Projektmanagement Gliederung :

1. Projektmanagement Gliederung: • Grundlagen • Projektstart • Projektziele • Projektstrukturplan • Terminplanungsverfahren • Projektcontrolling • Projektende

2. 1. Grundlagen Fragen zu Kapitel 1. Grundlagen: Was ist ein Projekt ? Was ist Projektmanagement ? Wie werden Projekte organisiert ? Wie werden Projekte umgesetzt ? Qualität bei Projekten - wie kann sie erreicht werden ? Was sind die häufigsten Probleme ?

3. 1. Grundlagen Was ist ein Projekt ? • Projekte sind Aufgaben mit besonderen Merkmalen: • Sie sind in der Regel komplex, einmalig und beinhalten ein hohes Risiko • Sie haben genaue Zielvorgaben, die zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer vereinbart werden • Sie sind sowohl zeitlich begrenzt, als auch kosten- und kapazitätsintensiv • Sie unterliegen bestimmten Qualitätsanforderungen • Sie haben für das durchführende Unternehmen meist strategische Bedeutung • Sie besitzen einen definierten Anfang und ein definiertes Ende

4. 1. Grundlagen Was ist ein Projekt ? Projekt ist nach DIN 69 901 ein Vorhaben, das im Wesentlichen durch die Ein-maligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist. • Staatliche Projekte: z.B. Förderung von wirtschaftlich schwachen Regionen, Bau von BAB • Private Projekte: z.B. Bau einer privaten Fachhochschule, Planung und Finanzierung der Ausbildung, Bau der ICE-Trasse von Köln nach Frankfurt • Betriebliche Projekte; beinhalten meist ein Organisationsproblem eines Unternehmens. Sie können folgende Ausprägung besitzen: Einzelprojekt [z.B. Neuentwicklung eines Produktes] Gruppenprojekt [z.B. Gestaltung von Fertigungsinseln] Bereichsprojekt [z.B. EDV-Einführung im Marketing] Unternehmensprojekt [z.B. Werksneubau]

5. Kosten Pro-jekt Zeit Qualität 1. Grundlagen Was ist Projektmanagement ? Projektmanagement stellt die umfassende Führungskonzeption eines Projektes dar, die dafür benötigt wird, das komplexe Vor-haben „Projekt“ effektiv und effizient abzu-wickeln. Innerhalb eines Projektes werden die 3Dimensionen Kosten, Zeit und Qualitäteines zu erstellenden Produktes oftmalsnicht in dem ursprünglich geplanten Um-fang eingehalten werden können – Auf- Gabe des Projektmanagement ist es,dies doch (nach besten Kräften) zu rea-lisieren.

6. Lebenszyklus eines Produktes 1 2 3 4 1 Einführungsphase 2 Wachstumsphase 3 Reifephase 4 Sättigungsphase (Degeneration) + € Zeit - 1. Grundlagen Wie werden Projekte organisiert ? Je höher Kosten und/oder Risiken eines Produktes sind, desto wichtigerist ein gutes Projektmanagement:

7. Lenkungs- ausschuss Auftrag- geber Fach- aus schuss Projektleiter Projektgruppe 1. Grundlagen Wie werden Projekte organisiert ? Es gibt in einem Projekt viele Beteiligte.Der Projektgruppe steht ein Projektleiter vor.Er kann sich durch Fachausschüsse oderexterne Berater unterstützen lassen.Der Auftraggeber besitzt die Verantwortungfür das Projekt und genehmigt das Budget.Die Entscheidungen fällt letztendlich der Auftraggeber. Er kann sich unterstützen lassen durch einen Lenkungsausschuss,durch Spezialisten oder Top-Manager.Der Lenkungsausschuss ist für den korrekten Ablauf des Projektes ver-antwortlich und berichtet dem Auftrag-geber – ebenso wie der Projektleiter demAuftraggeber Bericht erstattet.

