Setiembre 2012

1. “Inducción en Simplificación Administrativa (SA)” Decreto Supremo Nº 025-2010-PCM, del 13FEB2010 Decreto Supremo Nº 007-2011-PCM, del 27ENE2011 Setiembre 2012 1 / 3710

2. Contenido de la Inducción Examen de entrada. 12:00 am. – 12:10 pm. Simplificación Administrativa. 12:11 pm. – 12:49 pm. II.1 Metodología para la Simplificación Administrativa II.2 Etapas de la Simplificación Administrativa Examen final. 12:50 pm. – 13:00 pm. 2 / 3710

3. I. Examen de Entrada “Pueden mirar al compañero, pero no copiar sus respuestas”. 3 / 3710

4. II. Simplificación Administrativa Qué entendemos por Simplificación Administrativa. Es el conjunto de principios y acciones derivadas de éstos que tienen como objetivo eliminar los obstáculos o costos innecesarios para la sociedad que genera el inadecuado funcionamiento de la administración pública. Una definición más acotada concibe la simplificación administrativa como la eliminación de las exigencias y formalidades innecesarias en los procedimientos que realizan los administrados ante las distintas entidades públicas. 4 / 3710

5. II. Simplificación Administrativa Ruta 1 Ruta 3 Ruta 2 5 / 3710

6. II. Simplificación Administrativa Más importante que llegar a la meta (alcanzar la espada)…es necesario saber mejor lo que se hará con la espada y esto tiene que quedar claro antes que lleguemos a ella. Otro ejemplo: En la celebración de la Misa… El Acto de Contrición…me explico… 6 / 3710

7. II. Simplificación Administrativa • Y otro ejemplo: • El Congreso (Makbut II – Paulo Coelho) • Es mucho más fácil de juzgar a los otros, cuando no nos colocamos en la misma situación de ellos. Un ejemplo de esto ocurrió en el Congreso del partido Comunista, cuando Nikita Khruschev – para espanto del mundo- denunció los crímenes de Stalin. • Durante el discurso, alguien gritó: • - ¿Dónde estabas, camarada Khruschev, cuando los inocentes eran masacrados? • Levántese quien dijo esto - pidió Khruschev • Nadie se movió. • - Usted, quien fuera, ya respondió su pregunta – Continuó Khruschev – En aquel momento, usted estaba en la misma posición en la que está ahora. 7 / 3710

8. II. Simplificación Administrativa Que quiero decir con esto: Último ejemplo: De la Escuela (Makbut II – Paulo Coelho) Un amigo comentó con Julio Ribeiro: "Es más complicado organizar una escola do samba que la General Motors. Son cinco mil personas, que asisten puntualmente a los ensayos, aprenden de memoria la letra de sambas complicadísimas, conciben escenografías de Hollywood, confeccionan miles de adornos, organizan a decenas de costureras. Obedecen ciegamente la orden de los fiscales, llegan sin atraso a la concentración, ayudan a empujar los coches alegóricos. Ahí, samban por apenas una hora, y luego lloran si la escuela pierde. "¿Cómo llegan a la precisión de reloj suizo?" Nadie decía nada. Y mi amigo respondió a su propia pregunta: "Porque todos quieren una misma cosa, en este caso, desfilar bien. Cuando se han unido en torno a un mismo objetivo, no hay obstáculo que perturbe". . . No se olviden de hacer el ejercicio de la espada…saber qué se va a hacer con ella antes de llegar a ella 8 / 3710

9. II.1 Metodología para la Simplificación Administrativa Preparatoria. Diagnóstico. Rediseño. Implementación. Seguimiento y Evaluación. Mejora Continua y Sostenibilidad. Es aplicable a los procedimientos administrativos y servicios prestados en exclusividad. Se desarrolla en seis (06) etapas: 9 / 3710

10. II.2 Etapas de la Simplificación Administrativa Identificación y Conformación del Equipo de Trabajo. Capacitación y sensibilización del Equipo de Trabajo. Identificación de Procedimientos. Identificación de Actores Involucrados. Plan de Trabajo. 1. Preparatoria 10 / 3710

11. II.2 Etapas de la Simplificación Administrativa C. Identificación de Procedimientos 11 / 3710

12. II.2 Etapas de la Simplificación Administrativa Caracterización del Procedimiento y Herramientas a Utilizar. Diagnóstico Legal. Diagnóstico de Equipamiento e Infraestructura. Diagnóstico de Costos. Mapeo de las Capacidades de los RRHH. Presentación de Resultados. 2. Diagnóstico 12 / 3710

13. II.2 Etapas de la Simplificación Administrativa a. Caracterización del Procedimiento y Herramientas a Utilizar Recorrido Físico Tabla ASME-VM 13 / 3710

