แนวคิดการจัดทำ Job Description

1. แนวคิดการจัดทำ Job Description ดร.ดนุลดา จามจุรี สำนักการพยาบาล กรมการแพทย์ กระทรวงสาธารณสุข

2. Job Description • เอกสารที่บ่งบอกหรือแสดงให้เห็นว่างานในตำแหน่งนั้น ๆ ต้องทำอะไรบ้าง งานนั้นสำคัญต่อองค์กรอย่างไร มีความสัมพันธ์กับหน่วยงานหรือตำแหน่งงานอื่น ๆ อย่างไร และคนที่ทำงานในตำแหน่งงานนั้นจะต้องมีคุณสมบัติอย่างไร

3. คุณลักษณะของ Job Description • งานตำแหน่งนั้นมีงานหลักอะไรบ้าง • งานหลักแต่ละด้านมีกิจกรรมหลักอะไรบ้าง • องค์กรคาดหวังอะไรจากงานหลักในแต่ละด้าน • ตำแหน่งนี้อยู่ตรงไหนของโครงสร้างองค์การ • ระดับความรับผิดชอบต่อองค์การมีมากน้อยเพียงใด • ความท้าทายของงานในตำแหน่งนี้คืออะไร • คนที่มีคุณสมบัติแบบไหนจึงจะทำงานในตำแหน่งนี้ได้

4. ความสำคัญของ Job Description • Employee Selection • Training • Personpower Planning • Performance Appraisal • Determine the worth of a job (Job Evaluation)

5. การประเมินค่างาน (Job Evaluation) กระบวนการกำหนดขนาดของงานโดยพิจารณา องค์ประกอบหลัก 3 ประการ ในงานแต่ละตำแหน่ง ได้แก่ 1. องค์ความรู้ (Khow-how) 2. การแก้ปัญหาและการตัดสินใจ (Problem Solving) 3. ขนาดความรับผิดชอบ ประจำตำแหน่งงานและผลที่ตำแหน่งงานมีต่อองค์กรโดยรวม (Accountability)

6. องค์ประกอบพื้นฐานของงานทุกประเภทองค์ประกอบพื้นฐานของงานทุกประเภท กระบวนงาน INPUT THROUGHPUT OUTPUT องค์ประกอบที่ ใช้ในกระบวนงาน ความรู้ Know-how ทักษะการแก้ไขปัญหา Problem solving ความรับผิดชอบ Accountability อิสรภาพในการปฏิบัติหน้าที่ (Freedom to Act) ผลของตำแหน่งงานต่อการ บรรลุภารกิจขององค์กร (Job Impact on End Results) ขนาดของงบประมาณต่างๆ ที่รับผิดชอบ องค์ความรู้ (Know-how) ขอบเขตการบริหารจัดการ (Management Breadth) ระดับมนุษยสัมพันธ์ที่จำเป็น (Human Relations skill) ขอบเขตการตัดสินใจในงาน (Thinking Environment) ระดับความยากในการตัดสินใจ (Thinking Challenge) องค์ประกอบที่ เฮย์ใช้ในการ ประเมินค่างาน

7. การประเมินค่างาน (Job Evaluation) Senior Executive Service (SES) Senior Specialist Service (SPS) การจัดโครงสร้างชั้นงาน Knowledge Worker (K) Middle Managers (M) Operational Workers (O)

8. ทักษะ/ความรู้Skills/Knowledge (ปัจจัยนำเข้า) Competencies (พฤติกรรม) หน้าที่รับผิดชอบหลัก Accountabilities (ผลสัมฤทธิ์) มาตรฐานกำหนดตำแหน่ง (Job Specification) ... ความหมาย เป็นแบบบรรยายลักษณะงานแบบย่อที่ระบุลักษณะงาน โดยสังเขป เน้นการมุ่งผลสัมฤทธิ์ประจำตำแหน่ง โดยมีรายละเอียดประกอบด้วยหน้าที่ความรับผิดชอบ หลัก และคุณวุฒิที่จำเป็น ได้แก่ ระดับความรู้ ทักษะ และสมรรถนะประจำตำแหน่ง ระดับความรู้ ทักษะและประสบการณ์ที่ผู้ปฏิบัติงานจำเป็นต้องมีเพื่อให้ปฏิบัติงานได้อย่างมีคุณภาพและประสิทธิภาพ ลักษณะพฤติกรรมการทำงานที่เหมาะสมต่อตำแหน่งและจะช่วยส่งเสริมผลงาน วัตถุประสงค์ เพื่อสร้างความเข้าใจร่วมกันว่าตำแหน่งงานในระบบ ราชการพลเรือนแต่ละตำแหน่งมีขอบเขตภารกิจหน้าที่ รับผิดชอบเฉพาะตำแหน่งอย่างไร ตลอดจนมีเกณฑ์ คุณวุฒิ คุณสมบัติอย่างไร และผู้ดำรงตำแหน่งควรจะ ประพฤติปฏิบัติตนอย่างไรจึงจะเหมาะสมสำหรับ ตำแหน่งและบรรลุผลสัมฤทธิ์ของตำแหน่งได้ดียิ่งขึ้น ขอบเขตผลลัพธ์หลักของงานที่ผู้ปฏิบัติงานต้องทำให้สำเร็จจึงจะถือว่าสามารถปฏิบัติงานได้ตามวัตถุประสงค์ของตำแหน่งงานในระดับที่ได้มาตรฐาน

