Managementul Proiectelor Software

1. ManagementulProiectelor Software Curs 10. Fazele finale ale proiectelor

2. Fazele finale ale proiectelor • Confirmarea indeplinirii tuturor cerintelor de proiect • Verificarea finalizariifiecarei faze de proiect • Obtinereaformala a aprobarii de la beneficiar • Evidenta finalizarilortimpurii • Plati finale • Documenareaexperientei/lectiiinvatate • Actualizaride date • Asigurarea finalizariiproceselor • Actualizare proceduri de proiect • Adaugareanoilor abilitatidobindite in baza de cunostinte

3. Fazele finale ale proiectelor • Auditarea achizitiilor • Elaborarea procedurii de finalizare • Finalizarea contractuala si administrativa • Analiza factorilor de succes si eficienta • Intocmireasi distribuirea raportului final • Arhivareagenerala a documentelor de proiect • Evaluarea satisfatiei clientului • Finalizarea operatiunilor si lucrariintretinere • Disponibilizarea resurselor • Celebrarea

4. Fazele finale ale proiectelor • Activitati necesare: • Intilnireaparticipantilor in vederea obtineriiaprobarii de finalizare a proiectului, ei fiind primul motiv pentru care exista de fapt proiectul • Aprobarea participantilor(Stakeholders) semnaleaza finalizarea proiectului • Finalizarea tuturor angajamentelor contractuale cu furnizorii si beneficiarii, raportari si platile finale, incluzind de asemenea si scrisori de multumire • Transferul responsabilitatilorcatre alte persoane daca se solicita aceasta

5. Fazele finale ale proiectelor • Activitati necesare (continuare): • Reinsarcinarea membrilor echipei de proiect si redirectionarea eforturilor acestora catre alte prioritati sau proiecte • Disponibilizarea resurselor, cum ar fi echipamente sau materiale • Finalzarea evidentei de inventar si de contabilitate • Intocmireadocumentatiei cu rezultatele proiectului pentru a putea fi consultata pe viitor si recomandarile aferente

6. Fazele finale ale proiectelor • Pasii finalizarii proiectului : • Decizia de finalizare • Lista de sarcini • Consensul • Intrunirile • Comunicarea • Comunicarea suplimentara • Comunicarea largita • Documentele de intocmit • Celebrarea • Dispersarea de resurse • Echipa de tranzitie • Transferul de responsabilitati

7. Fazele finale ale proiectelor • Decizia de finalizare- Decizia de finalizare a proiectului va tine cont de acordul comun al participantilor, de trecerea in revista a activitatilor care urmeaza sa fie finalizate si se va tine cont de asemenea si de rezultatul final care va fi obtinut si care trebuie sa fie pe masuraasteptarilorparticipantilor la proiect • Lista de sarcini-Intocmirea listei cu activitatile care trebuie finalizate si cu persoanele carora li se deleaga sarcinile e necesara, verificindu-se si stabilindu-se finalizarea imediata • Consensul - Project managerul, echipa si managementul trebuie sa cada de acord legat de modul si nivelul de satisfacere a cerintelor proiectului, toate partile au rol important si in cazul in care proiectele sunt intrerupte si nefinalizate • Intrunirile - Se vor organiza intruniri cu echipa de proiect si cu managementul in vederea obtinerii acordului de finalizare si a verificarii modului cum proiectul va fi finalizat • Comunicarea - Tot personalul trebuie informat in scris referitor la data finalizarii proiectului

8. Fazele finale ale proiectelor • Comunicarea suplimentara - Tine de informarea furnizorilor si a celorllatiparticipanti • Comunicarea largita - Nivelurile manageriale largite ar trebuie de asemenea informate • Documentele de intocmit - Evidenta contabila, de inventar trebuie finalizata si predata • Celebrarea- Premierele, recompensele sunt necesare celebrarii proiectului • Dispersarea de resurse - Se va intocmi un inventar cu resursele ramase si predate la final • Echipa de tranzitie- Este instruita si insarcinata cu administrarea rezultatului proiectului • Transferul de responsabilitati- E necesara transferarea responsabilitatilor noii echipe