8. 1. Grundlagen Wie werden Projekte organisiert ? • Auftraggebende Instanz / Auftraggeber/Auftraggeberin • hat folgende Aufgaben: • Projektauftrag erteilen • Projektleiter/Projektleiterin ernennen • Generelle Projektorganisation festlegen • Entscheidungsbefugnisse regeln • Projektprioritäten regeln • Generelle Meilensteine vorgeben • Projektleiter/Projektleiterin in den Aufgaben unterstützen

9. 1. Grundlagen Wie werden Projekte organisiert ? Projektleiter/Projektleiterin: Ein(e) Projektleiter(in) hat folgende Aufgaben: Projektverantwortung für z.B. Personal, Budget, Termine, Ergebnisse oder Sachmittel Projektbefugnisse abhängig vom Projekt; z.B. Anweisungs-, Informations- oder Entscheidungsbefugnis Projektaufgaben z.B. Projektdefinition, -planung, -gestaltung, -steuerung, -kontrolle und –abschluss im Sinne der P.-verantwortung Ein(e) Projektleiter(in) muss folgende Anforderungen besitzen: Persönliche Qualifikation z.B. Teamfähigkeit, Kreativität, Initiative, Verhandlungs- geschick, Frustrationstoleranz, Entscheidungsfreude Fachliche Qualifikation z.B. Kenntnisse von Organisationsmethoden, Fertigkeiten mit Organisationstechniken, Erfahrungen aus Projekten

10. 1. Grundlagen Wie werden Projekte organisiert ? Die Zusammensetzung der Projektgruppe ist entscheidend für das Gelingen der Projektarbeit. Die einzelnen Individuen müssen teamfähig sein.Nörgler, Clowns, Pedanten, Intriganten, Besserwisser oder Drücke-berger (u.a.) können ein ganzes Projekt gefährden. Der Projektleiter muss mit seinem Führungsstil der Situation Herr werden. Maßgebend für die Zusammensetzung ist u.a.: - die Projektaufgabe und ihre Komplexität - die notwendige Nutzung unterschiedlicher Kenntnisse und Erfahrungen - die Einbeziehung von Fachabteilungen oder Externer in die Arbeit

11. Phase 1 Phase 2 Phase 3 Phase 4 Phase 5 Forming Storming Norming Performing Adjourning 1. Grundlagen Wie werden Projekte organisiert ? Projektgruppe: Phasen der Projektgruppenentwicklung

12. 1. Grundlagen Wie werden Projekte organisiert ? Projektgruppe: Projektgruppe und Kohäsion hoch mittlere Produktivität hohe Produktivität Leistungsnormen mittlere bisniedrige Produktivität niedrige Produktivität hoch niedrig Kohäsion

13. Projektdauer Teamgröße 1. Grundlagen Wie werden Projekte organisiert ? Projektgruppe: Teamgröße und Projektdauer Gesamtdauer • Konsequenzen: • „Normale“ Teamgröße - 3 bis 10 MA • Umfangreiche Projekte - aufspalten in Teilprojekte mit Teams • Eher größere Teams, wenn … - Standardisierung vorliegt - auszuführende Arbeiten ähnlich - MA sind selbständig • Eher kleinere Teams, wenn … - Teammitglieder unselbständig - komplexe Aufgaben - viele unterschiedliche Aufgaben Kommuni-kations-aufwand Wertschöpfende Arbeit

14. Funktionen / Teilaufgaben Beteiligte Stellen Teilaufgabe 1 Teilaufgabe 2 Teilaufgabe 3 Teilaufgabe 4 Teilaufgabe 5 Teilaufgabe 6 Teilaufgabe 7 usw. 1. Grundlagen Wie werden Projekte organisiert ? Projektgruppe und Funktionen

15. 1. Grundlagen Wie werden Projekte organisiert ? Projektaufbauorganisation - Gestaltungsformen • Projektgruppen müssen in die betriebliche Organisationsstruktur eingebundensein. • Folgende Grundtypen haben sich herausgebildet: • Reines Projektmanagement • Stabs-Projektmanagement • Matrix- Projektmanagement • In der Praxis treten diese drei Standardformen meist in abgewandelter Mischformauf, da sie an unternehmens- und projektspezifischen Anforderungen angepasstwerden müssen.