9. มาตรฐานกำหนดตำแหน่ง (Job Specification) ... ตัวอย่าง มาตรฐานกำหนดตำแหน่ง (Job Specification) หรือมาตรฐานกำหนดตำแหน่งที่ปรับปรุงใหม่ ระบุสาระสำคัญของตำแหน่งซึ่งแยกเป็น 3 ส่วน สายงาน : พยาบาลวิชาชีพ. ตำแหน่ง: ชั้นงาน (Level) : กลุ่มงาน : 1. หน้าที่รับผิดชอบหลัก ด้านปฏิบัติการ / งานเชี่ยวชาญเฉพาะด้าน 1. หน้าที่รับผิดชอบหลัก ก. 2. หน้าที่รับผิดชอบหลัก ข. ระบุหน้างานและรายละเอียดของหน้าที่รับผิดชอบหลัก ของชั้นงานในแต่ละสายงานอย่างชัดเจน ด้านวางแผน 1. หน้าที่รับผิดชอบหลัก ค. 2. หน้าที่รับผิดชอบหลัก ง. ระบุวัตถุประสงค์ของแต่ละภาระหน้าที่อย่างชัดเจน โดยกำหนดผลลัพธ์/ผลสัมฤทธิ์เป้าหมายของภาระหน้าที่นั้น ด้านการประสานงาน 1. หน้าที่รับผิดชอบหลัก จ. 2. หน้าที่รับผิดชอบหลัก ฉ. ด้านการบริการ 1. หน้าที่รับผิดชอบหลัก ช. 2. หน้าที่รับผิดชอบหลัก ซ. ระบุความรู้ ทักษะ และประสบการณ์ที่จำเป็นในงาน ของชั้นงานในแต่ละสายงานอย่างชัดเจน 2. ความรู้ ทักษะ และประสบการณ์ที่จำเป็นในงาน 3. สมรรถนะที่จำเป็นในงาน • สมรรถนะหลัก ระบุสมรรถนะที่จำเป็นในงานของชั้นงานในแต่ละสายงานอย่างชัดเจน • สมรรถนะประจำกลุ่มงาน

10. รายการ “ลักษณะงาน” ประจำตำแหน่งงานในระบบใหม่ Operations/Expertise - การปฏิบัติงาน และการพัฒนาในเชิงวิชาการเฉพาะด้าน ที่มีลักษณะยากและซับซ้อนยิ่งขึ้น ตามประสบการณ์ และ ความชำนาญ ที่จำเป็นในระดับงานต่างๆ Planning - การวางแผนปฏิบัติงาน ในขอบเขตความรับผิดชอบที่กว้าง เป็นระบบ และมุ่งเน้นกลยุทธ์มากขึ้นตามระดับชั้นงาน นักวิชาการ…/นัก…และสายงานประเภทวิชาการ Communication and Cooperation - การประสานงานเพื่อความสำเร็จในการปฏิบัติงานทางวิชาการในขอบเขตที่ครอบคลุมและมีผลกระทบมากขึ้นตามระดับชั้นงาน Service - การให้คำปรึกษา การแนะนำ การอบรม การถ่ายทอดความรู้ เทคโนโลยีต่าง ๆ ในฐานะผู้เชี่ยวชาญ ให้กับบุคคล/หน่วยงานภายใน ภายนอก และต่างประเทศ

11. รายการ “ลักษณะงาน” ประจำตำแหน่งงานในระบบใหม่ Operations - หน้าที่ในการปฏิบัติงาน การควบคุม การกำกับดูแล การอำนวยการ ตลอดจนการอนุมัติ การวางแผนงาน ในฐานะหัวหน้างาน People – หน้าที่ในการบริหารงานของตน หรือในระดับสูง หมายถึงการจูงใจ การพัฒนา ผู้ใต้บังคับบัญชาให้ทำงานได้ถูกต้อง มีประสิทธิภาพและประสิทธิผล เจ้าหน้าที่ บริหาร...... Resources – หน้าที่ในการจัดสรร จัดหา ใช้ทรัพยากรต่าง ๆ เช่น งบประมาณ สิ่งอำนวยความสะดวก เวลา และอื่น ๆ ที่จำเป็นในการทำงานอย่างถูกต้องเหมาะสม และในระดับสูงหมายถึง การบริหารจัดการ ทรัพยากรต่าง ๆ เหล่านั้นให้เกิดประโยชน์สูงสุดกับหน่วยงานภายใต้การบังคับบัญชา Process – หน้าที่ในการปรับปรุง การแก้ไข การพัฒนาขั้นตอน ระบบ วิธีการปฏิบัติงาน ตลอดจนกฎเกณฑ์ มาตรการ มาตรฐานให้ดีขึ้น

