Opracował: mł. ogn . Wojciech Żelazny Komenda Wojewódzka Państwowej Straży Pożarnej w Kielcach

1. Zmiany obowiązujących przepisów Prawa zamówień publicznych w kontekście zakupów realizowanych przez jednostki PSP woj. świętokrzyskiego Opracował: mł. ogn. Wojciech Żelazny Komenda Wojewódzka Państwowej Straży Pożarnej w Kielcach Narada służb kwatermistrzowskich, technicznych i finansowych PSP Kielce, 18 marca 2013 r.

2. Celem prezentacji, którą za chwilę Państwo zobaczą jest zaktualizowanie wiedzy na temat prawa zamówień publicznych, po nowelizacji, która weszła w życie 20 lutego br. Ponieważ większość zamówień realizujemy w trybie przetargu nieograniczonego o wartości poniżej „progów unijnych” oraz najwięcej zakupów dotyczy: • samochodów pożarniczych • paliw • robót budowlanych • zakupów sprzętu pożarniczego i umundurowania - skupimy się na zmianach prawa, które musimy uwzględnić tylko w tych wymienionych powyżej zakupach.

3. Etapy postępowania przetargowego W celu usystematyzowania wiedzy, a także ułatwienia prezentacji tematyki zmian w przepisach chciałbym omówić poszczególne etapy postepowania przetargowego. I tak, pozwoliłem sobie wyróżnić następujące etapy przetargu: • Powołanie komisji przetargowej i rozdzielenie zadań • Przygotowanie opisu przedmiotu zamówienia i ustalenie szacunkowej wartości zamówienia • Przygotowanie specyfikacji istotnych warunków zamówienia (SIWZ) • Ogłoszenie o przetargu • Otwarcie ofert • Badanie i ocena ofert • Wysłanie zawiadomienia o rozstrzygnięciu przetargu i zamieszczenie go na stronie internetowej • Podpisanie umowy • Zamieszczenie na stronie Urzędu Zamówień Publicznych informacji o udzieleniu zamówienia • Sporządzenie i zatwierdzenie protokołu • Roczne sprawozdanie z zamówień publicznych

4. Ad. 1. Powołanie komisji i rozdzielenie zadań • Przepisy Prawa zamówień publicznych stanowią, że zamawiający powołuje komisję przetargową. • Warto zwrócić uwagę, że powołanie komisji w przetargach o wartości zamówienia do 130 tys. euro nie jest obowiązkowe. Podstawowe zadania komisji określono w ustawie Prawo zamówień publicznych. • Jednak ustawa wskazuje, że kierownik zamawiającego jest kompetentny do ustalenia zakresu obowiązków członków komisji.

5. Ad. 1. Powołanie komisji i rozdzielenie zadań Obowiązki członków komisji będą wynikały: • z zakresu czynności pracownika • z regulaminu zamówień publicznych lub regulaminu pracy komisji jeżeli został on wprowadzony • z decyzji w sprawie powołania komisji

6. Ad. 1. Powołanie komisji i rozdzielenie zadań Proszę zwrócić uwagę, że wg przepisów rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 26 października 2010 r. w sprawie wzoru protokołu należy podać: 1) Imiona i nazwiska osób: • przygotowujących opis przedmiotu zamówienia, • ustalających wartość zamówienia, • przygotowujących opis sposobu dokonywania oceny spełniania warunków udziału w postępowaniu, • określających kryteria oceny ofert, 2) Inne osoby wykonujące czynności związane z przygotowaniem postępowania (wskazać osoby wykonujące czynności związane z przygotowaniem postępowania oraz podać zakres czynności

7. Ad. 1. Powołanie komisji i rozdzielenie zadań

8. Ad 2. Przygotowanie opisu przedmiotu zamówienia i ustalenie szacunkowej wartości zamówienia Pojazdy Przy zakupach pojazdów (oprócz Polskich Norm, tj. PN-EN 1846-1 i CPV 34144210-3): od 2007 r. stosować wymagania dotyczące biopaliw (M.P. z 2007 r. Nr 53, poz. 607), od 2007 r. stosować przepisy dotyczące świadectwa dopuszczenia w szczególności w zakresie nazw i wyposażenia pojazdów od 2011 r. należy stosować inne niż cena obowiązkowe kryteria oceny ofert lub wprowadzić w ich miejsce minimalne normy emisji spalin i spalania (Dz. U. z 2011 r. Nr 96, poz. 559), od 2011 r. stosujemy standaryzacje pojazdów – zarządzenie Komendanta Głównego PSP (ostatnia aktualizacja na stronie www.kgpsp.gov.pl z 21 grudnia 2012 r.)

