OSNOVE INFORMACIJSKO-DOKUMENTACIJSKE DEJAVNOSTI

1. OSNOVE INFORMACIJSKO-DOKUMENTACIJSKE DEJAVNOSTI Oblikovanje in uporaba informacijskih zbirkNUK, 2009 Ivan Kanič Centralna ekonomska knjižnica

2. Vsebina • Nekaj osnovnih pojmov • Zgodovinski pregled • Informacijske storitve in uporabniki • Diseminacija informacij • Informacijski viri • Analiza in predstavitev vsebine dokumentov

3. Podatek in informacija PODATEK • kar nekaj pove o določeni stvari in omogoča njeno prepoznavanje (v obliki, ki omogoča računalniško obdelavo) • sporočilo/sporočila z določenim pomenom INFORMACIJA • skupek podatkov v osmisljeni obliki, na nekem mediju • sporočila in podatki, ki pri prejemniku povečajo znanje in služijo za sprejemanje odločitev

4. D. Bawden (2000) Informacija - beseda, ki je • veliko preveč uporabljena • preslabo razumljena • opredeljena in razložena na preveč načinov

5. Definicije informacije Kognitivni pristop (podatek, informacija, znanje, modrost, šum) Različni poudarki: • na prenosu • na procesu v posamezniku • na sprejemanju odločitev • informacija kot “stvar”

6. Komuniciranje (Shannon-Weaver) signal ODDAJNIKkomunikacijski SPREJEMNIK kanal kodiranje dekodiranje sporočilo ŠUMsporočilo   VIRCILJ

7. Model Govori o • Kodiranju • prenešenih informacijah • količini • učinkovitosti • hitrosti Ne govori o • Vsebini • relevantnosti

8. Informatika veda o sistematski obravnavi podatkov in informacij, njihovem ohranjanju v času in komunikaciji v prostoru • izvor: iz fr. infor(mation) - (auto)matique • poznamo ožje in širše definicije • pogosto se uporablja kot sinonim za računalništvo (!)

9. Informatika (2) UNESCO Informatika je skupnost ved, strok in tehnologij za sistematsko obravnavanje podatkov in informacij (zlasti s pomočjo računalnika) kot sredstva za shranjevanje znanja v času in njegovega komuniciranja v prostoru. Pri tem je informacija fenomen, komuniciranje pa proces, ki poteka v družbi, med ljudmi, je potemtakem tudi družbena dejavnost.

10. Informacijska znanost Informacijska znanost (informatologija) • po letu 1961 (poimenovanje prvič uporabljeno 1958) • znanstvena disciplina, izrazito interdisciplinarna • postmoderna znanost • problem definicije Informacijska znanost je interdisciplinarna veda, ki raziskuje lastnosti in obnašanje informacij, pretok informacij in načine njihovega procesiranja za čim boljšo dostopnost in uporabnost. (H. Borko, 1968) “deinstitucionalizirano bibliotekarstvo”

11. Informacijski ciklus Področja dela v informacijski znanosti: • produkcija informacijskih virov • zbiranje informacijskih virov • razširjanje (distribucija in diseminacija) informacijskih virov • uporaba informacijskih virov

12. Dokumentalistika Stroka, dejavnost, ki se ukvarja s teorijo in prakso izbiranja dokumentov in njihovo analitično obdelavo, oblikovanjem informacijskih virov in diseminacijo informacij. • predhodnika (sedaj “sopotnika”): • bibliotekarstvo • bibliografija • predhodnica informacijske znanosti • “bibliotekarstvo v višji prestavi”

13. Informacijsko-dokumentacijska dejavnost dokumentacijska dejavnost + informacijska dejavnost Dokumentacijska dejavnost dejavnost, ki se ukvarja z zbiranjem dokumentov, njihovim dokumentiranjem in oblikovanjem informacijskih virov

14. Informacijsko-dokumentacijska dejavnost(2) Informacijska dejavnost dejavnost, ki se ukvarja s posredovanjem informacij • informacijsko-dokumentacijska dejavnost (INDOK) • informacijsko-dokumentacijsko-komunikacijska dejavnost

