Time Management atau Pengelolaan Waktu

1. Time Managementatau Pengelolaan Waktu

2. Time Management • Waktu , selalu melekat dalam kehidupan kita • Waktu, merupakan salah satu sumber daya yang paling penting

3. Time Management • Kita semua mempunyai persediaan waktu yang sama. • Beberapa orang dalam situasi kerja yang sama, dapat menghabiskan waktu dalam kondisi yang sama pula Namun prestasi yang dihasilkan tentu akan berbeda • Waktu yang lewat tidak akan kembali lagi • Umumnya waktu digunakan pada pekerjaan yang disenangi semata.

4. Time Management Tugas Team leader/SPV/Manager dibagi dalam 3 kategori : Tugas yang seharusnya dikerjakan ( 75 % ) Tugas yang sebaiknya dikerjakan ( 20 % ) Tugas yang disenangi atau disukai ( 5 % ) Jangan sampai di balik prosentasenya

5. Time Management Idealnya : • Semua aktifitas membawa kita pada pencapaian tujuan Aktifitas terganggu karena, • Padat dan kompleksnya tugas dan tanggung jawab maka otomatis,…….. Diperlukan “ Skala Prioritas “

6. Time Management Skala prioritas dapat ditentukan dengan menentukan tujuan yaitu : Menentukan kegiatan untuk mencapai tujuan yang dimaksud dengan urutan sesuai bobot kepentingannya

7. Time Management Kegiatan/Aktifitas digolongkan ke dalam 4 tahap : • Kegiatan yang penting dan mendesak • Kegiatan yang penting tetapi tidak mendesak • Kegiatan yang mendesak tetapi tidak penting • Kegiatan yang tidak penting dan tidak mendesak

8. Time Management Susun urutan prioritas dan membagi pekerjaan menjadi 4 kelompok yaitu : • Pekerjaan yang harus dikerjakan • Pekerjaan yang sebaiknyadikerjakan • Pekerjaan yang menyenangkanuntuk dikerjakan • Pekerjaan yang tidak atau belum perludikerjakan

9. Time Management Team leader/Supervisor/Manager yang efektif adalah : • Yang mampu bekerja secara terarah dan bukan sekedar kerja keras Team Leader/Supervisor/Manager yang Sukses adalah : • Yang bisa bekerja tidak hanya efisien tetapi menyediakan waktunya untuk mencapai hasil pokok yang telah diprioritaskan

10. Time Management Gejala-gejala terjadinya pemborosan waktu antara lain : • Tidak pernah mengalokasikan waktu untuk hal-hal sangat penting • Menggunakan terlalu banyak waktu untuk hal-hal yang mendesak bukan yg penting • Membawa pekerjaan kantor ke rumah • Mengerjakan pekerjaan yang sebenarnya cukup dikerjakan oleh orang lain • Merasa dirinya tidak dapat digantikan oleh orang lain • Sukar mengatakan “ Tidak “Membiarkan orang lain yang mengatur waktu kita • Sering merasa stress dan terburu-buru • Jarang menyelesaikan pekerjaan tepat pada waktunya

11. MATRIKS MANAJEMEN WAKTU Mendesak Tidakmendesak Penting II I I • Krisis • Masalah mendesak • SP / Tutup Sales • Proyek Tender • Contoh, Kend.mogok saat ke kantor • - Membuat rencana • - Membina hubungan • Melakukan Persiapan • Memanfaatkan Peluang • Meeting Principal • Contoh : Antisipasi/pencegahan gejala Proaktif Penyembuh Tak Penting III IV - Interupsi - Sejumlah telepon masuk - Rapat - Hal - hal mendesak - Laporan - Kesibukan populer - Kegiatan Ulur waktu - Surat menyurat - Telepon sana-sini - Baca / nonton TV - Kegiatan Buang waktu Penyebab Reaktif