9. Ad 2. Przygotowanie opisu przedmiotu zamówienia i ustalenie szacunkowej wartości zamówienia Roboty budowlane Przy robotach budowlanych pamiętamy o zmianie definicji roboty budowlanej (art. 2 Pkt 8 P.z.p.) – już nie ma odesłania do przepisów Prawa budowlanego, ale stosujemy przepisy Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 3 grudnia 2012 r. w sprawie wykazu robót budowlanych (Dz. U. z 2012 r. Poz. 1372).

10. Ad 2. Przygotowanie opisu przedmiotu zamówienia i ustalenie szacunkowej wartości zamówienia Roboty budowlane Ponadto obowiązują następujące przepisy: 1) Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 2 września 2004 r. w sprawie szczegółowego zakresu i formy dokumentacji projektowej, specyfikacji technicznych wykonania o odbioru robót budowlanych oraz programu funkcjonalno – użytkowego (Dz. U. z Nr 202, poz. 2072 z późn. zm.) Najważniejsze zmiany do niniejszego rozporządzenia wprowadzono w latach 2005 (Dz. U. Nr 75, poz. 2072) i 2010 (Dz. U. N 72, poz. 464. 2) Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 18 maja 2004 r. w sprawie określania metod i podstaw sporządzania kosztorysu inwestorskiego, obliczania planowanych kosztów prac projektowych oraz planowanych kosztów robot budowlanych określonych w programie funkcjonalno – użytkowym (Dz. U. Nr 130, poz. 1389)

11. Ad 2. Przygotowanie opisu przedmiotu zamówienia i ustalenie szacunkowej wartości zamówienia Roboty budowlane Zatem w zamówieniach dotyczących robót budowlanych najważniejszą część opisu przedmiotu zamówienia wykonuje dla nas projektant. Podobnie jest zwykle z szacowaniem wartości zamówienia, gdyż polega na przygotowaniu kosztorysu inwestorskiego.

12. Ad 2. Przygotowanie opisu przedmiotu zamówienia i ustalenie szacunkowej wartości zamówienia Paliwa Odnośnie zakupu paliw nie ma nowych wymagań, które należałoby uwzględnić po nowelizacji przepisów. Należy pamiętać, że przy ustalaniu wartości zamówienia sumuje się wartość benzyny i oleju napędowego. Wzór specyfikacji funkcjonuje w naszych jednostkach z powodzeniem, choć na pewno każda komenda dokonuje pewnych modyfikacji uwzględniając swoje własne warunki.

13. Ad 2. Przygotowanie opisu przedmiotu zamówienia i ustalenie szacunkowej wartości zamówienia Sprzęt pożarniczy i ubrania Do zakupów ubrań stosujemy następujące przepisy : 1) Rozporządzenie Ministra Spraw wewnętrznych i Administracji z dnia 30 listopada 2005 r. w sprawie umundurowania strażaków Państwowej Straży Pożarnej (Dz. U. z 2006 r. Nr 4, poz. 25); Ostatnia zmiana rozporządzenia (Dz.U. z 2013 r. poz. 19) 2) Zarządzenie Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej z dnia 5 lutego 2007 r. w sprawie wzorców oraz szczegółowych wymagań, cech technicznych i jakościowych przedmiotów umundurowania, odzieży specjalnej i środków ochrony indywidualnej użytkowanych w Państwowej Straży Pożarnej (Dz. Urz. KG PSP z 2009 r. Nr 2, poz. 17).

14. Ad 2. Przygotowanie opisu przedmiotu zamówienia i ustalenie szacunkowej wartości zamówienia Sprzęt pożarniczy i ubrania Do zakupu sprzętu pożarniczego stosujemy przepisy : Rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji w sprawie wykazu wyrobów służących zapewnieniu bezpieczeństwa publicznego lub ochronie zdrowia i życia oraz mienia, a także zasad wydawania dopuszczenia tych wyrobów do użytkowania z dnia 20 czerwca 2007 r. (Dz. U. Nr 143, poz. 1002) załącznik nr 3 (w brzmieniu określonym w Dz. U. 2010 Nr 85 poz. 553)

