Katja Panjan Anita Vlainič Služba za ESS in druge fin. instrumente EU

1. Delavnica za upravičenceJavni razpis za spodbujanje enakih možnosti in socialne vključenosti na trgu dela Katja Panjan Anita Vlainič Služba za ESS in druge fin. instrumente EU

2. VSEBINSKO POROČILO (priloga k ZZI) PRILOGA XXIII (priloga k ZZI) POROČILO LMP (kvartalno!) POROČANJE O NEPRAVILNOSTIH (kvartalno!) POLLETNO POROČILO (do 30.7.) LETNO POROČILO (do 15.2.) Vsebinsko poročanje o izvajanju projektov

3. V vsakem vsebinskem poročilu je potrebno v točki I. Kvalitativna analiza OBVEZNO navesti: Število vključenih oseb (v usposabljanje, v zaposlitev) iz ranljive cilje skupine v celotnem obdobju izvajanja, Število vključenih oseb (v usposabljanje, v zaposlitev) iz ranljive cilje skupine v obdobju poročanja na zahtevku Število vseh zaposlenih oseb iz ranljive ciljne skupine na projektu Vsebinsko poročilo k ZZI

4. Se prilaga k vsakemu zahtevku za izplačilo, Se izpolnjuje skladno z Navodili OU za spremljanje priloge XXIII (www.eu-skladi.si), Podatke iz Priloge XXIII je vedno potrebno preveriti in pojasnilo o morebitnem neujemanju podatkov pojasniti v Vsebinskem poročilu - točki I. Kvalitativna analiza. Poročilo LMP Izpolniti samo za osebe, ki NISO prijavljene na ZRSZ. Priloga XXIII k ZZI

5. Upravičenec je dolžan o izvedbi vseh ukrepov oz. aktivnosti, ki jih pripravlja v okviru informiranja in obveščanja javnosti o projektu, najmanj 5 dni pred izvedbo obvestiti skrbnico pogodbe na MDDSZ. Informiranje in obveščanje javnosti

6. Oddaja ZZI-jev Datumi ZZI in obdobja ZZI – ujemanje! Pravilen vnos podatkov v ISARR - kopiranje listin iz zavrnjenih ZZI-jev ni dovoljeno! Sprotno uveljavljanje posrednih stroškov Najpogostejše napake pri pripravi ZZI

7. CENTER KORAK KRANJ: 66 % ZVEZA SVOBODNIH SINDIKATOV SLOVENIJE: 49 % MARIBORSKA RAZVOJNA AGENCIJA: 45 % ZDRUŽENJE DELODAJALCEV SLOVENIJE: 44 % MLADINSKI CENTER DRAVINJSKE DOLINE: 41 % MOZAIK: 37 % DRUŠTVO EKOLOGI BREZ MEJA: 35 % JZ SOCIO: 33 % REALIZACIJA črpanja 1. polovica 2012:

8. OKOLJSKO RAZISKOVALNI ZAVOD: 30 % RACIO SOCIAL: 24 % DRUŠTVO MLADINSKI CEH: 22 % RRA MURA: 22 % ZAVOD ZA ZDRAVSTVENO VARSTVO MARIBOR: 21 % CENTERKONTURA: 15% URI RS SOČA: 13% REALIZACIJA črpanja do 30.6.2012:

9. Delavnica za upravičenceJavni razpis za spodbujanje enakih možnosti in socialne vključenosti na trgu dela Vesna Aristovnik vodja Službe za kontrole vesna.aristovnik@gov.si

10. Uveljavlja se veliko stroškov, ki po Navodilih PT niso upravičeni stroški Površno pripravljeni ZZI-ji in brez priloženih ustreznih dokazil, dokumentacija je neurejena, kar povzroči večkratne dopolnitve in podaljšan čas kontrol Upravičenec ne upošteva ukrepov in večkrat zaporedoma uveljavlja iste stroške, čeprav je SK v poročilu o administrativni kontroli natančno opredelila, zakaj nekateri stroški niso upravičeni Ko SK zavrne zahtevek, natančno izračuna v kolikšnem delu je zahtevek upravičen in v kolikšnem ne. Priporočamo, da so popravljeni zahtevki izstavljeni le v višini, ki je na zavrnjenem zahtevku določena kot upravičena. V primeru, da upravičenec na ta popravljeni zahtevek vključi nove stroške, mora SK ponovno pregledati celoten zahtevek, kar bistveno podaljša čas do potrditve zahtevka. Pomembno: Obdobje upravičenosti stroškov in izdatkov, predvsem na začetku in koncu izvajanja Najpogostejše napake

