L’in formatisation des bibliothèques - 3

1. L’informatisation des bibliothèques - 3 Alain Jacquesson Bibliothèque publique et universitaire Ville de Genève Vers.3.01 Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001

2. Les fonctions d’un système informatisé • Fonction ou fonctionnalité : • « Commande ou ensemble de commandes permettant de réaliser une tâche dans un système informatique (pour bibliothèque) » • Exemple : le prêt d’un livre Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001

3. L’architecture des fonctions d’un système de gestion de bibliothèque • Système intégré : on trouve toutes les fonctions sur un système unique • Système spécialisé : ne gère qu’une seule fonction • Solution composée : utilise plusieurs systèmes spécialisés dévolus à des tâches spécifiques Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001

4. Solution composée homogène • On utilise plusieurs systèmes identiques, chacun pour des fonctions spécifiques • Exemple : La Suisse • RERO et VTLS / Virtua • IDS et Aleph Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001

5. Problèmes... • Normalisation des données • Vis-à-vis de l’extérieur • Importer, exporter des données • Cohérence des données • Internes à la base • Synchronisation des données • Les données et le temps Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001

6. Les qualités d’un système de gestion de bibliothèque • La qualité des données • niveau de catalogage • exhaustivité des données • cohérence des données • Les richesses des fonctionnalités du système • L’ergonomie du logiciel • qualité du dialogue • lisibilité des données • temps de réponse, etc. Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001

7. Les acquisitions • Données concernant les commandes • Données concernant les fournisseurs • Données concernant les lecteurs • Système comptable des acquisitions • Sommes engagées et dépensées • Différents comptes Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001

8. Structure générale d’un système des acquisitions Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001

9. Sous-Fonctionnalités des commandes • Génération d’une notice de commande • Je saisis la notice / J’importe la notice • J’engage la somme nécessaire • Je sélectionne un fournisseur • Envoi de la commande • Par poste / Par fax / Par courrier électronique • Suivi de la commande • Disponibilité : disponible/épuisé/réimpression • Délais • Prix final (y.c. TVA, douane, transport, etc.) Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001

10. L’envoi par courrier électronique • Norme EDIFACT • Electronic Data Interchange For Administration, Commerce and Transport • Structure de données normalisée et sécurisée • Norme BISAC • Book Industry Systems Advisory Committee (USA) Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001

11. Livres francophones - Electre • LivresHebdo et EAN en codes-barres • Minitel : 3617 Electre (600’000 notices) • Depuis 12 ans (1987) • CD-Rom Electre • Mise-à-jour mensuelle Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001

12. Notice dans « LivresHebdo » Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001

13. Commandes : autres pays • V.L.B. CD-Rom • Verzeichniss Lieferbare Bücher • Allemagne, Suisse allemande • BiblioFile (US) CD-Rom • Books in Print (US) CD-Rom • BookBank (UK) CD-Rom Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001

14. Commandes par le Web • Courrier électronique non formaté • A Genève : Ellipse, Georg, Skorianetz... • Librarie électronique (Grand public) • http://www.amazon.com • règlement par carte de crédit • Distributeurs spécialisés • Librissimo (Livres anciens libres de droit) Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001

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16. Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001

17. Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001

18. Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001

19. Les librairies virtuelles • Librairie physique / Libraire virtuelle • a) Correspond à un stock physique • b) Intermédiaire • Moyen de payement sécurisé (carte) • Livraison à domicile • Mondialisation • Prix unique du livre Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001

20. Prix du livre (France) • Auteur 10 % • Editeur (fabrication) 8 % • Impression, reliure 17 % • Editeur (promotion) 7 % • Diffusion, représentants 6 % • Distribution, stockage 12 % • Grossiste 12 % • Point de vente 28 % Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001

21. Mondialisation du numérique • « Mein Kampf » en Allemagne • « Notre ami le roi [du Maroc] » • Le problème dépasse largement les librairies virtuelles • Diffusion des informations concernant les acheteurs Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001

22. Chaîne en mutation complète • Vente directe par les éditeurs • « Livres à la carte » • tirages courts • retirages • pas de stocks • Livres numériques • e-books (on y reviendra) Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001

23. Repenser les acquisitions dans les bibliothèques • Achat au moindre coût ? • Place des librairies dans le tissu culturel et scientifique • Emergence du numérique • Distributeurs spécifiques aux bibliothèques • Librairies virtuelles : • concurrents • partenaires Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001

24. Difficulté actuelle • Deux systèmes informatiques • celui de la bibliothèque • celui du libraire • Pas d’interface en terme de message • Saisie à double • Lent et risqué Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001

25. Acquisitions informatiséesLibrairies électroniques2 mondes qui ne communiquent pas Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001

