Enterprise Office Solution for SharePoint

1. Enterprise Office Solution for SharePoint Решения на базе EOS forSharePoint  для разных секторов экономики. Описания бизнес-решений и проектов

2. Автоматизация бизнес-процессов документы & контент • согласование документов; • контроль исполнительской дисциплины; • формирование и учёт документов; • регистрация документов; • учёт и обработка заявок; • электронный архив; • центральное файловое хранилище. Задачи, связанные с контентом и документами:

3. Задачи, решаемые при внедренииEOS for SharePoint • Документооборот • Регистрация; Нумерация; Доступ; • Процессы подготовки, согласования и утверждения • Контроль исполнения поручений • Поточное сканирование • ЭЦП и шифрование • Корпоративный портал • Контакты сотрудников; Новости; Форумы; Календари; Рабочие области; Блоги / Вики-страницы; Базы знаний • Электронное хранилище • Справочники; Библиотеки общих файлов; Шаблоны файлов • Заявки • HelpDesk; Канцтовары; Переговорные; Пропуска; Курьеры

4. Примеры внедрений EOS for SharePoint в коммерческих организациях Cрединаших клиентов: • Строительные и управляющие компании • Коммерческие банки • Несколько вузов • Федеральный оператор связи • Крупная косметическая компания • Футбольный клуб • Производственные предприятия итп.

5. Типовой портрет компании-заказчика (коммерческий сектор) Средний и крупный бизнес Территориально-распределённая структура Большое количество документов, требующих согласования Сложные процессы согласования документов Большие сроки согласования документов Отсутствие должного контроля исполнительской дисциплины

6. Проекты: Администрация Президента и Правительство Республики Бурятия Масштабы: Основные задачи: Особенности: • 1200 рабочих мест • Система электронного документооборота • Регистрация, контроль исполнения, согласование документов • Система предоставления госуслуг • Работа с ЭП, в том числе для поручений • Индивидуальное рабочее место для руководителя • Интеграция с сайтом местных госорганов • Интеграция с порталом gosuslugi.ru

7. Проект: Фармацевтическая компания ЗАО «Империя-Фарма» О компании: • Одна из старейших фармацевтических компаний Санкт-Петербурга. • Основное направление - оптовая торговля лекарственными средствами и изделиями медицинского назначения. • Входит в десятку крупнейших фармацевтических дистрибьюторов России и занимает одно из лидирующих мест по поставке лекарственных средств в Северо-Западном округе.

8. Проект: Фармацевтическая компания ЗАО «Империя-Фарма» Проблемы и специфика работы: • Большой объём документов • Территориально-распределённая структура • Множество типов договоров (договора поставки, закупки, оказания услуг и др.) • Большие сроки согласования документов • Сложный процесс согласования договоров

9. Проект: Фармацевтическая компания ЗАО «Империя-Фарма» Цели проекта: • Большой объём документов • Автоматизировать процессы работы с договорами • подготовка • согласование • утверждение • Повысить скорость прохождения договоров • Сделать процесс прохождения договоров более прозрачным • Реализовать проект в кратчайшие сроки

10. Проект: Фармацевтическая компания ЗАО «Империя-Фарма» Выполненные работы: • Корпоративный портал • Обследование бизнес-процессов, по итогам которого • создана модель подпроцессов, • описана архитектура и интерфейс портала, • зафиксированы способы доступа к документам различных категорий пользователей • Согласование договоров по универсальным маршрутам, которые гибко подстраиваются в соответствии со спецификой каждого из видов договоров.

11. Проект: Фармацевтическая компания ЗАО «Империя-Фарма» Особенности реализации: • Максимально использованы стандартные возможности решения EOS for SharePoint(интерфейс системы, конструктор рабочих процессов, справочники) • Дополнительно реализоаваны следующие решения: • Дополнительный сбор данных по договорам • Вывод информации из системы на печать в пользовательском шаблоне • Отчеты • Проект реализован в короткие сроки • На момент сдачи в промышленную эксплуатацию в системе уже было 80 пользователей

12. Проект: Фармацевтическая компания ЗАО «Империя-Фарма» Результат: • Актуальная информация по статусу прохождения проектов документов/Отчётность. • Система контролирует исполнение сроков согласования и регулярно рассылает напоминания. • Процесс согласования стал более прозрачным, что позволило • исключить потерю документов, • уменьшить сроки согласования, • увеличить ответственность сотрудников.

