Bedrijfsvoeringsprocessen Jeugd Haarlem

1. BedrijfsvoeringsprocessenJeugd Haarlem 21-10-2014

2. Doel • Werksessie 19 augustus • Bespreken beleidskeuzes en daaruit volgende uitgangspunten in de inrichting van de administratieve organisatie • Bespreken werkprocessen bedrijfsvoering • Formuleren “huiswerk” van de gemeente

3. Inhoud

4. Geformuleerde uitgangspunten • Uitgangspunten inhoudelijk proces • Vertrouwen in professionals is uitgangspunt voor het jeugdbeleid van de gemeente, daarom: • Het inhoudelijke werk ligt bij de inhoudelijke professional. Gemeente doet dit niet (zo min mogelijk) over. • De klant wordt integraal geholpen waar nodig. Het gezinsplan is hier de basis voor. • Uitgangspunten administratieve en financiële inrichting • De gemeente Haarlem wil de administratieve lasten voor gemeenten, instellingen en burgers niet verzwaren. • De gemeente wil de juridisering van het proces zoveel mogelijk beperken. • Informatiestromen worden alleen voor hun oorspronkelijke doelstelling gebruikt. • Om efficiënt te kunnen sturen en controleren (zowel op rechtmatigheid als budgettair) is reeds bij de start van de zorg, de zorg in beeld bij de gemeente. • De kwaliteitscontrole (controle op doeltreffendheid en doelmatigheid) vindt zo veel mogelijk plaats in het primaire proces. • In de administratie wil de gemeente zoveel mogelijk gebruik kunnen maken van financiële informatie op cliëntniveau Vraag: herkent iedereen zich in deze uitgangspunten?

5. Beleidskeuzes Toegang • Toegang verloopt via CJG, (huis-)arts en juridisch kader • Verwijzing van één van deze drie is de opdracht tot zorg voor de aanbieder • Deze opdracht is ruim geformuleerd; het geeft toegang tot een globale soort zorg zonder nader te specificeren welke zorg on hoeveel precies ingezet moet worden. In de opdracht staat, als mogelijk, het doel geformuleerd waarvoor de voorziening ingezet wordt. • Kwaliteitsborging zit in het gebruik van het afwegingskader bij het CJG. CJG-Coaches gebruiken dit in elk gezinsplan. Vraag: herkent iedereen zich in deze beleidskeuzes?

6. Beleidskeuzes beschikking • Een beschikking wordt alleen afgegeven bij bezwaar/beroep of in het geval van een Pgb. • De beschikking is een als beschikking vormgegeven versie van de samenvatting van het gezinsplan. • Als iemand een beschikking wil maar nog geen gezinsplan heeft, bijvoorbeeld doordat verwijzing via de huisarts verliep, doorloopt deze alsnog het inhoudelijke traject bij het CJG. Vraag: herkent iedereen zich in deze beleidskeuzes?

7. Beleidskeuzes bezwaar en beroep • Het streven is om juridisering van de processen te voorkommen zodat afwegingen blijven plaats vinden op grond van wat inhoudelijk het beste is voor het kind of gezin. • De procedure van bezwaar en beroep blijft de standaardprocedure die binnen de gemeente al is ingeregeld. • Enige verschil is dat de burger die bezwaar wil maken, eerst met de hulpvraag langs gaat bij het CJG. Als hij/zij dan alsnog in bezwaar wil dan wordt het plan van aanpak tot beschikking benoemd. • Vanuit Juridische Zaken wordt ondersteuning gegeven richting CJG. • Mediation wordt verder ontwikkeld. Vraag: herkent iedereen zich in deze beleidskeuzes?

8. Beleidskeuzes woonplaatsbeginsel • Bij vrij toegankelijke zorg (CJG) wordt het woonplaatsbeginsel niet formeel toegepast • Bij niet-vrij toegankelijke zorg vraagt de gemeente de instellingen om het woonplaatsbeginsel toe te passen. • De gemeente zorgt ervoor dat instellingen de gemeente kunnen vragen om navraag te doen in het GBA en gezagsregisterin die gevallen dat daar twijfel over bestaat. Vraag: herkent iedereen zich in deze beleidskeuzes?