16. Unternehmens-leitung EK RW FuE PR V P 1 P 2 Fachabteilungen 1. Grundlagen Wie werden Projekte organisiert ? Gestaltungsform „reines Projektmanagement“ Hier (auch Totales Projektmanagement oder Task-Force genannt) kann dieProjektgruppe ausschließlich für die Ziele des Projektes arbeiten. Der Pro-jektleiter hat relativ viel Macht.

17. Unternehmens-leitung P 1 EK RW FuE PR V Fachabteilungen 1. Grundlagen Wie werden Projekte organisiert ? Gestaltungsform „Stab-Projektmanagement“ Hier (auch Koordinations- oder Einfluss-Projektmanagement genannt) ist die Projektgruppe aus Mitarbeitern aus Abteilungen zusammengesetzt. Projektleiter hat Koordinationsaufgaben und ist der UL direkt unterstellt. Die „Macht“ liegt bei den Fachabteilungsleitern.

18. Unternehmens-leitung EK RW FuE PR V P 2 P 1 Fachabteilungen 1. Grundlagen Wie werden Projekte organisiert ? Gestaltungsform „Matrix-Projektmanagement“ Hier gibt es bereichsbezogene – zuständig Fachabteilung – und projektbezogene Belange – zuständig Projektleiter (= Machthalbierung). Ein Mitglied der Projektgruppe untersteht 2 Weisungsbefugten.

19. 1. Grundlagen Wie werden Projekte organisiert ? Matrix-Projektmanagement - Aufgaben des (der) Projektleiters(in) ( vgl. auch Folie 9 ) • Projektstart / Kick-off organisieren • Projektteam aufstellen • Projektstruktur und -detailzielsetzungen festlegen • Projektablauf planen und –fortschritt überwachen • Projektaktivitäten koordinieren • Projektsitzungen organisieren • Projektorganisation realisieren • Meilensteine veranlassen und vorbereiten • Projektaktivitäten koordinieren • Projektbeteiligte informieren • Projektvertretung (intern und extern) • Projektteam führen • Projektfortschritt überwachen

20. 1. Grundlagen Wie werden Projekte organisiert ? Entscheidungsbefugnisse bei dem Projektleiter Entschei-dungsbefugnisse bei der Fachabteilung Auftrags-Projektorganisation Schwache Matrix-Organisation Einfluss Projekt-organisation Reine Projekt- organisation Projektleitung in der Linie

21. 1. Grundlagen Was sind die häufigsten Probleme ? • In der Praxis treten folgende Probleme auf (ungewichtete Reihenfolge): • Planung und Realisierung stimmen nicht überein (monetär; terminlich; qualitätszielbezogen) • Anforderungen und Zielvorgaben nicht exakt • Benutzer werden nicht genug einbezogen • Ziele und Anforderungen ändern sich • Fehlende Unterstützung durch das Management • Mangelhafte Planung • Nicht ausreichende Ressourcen • Erwartungen unrealistisch

22. Projektumsetzung Projekt-anstoss Projekt-planung Projekt-gestaltung Projekt-steuerung Projekt-kontrolle Projekt-abschluss 1. Grundlagen Wie werden Projekte umgesetzt ? Projektumsetzungsorganisation - Phasen

23. 2. Projektstart Fragen zu Kapitel 2. Projektstart: Wie kommt es zu einem Startprozess ? Welche Dokumente und Informationen sind wichtig ? Welches Ziel hat der Startprozess ? Welche Grundstruktur eines Projektes gibt es ?

24. Benchmarking Schwachstellenanalyse Checklistentechnik 2. Projektstart Wie kommt es zu einem Startprozess ? Projektumsetzungsorganisation - Projektanstoß Problemerkennung Problemanalyse Projektdefinition IST-Beschreibung IST-NICHT-Beschreibung Besonderheiten ermitteln Veränderungen bei Besonderheiten Sammeln der Ursachen Prüfung der Ursachen Projektaufgaben Projektziele

25. 2. Projektstart Wie kommt es zu einem Startprozess ? Projektanstoß - Startprozess (Kick-Off) • Gemeinsames Aufgabenverständnis finden • Vorkenntnisse, Ressourcen, Erfahrungen erfragen • Zielvorstellungen abstimmen Inhalt Organisation Beziehung • Arbeitsform klären • Verantwortung, Kompetenzen regeln • Termine und Aufwand abstimmen • Informations- und Kommunikationsmittel festlegen • einander Kennen lernen • Erwartungen und Interessen aussprechen • Vertrauen aufbauen, Spielregeln aufstellen

