om direct inzicht in wachtlijsten te kunnen krijgen. Er wordt gewerkt aan een landelijke standaard en het is wenselijk hierbij aan te sluiten

8. Het al dan niet beschikken is echter een lokale verantwoordelijkheid • Beschikking en Behandelplan • Het al dan niet officieel beschikken en het inregelen van het proces daaromtrent is een gemeentelijke verantwoordelijkheid • Bij bezwaar en beroep is dit wel een minimale vereiste en dient de mogelijkheid hiertoe ingeregeld te worden • De verantwoordelijkheid voor controle op het woonplaatsbeginsel ligt bij gemeenten. Dit gebeurt bij de toeleiding en moet ingeregeld worden zodat vanaf het begin duidelijk is waar een cliënt woont en waar de zorgaanbieder een factuur dient heen te sturen • Elke gemeente kent tevens een opschaling van zorg van ondersteuningsplan naar behandelplan al verschillen de namen van deze producten lokaal • Het ondersteuningsplan is een breed plan dat ingaat op de omgeving van de cliënt terwijl in het behandelplan concreet het plan van aanpak rond (toekenning van) zorg wordt omschreven. Bij opstellen van het behandelplan dient een zorgprofessional betrokken te zijn

9. Voor uitzonderingsgevallen worden aparte ‘protocollen’ gehanteerd • Cliënten met geheime plaatsing: Aanbieder en gemeente overleggen onderling over te plaatsen locatie en stemmen woonplaatsbeginsel af • Verhuizing van cliënt: Bij de jeugdzorg is dit vaak gekoppeld aan de verhuizing van ouders / voogden. Om dit te mitigeren moeten deze in het klantdossier geduid worden op BSN niveau zodat vanuit het GBA een seintje wordt gestuurd als ze verhuizen • Toeleiding tot spoedeisende hulp: Aanbieders moeten spoedeisende hulp kunnen bieden zonder dat eerste een opdracht van gemeente komt. Hiervoor wordt een uitzondering gemaakt in het proces en wordt de officiële berichtgeving volgend aan de zorg • Toeleiding tot bovenregionale zorg: de toeleiding en verwijzing loopt via de lokale gemeente

10. Binnen het toegangsproces heeft de gemeente interactie met meerdere partijen

11. Inhoud

12. Facturering en bevoorschotting gaan uit van de volgende randvoorwaarden • Grote aanbieders (>1% van het macrobudget) worden maandelijks bevoorschot op basis van omzetgaranties • Zij sturen maandelijks een declaratie op cliëntniveau. Voor GGZ aanbieders wordt dit tevens gekoppeld aan een berekening van OHW en een prognose voor de te verwachten kosten in het jaar • Alle cliëntgebonden zorg word digitaal gefactureerd. Voor inhuur van FTE zijn papieren facturen benodigd en daarmee additionele administratie • Per kwartaal wordt bekeken wat de stand van zaken is en of de bevoorschotting eventueel aangepast dient te worden • Overige instellingen worden bekostigd o.b.v. daadwerkelijk geleverde zorg en facturen worden individueel afgehandeld • De gemeenten financieren de regionale inkooporganisatie die de betaling van Jeugdhulp voor de gehele regio verzorgt. • De inkooporganisatie zorg voor consolidatie van inzichten en berekening van uitputting van het macrobudget • Gemeenten dragen zorg voor de opdracht en aanbieders voor het bericht start zorg. Tezamen met de factuur levert dit een compleet overzicht op cliëntniveau. Gemeenten krijgen maandelijks bericht over geleverde zorg en bijbehorende kosten

13. Het declaratie/facturatie proces kent nuances voor de verschillende financieringsstromen

14. Het bevoorschottingsproces is voor alle aanbieders generiek

15. Inhoud

16. Zowel op lokaal als regionaal niveau dienen informatieproducten te worden uitgewerkt Benodigd voor bedrijfsvoering

17. Binnen het speelveld zijn slechts een aantal berichten noodzakelijk voor bedrijfsvoering Inkoop-organisatie Ntb: monitoring info -- Declaratie / facturatie + bericht start zorg Zorgopdracht Aanbieder Gemeente Zorgopdracht Start zorg

18. Van deze berichten zijn enkelen reeds landelijk beschikbaar

19. Binnen de benodigde producten is een aantal velden vereist om concreet te kunnen monitoren • Toelichting • Het doel is om op cliëntniveau alle gegevens beschikbaar te hebben om een concrete bedrijfsvoering te kunnen inrichten • Dit betekent dat een cliënt gedurende het proces van intake tot afrekening gevolgd wordt waarbij alle gegevens die benodigd zijn voor toekenning en afrekening van zorg inzichtelijk zijn • Gegevens in de zorgopdracht, het bericht start zorg en de factuur / declaratie moeten dus te koppelen zijn om te kunnen monitoren • De zorgopdracht zal het meest compleet zijn waarbij overige berichten minimale gegevens bevatten om onnodige gegevensuitwisseling (en daarmee privacy gevoelige informatie) te voorkomen • Geleverde informatie zal gekoppeld zijn – en zeker niet meer zijn – dan de informatie die aanbieders dienen te leveren aan het CBS om additionele administratieve last te beperken