12. เส้นทางของ Job Description วิสัยทัศน์ ภารกิจขององค์การ กิจกรรมหลักของหน่วยงาน (Key Business Activities) การกำหนดหน้าที่งานของตำแหน่ง (Job Description)

13. ปัญหาและอุปสรรคของ Job Description ในปัจจุบัน • ไม่มีการกำหนดภารกิจหลักขององค์การและหน้าที่หลักของหน่วยงานที่ชัดเจน • Job Descriptionไม่ได้นำไปใช้งานอย่างจริงจัง • บุคลากรไม่เคยเห็น Job Description ของตัวเอง • ผู้ปฏิบัติงานเป็นผู้เขียน Job Description • งานฝากกลายเป็นหน้าที่หลัก

14. ปัญหาและอุปสรรคของ Job Description ในปัจจุบัน (ต่อ) • Job Description ไม่ตรงกับงานที่ทำจริง • มีการทำงานซ้ำซ้อนกันระหว่างตำแหน่งงาน • Job Description ของหัวหน้ากับลูกน้องเหมือนกัน • ไม่มีระบบการทบทวนระบบการบริหาร Job Description • ผู้บริหารไม่เห็นความสำคัญของ Job Description • ลอกมาจากองค์กรอื่น

15. ความสัมพันธ์ระหว่าง Job Description, KPI และ Competency • KPI (Key Performance Indicator) : ตัวชี้วัดผลงานหลักที่สำคัญและมีผลกระทบต่อความสำเร็จ ระดับองค์การ ระดับหน่วยงาน ระดับบุคคล • Competency : คุณลักษณะเชิงพฤติกรรมที่เป็นผลมาจาก ความรู้ ความสามารถ และคุณลักษณะอื่น ๆ ที่ทำให้บุคคลสร้างผลงานได้อย่างโดดเด่น

16. ความสัมพันธ์ระหว่าง Job Description, KPI และ Competency • Job Description จะต้องบอกได้ว่ากิจกรรมนั้นทำไปแล้วจะได้อะไร ...การระบุตัวชี้วัดผลงานหลักของตำแหน่งนั้น ๆ คืออะไร • Job Description จะเป็นตัวกำหนดพฤติกรรมที่พึงประสงค์ของบุคลากรที่ดำรงตำแหน่งนั้น ๆ ว่าควรมีพฤติกรรมที่พึงประสงค์ (Competency) อย่างไรจึงทำให้เกิดผลงานที่ดี

17. ขั้นตอนการจัดทำ Job Description • กำหนด/ทบทวนวิสัยทัศน์ ภารกิจและกลยุทธ์ขององค์การ....อะไรคือหน้าที่หลักขององค์การ องค์การมีเป้าหมายในอนาคตอย่างไร • กำหนดหน้าที่/ภารกิจของหน่วยงาน...แต่ละหน่วยงานในองค์การจะมีหน้าที่อะไรบ้างเพื่อให้องค์การบรรลุภารกิจและเป้าหมาย • กำหนด Job Description ของตำแหน่งงาน....บุคลากรแต่ละคนในหน่วยงานจะมีหน้าที่อะไรเพื่อให้หน่วยงานบรรลุภารกิจและเป้าหมาย

18. ความสัมพันธ์ระหว่างเป้าประสงค์ทางกลยุทธ์ งานที่ต้องปฏิบัติและ Competency ความเชื่อมโยงระหว่าง Competency กับกลยุทธ์ขององค์กรถูกถ่ายทอดโดยการกำหนดงานและหน้าที่ที่บุคลากรจะพึงปฏิบัติเพื่อก่อให้เกิดผลลัพธ์อย่างที่ควรจะเป็นดังนั้นบุคลากรจึงจำเป็นที่จะต้องมีคุณลักษณะและความสามารถที่ตรงกับงานที่จะต้องปฏิบัติ Work Requirements งานที่ต้องปฏิบัติ เป้าประสงค์ทางกลยุทธ์ Competency เป้าประสงค์ทางกลยุทธ์ งานที่ต้องปฏิบัติเพื่อบรรลุเป้าประสงค์ทางกลยุทธ์ Competency ที่ต้องการสำหรับปฏิบัติงาน แปลงงาน สู่ Competency แปลงกลยุทธ์สู่งาน