15. Ad 3. Przygotowanie specyfikacji istotnych warunków zamówienia Większość zmian , które musimy wprowadzić do SIWZ wynika z przepisów rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 19 lutego 2013 r. (Dz. U. z 2013 r. poz. 231). I tak: • Zamiast żądać referencji wymagamy poświadczenia lub oświadczenia o wykonaniu zamówienia należycie (§ 1 ust. 2 pkt 1-3). • Nie żądamy poświadczeń od wykonawców, którzy realizowali zamówienie dla nas (§ 1 ust. 3). • Musimy przeredagować warunki dotyczące dokumentów żądanych od podwykonawców (§ 1 ust. 4 Rozp.) • Możemy zażądać w wykazie robót budowlanych, dostaw i usług także wykazania zamówień niewykonanych lub nienależycie wykonanych (§ 1 ust. 4 Rozp.). • Zgodnie z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z 1 dnia marca 2013 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie wzorów ogłoszeń zamieszczanych w Biuletynie Zamówień Publicznych ( Dz. U. z 2013 r. Poz. 279) dodajemy wymóg załączenia dokumentu pn.: „Lista podmiotów należących do tej samej grupy kapitałowej, o której, o której mowa w art. 24 ust. 2 pkt 5, albo informacja o tym, że wykonawca nie należy do grupy kapitałowej”.

16. Ad. 4. Ogłoszenie o przetargu Obowiązuje nowe rozporządzenie w sprawie wzoru ogłoszenia o przetargu. Wprowadzono w nim nowy wymagany dokumenty , którego musimy zażądać od wykonawców tj.: Lista podmiotów należących do tej samej grupy kapitałowej, o której, o której mowa w art. 24 ust. 2 pkt 5, albo informację o tym, że nie należy do grupy kapitałowej Przeredagowano także nazwy innych dokumentów dotyczących wykazu dostaw, usług lub robót, gdzie wprost wymienia się jakie dokumenty mogą być wykorzystywane na dowód, że zamówienie wykonano należycie (poświadczenia, zaświadczenia i oświadczenia)

17. Ad. 4. Ogłoszenie o przetargu

18. Ad. 5. Otwarcie ofert Nie zmieniono przepisów w zakresie czynności otwarcia ofert. Obowiązuje art. 86 ustawy P. z.p. Z reguły otwarcie ofert przebiega następująco: a) przywitanie wykonawców b) podanie kwoty jaką zamawiający zamierza przeznaczyć na wykonanie zamówienia c) sprawdzenie nienaruszalności ofert d) odczytanie ofert – czytamy nazwę i adres wykonawcy, cenę brutto, ewentualnie termin wykonania zamówienia i okres gwarancji; e) Zakończenie sesji otwarcia ofert. Jeżeli wykonawcy chcą obejrzeć oferty powinni złożyć pisemny wniosek, należy sprawdzić czy jakieś informacje w którejś z ofert nie zostały zastrzeżone jako tajemnica przedsiębiorstwa, pozostałe można udostępnić.

19. Ad. 6. Badanie i ocena ofert Mamy obowiązek wykluczyć z postępowania wykonawców, którzy : • nie zrealizowali dla nas umowy w min. 5% a my z tego powodu rozwiązaliśmy z nim umowę (art. 24 ust. 1 pkt 1a) • wyrządzili szkodę lub zapłacili karę umowną jakiemukolwiek zamawiającemu w wysokości min. 5% wartości realizowanego zamówienia • należą do tej samej grupy kapitałowej, a złożyli różne oferty i nie wykażą, że powiązanie miedzy nimi tworzy zachwianie konkurencji. (art. 24 ust. 2 pkt5)

20. Ad. 6. Badanie i ocena ofert Możemy sformułować także inne warunki w SIWZ, odnoszące się do rzetelności, kwalifikacji, efektywności i doświadczenia w taki sposób, że umożliwi nam to wykluczenie wykonawcy, który wyrządził szkodę lub zapłacił kary albo wykonał zamówienie w sposób „nieprawidłowy, niedokładny lub niski jakościowo” Stosujemy przepis Artykułu 22 ust. 5 P.z.p. oraz pomocniczo Wyrok Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej z dnia 13 grudnia 2012 r. w sprawie prejudycjalnej C-465/11 Forposta i ABC Direct Contact. Ten przepis dotyczy usług, robot budowlanych i dostaw wymagających wykonania prac dotyczących rozmieszczenia i instalacji)

