1 / 38

Brukerforum

Brukerforum. Trude Engebretsen/Kirsti R Aarøen 2004. Hensikten med Brukerforumet Våren 2004 - agenda. Organisering, regler og rutiner; hva er nytt? Intern prising; hvordan fungerer det? Gjennomgang av rutiner; Prosjektoppretting Prosjektavslutning Rapporter. Organisering.

rossa
Download Presentation

Brukerforum

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. Brukerforum Trude Engebretsen/Kirsti R Aarøen 2004

  2. Hensikten med Brukerforumet Våren 2004 - agenda • Organisering, regler og rutiner; hva er nytt? • Intern prising; hvordan fungerer det? • Gjennomgang av rutiner; Prosjektoppretting Prosjektavslutning Rapporter

  3. Organisering • Nytt regelverk – økte frihetsgrader • Institusjonene kan velge hvordan EFV skal organiseres • Institusjonene kan opparbeide seg overskudd fra EFV • Ved UiB • Opprettet Unifob AS • Hovedmodell • Forskningsprosjekter til Unifob AS • Rekrutteringsstillinger og basisprosjekter i UiB

  4. Regelverket • Avgrensning mellom eksternt finansiert virksomhet (EFV) og bevilgningsfinansiert virksomhet (BFV) • Avgrensning mellom Oppdragsprosjekter og Bidragsprosjekter • Behandling av indirekte kostnader og egeninnsats • Kontrakter • Budsjettering av EFV • Fortløpende avslutning av eksternt finansierte prosjekter

  5. Avgrensning mellom EFV og BFV • BFV kan defineres som: • Alle tilskudd fra UFD • Tilskudd fra andre departement til institusjonens primæroppgaver • Salg av eiendommer utstyr etc. • Andre salgsinntekter som ikke er knyttet til EFV • (Tilskudd fra NFR) • EFV kan defineres som: • Alle oppdrag uavhengig av finansieringskilde • Alle bidrag som ikke inngår i BFV

  6. Avgrensning mellom EFV og BFV (forts.) • Noen vurderinger som er gjort mht avgrensning • Tilskudd fra andre bidragsytere • Laboratorier ved institutter og avdelinger • Pasient-/klinikkvirksomhet • I økonomisystemet/økonomimodellen ved UiB • BFV regnskapsføres og rapporteres i prosjektserien 000000, (100000-199999) og 700000-799999 • EFV regnskapsføres og rapporteres i prosjektserien 200000 – 699999

  7. Avgrensning mellom Oppdrags-prosjekter og Bidragsprosjekter • Definisjon Oppdragsprosjekter • Kan defineres som omsetning av forsknings- undervisnings- og andre tjenester mot vederlag. Definisjon av omsetning følger lov om merverdiavgift • Definisjon Bidragsprosjekter • All annen eksternt finansiert virksomhet • Bidrag eller gave finansiert av bidragsyter som helt eller delvis finansierer virksomhet ved institusjonen og som det ikke er heftet motytelse til

  8. Avgrensning mellom Oppdrags-prosjekter og Bidragsprosjekter (forts.) • Hva er hensikten? Vurdere om det foreligger mva-pliktig omsetning Oppdragsprosjekter må være fullfinansiert for å unngå konkurransevridning Ulik regnskapsmessig håndtering av prosjektsaldi ved prosjektslutt

  9. Behandling av indirekte kostnader og egeninnsats • Hovedregel; alle eksternt finansierte prosjekter skal være fullfinansiert • Oppdragsprosjekter skal alltid være fullfinansiert, for å unngå konkurransevridning • For Bidragsprosjekter som delvis finansieres av institusjonens grunnbevilgning, skal dette synliggjøres som egeninnsats i prosjektet.

  10. Kontrakter • For alle prosjekter innenfor EFV skal det foreligge en kontrakt/avtale/bestilling som min. skal spesifisere • hva som skal gjøres, hvem som skal gjøre det, start-/sluttdato, til hvilken pris, rapportering, evt rettighetsspørsmål. • Da det er UiB som er kontraktspart, kan IKKE instituttet-/forskeren signere på UiBs vegne • ALLE kontrakter SKAL signeres ved Forskningsavdelingen. Originalkontrakter arkiveres der. • Ta kontakt med Forskningsavdelingen for spørsmål knyttet til kontraktsinngåelse

  11. Budsjettering • For alle prosjekter innenfor EFV skal det settes opp et prosjektbudsjett • Budsjett skal lages ved prosjektetablering • Rekrutteringsstillingene - regler: tildelingsbrevet pkt. 3.3 • Innføre rutiner for budsjett av EFV i OF høsten 2004