13. Проект: Фармацевтическая компания ЗАО «Империя-Фарма» Результат: • Актуальная информация по статусу прохождения проектов документов/Отчётность. • Повысилась скорость прохождения договоров • Процессы работы с договорами были регламентированы и оптимизированы • На данный момент в системе работают 200 пользователей в том числе и в филиалах ОАО «Империя-Фарма» • Сейчас реализуется проект автоматизации работы с остальными видами документов

14. Проект:ОАО «Усть-Лужская проектно-инжиниринговая компания» О компании: • «Порт Усть-Луга — один из самых крупных в России инфраструктурных проектов европейского масштаба». • Путин В.В. • ОАО «Усть-Лужская проектно-инжиниринговая компания» (УЛПИК) было создано несколько лет назад для реализации программы комплексного социально-экономического развития территории, прилегающей к морскому торговому порту Усть-Луга (г.Санкт-Петербург). • Особенности: • компания имеет территориально-распределенную структуру; • деятельность компании подразумевает ведение различных проектов.

15. Проект:ОАО «Усть-Лужская проектно-инжиниринговая компания» Проблемы и специфика работы: • Проекты по строительству, реализуемые УЛПИК, связаны с наличием огромного и постоянно растущего объема документов. • С увеличением потока документов всё больше времени требовалось на процессы согласования, рассмотрения и совместной работы, и в начале 2010 г. руководство УЛПИК приняло решение о необходимости организации полноценного электронного документооборота. • Компания имеет территориально распределенную структуру, из-за чего своевременный обмен и управление документами, а также доступ к ним значительно усложняются.

16. Проект:ОАО «Усть-Лужская проектно-инжиниринговая компания» Цели внедрения Системы Повышение эффективности работы Компании с растущими объемами документов. Обеспечение централизованного хранения и управления всеми корпоративными информационными ресурсами. Обеспечение контроля исполнения документов и поручений.

17. Проект:ОАО «Усть-Лужская проектно-инжиниринговая компания» Задачи • Создание единого информационного рабочего пространства Компании. • Создание централизованного хранилища документов. • Создание эффективного механизма поиска информации. • Обеспечение Web-доступ к информационным ресурсам Компании. • Автоматизация процессов документооборота: • Входящие документы (Входящие письма, Внешние протоколы совещаний); • Исходящие документы (Исходящие письма, Отчеты, Акты, Накладные); • Внутренние документы (Доверенности, Приказы, Распоряжения, Служебные записки, Внутренние протоколы совещаний, Регламентирующие документы) • Автоматизации процессов контроля исполнения документов и поручений.

18. Проект:ОАО «Усть-Лужская проектно-инжиниринговая компания» Особенности реализации: • Автоматизации документооборота с учетом проектной деятельности компании: • создание сайтов проектов содержащих информацию о команде проекта (сотрудники, задействованные в проекте), электронные версии документов (нормативные, стандартизирующие и т.п.), получение актуальной информации по текущим документам; • создание дополнительных типов контента – уникальных карточек элементов; • создание дополнительных справочников, упрощающие заполнение карточек; • создание дополнительных рабочих процессов оповещения пользователей. • Планирования совещаний, планерок и других мероприятий. • Переход на MicrosoftSharePointServer 2010.

19. Проект:ОАО «Усть-Лужская проектно-инжиниринговая компания» Выполненные работы: • На первом этапе проекта была выбрана платформа MicrosoftOffice SharePoint Server 2007 как более испытанная и надежная система, по сравнению с только что вышедшей на тот момент версией SharePoint Server 2010. • В августе 2010 года стартовали работы по реализации системы автоматизации документооборота, включая создание единого пространства документов (базы знаний) с возможностью совместной работы сотрудников, планирования совещаний, планерок и других мероприятий. Проект был закончен уже в ноябре 2010 г., и система была введена в промышленную эксплуатацию. • Все работы по проекту осуществляет компания «Офис-Док» (Санкт-Петербург), партнер ЭОС.