21. Ad. 7. Wysłanie zawiadomienia o rozstrzygnięciu przetargu i zamieszczenie go na stronie internetowej W zawiadomieniu podaje się kto złożył ofertę, na jaką kwotę, jaką liczbę punków otrzymał, kto został wykluczony i dlaczego, która oferta została odrzucona i dlaczego, wyznacza się termin podpisania umowy z wybranym wykonawcą. Termin nie może być krótszy niż 5 dni od rozstrzygnięcia przetargu (powinien być najwcześniej 6 dni po rozstrzygnięciu). Wyjątkowo termin podpisania umowy może być krótszy niż 5 dni, jeżeli zachodzą przesłanki określone ustawie Prawo zamówień publicznych. Są to następujące przypadki : art. 94 ust. 2 pkt 1 lit. a) ze zwala na skrócenie 5-cio dniowego terminu gdy w przetargu złożono tylko jedną ofertę) , natomiast art. 94 ust. 2 pkt 3 lit a) zezwala na wcześniejsze podpisanie umowy gdy w postępowaniu o udzielenie zamówienia prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonym o wartości mniejszej niż 130 tys. euro nie odrzucono żadnej oferty i zarazem nie wykluczono żadnego wykonawcy.

22. Ad. 8. Wysłanie zawiadomienia o rozstrzygnięciu przetargu i zamieszczenie go na stronie internetowej Jeżeli żadnego wykonawcy nie wykluczyliśmy, oraz żadna oferta nie została odrzucona nie wniesie odwołania umowę można podpisać nie czekając na upływ terminu 5 dni na wniesienie odwołania po rozstrzygnięciu. Możemy w specyfikacji zobowiązać wykonawcę do dopełnienia pewnych formalności przed podpisaniem umowy np. dołączenia wypisy z rejestru przedsiębiorców, jeżeli nie wymagaliśmy tego dokumentu na etapie składania ofert.

23. Ad. 9. Zamieszczenie na stronie Urzędu Zamówień Publicznych informacji o udzieleniu zamówienia Odpowiedni formularz należy wypełnić na stronie internetowej Urzędu Zamówień Publicznych.

24. Ad. 10. Sporządzenie i zatwierdzenie protokołu z postepowania Druki ZP-1 (oświadczenie o braku powiązań w wykonawcami) oraz ZP-PN (protokół w przetargu nieograniczonym). Jeżeli brak innych niż cena kryteriów oceny ofert, to nie wypełniamy karty indywidualnej oceny oferty.

25. Ad. 10. Sporządzenie i zatwierdzenie protokołu z postepowania Należy zwrócić uwagę na Punkt 20 protokołu, a więc obowiązek wykazania wszystkich załączników do protokołu:

26. Ad. 11. Roczne sprawozdanie z zamówień publicznych Mamy obowiązek złożyć sprawozdanie z udzielonych zamówień do dnia 1 marca za rok ubiegły. Od przyszłego roku będzie obowiązek uwzględnienia zamówień nie objętych ustawą Prawo zamówień publicznych, w tym o wartości poniżej 14000 euro, a zatem wszystkich. Jest to o tyle istotne, że wszyscy musimy sporządzić to sprawozdanie i go wysłać za pomocą formularza na stronie internetowej Urzędu zamówień Publicznych. Odnośnie zamówień o wartości poniżej progu 14 tys. euro i innych nie objętych ustawą sprawozdanie z naszego punktu widzenia czyli PSP, będzie obejmowało dwie grupy ze względu na rodzaj wyłączenia 1) pierwszą będzie zamówienie udzielone ze względu na wartość, czyli tych poniżej 14 000 euro oraz zamówień pozostałych, wyłączonych ze względu na ich rodzaj np. nabycie własności nieruchomości (gdy kupujemy), innych praw ) dzierżawy, najmu), zakupu usług u innych zamawiających. Druki ZP-1 (oświadczenie o braku powiązań w wykonawcami) oraz ZP-PN (protokół w przetargu nieograniczonym). Jeżeli brak innych niż cena kryteriów oceny ofert, to nie wypełniamy karty indywidualnej oceny oferty.

27. PODSUMOWANIE Na podsumowanie chciałbym jeszcze raz przedstawić o nowych przepisach, które musimy uwzględnić na poszczególnych etapach postepowania w sprawie udzielenia zamówienia w trybie przetargu nieograniczonego o wartości zamówienia większej niż 14 000 euro, ale poniżej progów unijnych, czyli obecnie o wartości mniejszej niż 130 000 euro bez podatku VAT.