19. การเขียนหน้าที่รับผิดชอบหลัก (Accountabilities) คำกริยาแสดงการลงมือปฏิบัติ (Action Verb : What need to get done) กรรมของกริยานั้นและ”ข้อจำกัด” (ถ้ามี) Object and “Limits” (If any) ผลลัพธ์ Result (With what outcome) ตัวอย่าง ดำเนินการรวบรวม วิเคราะห์ ประมวลและแปลผล ข้อมูลการเฝ้าระวังการติดเชื้อในโรงพยาบาล ตามแนวทางด้านระบาดวิทยาและสภาพปัญหา ของผู้ป่วย/ผู้ใช้บริการ เพื่อใช้เป็นข้อมูลในการกำหนด แนวทางการป้องกันและควบคุม การแพร่กระจายเชื้อใน หน่วยงาน/โรงพยาบาล

20. Rate Task Statements • Rate each task statement on the frequency and the importance or criticality of the task being performed

21. Rate Task Statements Frequency 0 = Task is not performed as part of this job 1 = Task is seldom performed 2 = Task is occasionally performed 3 = Task is frequently performed

22. Rate Task Statements Importance 0 = Unimportant : There would be no negative consequences if the task was not performed or if the task was not performed properly 1 = Important : Job performance would be diminished if this task was not completed properly 2 = Essential : The job could not be performed effectively if the incumbent did not properly complete this task

23. Example of task analysis ratings Raters Mr. A Ms. B Combined Average Task # F + I = CR F + I = CR F + I = CR 1 2 0 2 3 0 3 2.5 0.0 2.5 2 2 2 4 2 1 3 2.0 1.53.5 3 0 0 0 0 0 0 0.0 0.0 0.0 4 3 2 5 3 2 5 3.0 2.0 5.0

24. Criteria Task not be included in job description • if average frequency or importance scales is 0.5 or below • If average combined rating (CR) less than 2

25. ขั้นตอนการจัดทำ Job Description Determine Essential KSAOs • Identify the knowledge, skills, ability, and other characteristics (KSAOs)

26. Determine Essential KSAOs • Knowledge : a body of information needs to perform a task • Skill : the proficiency to perform a learned task • Ability : a basis capacity for performing a wide range of different tasks, acquiring a knowledge, or developing skill • Other characteristics : personal factors as personality, willingness etc.

27. Scales used to rate KSAOs Importance of KSAO 0 = KSAO is not needed for satisfactory completion of the academy or satisfaction job performance 1 = KSAO is helpful for satisfactory completion of the academy or satisfaction job performance 2 = KSAO is important/essential for satisfactory completion of the academy or satisfaction job performance

28. Scales used to rate KSAOs When KSAO is needed 0 = KSAO is not needed 1 = KSAO is needed after completion of filed training 2 = KSAO is needed after completion of the academy 3 = KSAO is needed at the time of hire

29. Criteria • KSAOs with average score of 0.5 or less are eliminated • KSAOs average score of 2.5 or higher….part of the employee selection process • KSAOs average score between 1.5 – 2.49 …will be taught at the academy • KSAOs average score between0.5 – 1.49 …learned on the job during probationary period

30. กิจกรรมที่ 1 การวิเคราะห์หน้าที่หลักในงาน • แบ่งผู้เข้าประชุมออกเป็นกลุ่ม ๆ ละ 4 คน • คัดเลือกตัวแทนของกลุ่ม 1 คน ให้สมาชิกอีก 3 คน ทำการสัมภาษณ์งานหลักในหน้าที่ เพื่อนำไปกำหนดหน้าที่รับผิดชอบหลัก • บันทึกข้อมูลที่ได้จากการสัมภาษณ์ลงในใบกิจกรรมที่ 1

31. กิจกรรมที่ 2 รายละเอียดของการทำกิจกรรมต่าง ๆ และองค์ประกอบที่ทำให้ทำงานได้สำเร็จ • กำหนดรายละเอียดของกิจกรรมต่าง ๆ ที่ได้กำหนดขึ้น โดยพิจารณาจาก • กิจกรรมนั้นทำอะไรหรือกับใครและทำเพื่อให้เกิดผลลัพธ์อะไร • กำหนดองค์ประกอบที่จะทำให้ทำงานได้สำเร็จ • ความรู้ที่จำเป็นในงาน • ทักษะ/ความสามารถ • คุณลักษณะส่วนบุคคลที่จะช่วยให้งานประสบความสำเร็จและมีผลงานดี

32. Q & A