26. 2. Projektstart Wie kommt es zu einem Startprozess ? Projektanstoß - Ziel des Startprozesses • Präzisierung der Erwartungen in das Projekt • Rollenverteilung der Projektbeteiligten • Integration des Projektes in das Unternehmensgefüge • Projektkultur aufbauen und festigen • Informations- und Kommunikationssystem aufbauen • Projektziele und Projektvisionen verdeutlichen • Dies kann erreicht werden durch • Einzelgespräche (Gesprächscharakter; dient meist zur Vorbereitung) • Start-Workshop (Seminarcharakter; 2-3 Tage) • Kick-Off-Meeting (Informationsveranstaltungscharakter; 2 Stunden)

27. Projektauftrag Teil- studie n1 Teil- studie n2 Teil- studie n3 Vor- studie Haupt- studie Zielsuche Umsetzung Lösungs- suche Auswahl und Entscheidung 2. Projektstart Welche Grundstruktur eines Projektes gibt es ?

28. 3. Projektziele Fragen zu Kapitel 3. Projektziele: Welche Arten von Projektzielen gibt es ? Wie können Ziele definiert werden ? Wie können Ziele hierarchisiert werden? Wie funktioniert ein Zielklärungsprozess ?

29. Projekt ziele Zielausrichtung Ergebnisziele vs. Arbeitsziele Zielinhalte Qualitative Ziele vs. Quantitative Ziele Zielkategorien Strategische Ziele vs. Taktische Ziele vs. Operative Ziele 3. Projektziele Welche Arten von Projektzielen gibt es ?

30. Zielherleitung • Die Ziele leiten sich aus den Unternehmenszielen ab: Unternehmensziele Bereichsziele Projektziele • Projektziele sind meist vielfältiger Art; so sollten aber berücksichtigen: • Ökonomische Prinzip • Konsequente Kundenfokussierung • Systematische Prozess- orientierung • Umweltschonung 3. Projektziele Welche Arten von Projektzielen gibt es ?

31. Termintreue Funktionalität Qualität Wirtschaftlichkeit 3. Projektziele Welche Arten von Projektzielen gibt es ? Zielkonflikt Die vielfältigen Ziele können/sollenzielgerecht, termingerecht, wirtschaftlich, vollständig, konfliktfrei, fehlerfrei undressourcenoptimierend erreicht werden. Dass dabei Konflikte auftreten Zielkonflikt des Projektmanagementskönnen ist selbstredend. DasProjektmanagement mussZielkonflikte erkennen undPrioritäten setzen.

32. 3. Projektziele Wie können Ziele definiert werden ? • Zieldefinition • Zieldefinitionsteam bilden • Sammlung möglicher Einzelziele erstellen • Ziele hierarchisch gliedern • Einzelziele präzisieren • Zieldefinition überprüfen • Zieldefinition verabschieden • Nur realistische Ziele formulieren • Projektziele so weit wie möglich quantifizieren • Auch „Nicht-Ziele“ festlegen • Muss-Ziele formulieren • Soll-, Kann- oder Wunschziele vermeiden (Dornröschen-Syndrom) • Abhängigkeit von Zielen ermitteln • Nicht mehr als 6 bis 8 Projektziele formulieren

33. Auftrag-geber Team-mitglieder Projekt-leitung System-betreuer Nutzer Unter-nehmen 3. Projektziele Wie können Ziele hierarchisiert werden ? Kunden-Ziel definieren Ziele der Interessengruppen (Stakeholder) ermitteln:

34. 3. Projektziele Wie können Ziele hierarchisiert werden ? Beispiel einer Zielhierarchisierung

35. Unsicherheitder Ziele Start-Workshop Grob-ziele Feinziele Verabschie-dete Ziele Zeit Implemen-tierung Vorstudie Analyse Entwurf Projekt-start Lasten-heft Pflichten-heft 3. Projektziele Wie funktioniert ein Zielklärungsprozess ?

