DOCUMENTOS DE ARCHIVO EN LA ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA: necesidad de un modelo de gestión integrada

2. DOCUMENTOS DE ARCHIVO EN LA ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA: necesidad de un modelo de gestión integrada • Actuación del archivero en la Administración • La utilización de los documentos electrónicos • Los sistemas de gestión de documentos electrónicos de archivo • Necesidad de un modelo que sirva de guía • Grupo CARMEN

3. ACTUACIÓN DEL ARCHIVERO EN LA ADMIISTRACIÓN • Actuación tradicional • Actuación en el marco de de la Administración Electrónica • las TIC como herramienta de mejora de la Administración Pública

4. LA UTILIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS • Necesidad de medidas específicas • Ampliación del papel de los Archivos en su función de sistemas de información transversal de las organizaciones • Objetivos finales de la integración de gestión administrativa y gestión archivística

5. LA UTILIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS: necesidad de medidas específicas • Protegerlos contra la alteración y la eliminación • Asegurar a lo largo del tiempo su mantenimiento dentro de su contexto de producción

6. LA UTILIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS: ampliación del papel de los Archivos • Gestión de documentos en soporte tradicional, electrónico y mixto • Implicación en la planificación del proceso de producción administrativa • definición de los elementos de información que configuran los modelos de datos • articulación de sistemas integrados de selección y valoración documental, desde la fase de definición de los procedimientos

7. LA UTILIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS: objetivos de la integración de la gestión administrativa y la gestión archivística • crear un sistema de gestión integral de los documentos de archivo que permita la automatización de aquella desde el mismo momento en que se definen los procedimientos • impulsar el sistema de información archivística como parte del sistema de información de la organización • garantizar el derecho de los ciudadanos a la localización y al acceso a los documentos • asegurar la formación de un patrimonio histórico documental racional, estructurado y fiable

8. GRUPO DE TRABAJO DE EXPERTOS EN DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS LOS SISTEMAS DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO • La definición de los sistemas de archivo es una parte fundamental de la definición de la producción documental electrónica • La gestión integral repercute en lo referente a la custodia física de los documentos • Papel de los archiveros en la conservación de la memoria digital • objetivos • medios • Consecuencias inmediatas

9. GRUPO DE TRABAJO DE EXPERTOS EN DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS LOS SISTEMAS DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO: características • debe ser multidisciplinar • punto de partida para la creación de documentos • sistema que recibe el conjunto de documentos de la organización • herramienta fundamental de información para la organización • cauce de satisfacción de las necesidades informativas de los ciudadanos • herramienta que permita una automatización máxima de la gestión de las organizaciones • las herramientas tecnológicas a incorporar a los sistemas de archivo deberán permitir una gestión integral e integrada con otros sistemas de producción administrativa.

10. LOS SISTEMAS DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO: repercusiones con respecto a la custodia física • Evaluación de determinados principios de la archivística: • sistema de archivos basado en el ciclo vital de los documentos • procesos de transferencia entre archivos • serie documental como objeto de la identificación y la valoración • Intervención de la autoridad archivística: • fase inicial de diseño del sistema (determinación de las normas de conservación y acceso) • fase final de control de cumplimiento de las normas en lo que se refiere a conservación y eliminación

11. LOS SISTEMAS DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO: papel de los archiveros en la conservación de la memoria digital • Funciones • asegurar el mantenimiento de las características de autenticidad e integridad de los documentos a lo largo del tiempo • discernir entre los documentos con valor probatorio y los que sólo tienen valor informativo, a efectos de exigencia de requisitos de validación • mantener el carácter secuencial de los procedimientos • Medios • análisis de trámites administrativos • Establecimiento de sus valores y plazos de vigencia • Evaluación y selección de los documentos con vistas a su conservación o eliminación

12. LOS SISTEMAS DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO: consecuencias inmediatas • Mejora del aprovechamiento de espacios • Mejora en la aplicación de métodos y procedimientos • Mejora en la eficacia del servicio a los ciudadanos