15. Organizacija znanja • Skupno poimenovanje dejavnosti, ki se ukvarjajo z opisovanjem dokumentov (dokumentalistika, katalogizacija, klasifikacija …) • Vzroki za njen nastanek • razvoj znanja, informacijska eksplozija • Potrebe, razlogi za njen obstoj • ponovno “najdenje” že shranjenih informacij

16. Vrste organizacije znanja • opis dokumentov • opisna katalogizacija • analiza in predstavitev vsebine • izvlečki, ipd. • deskriptorji ipd. • klasifikacijske oznake • metapodatki

17. kaj je informacijska eksplozija? vzroki razvoj tehnike, računalništva, porast znanstvenih potencialov, števila znanstvenikov, količine znanja, obveznost in zato večanje publiciranja rezultati poplava dokumentov, nezmožnost spremljanja vsega objavljenega Informacijska eksplozija

18. Informacijska eksplozija(2) • posledice • informacijski infarkt • nujnost zgoščevanja in usmerjanja informacij, specializacija, opuščanje informacij • razvoj bibliografije, bibliotekarstva in dokumentalistike, informatike in informacijsko-dokumentacijske dejavnosti, informacijskih sistemov • nujnost uporabe novih orodij

19. Eksponentna rast količine informacij - do leta 1970, kasneje počasnejša

20. Mejniki - Dokumentalistika 1665 - 1. znanstveni in referatni časopis 1876 - Dewey (decimalna klasifikacija - 1. izdaja) 1895 - Institut Internationale de Bibliographie (P. Otelet in H. La Fontaine) 1937 - Federation Internationale de Documentation po 1945 - razmah nacionalnih dokumentacijskih centrov, inštitutov,… 1986 - Federation Internationale d’Information et Documentation 2000 – FID ukinjen

21. MejnikiInformatika, informacijska znanost 1963 - Weinbergovo poročilo II. svetovna vojna - povečanje števila znanstvenikov, informacij, časovni pritisk 50-ta, 60-ta leta - razvoj računalništva, računalniške datoteke in katalogi 70-ta leta - UNISIST I in II, online servisi 80-ta leta - telematika, kooperativni bibliografski oz. kataložni servisi 90-ta leta - intenzivno računalniško omreževanje, virtualno okolje

22. MejnikiPrelom stoletja • Internet • Informacijska avtocesta • Globalna vas • Multimedijske vsebine • Neoprijemljivi dokumenti • Metapodatki

23. DOKUMENTIRANJE

24. Predmet obdelave • Publikacija Javnosti namenjena in na kateremkoli mediju objavljena izrazna oblika dela. • Dokument Prenosu informacije namenjena materializirana oblika duhovne staritve. Kar je predmet dokumentalistične obdelave • Informacijski vir Dokument, publikacija, zbirka, kjer lahko uporabnik dobi informacijo.

25. Dokumentiranje Namen: zgoščena predstavitev informacije iz primarnega dokumenta Proces: priprava  dokumentiranje zbiranje/izbiranje - intelektualno (“ročno”) primarnih dokumentov - avtomatsko Rezultat: • sekundarni dokument • razvid primarnih dokumentov / publikacij / virov

26. Priprava za dokumentiranje = zbiranje in izbiranje informacij • Kriteriji: • zahteve discipline/stroke/problematike • izražene želje uporabnikov • predvidene potrebe uporabnikov • Procesi: politika pridobivanja virov, izbiranje (glede na kriterije), pripomočki za izbor, pridobivanje in evidentiranje virov, povratne informacije

27. Postopek dokumentiranja • določitev dokumentarne vrednosti • analiza vsebine dokumenta • dokumentalist mora poznati disciplino, stroko, področje • pomembna je sposobnost preciznega izražanja in uporaba tehnike hitrega branja • zgoščena predstavitev dokumenta • formalna obdelava • vsebinska obdelava

