CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS

1. CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS NTC-5906

2. ¿QUÉ ES CARACTERIZAR UN PROCESO? La Caracterización de Procesos consiste en identificar condiciones y/o elementos que hacen parte del proceso, tales como: ¿quién lo hace?, ¿Para quién o quienes se hace?, ¿Por qué se hace?, ¿Cómo se hace?, ¿Cuándo se hace?, ?¿Qué se requiere para hacerlo?. Los procesos deben documentarse en función de la naturaleza de sus actividades, los requisitos del cliente/usuario y de los requisitos legales o reglamentarios que apliquen. La NTC 5906 no establece de manera explícita qué procesos o de qué tipo deben estar identificados, pero los procesos se pueden identificar como: • Procesos Gerenciales/Directivos/Estratégicos • Procesos Misionales/Operacionales/Realización • Procesos de Apoyo/Soporte • Procesos de Evaluación/Seguimiento y Medición P_03_2 CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS

3. ENTRE LOS PRINCIPALES FACTORES PARA LA IDENTIFICACIÓN Y SELECCIÓN DE LOS PROCESOS PUEDEN MENCIONARSE: • Influencia en la satisfacción del cliente.   • Los efectos en la calidad del producto/servicio.   • Influencia en la misión y estrategia.   • Cumplimiento de requisitos legales o reglamentarios.   • Utilización de recursos.   P_03_2 CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS

4. RUTA PARA CARACTERIZAR PROCESOS P_03_2 CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS

5. FORMATO DE CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS CONTENIDO: • Nombre • Responsable • Objetivo • Alcance • Proveedores • Entradas • Ciclo PHVA • Salidas • Clientes • Recursos • Documentos • Requisitos • Indicadores P_03_2 CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS

6. Durante la caracterización de los procesos es fundamental construir los indicadores que permitan controlar y medir el desarrollo y cumplimiento del proceso, por ello se hace necesario revisar que es un indicador y como se construye, pues la mala formulación del indicador puede generar una mala evaluación del proceso o una falla en el control. ¿QUÉ ES UN INDICADOR ? Es un valor que sirve para medir el comportamiento de variables, en función del nivel de logro de un objetivo o meta planificados. Es una herramienta de control operativo y de gestión Es relevante en el proceso de diseño, seguimiento y evaluación ex post de las acciones P_03_2 CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS

7. VARIABLE INDICADORES DEFINICION TEÓRICA: Es una especificación cuantitativa de la relación entre dos o más variables, que permite verificar el nivel de logro alcanzado en el cumplimiento de los objetivos. OBJETIVO SITUACIÓN ACTUAL ¿Cómo estamos? OBJETIVOS ¿Qué se quiere? LOGROS Mínimos esperados P_03_2 CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS

8. ELEMENTOS DE LA CONSTRUCCIÓN DE UN INDICADOR 1.- NOMBRE DEL INDICADOR:EXPRESIÓN VERBAL QUE “PERSONIFICA” O “SINGULARIZA” EL INDICADOR RESPECTIVO. 2.- ATRIBUTO:CUALIDAD O CALIDAD DEL INDICADOR (POR GÉNERO, NIVEL DE ESCOLARIDAD, POR REGIÓN). 3.- UNIDAD DE MEDIDA:UNIDAD EN LA QUE SE FORMULA EL INDICADOR. 4.- FÓRMULA DE CÁLCULO:EXPRESIÓN MATEMÁTICA PARA MEDIR LA VARIACION DE LA VARIABLE. P_03_2 CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS

9. ¿PORQUÉ SON NECESARIOS LOS INDICADORES? Los indicadores se vuelven necesarios, partiendo del criterio de evaluación que se quiera hacer: • De acuerdo con el cronograma o tiempo establecido para evaluar cumplimiento. • De acuerdo con sus objetivos, metas o resultados. • De acuerdo con el uso de sus recursos, tanto monetarios,como de otro tipo. • Para dar cuenta de la evolución de la ejecución. P_03_2 CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS

10. PROPUESTA PARA CONSTRUIR INDICADORES Listar los objetivos, metas, productos y actividades a controlar. Identificar las palabras claves que requieran un acuerdo sobre su significado. Construir un significado común para cada una de las palabras clave identificadas. Relacionar los significados atribuidos a cada palabra clave e incluir la definición cuantitativa del indicador (Nº absoluto, porcentaje).  P_03_2 CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS