“Introduzione alla progettazione comunitaria nell’ambito del VII Programma Quadro” LA REDAZIONE

1. “Introduzione alla progettazione comunitaria nell’ambito del VII Programma Quadro” LA REDAZIONE DI UNA PROPOSTA PROGETTUALE

2. Introduzione alla progettazione comunitaria nell’ambito del VII Programma Quadro Descrizione degli obiettivi Il progetto propone un quadro di obiettivi che rappresentano il miglioramento della situazione di partenza. Il problema è una situazione attuale negativa. L’obiettivo è una situazione positiva futura, che si ipotizza possa essere raggiunta attraverso il progetto.

3. Introduzione alla progettazione comunitaria nell’ambito del VII Programma Quadro Descrizione degli obiettivi OBIETTIVI GENERALI i benefici sociali ed economici di medio e lungo termine al raggiungimento dei quali il progetto contribuirà (non solo quindi per i beneficiari del progetto). Questi obiettivi non vengono raggiunti esclusivamente tramite il progetto ma con il contributo di altri interventi o progetti o programmi. Sono attinenti a diversi aspetti di carattere sociale ed economico, pertanto il singolo progetto potrà prevedere più obiettivi generali.

4. Introduzione alla progettazione comunitaria nell’ambito del VII Programma Quadro Descrizione degli obiettivi OBIETTIVO SPECIFICO (o scopo del progetto) il beneficio “tangibile” per i beneficiari, il miglioramento di una condizione di vita dei beneficiari o di un aspetto importante di una organizzazione. Lo scopo del progetto definisce l’aspetto o condizione della vita dei beneficiari che registrerà un miglioramento a seguito dell’utilizzo dei servizi forniti nell’ambito del progetto.

5. Introduzione alla progettazione comunitaria nell’ambito del VII Programma Quadro Descrizione degli obiettivi Di norma, è opportuno che il progetto stabilisca un solo obiettivo specifico. A differenza degli obiettivi generali, a cui il progetto può contribuire insieme ad altri fattori, il progetto è direttamente responsabile del raggiungimento dell’obiettivo specifico. Il progetto dovrà scegliere di raggiungere solamente alcuni degli obiettivi individuati come raffigurazione positiva futura della realtà di partenza(scelta degli ambiti di intervento)

6. Introduzione alla progettazione comunitaria nell’ambito del VII Programma Quadro Descrizione degli obiettivi • La scelta degli ambiti di intervento può dipendere: • dalle competenze tecnico-professionali e/o istituzionali necessarie per raggiungerli • dalla disponibilità di una serie di mezzi e di risorse (finanziari, o tecnici) • dalle potenzialità di generare benefici di medio-lungo periodo nel contesto socioeconomico

7. Introduzione alla progettazione comunitaria nell’ambito del VII Programma Quadro Descrizione degli obiettivi • OBIETTIVI: • S-Specific • M-Measurable • A-Attainable • R-Realistic • T-Timely Gli obiettivi devono essere descritti in dettaglio, e devono essere CHIARI, VERIFICABILI e RAGGIUNGIBILI

8. Introduzione alla progettazione comunitaria nell’ambito del VII Programma Quadro Descrizione degli obiettivi “formare 20 persone” è un’attività “20 persone formate” è un obiettivo “20 giovani neolaureati in discipline umanistiche formati entro il 2008” è un obiettivo SMART

9. Introduzione alla progettazione comunitaria nell’ambito del VII Programma Quadro I risultati di un progetto Si riferiscono ai servizi che i beneficiari, o altri soggetti facenti parte del contesto specifico, otterranno a seguito delle attività realizzate nell’ambito del progetto. Definiscono cosa i beneficiari saranno in grado di fare, di sapere o di saper fare grazie alle attività del progetto. Ciò che resta sul campo, a progetto appena terminato, sono i risultati.

10. Introduzione alla progettazione comunitaria nell’ambito del VII Programma Quadro Gli indicatori Un indicatore è ciò che si può osservare nella realtà nel momento in cui si raggiunge un risultato. Misura un risultato dal punto di vista quantitativo. Dovrebbe contenere: - un valore di riferimento (es. incremento del…%) - una variabile (es. tasso di occupazione) - un target-group (es. giovani, donne, ecc..) - un tempo di osservazione (es. entro il…..)

11. Introduzione alla progettazione comunitaria nell’ambito del VII Programma Quadro Esempio di indicatori • Indicatori quantitativi: • N° di managers coinvolti in ogni paese • N° di PMI coinvolte in ogni paese • N° di stakeholders coinvolti • N° di participanti ai focus groups • N° di interviste • N° di accessi al website

12. Introduzione alla progettazione comunitaria nell’ambito del VII Programma Quadro Esempio di indicatori Indicatori qualitativi: Traduzione di informazioni di tipo qualitativo sull’efficacia del progetto in termini di livelli di participazione e coinvolgimento, livello di soddisfazione dei partner, riconoscimento reciproco con gli altri partners, adozione di un modello da altri.

13. Introduzione alla progettazione comunitaria nell’ambito del VII Programma Quadro Benefici a lungo termine: la sostenibilità • Un progetto può essere definito sostenibile quando continua a produrre benefici per il gruppo scelto per un periodo di tempo esteso oltre l’assistenza da parte dei donatori. Fra i fattori che incidono sulla sostenibilità: • - Sostegno politico • Disponibilità di tecniche e tecnologie appropriate • Capacità Istituzionale e Imprenditoriale • Fattibilità Economica e Finanziaria • Questioni Socioculturali e di Genere • Impatto ambientale

14. Introduzione alla progettazione comunitaria nell’ambito del VII Programma Quadro I deliverables nei progetti 7°PQ • Un deliverable è un risultato tangibile (outcome) che è • prodotto nel progetto, un risultato della esecuzione. • I deliverables devono essere: • -numerati progressivamente in base all’attività che li ha prodotti o alla data di produzione • – nominati in modo che siano facili da ricordare • - definiti in base alla loro natura o tipologia (R: Report, P: Prototype, D: Demonstrator, O: Other) • classificati in base al livello di diffusione (PU = Public, PP Restricted to other programme participants and UE, RE = Restricted to a group specified by the consortium and UE, CO = Confidential, only for members of the consortium and UE) • elencati in base alla data entro la quale saranno consegnati

15. Introduzione alla progettazione comunitaria nell’ambito del VII Programma Quadro I deliverables Consigliato utilizzare un numero limitato di deliverables La data in cui il deliverable sarà effettivamente consegnato alla Commissione deve essere considerata come una scadenza interna del progetto. E’ importante non inserire troppi deliverables e non fissare date di consegna troppo ravvicinate.

16. Introduzione alla progettazione comunitaria nell’ambito del VII Programma Quadro I deliverables L’elenco dei deliverables include: - il numero di riferimento del WP - il partner responsabile per ciascun WP - il numero di persone/mese stimato - la data di presentazione DELIVERABLES DI BASE: - REPORTS PERIODICI E FINALI - PIANO DI DISSEMINAZIONE E DI USO - REPORT SU PROBLEMATICHE TRASVERSALI Esempi di deliverables: Un report Un prototipo Una conferenza con la produzione dei relativi atti La pubblicazione di un libro o di un documento

17. Introduzione alla progettazione comunitaria nell’ambito del VII Programma Quadro I deliverables [1] Deliverable numbers in order of delivery dates. Please use the numbering convention <WP number>.<number of deliverable within that WP>. [2] Please indicate the nature of the deliverable using one of the following codes: R = Report, P =Prototype, D = Demonstrator, O = Other [3] Please indicate the dissemination level using one of the following codes: PU = Public, PP =Restricted to other programme participants + UE), RE = Restricted to a group specified by the consortium + UE), CO = Confidential, only for members of the consortium + UE [4] Measured in months from the project start date (month 1).

18. Introduzione alla progettazione comunitaria nell’ambito del VII Programma Quadro I milestones eventi specifici che alla fine di ciascuna fase consentono di verificare il raggiungimento di obiettivi intermedi attraverso la realizzazione di attività collegate. In base ai milestones, vengono calcolati anche i flussi finanziari

19. Introduzione alla progettazione comunitaria nell’ambito del VII Programma Quadro I milestones Momenti specifici in cui vengono ottenuti risultati maggiori che fungono da basi per la fase di lavoro successiva, o punti di controllo dove sono necessarie decisioni. E’ necessaria la loro pianificazione temporale. Revisioni del piano del progetto possono essere pianificate dopo le milestones più significative

20. Introduzione alla progettazione comunitaria nell’ambito del VII Programma Quadro I milestones [1] Measured in months from the project start date (month 1). [2] Show how both the participants and the Commission can check that the milestone has been attained. Refer to indicators if appropriate.

21. Introduzione alla progettazione comunitaria nell’ambito del VII Programma Quadro Il ruolo dei partner Descrizione dell’organizzazione Aree di competenza specifica in relazione al progetto Ruolo del partner nel progetto CV delle risorse chiave impegnate nel progetto Esperienze progettuali pregresse in tematiche attinenti al progetto

22. Introduzione alla progettazione comunitaria nell’ambito del VII Programma Quadro Il ruolo dei partner Nella stesura della proposta, occorre descrivere la partnership e come si intende gestire il progetto: l’esperienza dei partecipanti e la loro competenza in relazione al progetto, il loro ruolo nel consorzio, la loro partecipazione agli organi di gestione del progetto. Nello scegliere gli altri partners del progetto è essenziale fare attenzione a che : - abbiano le competenze e l’esperienza necessaria per realizzare le attività previste dal progetto - i ruoli fra i partners siano complementari per la realizzazione delle attività progettuali - il partenariato sia bilanciato geograficamente ed economicamente

23. Introduzione alla progettazione comunitaria nell’ambito del VII Programma Quadro Il ruolo dei partner E’ importante definire sin dall’inizio che tipo di contributo i partner possono apportare al progetto e di contro anche l’interesse che può ricavare dalla realizzazione del progetto. “Per ogni participante inserire un breve descrizione dell’ente, le attività principali che andranno a sviluppare e le precedenti esperienze relative a quelle attività. Inserire anche una breve descrizione delle risorse personali coinvolte.” “Descrivere come l’insieme dei partecipanti costituisca un consorzio capace di sviluppare la proposta e come i singoli partner sono appropriati a svolgere il proprio ruolo. Dimostrare la complementarità dei partner e descrivere come il progetto sia ben costruito e bilanciato per raggiungere l’obiettivo del progetto”

24. Introduzione alla progettazione comunitaria nell’ambito del VII Programma Quadro Gli stakeholders Gli stakeholders sono i soggetti portatori di interessi che traggono beneficio diretto o indiretto dall’azione progettuale. A volte si aggiungono ai partner direttamente coinvolti nella implementazione del progetto per assicurare l’impatto del progetto a medio e lungo termine su un determinato territorio o settore o bacino di utenti, poiché si tratta di attori che influenzano le politiche, le decisioni, le strategie di sviluppo. E’ importante esaminare il tipo di contributo che gli stakeholders possono apportare al tema del progetto e il vantaggio che possono ricavare dal miglioramento della situazione di partenza.

25. Introduzione alla progettazione comunitaria nell’ambito del VII Programma Quadro Le attività Sono le azioni che saranno realizzate nell’ambito del progetto per fornire i servizi necessari ai beneficiari o ad altri soggetti. Una volta definita la dinamica dell’intervento, per ciascun risultato che si intende raggiungere si dovranno individuare le attività che ad esso conducono. Un errore frequente nella progettazione è partire dalle attività che si intende svolgere invece che dall’obiettivo specifico o scopo del progetto.

26. Introduzione alla progettazione comunitaria nell’ambito del VII Programma Quadro Il Piano di lavoro Occorre quindi descrivere metodologia e approccio con cui verranno raggiunti gli obiettivi. E’ preferibile una breve introduzione su come si intende dividere il lavoro in work-packages e come questi sono connessi tra loro da interdipendenze. Per ogni WP bisogna indicare gli obiettivi, le attività, il tempo richiesto da ogni attività, le risorse impiegate, il costo, il partner responsabile, i milestones ed i deliverables, Preferibile utilizzare rappresentazioni grafiche come diagrammi di Pert, Gantt e schemi di sintesi

27. Introduzione alla progettazione comunitaria nell’ambito del VII Programma Quadro La Work Breakdown Structure (WBS) Metodologia di scomposizione del progetto in unità, definite ‘work packages (WP)’, formate da specifiche attività per ciascuna delle quali si stabilisce la richiesta di risorse e la loro disponibilità, la durata e i nessi causali e si stimano i costi. Nei WPs e nei tasks che li compongono troviamo le attività di progetto.

28. Introduzione alla progettazione comunitaria nell’ambito del VII Programma Quadro La Work Breakdown Structure (WBS) Si scompone gerarchicamente il progetto nelle unità che lo compongono e si classificano al livello più alto di una struttura ad albero le principali attività del progetto, scendendo via via ai livelli successivi con ulteriori suddivisioni. Le singole attività (work packages) vengono assegnate a un Work Package Leader, che è responsabile dell’assegnazione dei compiti (tasks) alla sua unità.

29. Introduzione alla progettazione comunitaria nell’ambito del VII Programma Quadro

30. Introduzione alla progettazione comunitaria nell’ambito del VII Programma Quadro Come sviluppare i Work Packages Durata – i WP preferibilmente non devono estendersi temporalmente per tutta la durata del progetto Tasks – non mettere troppe sotto-attività (tasks) nello stesso WP è preferibile avere più WP. Il numero dei WP deve essere appropriato alla complessità del lavoro e al progetto. La pianificazione dovrebbe essere sufficientemente dettagliate ma nel contempo facilitare il monitoraggio dell’avanzamento da parte della Commissione. Partner coinvolti – grande collaborazione tra più partner nei singoli WP Impegno – valutare molto attentamente le persone/mese da allocare – il costo del personale è la voce di costo maggiore del progetto

31. Introduzione alla progettazione comunitaria nell’ambito del VII Programma Quadro La struttura dei Work Packages [1] Workpackage number: WP 1 – WP n. [2] Please indicate one activity per work package: RTD = Research and technological development; DEM = Demonstration; MGT =Management of the consortium [3] Number of the participant leading the work in this work package. [4] The total number of person-months allocated to each work package. [5] Measured in months from the project start date (month 1).

32. Introduzione alla progettazione comunitaria nell’ambito del VII Programma Quadro Il Diagramma di GANTT Il Diagramma di GANTT rappresenta su scala temporale l'evoluzione del progetto, specificando per ogni attività la data di inizio e di fine e la durata. E’ anche un riferimento per il controllo dell'avanzamento, l’inserimento di eventi o date chiave (milestones).

33. Introduzione alla progettazione comunitaria nell’ambito del VII Programma Quadro Il Diagramma di GANTT Ogni barra rappresenta un'attività. La lunghezza di ognuna di esse è proporzionale alla durata dell'attività che rappresenta e viene collocata sulla scala temporale in rappresentanza dell'attività stessa. Le barre possono sovrapporsi durante il medesimo arco temporale ad indicare la possibilità dello svolgimento in parallelo di alcune delle attività. Lo scopo di questa rappresentazione è la definizione delle cose da fare in una certa quantità di tempo.

34. Introduzione alla progettazione comunitaria nell’ambito del VII Programma Quadro Il Diagramma di GANTT

35. Introduzione alla progettazione comunitaria nell’ambito del VII Programma Quadro Il Diagramma di PERT E’ una rappresentazione che tiene conto della interdipendenza tra tutte le attività necessarie al completamento del progetto e mette in risalto le attività critiche. Le non-attività che collegano due eventi sono rappresentate da linee sottili o tratteggiate I nodi sono punti di inizio/fine delle attività, rappresentano eventi nel tempo. Attività A Attività B

36. Esempio: WP1 WP6 WP8 WP2 WP3 WP4P4 WP5 WP9 WP7 Introduzione alla progettazione comunitaria nell’ambito del VII Programma Quadro Il Diagramma di PERT

37. Introduzione alla progettazione comunitaria nell’ambito del VII Programma Quadro Il Ciclo di Progetto Programmazione Valutazione Identificazione Realizzazione Formulazione Finanziamento

38. Introduzione alla progettazione comunitaria nell’ambito del VII Programma Quadro Errori frequenti nella stesura di una proposta • La rilevanza della soluzione proposta come risposta ai bisogni dei beneficiari • I protagonisti della progettazione sono gli esperti piuttosto che i beneficiari • La logica di progettazione nasce dalle attività e raramente è multiattoriale • Il tema prescelto è troppo ampio • - La proposta non ha un interesse ed una • dimensione europea

39. Introduzione alla progettazione comunitaria nell’ambito del VII Programma Quadro Errori frequenti nella stesura di una proposta • Proposte che sono chiaramente non in linea con il bando ("out of scope") saranno eliminate sulla base della ineleggibilità • - La sintesi fornita (abstract) non è sufficientemente completa/dettagliata da suscitare interesse • - La proposta non è scritta in modo chiaro, facilmente leggibile e comprensibile

40. Introduzione alla progettazione comunitaria nell’ambito del VII Programma Quadro Check list durante la stesura di una proposta • - Gli obiettivi scientifici sono chiaramente indicati? • Il progetto va oltre lo stato dell’arte attuale? • La struttura manageriale del progetto è adeguata • alle dimensioni del progetto? • - Le competenze ed esperienze dei partners sono • complementari o esistono sovrapposizione o lacune? • L’azione è realmente innovativa (introduce un approccio nuovo e più efficace per la risoluzione del problema o trasferisce metodologie sperimentate • con successo in altri contesti)?

41. Introduzione alla progettazione comunitaria nell’ambito del VII Programma Quadro Check list durante la stesura di una proposta • - Nella proposta sono previste le risorse adeguate • per il completo sviluppo del progetto? • - La proposta è in linea con gli obiettivi indicati nel • bando? • La proposta è in linea con i documenti programmatici citati nel bando? • - Che impatto avrà il progetto sul territorio di riferimento? Quali problemi risolve?

42. Introduzione alla progettazione comunitaria nell’ambito del VII Programma Quadro Elementi di successo di un progetto adeguati strumenti di monitoraggio e risk assessment team competente, motivato, bilanciato efficace pianificazione chiara definizione dei ruoli e delle competenze successo di un progetto struttura organizzativa adeguata e meccanismi gestionali accordo con i partner dettagliato definizione di regole sulla diffusione e sfruttamento dei risultati (proprietà intellettuale) 42