28. Intelektualno dokumentiranje • Zajemanje formalnih podatkov = formalna obdelava, bibliografski opis • Zajemanje vsebine/tematike • s povzemanjem (opis v vezanem besedilu) • z indeksiranjem (določanjem gesel oz. indeksnih izrazov - besed iz naravnega jezika) • s klasificiranjem (oblikovanjem oznak/notacij klasifikacijskega sistema) Rezultat: sekundarni dokument sestavljen iz formalnega bibliografskega opisa in vsaj enega načina zgoščene predstavitve vsebine

29. Vsebinska obdelava Kratki opisi vsebine določenega dokumenta Namen: • povedati, o čem dokument govori • olajšati izbiro • prihraniti časa • nadomestilo za branje v tujem jeziku

30. Vsebinska obdelava(2) 1. Povzemanje • opisovanje vsebine z vezanim besedilom • izvleček (abstrakt), anotacija, povzetek, ... 2. Indeksiranje • opisovanje vsebine z nizi pojmov • intelektualno (ročno), avtomatsko 3. Klasificiranje • opisovanje vsebine z notacijami klasifikacijskega sistema

31. 1. Povzemanje Kratki opisi vsebine v obliki vezanega besedila. Izvleček • indikativni - samo nakazuje vsebino dokumenta in način njene obravnave • informativni - predstavlja bistvene kvantitativne in kvalitativne vsebinske značilnosti dokumenta, glavne teze in zaključke • informativno-indikativni – kombinacija, ki prikazuje osrednje teme dokumenta informativno, obrobne pa samo omenja

32. 1. Povzemanje (2) Izvleček • deskriptivni (opis vsebine brez vrednotenja) • kritični (opis vsebine in kritično mnenje; podpisan) Sinopsis - izvleček, ki ga sestavi avtor primarnega dokumenta Anotacija - zgoščena predstavitev vsebine dokumenta, ki dopolnjuje stvarni naslov bibliografske enote

33. 1. Povzemanje (3) Skrajšana vsebina, ki lahko nadomesti branje izvirnika • Povzetek - zgoščena, neocenjujoča, največkrat v tujem jeziku napisana predstavitev vsebine dokumenta, ki lahko nadomesti branje izvirnika • Kritični povzetek - dodaja predstavitvi vsebine tudi kritično mnenje, oceno; navadno je podpisan

34. 1. Povzemanje (4) Drugi kratki opisi vsebine: • Skupni izvleček - ki povzema vsebino več, praviloma vsebinsko povezanih dokumentov • Vsebina - kazalo knjige, daljšega članka • Iztržek (ekscerpt) - izpis(i), odlomki iz primarnega dokumenta • Recenzija - predstavitev dokumenta, katere glavni namen je kritičnaocena vsebine • Skupna recenzija (recenzija več dokumentov)

35. 2. Indeksiranje Opisovanje vsebine z besedami iz naravnega jezika = z gesli • Ročno oz. intelektualno • opravi ga človek – dokumentalist • izrazito intelektualno opravilo • Avtomatsko • opravi ga stroj - računalnik; “samodejno”

36. 2.1 Intelektualno indeksiranje Postopka: • konceptualna analiza (identifikacija teme dokumenta) • o čem govori dokument • zakaj smo ga izbrali v zbirko • kaj bo zanimalo naše uporabnike • formulacija (transformacija teme v niz gesel)

37. 2.1 Intelektualno indeksiranje(2) Vrste gesel • predmetna gesla (iz geslovnika oz. kontroliranega ali nekontroliranega slovarja) • ključne besede (poljubne oz. iz besedila dokumenta) • deskriptorji (izključno iz tezavra oz. slovarja deskriptorjev)

38. 2.1.1 Predmetna gesla Temeljna gesla • enostavna (enobesedna): bibliotekarstvo • razvita (večbesedna): informacijski center • razširjena (večbesedna): metode in tehnike Določila– v oklepaju • tematska: (zgodovina) • krajevna: (Slovenija) • časovna: (Renesansa) • oblikovna: (roman)