14. II.2 Etapas de la Simplificación Administrativa INDECI Proceso: ENTREGA DE BIENES DE AYUDA HUMANITARIA - BAH Responsable: Caracterización del Procedimiento • INDECI • AUTORIDADES • POBLACIÓN DAMNIFICADA Gestionar la entrega de bienes de ayuda humanitaria a la población damnificada o afectada por casos de emergencia. Alcance: Objetivo: Descripción del Proceso Medidas de control y seguimiento 1.Stock de BAH. 2.Tiempo de entrega. • Actividades realizadas • 1.Revisar EDAN y evaluar disponibilidad de BAH. • 2.Determinar medio de transporte. • 3.Preparar carga (BAH)/Coordinar recojo de carga. • Entregar BAH a la autoridad. • Distribuir BAH a la población. • Empadronar. • Remitir padrón firmado. • Actualizar stock de BAH. Quiénes reciben 1.Logística. 2.Autoridades. 3.Población damnificada. 4.Operaciones. Entradas críticas 1.EDAN. 2.Identificación de Almacén. 3.Verificación de Stock de BAH. 4.Determinación de medio de transporte. Quiénes entregan 1.Operaciones. 2.Logística. Salidas críticas 1.Acta de entrega/recepción (Autoridad). 2.Padrón. Riesgos Identificación de recursos mínimos para la ejecución del proceso Evidencias e indicadores del procesos 1.Población damnificadano atendida. Competencias 1.Evaluador de emergencias. 2.Almacenero. 3.Transportista. Documentos 1.Procedimiento de Distribución de BAH. Registros 1.EDAN. 2.SINPAD. 3.Padrón. 4.Acta de entrega/recepción (Autoridad). Infraestructura y Ambiente de trabajo 1.PC en red. 2.Equipos de comunicación. 3.Almacén. 4.Unidades de Transporte. Indicadores 1.%de Gobiernos Regionales y Locales intervenidos. 14 / 3710

15. II.2 Etapas de la Simplificación Administrativa Análisis del procedimiento. Rediseño (Simplificación). Modificación o Elaboración del Marco Normativo que regule el Procedimiento Rediseñado (Simplificado). Propuesta de Acondicionamiento de la Infraestructura y el Equipamiento. Propuesta de Nuevo Costeo. Propuesta de Fortalecimiento de Capacidades Humanas. Presentación de Propuesta de Simplificación. Elaboración de la Propuesta Final. 3. Rediseño 15 / 3710

16. II.2 Etapas de la Simplificación Administrativa a. Análisis del Procedimiento Diagrama Causa-Efecto (Espina de Pescado ó Ishikawa ó 5M) 16 / 3710

17. II.2 Etapas de la Simplificación Administrativa Análisis de Riesgos (Metodología de Análisis según el Control Interno) a. Análisis del Procedimiento 17 / 3710

18. II.2 Etapas de la Simplificación Administrativa Capacitación y Sensibilización a las Áreas Involucradas. Aprobación del Marco Normativo del Proceso. Adecuación de Ambientes y Difusión de Características. Difusión Masiva de la Reforma Emprendida. 4. Implementación 18 / 3710

19. II.2 Etapas de la Simplificación Administrativa InsumoProductoResultado Impacto Nº de CapacitadoresNº de CursosNivel de aprendizaje logrado por los participantes Incremento Salarial (diferencial) 8512 10% 15818 50% 10514 15% 5. Seguimiento y Evaluación. Seguimiento. A través de indicadores bien establecidos. Indicadores para la Medición del Desempeño.- Su uso ayuda a responder a la cuestión sobre cómo saber cuándo una determinada acción ha tenido éxito y cuándo no. Naturaleza Nombre del Indicador Nivel Anterior Valor Programado Valor Ejecutado 19 / 3710 Fuente : Shack y Salhuana 2000

20. II.2 Etapas de la Simplificación Administrativa Economía Eficiencia Calidad Eficacia - Ahorro de Insumos: Δ entre el Nº de Capacitadores programados y utilizados.- Nº de Capacitadores promedio por curso de 25 alumnos.- Nivel de satisfacción de los participantes. - Nivel de Cumplimiento de objetivo de calificación. 3 3 80% 60% 0 1 100% 100% 5 2 60% 78% 5. Seguimiento y Evaluación. Evaluación. El proceso debe evaluarse considerando resultados y el impacto asociado al cambio social (mejora y beneficio en los administrados) producido por la acción del Estado. Indicadores para la Evaluación del Desempeño.- Busca evaluar cuán bien o cuán aceptable ha sido el desempeño de una entidad con el objetivo de tomar las acciones necesarias para perfeccionar la gestión. Naturaleza Nombre del Indicador Nivel Anterior Valor Programado Valor Ejecutado 20 / 3710 Fuente : Shack y Salhuana 2000

21. II.2 Etapas de la Simplificación Administrativa Plan Operativo Institucional (POI) Caso 1 5. Seguimiento y Evaluación. Plan Operativo Institucional (POI) Caso 2 21 / 3710

22. II.2 Etapas de la Simplificación Administrativa 5 S’s (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke). 6. Mejora Continua y Sostenibilidad Mejora Continua. Sostenibilidad. Orden Clasificar Limpieza Sostener Normalizar 22 / 3710

23. IV. Examen Final Un Guerrero de La Luz sabe que ciertos momentos se repiten. Con frecuencia se ve ante los mismos problemas y situaciones que ya había afrontado; entonces se deprime, pensando que es incapaz de progresar en la vida, ya que los momentos difíciles reaparecen. “ ¡Ya pasé por esto!”, se queja él a su corazón. “Realmente tú ya lo pasaste – responde el corazón -, pero nunca lo sobrepasaste”. El Guerrero entonces comprende que las experiencias repetidas tienen una única finalidad: enseñarle lo que no quiere aprender. Manual del Guerrero de La Luz, Paulo Coelho 23 / 3710