9. Contractering van zorg • De gemeente betaald alleen zorg aan gecontracteerde partijen. • Aanbieders mogen alleen zorg leveren als zij een contract hebben met de gemeente. • Uitzondering is de zorg die vanuit continuïteit geboden moet worden en zorg die wel noodzakelijk is maar anders niet geboden kan worden.

10. Beleidskeuzes Bericht start zorg • Op 1-1-2015 kent alleen de voorheen AWBZ zorg het bericht start zorg. Instellingen sturen dan via VeCoZo een bericht dat een cliënt bij hen zorg krijgt. Binnen J-GGZ en Jeugd- en opvoedhulp bestaat dat bericht niet. Ontwikkeling daarvan komt pas na 1-1-2015. • De gemeente heeft de ambitie zo snel mogelijk en uiterlijk 1-1-2016 een systeem te ontwikkelen om het bericht start zorg te gebruiken. Waar mogelijk wordt aangesloten bij landelijke standaarden. • Het start zorg bericht kan input zijn voor financiële sturing. Om de onzekerheid die het gevolg is van het uitblijven van het bericht start zorg te beperken vraagt de gemeente elk kwartaal een overzicht van de instellingen op van hun onder handen werk. Vraag: herkent iedereen zich in deze beleidskeuzes?

11. Samenvatting Kwaliteit en rechtmatigheid

12. Samenvatting Kwaliteit en rechtmatigheid (2)

13. Inhoud

14. Randvoorwaarden vanuit inkoop • Wijze van contractering en financiering bepaalt administratieve processen • Er is zowel sprake van bevoorschotting en facturatie • Het gaat om ongeveer 47 partijen • Hoe is het berichtenverkeer geautomatiseerd? • Dit verschilt voor de drie hoofdgroepen • Jeugd- en opvoedhulp • Begeleiding, behandeling. Persoonlijke verzorging en verblijf • Jeugd GGZ • Landelijk gecontracteerde instellingen

15. Karakteristieken Inkoop & betaling“Jeugd- en opvoedhulp” • Voorwaarden / kenmerken inkoopproces voor 2015 • Grote instellingen krijgen een contract met omzetplafond (geen budgetgarantie) MK+ZK • In principe sturing op basis van p x q met oude productbenamingen • Bevoorschotting 13 x/jaar, aanpassing voorschot tweemaal per jaar • Declaratie in 2015 nog op cliëntniveau (na afloop!) • Sturingsoverleg 4x/jaar • Nacalculatie alleen bij overschrijding budget, na instemming gemeente • Bovenregionale contracten • Geen kleine instellingen zonder bevoorschotting • Deels landelijke contracten • Geen bevoorschotting, maar facturatie • Kenmerken markt (invullen inkooporganisatie) • # aanbieders met contractuele bevoorschotting + bevoorschotting bedrag per gemeente • # cliënten • € Budget -> (baten vs. lasten) • # betalingen -> bevoorschotting • # facturen / declaraties -> 1x na afloop van 2015, voor 1-2-2016

16. Karakteristieken Inkoop & betaling“Behandeling, begeleiding, persoonlijke verzorging en verblijf Jeugd” • Zin Voorwaarden / kenmerken inkoopproces voor 2015 • Bovenregionaal: • MK,ZK, H’meer • Grote instellingen krijgen een contract met omzetplafond (geen budgetgarantie) • Bevoorschotting 13 x/jaar, aanpassing voorschot tweemaal per jaar • Declaratie op cliëntniveau via VeCoZo • Bericht start zorg via VeCoZo • Sturingsoverleg 4x/jaar, tenzij het een kleinere aanbieder betreft • Nacalculatie • PGB Voorwaarden • PGB voor zorg buiten gecontracteerde instellingen • Kenmerken markt (invullen inkooporganisatie) • # aanbieders met contractuele bevoorschotting • # overige aanbieders • # cliënten (ZiN / PGB) • € Budget (Zin / PGB) • # betalingen • # facturen / declaraties