28. PODSUMOWANIE 1. Powołanie komisji i rozdzielenie zadań Od 2010 r. w druku ZP-PN Pkt 3B protokołu należy podać: Imiona i nazwiska członków komisji z podaniem jakie czynności wykonywali 2. Przygotowanie opisu przedmiotu zamówienia i ustalenie szacunkowej wartości zamówienia Przy zakupach pojazdów stosować w szczególności przepisy dotyczące biopaliw, obowiązkowych kryteriów oceny ofert, świadectw dopuszczenia i standaryzacji. Przy zamówieniach robót budowlanych sprawdzić czy na pewno mamy do czynienia z robotą budowlaną w świetle nowej definicji i rozporządzenia w sprawie wykazu robótbudowlanych. Przy zakupach sprzętu pożarniczego stosować rozporządzeń MSWiA i zarządzenia KG PSP. Przy zakupach sprzętu komputerowego stosować wytyczne Prezesa UZP (nie opisywać za pomocą znaków towarowych tylko osiąganych parametrów) 3. Przygotowanie specyfikacji istotnych warunków zamówienia (SIWZ) Należy wprowadzić zmiany w specyfikacjach w zakresie wymaganych dokumentów w oparciu o nowe przepisy dotyczące wzoru ogłoszenia oraz wykazu dokumentów jakich zamawiający może żądań od wykonawców. 4. Ogłoszenie o przetargu Wprowadzono we wzorze ogłoszenia nowy wymagany dokument, którego musimy zażądać od wykonawców tj.: Lista podmiotów należących do tej samej grupy kapitałowej, o której, o której mowa w art. 24 ust. 2 pkt 5, albo informację o tym, że nie należy do grupy kapitałowej 5. Otwarcie ofert Brak zmian 6. Badanie i ocena ofert Mamy obowiązek wykluczyć z postępowania wykonawców, którzy : - nie zrealizowali dla nas umowy w min. 5% a my z tego powodu rozwiązaliśmy z nim umowę (art. 24 ust. 1 pkt 1a) - wyrządzili szkodę lub zapłacili karę umowną jakiemukolwiek zamawiającemu w wysokości min. 5% wartości realizowanego zamówienia - należą do tej samej grupy kapitałowej, a złożyli różne oferty i nie wykażą, że powiązanie miedzy nimi tworzy zachwianie konkurencji. (art. 24 ust. 2 pkt5) Możemy sformułować także inne warunki w SIWZ, odnoszące się do rzetelności, kwalifikacji, efektywności i doświadczenia wykonawcy. 7. Wysłanie zawiadomienia o rozstrzygnięciu przetargu i zamieszczenie go na stronie internetowej Brak zmian 8. Podpisanie umowy Brak zmian 9. Zamieszczenie na stronie Urzędu Zamówień Publicznych informacji o udzieleniu zamówienia Brak zmian 10. Sporządzenie i zatwierdzenie protokołu z postepowania Stosujemy druki ZP-1 (oświadczenie o braku powiązań w wykonawcami) oraz ZP-PN (protokół w przetargu nieograniczonym) Jeżeli brak innych niż cena kryteriów oceny ofert, to nie wypełniamy karty indywidualnej oceny oferty. Zwracamy uwagę na Pkt 20 protokołu. 11. Roczne sprawozdanie z zamówień publicznych Od przyszłego roku będzie obowiązek uwzględnienia zamówień nie objętych ustawą Prawo zamówień publicznych, w tym o wartości poniżej 14000 euro.

29. Literatura • Prawo zamówień publicznych. • Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 19 lutego 2013 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane (Poz. 231) • Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 03 grudnia 2012 r. w sprawie wykazu robót budowlanych (Poz. 1372) • Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych z dnia 16 grudnia 2011 r. (Dz.U. Nr 282, poz. 1650) („Średni kurs złotego w stosunku do euro stanowiący podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych wynosi 4,0196.) • Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów w sprawie innych niż cena obowiązkowych kryteriów oceny ofert w odniesieniu do niektórych rodzajów zamówień publicznych z dnia 10 maja 2011 r. (Dz.U. Nr 96, poz. 559) • Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego z dnia 26 października 2010 r. (Dz. U. Nr 223, poz. 1458) • Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów w sprawie zakresu informacji zawartych w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach, jego wzoru oraz sposobu przekazywania z dnia 25 sierpnia 2006 r. (Dz.U. Nr 155, poz. 1110) (obowiązuje do: 2014-02-20) • Informator Urzędu Zamówień Publicznych, Luty 2013 r., strona internetowa www.uzp.gov.pl z dnia 4 marca 2013 r.