Ledergruppa 6. mai

1. Ledergruppa 6. mai • Frister • Regnskap oversendes KD 1. juni • Styrebehandling 28. mai • Utsendelse styret 21. mai • Forberedelse / utarbeidelse styresaker Jan og Kari den 13. – 16. mai • Innspill fra avdelingene til regnskapet(i forkant / i møte med avdelingene 14. mai) • Registrering av revidert budsjett i Planner 8. mai • Frist ferdigstilling av regnskap – utsendelse av rapporter til avdelingene 7. mai Styresaker • Regnskapsrapport 1. tertial • Økonomi får innspill til regnskapet i forkant / på møte med kontorsjefene den 14. mai • Det som kommenteres er • vesentlige avvik • Om man er i tråd med budsjettet og resultatmålet for året • Revidert budsjett 1. tertial • Revidert budsjett legges inn i Planner • Avdelingen kommenterer hvilke endringer som er gjort i forhold til opprinnelig budsjett • Nye prosjekter • Endringer i lønn og andre større poster (vurdere hva som er vesentlige endringer) • Det er totalrammene som legges fram for styret – samme form som budsjettsaken i desember • Styresak om internkontroll – rutiner og rapportering for 2012 • Kontrollaktiviteter BOA og regnskapsavslutning

2. Elektronisk ledelses- og styringsstøttesystem • Det arbeides med å anskaffe et elektronisk ledelses- og styringsstøttesystem. Det er laget en skisse til systemet som fremgår av foilene nr 4 til 7. • Hensikten med systemet er • Forenkle økonomirapporteringen og gjøre rapportene lettere tilgjengelige og til flere • Legge til rette for en enhetlig struktur på arbeidet med handlingsplaner, og for å forenkle arbeidet med å utarbeide handlingsplanene og rapporteringen • Enklere å kunne knytte avdelingenes tiltak i handlingsplanene til strategisk plan, risikovurderinger og Rapport og planer til departementet • At deler av budsjetteringen gjøres i et forenklet brukergrensesnitt • Standardisere og forenkle rapporteringen fra avdelinger og enheter knyttet til handlingsplaner, budsjett og regnskap • Ledelses- og styringsstøttesystem • Tidsplan anskaffelsesprosess fremgår av foil nr 8. • Forslag til implementering fremgår av foil nr 3 • Det er ønskelig at 1 - 2 kontorsjefer deltar i anskaffelsesprosessen • I arbeidet med å implementere systemet bør dekanene, kontorsjefene og avdelingsdirektørene involveres.

3. Elektronisk ledelses- og styringsstøttesystem Forslag til implementering • Plan for implementering vil avklares etter valg av leverandør. Målsettingen er at systemet er tatt i bruk i forbindelse med handlingsplanarbeidet for 2014 • Arbeidet ledes av økonomiseksjonen, supplert med en fra hhv personal-, forskning- og studieadministrasjonen • Delprosjektgrupper / referansegrupper • ØkonomirapporteringKontorsjefene og økonomiseksjonen • Handlingsplaner og øvrig rapporteringDekanene og økonomiseksjonen • Tekniske spørsmål avklares med IT-seksjonen etter behov • Behov for avklaringer i implementeringsfasen • Det må avklares hvem og hva den enkelte har behov for av økonomirapporter • Samordning av layout på avdelingenes handlingsplaner • Avklare form og omfang av rapportering til styret, avdelingsstyret, høgskolen og avdelingenes ledergruppe og internt i avdeling og enheter

4. Plan- og rapporteringsmodul Forside Rapportering Forvaltning Formidling Forskning Undervisning Handlingsplan Økonomi Andre områder

5. Plan- og rapporteringsmodul Forside Rapportering Forvaltning Formidling Forskning Undervisning Sektormål 1 Resultatindikatorer Virksomhetsmål / høgskolens strategisk plan Resultatindikatorer Kommentarer x x x x x x

6. Plan- og rapporteringsmodul Forside Rapportering Forvaltning Formidling Forskning Undervisning Sektormål 1 Resultatindikatorer Virksomhetsmål / høgskolens strategisk plan Resultatindikatorer Endring risikovurdering 4 1 2 3 Avdelingenes handlingsplan (tiltak) Resultatoppnåelse 1 2 3 4 Avdelingens kommentarer

7. Plan- og rapporteringsmodul Forside Øvrig Rapportering Forvaltning Formidling Forskning Undervisning

8. Tidsplan anskaffelse av elektronisk ledelses- og styringsstøttesystem • Tilbudsfrist 15. mai kl 12.00 • Møte for å forberede forhandlinger med tilbyderne • den 22. mai kl 12.00 – 16.00 • Forhandlinger med tilbyderne • den 29. mai kl 09.00 – 16.00 • Frist revidert tilbud • den 11. juni kl 12.00 • Møte tildeling av kontrakt • den 13. juni kl 09.00 – 11.00 • Varsel om tildeling av kontrakt den 13. / 14. juni • Klagefrist den 20. / 21. juni • Signering av kontrakt og planlegge videre framdrift • den 26. juni kl 12.00 – 14.00

9. Behov for avklaringer knyttet til økonomirapportering Hvilke rapporter har vi behov for ? Sammenligningstall • Regnskap – Budsjett – Avvik – Regnskap forrige år • Opprinnelig budsjett – Revidert budsjett – Regnskap • Rapportering for ordinær virksomhet, BOA og samlet • ? Tilleggsinformasjon • Fast lønn og variabel lønn (% og kr) • Bevilgning fra KD og eksterne inntekter (% og kr) • Felleskostnader (kr) • ? Nøkkeltall • Inntekter og kostnader sammenlignet med andre indikatorer (årsverk, studenter, publisering mv) • ? Hvem har behov for regnskapsrapporter? • Institusjonsnivå • Departementet • Styret • Direktør og rektorat • Ledergruppe • Fellesadministrasjonen • Seksjonsledere • SELL-leder og kontorsjef • Prosjektledere • Andre ? • Avdelingsnivå • Dekan • Kontorsjef • Administrasjonen • Studielederne • Tekniske ledere • Prosjektledere • Studentproduksjoner TVF og DNF ? • Andre ?

10. Regnskapsrapportering Detaljeringsnivå Rapporteringsnivå Regnskap Budsjett Eksempel 1 Eksempel 2