17. Karakteristieken Inkoop & betaling“Jeugd GGZ” • Voorwaarden / kenmerken inkoopproces voor 2015 • Grote instellingen krijgen een contract met omzetplafond (geen budgetgarantie) • Bevoorschotting 12 x/jaar, halfjaarlijkse aanpassing bevoorschotting • Sturingsoverleg 4x/jaar • Declaratie op cliëntniveau via VeCoZo bij afsluiting van een traject • Berekening OHW halverwege en einde van het jaar t.b.v. gemeente zodat verrekening naar boekjaar gemaakt kan worden. • Nacalculatie tussentijds/1x/jaar • Kleine instellingen en vrijgevestigden krijgen een raamcontract • Facturatie op cliëntniveau via VeCoZo • Contract met kleine aanbieders gaat via portal (van Amsterdam) • Kenmerken markt(invullen inkooporganisatie) • # aanbieders met contractuele bevoorschotting • # overige aanbieders • # cliënten • # betalingen • # facturen / declaraties • Vrijgevestigden loopt nog!

18. Karakteristieken Inkoop & betaling“Landelijke instellingen” • Voorwaarden / kenmerken inkoopproces voor 2015 • Landelijke contracten; zonder bevoorschotten • Deels J&O, B&O en J- GGZ • Geen sturingsoverleg • Facturatie op cliëntniveau voor Jeugd- & opvoedhulp • Facturatie op cliëntniveau voor GGZ en B&O via VECOZO • Kenmerken markt • Raamovereenkomsten VNG • Factuur

19. Inhoud

20. Werkprocessen • Op hoofdlijnen • Bevoorschotten & nacalculatie • Uitgewerkt • Declaratie • Ondersteuning & begeleiding / J-GGZ • Facturatie • Ondersteuning & begeleiding / J-GGZ

21. Bevoorschotting en nacalculatie

22. DeclaratieprocesProvinciale Jeugdzorg • Binnen J&O is in 2015 geen declaratie op cliëntniveau • Er is sprake van nacalculatie waarin de aanbieders een overzicht aangeven van de zorg per gemeente. • Tussentijds informatie die beschikbaar is komt vanuit beleidsinformatie.

23. Declaratieproces AWBZ en J-GGZCONTRACTPARTIJEN DIE BEVOORSCHOT WORDEN

24. Facturatieproces AWBZ en J-GGZVRIJ GEVESTIGDEN EN LANDELIJKE AWBZ INSTELLINGEN

25. Declaratie en facturatieproces • We beschrijven deze op hoofdlijnen • Welke subprocessen zien we? • Welke informatie behoefte is er? • Welke ICT aansluitingen moeten er geregeld worden? • Welke organisatorische keuzes zijn er te maken?

26. Factuur/declaratie opstellen en versturenAANBIEDER

27. Factuur/declaratie ontvangen en verwerkenBACKOFFICE GEMEENTE

28. Match met contractBACKOFFICE GEMEENTE

29. Controle op omzetplafondBACKOFFICE GEMEENTE

30. Betaalbaar stellen factuurBACKOFFICE GEMEENTE

31. Inhoud

32. Huiswerk • Haarlem & Zandvoort • VNG

33. Inhoud

34. Planning

35. Bijlagen • Processchema toegang • Berichten Vecozo

36. VECOZO - berichtenverkeer • Er worden nu 3 standaard berichten ontwikkeld voor de jeugdzorg • Zorgtoewijzing AWBZ JW301/302 gebaseerd op https://www.zorgregistratie.nl/bep/azr32/html/AW33.pdf • Declaratie AWBZ JW303/304 gebaseerd op http://ei.vektis.nl/WespStandaardenOverzichtDetail.aspx?is_iber=AW319&is_versie=1.4 • Declaratie ZVW JZ303/304 gebaseerd op http://ei.vektis.nl/WespStandaardenOverzichtDetail.aspx?is_iber=GZ321&is_versie=1.0 • Bij elk bericht wordt ook een retourbericht ontwikkeld. • Overige standaardberichten binnen Vecozo komen wellicht later beschikbaar maar niet voor 1-1-2015 • Onderdelen VECOZO berichten (niet limitatief) • BSN & NAW gegevens • AGB code aanbieder • Toewijzing; ZZP / functie indicatie, diagnose, besluitnummer

37. Toegangsproces Haarlem - CJG

38. Uitwerking backofficeprocessen toegang