Documentação

1. Documentação Implementação do novo sistema

2. Index • Novo sistema de documentação da Maersk Line • Novo formato do Conhecimento de Embarque

3. Novo sistema de documentação da Maersk Line

4. Por que fazer esta preparação? • Porque a Maersk Line implementará um novo sistema para documentação chamado TPDOC no qual não haverá inclusão de dados manuais. Os dados inseridos pelo cliente serão transferidos automaticamente para o sistema, reduzindo os erros • Esta preparação permitirá ao usuário aproveitar ao máximo as ferramentas disponíveis pelo nosso site - www.maerskline.com.

5. Qual é o objetivo? • Conseguir que este sistema seja o mais eficiente possível. Para que este objetivo seja alcançado necessitamos que a Instrução de Embarque contenha a informação completa, correta e em tempo hábil, antes do embarque • Ao receber as Instruções de Embarque “S/I” corretamente e até o deadline do navio, a Maersk Line poderá entregar os conhecimentos de embarque no prazo de 24-48 horas após o embarque.

6. Nesta apresentação focaremos os passos a serem seguidos no preenchimento da “S/I” Instrução de Embarque. Que passos devem ser seguidos para alcançar o objetivo?

7. Instrução de Embarque - (“S/I” Shipping Instruction) • O que é necessário ter instalado para poder enviar uma instrução de embarque pela WEB (www.maerskline.com) ? • Quais são os erros mais comuns e como se solucionam? • Como enviar instrução de embarque usando INTTRA? • Quanto tempo posso esperar para enviar a instrução de embarque?

8. O que tenho que ter instalado para poder enviar uma instrução de embarque pela WEB (www.maerskline.com)? • O usuário necessita ter um certificado digital instalado em seu PC • Para obter o certificado digital, deve registrar-se primero em nossa página WEB (www.maerskline.com) , preenchendo o formulário na opção “Register” • Caso a instrução seja enviada pelo site do INTTRA, o usuário deve ter um certificado digital da Maersk Line, para poder visualizar as cópias de verificação e corrigir ou aprovar as mesmas.

9. Quais são os erros mais comuns e como se solucionam? • Completar todo campo que tiver (*) asterisco, já que é obrigatório • Evitar os caracteres especiais como acentos,^, Ñ, °,¨,¬ • Os números de contêineres devem ser lançados sem espaços ou hífens Ex:MSKU1234567 • Após ter completado a informação referente ao contêiner deve-se clicar na opção: “Add” • Depois de completar os portos de embarque e descarga, os mesmos devem ser validados usando a opção: “Search for locations”, pois podem existir mais de um destino com o mesmo nome • O número correto do booking deve ser inserido na instrução de embarque • O número correto da SD/DDE ou DSE devem ser lançados na descrição da mercadoria.

10. cont. • Todos os BSL são liberados com frete. Caso o cliente necessite dos BSL sem mencionar o frete, a cláusula “As per agreement” deverá constar na instrução de embarque • Ao copiar a informação de uma planilha “Excel”, copiar somente o conteúdo da célula, evite copiar a célula inteira • Se o peso do contêiner é um número fracionário, deve ser especificado com ponto, não com vírgula. Ex: 23900.320; • O número dos contêineres informados na instrução de embarque devem estar relacionados com o mesmo número de bookings que as unidades foram retiradas. Caso ocorra alguma alteração, é vital que nossa equipe de atendimento ao cliente seja comunicada antes do envio da instrução de embarque • Emissão de bls parciais “part lot” devem ser informadas da seguinte forma: Part lot 1/2 ; Part lot 2/2 • Modalidade de pagamento deve ser informada.

11. Como enviar instrução de embarque usando INTTRA? • A instrução de embarque pode ser enviada através do nosso site www.maerskline.com, ou através do INTTRA. Para utilizar INTTRA deve-se registrar primeiro no www.inttra.com • Se você já usa INTTRA com outros armadores, pode também utilizar com a Maersk Line, porém deverá nos avisar para que possamos verificar se tudo está correto antes do envio da primera instrução de embarque • Se você tem dúvidas sobre o que é o INTTRA, como se instala e como se opera o software, poderá entrar em contato gratuitamente, em português, no seguinte número: 0800-8911560.

12. Quanto tempo posso esperar para enviar a instrução de embarque? • O envio da instrução de embarque “S/I” deve ser feito até o “deadline” do navio • O não cumprimento deste prazo estará sujeito a custos extras.