36. 4. Projektstrukturplan Fragen zu Kapitel 4. Projektstrukturplan: Was ist ein PSP ? Wie kann man im Projekt vorgehen ? Welche Vorgehensmodelle gibt es ? Wie ist ein Projektstrukturplan aufgebaut ?

37. 4. Projektstrukturplan Was ist ein PSP ? Aufgaben in der Projektplanung Personalplanung Ablaufplanung Aufgabenplanung Budgetplanung Ressourcenplanung Sachmittelplanung Terminplanung Finanzplanung Kostenplanung

38. Hauptast Hauptast Projekt Nebenast Nebenast Nebenast Hauptast Nebenast Hauptast Nebenast Nebenast 4. Projektstrukturplan Was ist ein PSP ? Mindmap als erste Strukturierungsmaßnahme

39. 4. Projektstrukturplan Was ist ein PSP ? • Der Projektstrukturplan (PSP) ist ein Modell des Projekts, das die zu erfüllenden Projektleistungen hierarchisch gliedert. • Er ist die operative Basis für die weiteren Planungsschritte im Projekt, z.B. für die Ablauf-, Kosten-, Termin- und Kapazitätsplanung oder die Kalkulation sowie das Projekt-Controlling. • Er macht das Projekt überschaubar und erleichtert aus Sicht der Orga- nisation Projektkoordination und -durchführung. • Er zeigt den Arbeitsaufwand auf, den ein Projekt beinhaltet.

40. 4. Projektstrukturplan Was ist ein PSP ? • Ein Projektstrukturplan (PSP) ist ein formales Hilfsmittel, mit dem ein Projekt überschaubar wird: • Er bildet die Grundlage für Organisation und Koordination im Projekt • Er zeigt den Arbeitsaufwand, Zeitaufwand und Kostenumfang auf, den ein Projekt beinhaltet • Der Projektstrukturplan ist die operative Basis für die weiteren Planungsschritte im Projekt. • Die Darstellung der Projektstruktur kann nach verschiedenen Gesichts-punkten erfolgen • nach Phasen (logikorientiert) • nach Funktionen (funktionsorientiert) • nach Objekten (objektorientiert)

41. 4. Projektstrukturplan Was ist ein PSP ? • PSP-Elemente • Die einzelnen Strukturelemente beschreiben eine Maßnahme oder ein Vorhaben innerhalb des Projektstrukturplans. • Die Strukturelemente werden im Projektsystem als Projektstruktur- planelemente (PSP-Elemente) bezeichnet. • PSP-Elemente können sein: • Aufgaben • Teilaufgaben, die weiter untergliedert werden • Arbeitspakete

42. 4. Projektstrukturplan Was ist ein PSP ? • Arbeitspakete • Unter Arbeitspaket versteht man Aufgaben, die im PSP nicht weiter untergliedert werden - was aber nicht bedeutet, dass zur Feinplanung Arbeitspakete nicht doch noch weiter in z.B. Arbeitsvorgang, Mini-Meilenstein untergliedert werden können. • Jedes Arbeitspaket ist klar gegliedert und ist eine abgeschlossene Einheit. • Jedes Arbeitspaket kann hinsichtlich Zeit und Kosten genau überprüft werden. • Jedes Arbeitspaket kann genau Verantwortlichen zugeordnet werden. • Jedes Arbeitspaket kann eindeutig einer Projektphase zugeordnet werden.

43. Produkt A • Ebene • Ebene • Ebene • Ebene Konzept Realisierung Planung Modul 1 Modul 2 Modul 3 Teil 1 Teil 2 Teil 3 Teil 4 4. Projektstrukturplan Was ist ein PSP ? Ein Projektstrukturplan (Work Breakdown Structure WBS) stellt also alle notwendigen Aufgaben hierarchisch dar, die notwendig sind, um das Projektziel zu erreichen. PSP …. als Baumdiagramm: …. als Gliederungsliste: Neues Produkt „Handy-Navi“ Konzept GPS-Antenne UMTS-Antenne TMC-Antenne Empfangsverstärker Empfangsmodulator