  12. Krav om fortløpende avslutning av eksternt finansierte prosjekter • Det må etableres rutiner for å avslutte prosjektene fortløpende • Rutinene er ulike for oppdragsprosjekter og bidragsprosjekter • Oppdragsprosjekter kan gi overskudd • Del av EK for UiB • Forutsetninger for at et Oppdragsprosjekt kan gi overskudd • Reelle indirekte kostnader er belastet • Reelle direkte kostnader er belastet

  13. Nye rutiner for prising • Før: • Prosjektene betalte dekningsbidrag til instituttet og UiB felles. • Beregnet en %-sats av all lønn • Størrelsen på DB ble besluttet ved UiB-sentralt • Nå: • Prosjektene betaler dekningsbidrag til instituttene. • Instituttene betaler husleie til fakultet og adm.kost til UiB felles (fast pris) • Fast pris pr. fast ansatt årsverk innen EFV • Fastsettelsen av DB er delegert til fakultetsnivået. Fakultetene kan delegere dette videre til instituttene

  14. NFR UiB Adm kost 45.000 (åv) 555.000 Fak. Husleie 40.000 (åv) HF/SV 511.000 MN 553.000 MED/OD/PS 580.000 JUS 583.000 Inst. Inst. kost 11.500 25 % DB 96.500 Prosjektet: = Kr.511.000 Lønn 386.000 Drift 32.000 DB 96.500 Modellen – et regneeksempel

  15. Modellen - konsekvenser • Prosjekter der avtaler inngås etter 1/1-2004, må ha en finansiering som minst dekker kr. 85.000,- pr. åv. • Prosjekter der avtaler er inngått før 1/1-2004, og som er underfinansierte, får et tilskudd fra den som har godkjent DB-satsen for å dekke underfinansiering.

  16. NFR UiB Adm kost 45.000 (åv) Tilskudd = ny DB – gml DB 555.000 Fak. Husleie 40.000 (åv) HF/SV 511..000 MN 553.000 MED/OD/PS 580.000 JUS 583.000 Inst. Inst. kost 11.500 25 % DB 96.500 = Kr.511.000 Lønn 386.000 Drift 32.000 DB 96.500 Hvis gamle underskudds-prosjekter: Tilskudd

  17. Modellen – konsekvenser (forts.) • Prosjekter der prosjektmedarbeider sitter ved annen institusjon (ikke Unifob), men er ansatt ved UiB. • I disse tilfellene vil UiB sannsynligvis få en regning fra den andre institusjonen • Denne regningen må belastes der det er oppstått ”uberettiget inntekt”.

  18. Modellen – konsekvenser (forts.) • Unifob-rekrutter i UiB som er del av et hovedprosjekt som regnskapsføres i Unifob AS. • Det skal inngås avtale mellom UIB og Unifob AS for 2004 (ikke undertegnet), som innebærer at UiB hvert kvartal sender en faktura til Unifob AS for lønn og kr. 85.000,- pr. åv. i husleie og adm. tjenester. • Driftskostnadene skal regnskapsføres i Unifob AS.

  19. Gjennomgang av rutiner: • Hva skal til for å opprette et prosjektnummer? • En underskrevet kontrakt. • Et prosjektopprettingsskjema fra instituttet/avdelingen. • Budsjett

  20. Prosjektoppretting; Ansvarssted: Prosjektmodell: 6 siffer stedskode A Annet B Prosjekt Universitetet U Unifob Gjennomgang av rutiner (forts.)

  21. Prosjektoppretting; Prosjektansvarlig: Kontraktsdatoer: Navn på prosjektleder. Fra til datoer. Gjennomgang av rutiner: (forts.)

  22. Gjennomgang av rutiner: (forts.) Kategorier Basisprosjekter

  23. Rekrutteringsprosjekter Forskningsprosjekter Gjennomgang av rutiner: (forts.)

  24. Prosjektoppretting; Oppdragsgiver: Kontraktsref: Oppdrag/Bidrag: Navn på oppdragsgiver. Referanse som fremgår av kontrakten 03 - Mva pliktig 05 - Mva-fritt Unntak; 15 - Omsetn. Undervisn.tjenester 16 - Omsetn. Helsetjenester 19 - Omsetn. Utenfor mva- området - annet Gjennomgang av rutiner: (forts.)