20. Результат внедрения • Автоматизация классических функций документооборота. • Корпоративный портал, поддерживающий совместную работу проектных команд (команды в компании формируются по каждому проекту) с документами. • Автоматизация процессов согласования документов, контроля и мониторинга исполнения поручений. • Процессы планирования мероприятий и автоматического своевременного информирования участников. • Единая точка доступа к ключевым данным и элементам документооборота.

21. Проекты:Концерн «Монарх» О компании: • ГК «МонАрх» – одна из ведущих организаций столичного стройкомплекса, специализирующаяся на индивидуальном монолитном домостроении. • Группа берется за самые сложные объекты и возводит их в кратчайшие сроки, зарекомендовав себя на рынке как надежный партнер. • За 16-летнюю историю она накопила колоссальный опыт строительства и заслужила высокую репутацию ответственного генподрядчика.

22. Проекты:Концерн «Монарх» Проблемы и специфика работы: • В работе строительная компания сталкивается с большим количеством документов, требующих согласования. • В связи с этим руководство ГК «МонАрх» приняло решение о внедрении эффективной системы электронного документооборота.

23. Проекты:Концерн «Монарх» Выполненные работы: • В рамках первого этапа внедрения СЭД была автоматизирована деятельность двух компаний холдинга в части согласования следующих видов документов: • договоры займа, купли-продажи, договоры возмездного оказания услуг, договоры аренды, договоры ипотеки, поставки, доверительного управления и т.д.; • госконтракты; • кредитные, банковского счета; • приказы, служебные записки и т.д. • + Настроен корпоративный портал.

24. Проекты:Концерн «Монарх» Особенности проекта: • Основная особенность проекта заключалась в сложных маршрутах согласования документов, зависящих от ряда условий, для чего была произведена соответствующая настройка групп документов и их маршрутов. • В ходе внедрения также был настроен механизм импорта данных из других бизнес-систем путём импорта Excel-файлов (данные по сотрудникам, подразделениям и контрагентам в соответствующие справочники). • После завершения внедрения СЭД была проведена настройка корпоративного портала, в том числе настроен интерфейс системы в соответствии с фирменным стилем организации.

25. Проекты:М2М Прайвет Банк О компании: • В 2007 году произошла реструктуризация бизнеса НАЦИОНАЛЬНОГО БАНКА РАЗВИТИЯ и перепрофилирование его деятельности на работу с состоятельными клиентами, и переименование его в ОАО «М2М ПрайветБанк». • Сохранив лучшие традиции банковского обслуживания, накопленные в результате деятельности Банка на рынке финансовых услуг с 1991 года, а также используя опыт и знания приглашенных из ведущих российских банков в М2М PRIVATE BANK специалистов в области управления крупным частным капиталом, сформировался продуктовый ряд и процедуры по работе с частными клиентами категории VIP.

26. Проекты:М2М Прайвет Банк Особенности проекта: • На первом этапе состоялся пилотный запуск проекта по действующей акции компании ЭОС «Быстрый Старт». • Настройка основного ряда процессов заняла всего 3 рабочих дня. • По результатам пилотного проекта, руководством компании было принято решение о полнофункциональном внедрении

27. Проекты:М2М Прайвет Банк Выполненные работы: • В ходе проекта были автоматизированы процессы: • согласование договоров, как хозяйственной деятельности, так и договоров с клиентами; • счета, приказы, служебные записки, нормативные документы; • настроены гибкие правила оповещения сотрудников по задачам; • настроена работа с поручениями по документам, так и поручения, не связанные с документами; • настроена регистрация входящей и исходящей корреспонденции; • настроена работа с нормативной документацией, её хранение с гибкими правами доступа; • настроены индивидуально личные сайты пользователей; • интерфейс системы выполнен в фирменном стиле компании.

28. Проекты:М2М Прайвет Банк Результат: • Процесс согласования стал более прозрачным, что позволило • исключить потерю документов, • уменьшить сроки согласования, • увеличить ответственность сотрудников. Внедрение СЭД позволило банку повысить прозрачность процесса согласования документов, их обработку, учёт и поиск.