44. 4. Projektstrukturplan Beispiel für den Aufbau eines Projektstrukturplans

45. 4. Projektstrukturplan Wie kann man im Projekt vorgehen ? Festlegung von Projektphasen und Meilensteinen • Projekte werden in Phasen gegliedert, damit sie überschaubar werden • Am Phasenende werden dem Management die Phasenergebnisse präsentiert; dann wird über die nächste Phase entschieden. Normalerweise geht ein Review (Überprüfung) der Präsentation voraus. • Das Ende (und somit auch der Beginn) einer Phase sind wichtige Meilensteine zur Kontrolle des Projektfortschrittes. • Normalerweise werden auch innerhalb von Phasen Meilensteine eingerichtet. • Details des Projektes können erst nach der Festlegung der Phasen und der Meilensteine geplant werden (Grob- und Feinplanung). • Zur Festlegung der Projektablaufstrategie stehen eine Reihe von „Projekt-Lebenszyklusmodellen“ zur Verfügung.

46. 4. Projektstrukturplan Welche Vorgehensmodelle gibt es ? • Es gibt eine Vielzahl von Vorgehensmodellen, die hier nur erwähnt werden sollen: • Sequentieller Lebenszyklus - Klassisches Wasserfall-Modell - Wasserfall-Modell mit Prototyping • Simultaneous Engineering (SE) - Wasserfall-Modell mit parallelisierten Phasen • Inkrementelle / Evolutionäre Modelle - Inkrementelle und evolutionäre Implementierung - Inkrementeller und evolutionärer Entwurf - Evolutionäres Prototyping • Spiralmodell (bei „technischem Neuland“)

47. 4. Projektstrukturplan Welche Vorgehensmodelle gibt es ? Einordnung der Modelle EvolutionäreEntwicklung EvolutionärerEntwurf Festlegung des Projektablaufs EvolutionäresPrototyping EvolutionäreImplemen-tierung Sehr flexibel SimultaneousEngineer. Wasserfall-modell mitUnterproj. InkrementellerEntwurf InkrementelleEntwicklung Wasserfall-modell InkrementelleImplemen-tierung Sehr starr Sehr hoch Sehr gering Ganzheitlichkeit des Vorgehens

48. Vorbereitung zur Strukturierung- Sichtung vorhandener Unterlagen (insb. Lasten-/Pflichtenheft)- Vorgehensmodell als Orientierung • Entwurf eines vorläufigen Strukturplans- Phasen Objektstruktur Aktivitäten- Zuordnung von Aufgaben zu Verantwortlichen (Funktionendiagramm) • Überprüfung des Entwurfs- Vollständigkeit - Überschneidungsfreiheit - Verantwortungszuordnung - Budgetüberprüfung • Sinnhafte Nummerierungssystematik • Arbeitspakete schnüren und Meilensteine setzen • Verabschiedung des PSP • Änderungsdienst einrichten 4. Projektstrukturplan Wie ist ein Projektstrukturplan aufgebaut ? Möglicher Ablauf einer PSP-Erstellung

49. Funktionen / Teilaufgaben Beteiligte Stellen Teilaufgabe 1 Teilaufgabe 2 Teilaufgabe 3 Teilaufgabe 4 Teilaufgabe 5 Teilaufgabe 6 Teilaufgabe 7 usw. 4. Projektstrukturplan Wie ist ein Projektstrukturplan aufgebaut ? Beispiel für ein Funktionendiagramm Mögliche Abkürzungen: G = Genehmigung V = Verantwortung M = Mitarbeit R = Review Namenskürzel Personalnummer

50. 4. Projektstrukturplan Wie ist ein Projektstrukturplan aufgebaut ? Beispiel für eine Vorgangsliste mit Vorgängerangaben Nr. Vorgangsbeschreibung Dauer Vorgänger Arbeitskräfte • Projektanfang • Fundamente errichten 5 T 1 HI • Kanalisationsanschlüsse 9 T 1 HI • Kellerboden ausgießen 5 T 2 FA • Kellerwände hochziehen 12 T 2 MA • Kellerwände isolieren 9 T 5 FA • ….. • ….. Abkürzungen: HI = Hilfsarbeiter FA = Facharbeiter MA = Maurer EL = Elektriker