20. Dit resulteert in de volgende informatiebehoefte • Benodigde velden zorgopdracht • BSN (persoonsgegevens kunnen bij gemeentelijke admin blijven) • Opdrachtgevende gemeente • Woonplaats (van ouders/voogd) volgens woonplaatsbeginsel • Toekenning type zorg (opdracht) • Indicatieve duur van zorg • Datum zorgopdracht • Aanbieder (naam, AGB code, adresgegevens) • Verwijzer (gemeente, huisarts, kinderrechter, etc.) • Opdrachtnummer • Eventueel: toelichting keuze aanbieder • Benodigde velden bericht start zorg • BSN (persoonsgegevens kunnen bij gemeentelijke admin blijven) • Woonplaats (van ouders/voogd) volgens woonplaatsbeginsel • Datum start zorg • Opdrachtnumer • Aanbieder (naam, AGB code, adresgegevens) • Benodigde velden factuur / declaratie • BSN (persoonsgegevens kunnen bij gemeentelijke admin blijven) • Opdrachtnummer • Datum einde zorg (optioneel) • Aanbieder (naam, AGB code, adresgegevens) • Geleverde zorg (producten / codes / eenheden) en kosten

21. Contractering gebeurt komend jaar op basis van bestaande zorgvormen en -producten • Algemeen • Contractering verloopt volgend jaar via bestaande producten en administratie en er wordt ingekocht op basis van solidariteit • Hierdoor moet de zorgopdracht op een eenduidige manier binnen de bestaande structuren passen om aan te sluiten, monitoring mogelijk te maken en in de gewenste informatiebehoefte te voorzien • Dit is benodigd om enerzijds inzicht te krijgen in welke zorg geleverd wordt maar is ook absoluut noodzakelijk om de factuur aan de opdracht te kunnen koppelen en daarmee de betaling te kunnen controleren en budgetten te beheersen • Door bestaande structuren te handhaven kan concreet inzicht vergaard worden zonder dat afbreuk wordt gedaan aan de continuïteit van zorg • Hierbij wordt tevens tegemoet gekomen aan een minimale administratieve druk voor aanbieders aangezien hun bedrijfsvoering hierop ingericht is

22. Inhoud

23. De ICT systemen moeten aansluiten op de volgende randvoorwaarden voor zorgtoewijzing • Lokale benodigdheden • Digitale berichtgeving en informatie-uitwisseling met voorveld en aanbieders (dossiers, zorgopdracht) • Opstellen van individueel behandel/ondersteuningsplan per cliënt en toegang voor tot het document voor relevante partijen • Genereren van een individuele zorgopdracht op BSN niveau • Eventueel opstellen en verwerken van een individuele beschikking • Koppeling regelen voor gegevensuitwisseling tussen lokale systemen en inkooporganisatie (bijvoorbeeld zorgopdrachten) • Aansluiting berichtenverkeer CORV • Interface met GBA voor ophalen persoonsgegevens op BSN niveau • Aansluiting gezagsregister voor bepaling woonplaatsbeginsel • Interface en berichtenverkeer met CAK/LBIO voor berekening ouderbijdrage • Inpassen van Bezwaar & Beroep in bestaande gemeentelijke processen • Regionale benodigdheden • Ontvangen zorgopdrachten van individuele gemeenten • Ontvangen bericht start zorg aanbieders (aansluiting Vecozo) • Ontvangen en consolideren additionele berichten (beveiligd email verkeer)

24. Ook voor facturatie gelden specifieke randvoorwaarden • Regionale benodigdheden • Digitaal toegang tot alle contracten en financiële afspraken • Uitwisseling gegevens met gemeenten en aanbieders (beveiligde email?) • Ontvangen facturen en declaraties van aanbieders via Vecozo • Ontvangen additionele facturen (inzet FTE, provinciale zorg) en consolidatie met overige berichtgeving • Ontvangen maandelijkse berekening OHW • Gegevensuitwisseling met gemeente Tilburg voor plaatsing Jeugdzorgplus • Consolideren alle informatie en berekenen uitputting macrobudget • Uitsturen maandelijkse overzichten per gemeente

25. Dit vertaalt zich naar een actielijst op hoofdlijnen (1/4)

26. Dit vertaalt zich naar een actielijst op hoofdlijnen (2/4)

27. Dit vertaalt zich naar een actielijst op hoofdlijnen (3/4)

28. Dit vertaalt zich naar een actielijst op hoofdlijnen (4/4)