11. Kadar so zadeve nejasne, naj se priloži obrazložitev Prenakazila sredstev partnerjem po izplačilu ZZI: določen je ROK! Rok za dopolnitev zahtevka: 5 delovnih dni KKS :V letu 2012 bodo izvedene kontrole na kraju samem Pomembno

12. Delavnica za upravičenceJavni razpis za spodbujanje enakih možnosti in socialne vključenosti na trgu dela Tanja Lovšin Praček Služba za kontrole

13. Datumi morajo biti v obdobju upravičenosti (pomembno na začetku in koncu obdobja) Datum zaključka aktivnosti na projektu Obdobje upravičenosti stroškov – v tem obdobju morajo biti opravljene storitve in izdani računi Obdobje upravičenosti izdatkov upravičenca – v tem obdobju so računi plačani Kdo je izdajatelj listine, prejemnik listine (in pravilne davčne številke!) Pravilne številke listin (dejanske številke računov, tudi v primeru, ko se ena listina uveljavlja delno, večkrat…) Napačna uvrstitev stroškov na ZZI (npr. strošek zaposlenih na operaciji - ISARR 1.1.4, uveljavljal pa se je kot Stroški plač in druga povračila stroškov dela zaposlenih na operaciji - ISARR 1.1 (Plače bruto). Pravilna izbira vrste listine (posredni stroški in potni nalogi so bili vneseni kot računi - kar je napačno) Poračuni med meseci in med listinami (poračun se izvede na listini, na katero se poračun nanaša) Finančno poročilo ne sme biti negativno (potrebno je pridobiti soglasje PT k prerazporeditvi sredstev) Vnos v ISARR-MVP

14. Aneks ali nova pogodba o zaposlitvi? (2. odstavek 47 čl. ZDR - v povezavi z 3., 4., 5. ali 6. alinejo 1. odstavka 29. člena ter 90. členom) uveljavljajo se stroški plač v večjem obsegu, kot je to določeno v pogodbi o zaposlitvi (za večje število ur, preseganje višine odstotka dela na operaciji) Priporočamo, da se uporabljajo pravilne dikcije, npr. do vključno 30 % na mesec ali 30 % na obdobje (v tem primeru je mora upravičenec pri vsakem zahtevku priloži tabelo, iz katere bo razvidno, koliko ur mesečno je določena oseba delala na projektu). Predpisane sestavine dokumentov v skladu z Navodili PT (logotipi, navedba operacije…) sklenjena pogodba o zaposlitvi za 42 ur tedensko, kar ni v skladu z ZDR Če obstajajo elementi delovnega razmerja, se delo ne sme opravljati na podlagi pogodb civilnega prava (11. čl. ZDR) Stroški plač (ISARR 1.1.4 in 1.1)

15. navajanje napačnih pravnih podlag v mesečnih poročilih refundirana bolniška ni upravičen strošek (bolniška nad 30 dni, nega, spremstvo, krvodajalstvo) dvojno financiranje: plača zaposlenega se financira iz projekta, hkrati gre za zaposlitev preko APZ (subvencije za zaposlitve), financiranje plače istega zaposlenega iz več različnih projektov napačen izračun upravičenega dela regresa (npr. zahteva se za celotno leto 2011, oseba pa je bila zaposlena na projektu le v obdobju 1. 2. 2011 - 31. 12. 2011) velika površnost - npr.: na dokumentih ni logotipov ESS, na mesečnih poročilih so nepravilne navedbe pogodb o zaposlitvi in aneksov, niti ni navedbe projekta po poteku pogodb o zaposlitvi so uveljavljali stroške plače brez priloženih novih pogodb o zaposlitvi Stroški plač (ISARR 1.1.4 in 1.1)