  25. Prosjektoppretting; Fakt.-/rapp.ansvarlig: Fakt.-/rapp.dato: DB kategori: DB ford.sted: DB ford.: 6 siffer stedskode Faktureringsdatoer DB % 4 første siffer av stedskode Kode 14 som er 100% fordeling tilbake til institutt/senter Gjennomgang av rutiner: (forts.)

  26. Prosjektoppretting; Prosjektstatus: Kryssreferanse: A = Aktivt V = Venter på saldering O = Avsluttet For stip./postdok. tilhørende et forskningsprosjekt. Fyll inn forsk.pr. 6 siffer Gjennomgang av rutiner: (forts.)

  27. Gjennomgang av rutiner: (forts.)Prosjektavslutning; (skjema vedlagt) i) På prosjektnummer 000000og 700900. En positiv prosjektsaldo konteres slik: D/ 01-9113-xxxxxx-yyyyyy-osv K/01-9013-000000-yyyyyy-osv (xxxxxx i beskrivelsesfeltet) 700900 9113 er Overføring av positiv prosjektsaldo til BFV (bidragsprosjekter) 9013 er Godskriving av positiv prosjektsaldo fra EFV (bidragsprosjekt) xxxxxx er prosjektnummeret yyyyyy er instituttnummeret En negativ prosjektsaldo konteres slik: D/ 01-9114-000000-yyyyyy-osv (xxxxxx i beskrivelsesfeltet) 700900 K/01-9014-xxxxxx-yyyyyy-osv 9114 er Belastning i BFV for å dekke negativ prosjektsaldo på eksternt finansiert prosjekt (bidragsprosjekt) 9014 er Godskriving av negativ prosjektsaldo fra BFV (bidragsprosjekt) xxxxxx er prosjektnummeret yyyyyy er instituttnummeret

  28. Gjennomgang av rutiner: (forts.)Prosjektavslutning; 2) For oppdragsprosjektet som er fullfinansierte . En positiv prosjektsaldo konteres slik: D/ 01-9091-xxxxxx-yyyyyy-osv K/01-9091-zzzzzz-yyyyyy-osv (xxxxxx i beskrivelsesfeltet) 9091 er Godskrevet overskudd fra eksterne oppdragsprosjekter xxxxxx er prosjektnummeret yyyyyy er instituttnummeret zzzzzz er eksternt finansiert prosjekt tilhørende institutt yyyyyy der saldi fra eksternt finasierte prosjekter samles En negativ prosjektsaldo konteres slik: D/ 01-9191-zzzzzz-yyyyyy-osv (xxxxxx i beskrivelsesfeltet) K/01-9191-xxxxxx-yyyyyy-osv 9191 er Dekning underskudd fra eksternt oppdragsprosjekt xxxxxx er prosjektnummeret yyyyyy er instituttnummeret zzzzzz er eksternt finansiert prosjekt tilhørende institutt yyyyyy der saldi fra eksternt finansierte prosjekter samles

  29. Gjennomgang av rutiner: (forts.)Prosjektavslutning; 3) For NFR – finansierte rekrutteringsstillinger (opprettet før 1/1-2003).. Saldering mot ”buffer” Positiv prosjektsaldo konteres slik: D/01-9013-prosjektnr …. K/01-9013-101000 Negativ prosjektsaldo konteres slik: D/01-9114-101000 K/01-9114-prosjektnr

  30. Prosjekt 700900 Prosj.saldering • Hvem setter inn penger? • PØA posterer inn saldi når prosjekter avsluttes • Hvem tar ut penger? • Inst. kan bruke saldi på når de vil • Overførbare? • Midlene føres på prosjekt 700900 hvert år men overføres på prosjekt 000000. • Fakultet disponerer evt budsjettmidler tilbake til 700900

  31. Nyttige rapporter for EFV • Prosjektregisteret • Prosjektsaldo • Artsregnskap pr. mnd • Prosjektregnskap (Artsregnskap, Stedsregnskap) • Bilagsdetaljer

  32. ……og så litt generelt om NFR-bevilgninger • Som tidligere år fordeles NFR-inntektene for rekrutteringsstillinger ansatt etter 1/1-2003 etter differensierte satser (nye satser vedlagt). • Inntektene fra NFR inntektsføres tertialvis. • Siste tertial (ved. prosjektslutt), betaler ikke NFR før faglig rapport er levert • Underdekning som følge av svangerskapsperm./sykeperm. • Ansatt før 1/1-2003 – dekkes sentralt • Ansatt etter 1/1-2003 – nye retningslinjer kommer

More Related