9. Concluziipartiale • Dizolvarea echipei de proiect presupune timp si efort deliberat din partea project managerului • Toate proiectele trebuie sa ajunga la un sfirsit • Finalizarea unui proiect inseamna predeterminarea nei serii de pasi • Trebuie gasite roluri si meniri pentru cei cu care s-a lucrat in proiect • Un jurnal si un raport final vor ajuta pe altii sa invete din experientaacumulta in timpul derulariiproiectului

10. Fazele finale ale proiectelor • Nerealizarea obiectivelor: • Planul este prea simplu, planul poate fi prea complex, planul este nerealist • Conflictele majore nu sunt rezolvate abil si se pierd mult timp si multe resurse • Stilul de leadership e necorespunzator proiectului • Obiectivele si tintele proiectului nu au fost initial acceptate unanim, de unde si tensiunile si posibila nerezolvare ulterioara a acestora • Monitorizarea si controlul inadecvate ducind la mentinerea problemelor • Staff insuficient sau necorespunzator • Insarcinarile si resursele necorespunzatoare proiectului • Comunicare redusa sau defectuoasa intre membrii echipei, project manager si senior management • Reinventarea rotii, nestudierea precedentelor si a proiectelor similare sau a unor finalizari similare

11. Fazele finale ale proiectelor • Motivelereusitei: • Planul realist construit si acceptarea acestuia de catreparticipanti(Stakeholders) prin analizarea riguroasa a cerintelor care vor fi implicate procesului • Rezolvarea accelerata a conflicetlor care apareauinca din faza incipienta • Project managerul e un lider puternic mentinid echilibrul intre echipa si senior management • Obiectivele si scopurile sunt clare si concise, echipa de proiect intelege pe deplin totul • Oamenii potriviti sunt alesi in numar potrivit si disponibili la momentul potrivit • Oamenii potriviti sunt alesi in numar potrivit si disponibili la momentul potrivit asunimd fiecare risc predictionat si tratat ca atare • 98%din resurse si cerinte au fost identificate inainte de startul proiectului • Managerul participa in activitatile de rutina cu echipa, ascultind activ si cautindsolutii • Proiectele similare sunt studiate pentru a preintimpina problemele posibile care pot aparea • Se intretinesatisfactiaparticipantilor si se intrunescasteptarile acestora

12. Raportareafinala • Raportarea finala va include: • O privire generala asupra proiectului incluzind revizuirile proiectului si planului initial • Enumerarea realizarilor importante • Analiza realizarilorplecind de la comparatia cu obiectivele initiale • Analiza financiara finala si explicatiilecorespunzatoare variantelor de buget • Evaluarea performantelor administrative si de management • Evaluarea performantei echipei de proiect • Chestiuni sau insarcinari care necesita investigatii ulterioare • Recomandari pentru proiecte similare de viitor • Informari speciale facute membrilor echipei de proiect

13. Raportareafinala • Se mai pot include de asemenea: • Evidenta chestiunilor legate de performanta, conflicte si strategii de rezolvare a acestora • Rezultatele fiecarei faze de priectincluzind date referitoare de realitate in comparatie cu ceea ce se planificase sau cu previziunile • Descrierea activitailor derulate in continare care au legatura cu proiectul si care solicita si pe viitor participarea membrilor echipei de proiect • Recomandari de schimbare in cazul viitoarelor proiecte care vor fi derulate si vor fi similare cu cel finalizat • Analiza procedurilor de raportare cit si a recomandarilor care s-au intreprins pe durata proiectului • Analiza proceselor managemnetului de proiect per ansamblu

14. Criterile de baza pentru evaluarea membrilor echipei • Calitatea muncii depuse • Costul • Timpul consumat • Creativitatea • Performanta de natura administrativa • Abilitatea de a lucra in echipa • Atitudinea • Abilitatile de comunicare • Abilitatea tehnica • Recomandarile de imbunatatire • Consistenta in respectarea termenelor

15. Factori de succes a proiectelor • In cadrul managementului de proiect exista numai 3 factori de succes: • Predarea la timp a lucrarii - Predarea la timp se face conform agendei stabilite preliminar • Incadrareain buget - Proiectul se va incadra in estimarile de buget previzionate • Predarea la nivel de calitate ridicata • Produsul sau si rezultatul produs trebuie sa fie acceptat la predare ca fiind la nivel de calitate ridicata • In managementul de proiect aceasta insemnind faptul ca rezultatele intimpinacerintelefunctionale si de performanta definite in cadrul proiectului