16. pri novo zaposlenih ne prilagajo dokumentacije postopka zaposlitve vnosi zneskov v ISARR niso enaki zneskom listin v priloženi dokumentaciji strošek regresa se za isto osebo v istem zahtevku uveljavlja v dvakratnem znesku uveljavljali so stroške letne stimulacije, različnih bonitet, božičnice… uveljavljal se je dodatek za nedeljsko in nadurno delo, ki nista bila opravljena na projektu delovna uspešnost je presegala 15 %, hkrati pa se ni nanašala na nadpovprečno uspešnost osebe pri opravljanju nalog projekta, kot zahtevajo Navodila PT napačno izpolnjeni Obrazci za izračun stroškov dela – priloga 6 (napačen izračun upravičenega dela stroškov plač – zaradi napačnega vnosa ali brisanja vstavljene formule). Stroški plač (ISARR 1.1.4 in 1.1)

17. stroški službenih potovanj se lahko uveljavljajo le za zaposlene pri upravičencu ali partnerjih, za zunanje osebe to ni upravičen strošek študijski obisk izven EU Dnevnice, namestitve, potni stroški Organizacija in izvedba dogodkov, delavnic in seminarjev • stroški kosila

18. preseganje pogodbene vrednosti (zlasti v primeru delnih uveljavljanj) presežene ure dela po podjemni pogodbi (na mesec) zunanji izvajalec je za isto storitev izdal dva računa, enega upravičencu in enega projektnemu partnerju (torej je isto storitev dvakrat zaračunal) Upravičenec je podpisal pogodbo z zunanjim izvajalcem v vrednosti 18.800,00 EUR brez DDV, hkrati pa je iz pogodbe razvidno, da dokončna pogodbena vrednost ni določena in je odvisna od dobavljenih količin, ki pa niso dokončno opredeljene. Upravičenca smo opozorili, da lahko na podlagi predmetne pogodbe in njenih morebitnih aneksov dobi povrnjene le stroške do največ 19.999,99 EUR brez DDV, saj ni izvedel postopka javnega naročanja, kot ga predpisuje Zakon o javnem naročanju. zahtevkom ne prilagajo postopkov izbora izvajalca v skladu z ZJN za vrednosti nad 20.000,00 € (Pogodba o poslovnem sodelovanju v vrednosti 28.000,00 € za svetovanje pri promociji in obveščanju javnosti, po pozivu za obrazložitev nov aneks z zmanjšano vrednostjo 4.000,00 €) Druge zunanje storitve

19. drobni inventar ni upravičen strošek opreme, ampak se lahko uveljavlja med posrednimi stroški Oprema se mora voditi kot osnovno sredstvo (težave so z neustreznimi izpisi registrov osnovnih sredstev) Ne sme presegati 15% že realiziranih stroškov med stroški nakupa opreme (ISARR 3.2.1.3.1) se je uveljavljal tudi strošek nakupa računalniške licenčne opreme, ki sodi v kategorijo nakup licenčne programske opreme (ISARR 7.2) Med stroški nakupa opreme se je uveljavljal potrošni material, elektromaterial, čistila… Nakup opreme – dopolnilno financiranje ESRR

20. uveljavljajo se sproti, v dovoljeni višini 15% upravičenec je posredne stroške na zadnji decimalki zaokrožil navzgor, kar ni pravilno, saj s tem znesek posrednih stroškov preseže 15 %. Pri posrednih stroških se mora znesek na zadnji (drugi) decimalki vedno zaokrožiti navzdol. V kolikor se uveljavlja posredne stroške, ki jih upravičenec ni uveljavil na preteklih zahtevkih, je potrebna posebna obrazložitev Posredni stroški Stroški oseb iz ranljivih skupin • Površno vodenje list prisotnosti • Prilaganje izjave o vključenosti oseb iz ranljive ciljne skupine

21. Vprašanja? Hvala za pozornost 