29. Проекты:СДМ Банк О компании: • КБ «СДМ-БАНК» (ОАО) был создан 9 декабря 1991 года. • По данным РБК.РейтингСДМ-БАНК входит в ТОР 200 банков по чистым активам. • По данным РБК.РейтингСДМ-БАНК входит также в ТОР 100: • в число московских банков по чистым активам; • самых прибыльных банков России; • самых филиальных банков России; • СДМ-БАНК занял 41 место среди банков России по объему выданных кредитов малому и среднему бизнесу в 2010 году.

30. Проекты:СДМ Банк Особенности проекта: • Развитая структура НСИ (много связанных справочников) • Большое количество прописанных маршрутов согласования, ознакомления и рассмотрения • Перенос базы действующих нормативных актов (НПА) • Публикация НПА из СЭД в библиотеку SharePoint для ознакомления сотрудников • Совещания: формирование поручений по мероприятиям Календаря • Заявки на выдачу прав доступа к инф. системам Банка • ЭЦП и шифрование (2 этап)

31. Проекты:СДМ Банк Основные задачи, решённые при внедрении: • Документооборот • Обработка входящих-исходящих запросов • Подготовка и согласование внутренних организационно-распорядительных документов • Контроль исполнения поручений • Хранилище НПА • Хранение файлов с текстами нормативно-правовых актов (НПА), регламентирующих деятельность банка • Публикация файлов из СЭД в хранилище НПА

32. Проекты:СДМ Банк Дополнительные задачи, решённые при внедрении: • Корпоративный портал • Новости и информационные панели • Контакты сотрудников банка • База VIP-клиентов банка • Совещания • Календарь совещаний – планирование деловых мероприятий • Выдача и исполнение поручений • Ведение поручений т.н. «нарастающим итогом» – по периодическим совещаниям • Контроль исполнения поручений • Подготовка и согласование протоколов совещаний • Заявки • Бронирование переговорных, пропусков, курьеров и др.

33. Проекты:СДМ Банк Результат: • В рамках проекта автоматизировано 200 рабочих мест • Процесс согласования стал более прозрачным, что позволило • исключить потерю документов, • уменьшить сроки согласования, • увеличить ответственность сотрудников. • Организовано хранилище нормативно-правовых актов (НПА), регламентирующих деятельность банка Внедрение СЭД позволило банку повысить прозрачность процесса согласования документов, их обработку, учёт и поиск.

34. Проекты:Футбольный клуб О компании: • футбольный клуб, выступающий в чемпионате России. Обладатель Кубка УЕФА. • Входит в десятку самых популярных клубов Европы.

35. Проекты:Футбольный клуб Проблемы и специфика работы: • Как и любая организация футбольный клуб столкнулся с проблемой согласования документов: • договоров-подряда, • кадровых договоров, • счетов, • организационно-распределительной документации.

36. Проекты:Футбольный клуб Выполненные работы: • регистрация, контроль исполнительской дисциплины, • согласование договоров, счетов и организационно-распорядительных документов • интеграция с ERP Microsoft • настройка интерфейса решения под корпоративный стиль компании

37. Проекты:Футбольный клуб Выполненные работы: • регистрация, контроль исполнительской дисциплины, • согласование договоров, счетов и организационно-распорядительных документов • интеграция с ERP Microsoft • настройка интерфейса решения под корпоративный стиль компании + В планах клуба стоит вопрос согласования командировок всей команды. Предполагается реализация задачами силами собственного ИТ-отдела.

38. Результаты внедрения EOS for SharePoint • увеличить эффективность работы персонала, • сделать прозрачными процессы согласования документов, • уменьшить сроки согласования и прохождения документов, • навести порядок в учёте и обработке документов, • настроить процесс контроля исполнительской дисциплины, • улучшить коммуникации внутри компании за счёт внедрения корпоративного портала • и др. EOS for SharePoint используется в самых разных компаниях из разных секторов экономики. Данная система позволила предприятиям:

39. Спасибо за внимание! ЭЛЕКТРОННЫЕ ОФИСНЫЕ СИСТЕМЫwww.eos.ru Москва, ул. Шумкина, д. 20, стр.1 Телефон/факс: (495) 221-24-31 sharepoint@eos.ru