26. Informatisation du catalogage Objectif : Catalogage unique de toute unité bibliographique Melvil Dewey (1851-1931) En 2001, cet objectif ne semble plus utopique même à l’échelle planétaire Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001

27. Les données de la description bibliographique • Les données descriptives • catalogage formel • L’analyse de contenu • indexation, analyse, classification • Les données de gestion locales • la localisation, la cote, le propriétaire, etc. Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001

28. Principes de constitution du catalogue de la bibliothèque • Saisie des notices par la bibliothèque • Chargement, massif ou ponctuel, de données extérieures • Rattachement à un réseau de bibliothèques • Solutions mixtes Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001

29. Saisie par la bibliothèque • Remplacement du système manuel • Catalogage initial / Rétroconversion • Saisie monoposte • Saisie multiposte • Doit ou devrait être abandonné, en tout cas fortement diminué Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001

30. Chargement de données extérieures • Disquettes • Mémofiches (FF 1400 l’année - scolaire) • CD-Rom • Electre, BNF, LC, etc. • Bandes magnétiques • Chargement en ligne Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001

31. Travail en réseau(voir aussi chapitre spécifique) • Réseau institutionnel • Bibliothèques municipales GE • Réseau régional • RERO, IDS, etc. • Réseau national • Pica (Hollande) • Réseau international • OCLC Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001

32. Solution mixte - 1 • Constituer son catalogue à partir de données provenant de sources différentiées • Solution puissante • Solution complexe • Solution difficile à maîtriser Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001

33. Solution mixte- 2 Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001

34. Les fichiers d’autorité Ils répertorient les formes adoptées, normalisées et documentées des vedettes utilisées dans un catalogue alphabétique, matière, etc. ainsi que les formes rejetées Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001

35. Disponibilité des fichiers d’autorité lisibles par machine • Bibliothèque du Congrès • LC-Names, LCSH, etc. • Bibliothèque nationale de Paris • Auteurs personnes physiques, Collectivités, Titres uniformes, RAMEAU, etc. • Allemagne • Körperschaftsdatei • Thesaurus divers Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001

36. Fichiers d’autorité • Ils sont indispensables : • à la décentralisation du catalogage • à la coordination du catalogage et du travail en réseau donc à terme : • à la fusion de fichiers • et aux catalogues collectifs Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001

37. Principe des fichiers d’autorité Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001

38. Type de saisie • Saisie « au kilomètre » • on doit saisir soi-même le codage • en voie de disparition • Saisie par grille • abréviations (AUT, TIT, etc.) • étiquettes (100,245, etc.) et codes de sous-zones ($a, $b, etc.) normalisés Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001

39. Evolution du catalogage • Activité marginale des bibliothèques américaines (Taux de recoupement) • Identifications uniques des entités bibliographiques (ISBN, EAN, CODEN, ISSN, etc.) • Catalogueurs plus rares, mais plus spécialisés • Problème de la saisie rétrospective Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001

40. Le Bulletinage(Serials Control) a) Commande initiale b) Bulletinage proprement dit (Check In) c) Réclamations (Claims) d) Circulation (Routing) e) Reliure (Binding) f) Gestion des abonnements g) Edition de listes diverses Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001

41. Systèmes de bulletinage • Systèmes autonomes (Vendeurs de périodiques) • Micro-Linx (Faxon) • Perline (Blackwell) • Systèmes intégrés • Explorer, VTLS, Notis, Geac, Aleph, etc. Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001

42. Bulletinage - 1Enregistrement d’un fascicule Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001

43. Bulletinage - 2Affichage dans un OPAC Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001

44. Bulletinage : réclamations • Par courrier postal • Impression des lettres de rappels • Par courrier électronique • non-structuré • propriétaire • en cours de normalisation Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001

45. Prêt informatisé - 1 a) Prêt d’un ouvrage à un lecteur !!! Objet physique (3 vol.) !!! Exemplaires b) Prolongation Livre en main / Par téléphone Un livre / Tous les livres c) Contrôle du retour Dans les temps impartis Lieu correct Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001

46. Prêt informatisé - 2 d) Réservation de documents déjà prêtés e) Identifications des prêts hors délais - lettres de rappels imprimées - messages électroniques f) Prêts exclus - ouvrages de référence - ouvrages précieux - ouvrages pour séminaires Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001

47. Prêt informatisé - 3 g) Amendes - Délais de grâce (non-communiqués aux lecteurs) - Jours fériés - Payement partiel h) Listes, statistiques Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001

48. Schéma général d’un système de prêt informatisé Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001

49. Identification automatique d’objets a) Codes à barres - Delta Distance A, code 39, code 128 b) Optical Character Recognition c) Systèmes « exotiques » - Etiquettes ALS des BM/GE - Micro-ondes [3M] (couplage avec système anti-vol) d) Identification des lecteurs - Cartes à puce multi-usages Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001

50. Codes à barres Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001