39. 2.1.1 Predmetna gesla(2) • Pripomočka za njihovo določanje: • geslovnik/kontrolirani slovar • Produkti indeksiranja: • abecedni stvarni katalog (v knjižnicah) • predmetno kazalo/register • geslovnik/kontrolirani slovar

40. 2.1.1 Geslovnik - kontrolirani slovar • Seznam s strukturo • kontrola sinonimov in homonimov • povezovanje pomensko sorodnih pojmov (hierarhično, asociativno) • Glede na način gradnje/uporabo • predkoordiniran • postkoordiniran

41. 2.1.2 Ključne besede • Poljubne • po presoji, znanju dokumentalista • glede na uporabnike • Iz dokumenta: • Strokovni izrazi - termini, oziroma vse pomenske besede od koderkoli • iz kazala, izvlečka, zaključkov • iz celotnega besedila odkumentov • Iz naslova

42. 2.1.2 Ključne besede(2) • Pripomočka za njihovo določanje: • seznam ključnih besed • seznam izločenih - blokiranih besed (“stop-lista”) • Produkti indeksiranja: • permutirana kazala (na osnovi naslovov dokumentov) • KWIC, KWOC

43. 2.1.3 Deskriptorji Po vsebini: • izrazi za stvarne pojme (oz. kombinacije) • konkretne stvari • predmeti: GORSTVA • fizični deli: OKONČINE • materiali: ALUMINIJ • abstraktne stvari • akcije in dogodki: POLEDENITEV, ŠPORT • lastnosti stvari, materialov, dogajanja: VISKOZNOST, HITROST

44. 2.1.3 Deskriptorji(2) • vede in discipline: MEDICINA • merske enote: KILOGRAM • lastna imena • geografska: VELIKA BRITANIJA • osebna: IVAN CANKAR • nazivi organizacij: CILIP • nomenklature: UDK • identifikacijske številke/šifre/simboli, zaščitni znaki: EMŠO

45. 2.1.3 Deskriptorji(3) Po zgradbi • enostavni • sestavljeni (večbesedni) Pripomočki za njihovo določanje: • terminološki slovar(ji) • (kontrolirani slovar deskriptorjev) • TEZAVER

46. 2.1.3 Deskriptorji(4) Pravila za oblikovanje: 1. uporaba samostalnikov • preferenčno - pred ostalimi besednimi vrstami • samostalniške fraze (v naravnem vrstnem redu) INFORMACIJSKI CENTER • glagoli (izključno v obliki glagolnika ali nadomeščeni s samostalnikom) KOMUNIKACIJA / KOMUNICIRANJE

47. 2.1.3 Deskriptorji(5) 2. Slovnično število: množina • števni samostalniki: KNJIGE • deli telesa: REP, NOGE • neštevni samostalniki, abstraktni pojmi – edninaVODA, ETIKA • razred - množina: STRUPI • različni pomeni – oboje: GLEDALIŠČE (umetnost) GLEDALIŠČA (stavbe)

48. 2.1.3 Deskriptorji(6) 3. Okrajšave, kratice • navadno ne, izjema so zelo uveljavljene: RADAR, NATO • vedno jih obravnavamo kot sinonime 4. Homonimi/homografi • določila v oklepaju VILE (zgradbe) VILE (orodje) • vedno uporabimo bolj udomačen izraz, med laičnim in strokovnim pa izbiramo glede na namen/občinstvo

49. 2.1.3.1 Tezaver kontrolirani slovar s strukturo ISO 2788(1986) • Zahteve: • nedvoumnost deskriptorjev • strukturiranost • izčrpnost • evolutivnost izbrani izraz - deskriptor neizbrani izraz - nedeskriptor

50. 2.1.3.1 Tezaver(2) • Konvencije grafičnega označevanja: • velike, male, polkrepke, itd. črke • drevesa hierarhičnosti • Deli tezavra • glavni (abecedna ureditev po deskriptorjih) • pomožni (sistematično kazalo, grafične sheme) • Načini prikaza: abecedno, hierarhično, grafično