13. LOS SISTEMAS DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO: papel de los archiveros en la conservación física de los documentos • Estudio de las condiciones físicas de conservación de los soportes • Sistemas de migración de datos, circunstancias y riesgos • Establecimiento de prioridades

14. LOS SISTEMAS DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO: papel de los archiveros con respecto al acceso a los documentos • Cumplimiento del derecho de acceso a los archivos y registros públicos • Salvaguarda del derecho a la intimidad de las personas y a su propia imagen

15. NECESIDAD DE UN MODELO • Normalización progresiva de la actividad archivística • MoReq (Modelo de Requisitos para la gestión de documentos electrónicos de archivo) • Desarrollo de MoReq para adaptarlo a las necesidades de cada organización

16. MOREQ: estructura del documento • Introducción general • Descripción general de los requisitos de un SGDEA • Requisitos de los distintos elementos • Anexos

17. MOREQ: introducción general • Alcance • organizaciones públicas y privadas • centrada en los requisitos funcionales • carácter genérico • Aspectos formales • Requisitos obligatorios y recomendables

18. MOREQ: descripción general de los requisitos de un SGDEA • Terminología básica • Conceptos básicos • Modelo de relación entre entidades

19. Cuadro de clasificación Controles y seguridad Conservación, eliminación o transferencia Captura de documentos de archivo Referencias Búsqueda, recuperación y presentación Funciones administrativas Otras funcionalidades Requisitos no funcionales Requisitos de los metadatos Modelo de Referencia MOREQ: requisitos de los elementos

20. MOREQ: anexos • Publicaciones de referencia • Desarrollo de la especificación • Uso de la versión electrónica • Agradecimientos • Correspondencia con otros modelos • Procesamiento de la fecha • Normas y otras directrices

21. GRUPO CARMEN: grupo de trabajo sobre documentos electrónicos de archivo • Antecedentes • Composición • Objetivo • Resultados • Proyectos

22. ANTECEDENTES • Presencia de un representante de la Subdirección General de Archivos Estatales en los siguientes Grupos de Trabajo Internacionales: • C.I.A.Comité de documentos administrativos (CRC). 1988 – 1996 • DLM FORUM. 1996 – 2004 • C.I.A. Comité de documentos electrónicos (CER). 2000 - 2004

23. CONSTITUCIÓN Y COMPONENTES • Constitución del Grupo: • Impulsada por la Subdirección General de Archivos Estatales • Finales de 2001 • Formado por archiveros de: • Administración General del Estado • Comunidades Autónomas • Ayuntamientos • Universidades • Coordinado por la Subdirección General de los Archivos Estatales

24. OBJETIVO: el proyecto CARMEN • Control ARchivístico de la Memoria ElectróNica Contribuir al diseño de un sistema de gestión de documentos electrónicos que permita un control archivístico efectivo, garantizando su conservación y acceso a lo largo del tiempo

25. GRUPO DE TRABAJO DE EXPERTOS EN DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS RESULTADOS • Análisis de la situación de los Archivos españoles con respecto a los documentos electrónicos

26. GRUPO DE TRABAJO DE EXPERTOS EN DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS RESULTADOS • Revisión de la traducción de MoReq: Model Requirements for the management of electronic records

27. RESULTADOS • Presentación ante el colectivo profesional de la traducción revisada de MoReq

28. RESULTADOS • Participación en TECNIMAP 2004 (VIII edición de las Jornadas sobre Tecnologías de la Información para la Modernización de las Administraciones Públicas): eCooperación en Administración Pública

29. PROYECTOS • Diseño de un modelo conceptual para la gestión de documentos electrónicos de archivo • Colaboración con los órganos responsables de diseñar un sistema de archivo electrónico para la Administración • Colaboración con los órganos responsables de la modernización tecnológica en el ámbito del poder judicial y en el de la Fe Pública. • Traducción de la nueva publicación del ICA/CER: Electronic Records: An ICA Workbook for Archivists