Leonardo da Vinci õpirändeprojektide avaseminar 2007

1. Leonardo da Vinci õpirändeprojektide avaseminar 2007 24.08.2007, Tallinna Ülikool

2. Projekti aruanded • Vahearuanne (projektidel <1aasta) ─ Finantsvahearuanne (fikseeritakse kalendriaasta lõpu seis) • Lõpparuanne => Vahearuanne ja lõpparuanne osaliselt RAP4LEO süsteemis.

3. http://ee.RAP4LEO.org • <<Report(s) for Leonardo Mobility>> • Internetipõhine raporteerimismoodul, • mida kasutavad praktikandid/lähetatavad, projektijuhid, Leonardo bürood ja Euroopa Komisjon • Eraldi keskkonnad kõigil osalevate riikidel, (oma keeleversioonid), • Toetusesaajatel asutustel, • Osalejatel

4. Mida teeb Leonardo RAP4LEOs? • Sisestab kõigi esitatud taotluste andmed ja hindamisprotseduuri tulemused • Kui lepingud on sõlmitud, (st. taotlusest on saanud projekt) aktiveerib igale Projektile eraldi veebilehe ja kontaktisikule saadetakse e-postiga kasutajanimi ja salasõna.

5. Mida teeb projektijuht RAP4LEOs (1) • Registreerib praktikad/lähetused: • Osalejate andmed; • Partnerorganisatsioonide andmed; • Toimumise aeg, praktika/lähetuse kestus. • Juhendab praktikante/lähetatavaid: • Kuidas RAP4LEO andmebaasi siseneda; • Kuidas täita küsimustik (ehk osaleja aruanne)

6. Projektijuhi ülesanded seoses osalejatega • Tagada, et kõigil praktikantidel/lähetatavatel on e-posti aadressid, (vajadusel abistada osalejaid e-posti aadressi registreerimisel nt mail.ee vms); • Tagada osalejatele interneti kasutamise võimalus; • Tagada, et kõik osalejad täidavad küsimustiku.

7. Mida teeb projektijuht RAP4LEOs (2) • Kontrollib täidetud küsimustikke, vajadusel saadab meeldetuletusi • Täidab finantsaruande, (nii vahe- kui lõpparuande finantsosa) • Finantsandmed sisestatakse • osaleja, • kululiigi kaupa

8. Aruande esitamine • Osalejad peavad oma RAP4LEOs täidetud küsimustikud välja trükkima, allkirjastama ja esitama projektijuhile • Projektijuht peab RAP4LEOs täidetud finantsaruande(d) ja statistikatabelid välja trükkima ja esitama koos ülejäänud aruandega.

9. Õpirändeprojekti lõpparuanne (1) • Sõnaline osa • Projekti aruanne, esilehel allkirjaõigusliku isiku allkiri, • Aruande võõrkeelne kokkuvõte, • Statistikatabelid (Rap4Leost) • Osalejate (allkirjastatud) aruannete koopiad (RapLeost), • Osalejatega sõlmitud lepingute koopiad; • Europassikeskuse kinnituskiri Õpirändetunnistuste väljastamise kohta

10. Õpirändeprojekti lõpparuanne (2) • Finantsosa • Finantsaruande väljatrükk RAP4LEOst • Finantsaruande koondtabel • Täiendavad dokumendid osalejate kaupa: • Reisikulu tõendavate dokumentide koopiad, • rahvusvahelise transpordi piletite ja pardakaartide koopiad. • Praktitantide / lähetatavatega sõlmitud lepingujärgsete maksete maksekorralduste koopiad.

11. Toetuse kasutamise juhend (1) Oluline! • Luua jälgitav süsteem. • Saadud toetus teenub intressi, mis hiljem delareeritakse. • Praktikantidelt/lähetatavatelt ei tohi projektis osalemise eest tasu võtta. • Projekti kõik maksed sooritatakse ülekandega.

12. Toetuse kasutamise juhend (2) Maksed • Sooritatakse eesti kroonides. • 1 euro = 15,6466 krooni – Eesti Panga fikseeritud kurss. • Muude valuutade aluseks - eurodesse Eesti Panga päevakurss, mis on avaldatud päeval, mil leping toetuse kasutamiseks allkirjastatakse SA Archimedes Hariduskoostöö Keskuse poolt!

13. Toetuse kasutamise juhend (3) Järgmiseid kulusid ei aksepteerita: • Reisikulud riikidesse, mis ei osale LdVs • Projektiperioodi välised kulutused • Projektiga mitteseotud, põhjendamata kulud • Topeltfinantseeritavad kulud • Pangakulud ja laenude intressid • Valuuta vahetamise kahju

14. Toetuse kasutamise juhend (4) Finantstoetus koosneb: • Praktika / lähetuse kuludest • Projekti korralduskuludest, mis jagunevad: • Ettevalmistuskuludeks • Juhtimise ja seire kuludeks

15. Toetuse kasutamise juhend (5) Ettevalmistuskulu: • Pedagoogiline (ainult praktikantidele) • Kultuuriline • Keeleline Ettevalmistuse sisu tuleb detailselt lahti seletada saatva asutuse ja praktikandi vahelises lepingus.

16. Toetuse kasutamise juhend (6) Juhtimise ja seire kulud • Projekti haldamine • Seire • Hindamine • Ettevalmistavad ja seirevisiidid partnerite juurde • Side- ja kontorikulud • Praktikantide ja lähetatavate kindlustuskulud !!!

17. Toetuse kasutamise juhend (7) Praktika kulud • Kindlasummaline toetus • Üldjuhul sisaldab nii elamis- kui reisikulu • Erand - alla 4 nädalase praktikale, kui reisikulu ületab 500€ Näide: Tabel 1

18. Toetuse kasutmaise juhend (8) Lähetuse kulud: • Reisikulu • 1 edasi-tagasi pilet sihtkohta ja tagasi • Kontrollitakse nii arveid, pileteid/pardakaarte kui maksedokumente • Elamiskulu • kindlasummalise toetus, mis sisaldab majutus- ja päevaraha Näide: Tabel 2

19. Soovitused igapäevatööks • Arvete originaalid on raamatupidamises, aga soovitan projektijuhil kogu projekti vältel teha jooksvalt kõigist arvetest (ja sõidupiletitest jms) koopiaid projekti kausta. • Kui arve on muus valuutas, kirjutada juurde summa eurodes (Eesti Panga kurss!) • Soovitan pidada jooksvalt arvestust Excelis ja hiljem selle põhjal sisestada andmed RAP4LEOsse.

20. Tulumaksuvabastus Vabariigi Valitsuse 20. juuni 2000. a määrus nr 196“Õppe- ja teadustööks ning loominguliseks ja sporditegevuseks antavate stipendiumide tulumaksust vabastamise tingimused”

21. Kontakt Praktikaprojektid Merike Sanglepp telefon 6999 391 merike@archimedes.ee Lähetusprojektid Asse Sild telefon 6333 398 asse@archimedes.ee Finantsid Kadri Klaos telefon 6962 428 kadri.klaos@archimedes.ee