70 likes | 223 Views
E-KONTRAKT. KONTRAKTSMODUL FÖR EXTERNFINANSIERAD FORSKNING. BAKGRUND. Beslut av rektor 2008, efter en kritisk rapport av internrevisionen 2006 Universitetet saknade en gemensam diarieföring av de kontrakt som ingås rörande externfinansierad bidrags-och uppdrags-forskning
E N D
E-KONTRAKT KONTRAKTSMODUL FÖR EXTERNFINANSIERAD FORSKNING
BAKGRUND • Beslut av rektor 2008, efter en kritisk rapport av internrevisionen2006 • Universitetet saknade en gemensam diarieföring av de kontrakt som ingås rörande externfinansierad bidrags-och uppdrags-forskning • Universitetet är skyldigt att diarieföra alla kontrakt för att få en fullständig överblick över de kontrakt som ingåtts
SYFTE • Uppfylla kraven på diarieföring och att få alla kontrakt samlade i ett universitetsgemensamt system • Fungera som en stödfunktion i den administrativa projekthanteringen och i arbetet med uppföljning, bokslut och ekonomistyrning på olika nivåer på universitetet
PROJEKTGRUPP • Projektgrupp utsågs 2008 • Projektgrupp och referensgrupp utarbetade ett förslag 2008-2009 • Samarbetet med systemleverantör havererade 2010, ny leverantör anlitades • Efter tester av pilotinstitutioner våren 2012 kördes systemet igång hösten 2012
FUNKTIONER • Grundläggande information om kontraktet som projektbenämning, projektledare, andra deltagare, projekttid, belopp, utbetalningsplan, diarienummer • Information om vilket/vilka kostnadsställen verksamhetsgrenar och aktiviteter som berörs • Överföring av information från ORFI gällande inbetalningar (fungerar inte än) • Påminnelser via e-post om när vetenskaplig rapport, ekonomisk rapport, rekvisition skall göras • Inskanning av kontrakten och andra underlag • Möjlighet att ta ut statistik
BEHÖRIGHET • Alla som har lucat-id kan få behörighet • Ansökan om behörighet görs på blankett som avdelningsföreståndaren/motsvarande skriver under
ATT TÄNKA PÅ • Alla som har behörighet kan se alla inlagda ärenden men inte läsa inskannade dokument på projekt som man inte är deltagare i • Innehåller kontrakten/underlagen känslig forskningsinformation bör man vara försiktig med att skanna in dessa delar • Tänk på att skicka beslut om ändrade förutsättningar (förlängning, ändrad disp tid etc) till er ekonom så att e-kontrakt alltid är upp-daterad