13. Uma vez enviada a instrução de embarque • Como posso corrigir os documentos? • Como posso imprimir os originais?

14. Como corrigir os conhecimentos na página WEB (www.maerskline.com) ? • O que devo ter instalado para ver e corrigir conhecimentos de embarque na página WEB (www.maerskline.com)? • Como aprovar cópia de verificação “verify copy” e corrigir o conhecimento de embarque na página WEB (www.maerskline.com)? • Quais são os erros mais comuns e como se solucionam? • Recomendações

15. O que devo ter instalado para ver e corrigir conhecimentos de embarque na página WEB (www.maerskline.com)? • Igual ao processo de envio da instrução de embarque, é necessário ter o certificado digital instalado em seu PC • Caso a instrução de embarque seja enviada através do INTTRA, deve ter igualmente instalado o certificado digital da Maersk Line, para poder através de nossa página www.maerskline.com, corrigir ou aprovar a cópia de verificação • Também é necessária a instalação do programa “Adobe Reader” para ver e imprimir os conhecimentos. O programa “Adobe Reader” pode ser baixado de forma gratuita no site http://www.adobe.com/

16. Como aprovar cópia de verificação e corrigir o conhecimento de embarque na página WEB (www.maerskline.com)? É possível configurar o sistema através da web, para que cada vez que seja incluída uma instrução de embarque, seja enviada automaticamente uma mensagem de notificação ao e-mail do usuário. Para isso os seguintes passos devem ser seguidos: • Click na opção “Documentation” no menu do lado direito da página principal; • Click na opção “Transport Document Overview”; • Click na opção “Receive transport documents by email”; • Completar com seu(s) endereço(s) de email. • Poderão ser adicionados diferentes endereços de e-mail para os diferentes tipos de conhecimentos: “Verify Copy”, “Original B/L”, “Waybill” e “Approved Copy”. Também pode-se indicar mais de um endereço de e-mail para cada tipo de conhecimento separando como Ex: usuario1@mail.com; usuario2@mail.com; etc…

17. cont. • Para corrigir um conhecimento de embarque deve-se entrar na página Web, opção “Transport Doc Overview” na opção “Verify”; • Correções e aprovações do conhecimento são funções que se aplicam exclusivamente para cópias de verificação ; • Não é possivel corrigir instruções de embarque/conhecimentos através do INTTRA, as mesmas deverão ser feitas somente através do site da Maersk Line.

18. Quais são os erros mais comuns e como se solucionam? • A instrução de embarque “S/I” deve ser enviada a Maersk Line uma única vez • As correções somente devem ser feitas após o recebimento da cópia de verificação na página Web (www.maerskline.com) • O envio de uma nova instrução de embarque “S/I” corrigindo a dados da anterior, criará automaticamente um novo conhecimento de embarque em nosso sistema (duplicidade).

19. Recomendacões • Enviar sempre que possível todas as correções de uma única vez, já que as mesmas não são processadas automaticamente • O prazo máximo para processamento das correções é de até 4 horas, considerando o envio correto das mesmas, assim sendo uma nova cópia de verificação estará disponível no site www.maerskline.com para aprovação final e emissão do bl original • É muito importante a aprovação final da cópia de verificação em nosso site www.maerskline.com • A troca de condição de Prepaid para Collect, somente será aceita se efetivamente for recebida a aceitação por parte do pagador.

20. Como imprimir os Originais na página WEB (www.maerskline.com) ? • É necessária a instalação do programa “Adobe Reader” para visualizar e imprimir os conhecimentos. O programa “Adobe Reader” pode ser baixado de forma gratuita no site http://www.adobe.com • É necessária a instalação do programa “Authentica” que pode ser baixado de nossa Web (www.maerskline.com) na opção “Documentation”, Document security. O aplicativo se chama “Authentica Secure Documents for PDF (PageRecall)” • Para esta ferramenta ser utilizada é necessário a assinatura de um contrato com a Maersk Line; este pode ser obtido com nossa equipe de vendas ou Ecommerce. Após a assinatura do mesmo, a Maersk Line encaminhará os formulários para a impressão dos originais ser feita em seu escritório • Para a impressão de originais, é necessário estar na opção “Originais” • O Bl original pode ser emitido uma única vez. Caso haja necessidade de uma nova emissão, devido a algum erro durante a impressão, o BL Original previamente impresso deverá ser devolvido a Maersk Line antes da nova emissão.

21. Novo formato do Conhecimento de Embarque

22. GCSS RKDP Could be customised locally to print: • BMarked vessel • 1st vessel • The system date i.e. printing. Always generated based on the system date i.e. printing. Will always be generated based on load date for the Vessel lised in the TPDOC header. Currently updated Manually by the GSCs