OFICINA VIRTUAL INTEGRAL Ejemplo desplegado de e-Administración .

1. OFICINA VIRTUAL INTEGRALEjemplo desplegado de e-Administración. Departamento de Empleo y Formación Diputación Foral de Bizkaia

2. Recordando…nuestra misión. Nos dedicamos a: • Promoción del empleo en Bizkaia . • Fomento de la estabilidad y de la calidad en el empleo. • Mejora de las capacidades y potencialidades de los trabajadores de Bizkaia. • Interlocución y coordinación con otras Administraciones y agentes sociales que trabajen en Bizkaia en el campo de la formación y el empleo.

3. Instrumentos políticos utilizados • Diseño y despliegue de normativa en forma de Decretos Forales de la DFB. • Convenios de colaboración con otras AAPP y/o con Instituciones sin ánimo de lucro y/o sector privado. • Subvenciones directas.

4. Con qué recursos • Económicos, en forma de un presupuesto anual del orden de 20 M de euros. • Personas: 40 funcionarios de plantilla. • Tecnológicos: sistemas informáticos comunes a la DFB y propios del Departamento de Empleo y Formación.

5. Problemas de gestión… • Escasez crónica de personal técnico y administrativo. Exceso de temporalidad. • Tiempos cortísimos para el desarrollo de nuestros productos/servicios ( Decretos y Convenios ) desde la aprobación política hasta la puesta en la calle al ciudadano/empresa. • Alargamiento del proceso de subvenciones: más controles a posteriori, y nuevas etapas de seguimiento, evaluación, etc. • Aumento del número de programas de carácter plurianual que dificultan la gestión al modo tradicional por solapamientos continuos de trámites de diversos programas.

6. Nuestra respuesta… • Simplificar: gestión por procesos: ISO-9001 en 2008 • Automatizar/mecanizar: Oficina Virtual Integral ( conexión entre la oficina virtual externa y nuestra intranet departamental ) en 2007-2008. Objetivos estratégico (2010): administración en red.

7. Situación actual de despliegue… • Desarrollo completo del Front-Office en forma de Oficina Virtual en la web de la DFB. Implantación de la bandeja de trabajo del responsable-solicitante de subvenciones. • Desarrollo del Back-Office en la intranet departamental. Implantación de la bandeja de trabajo del funcionario. • Desarrollo de la capa de representación ( REEF ) en la OVI. • Red de colaboradores. Implantación del concepto de “relacionados” : inspectores, instructores, auditores, investigadores sociales, Tribunales de Justicia, etc.

8. Aprendiendo…1 • Desarrollo de una metodología capaz de • Aceptar cambios anuales de normativa de las subvenciones con tiempos de respuesta muy cortos ( 2 a 3 meses ). • Coordinar Front Office virtual con Back Office en I.net y no .net, basado en herramientas Office. Versatilidad, adaptabilidad, facilidad de migración del sistema antiguo al nuevo, progresivamente, sin presiones del tipo “todo a la vez o no funcionará”. • Trabajar en equipo, en red, con los solicitantes de ayudas, a lo largo de todo el proceso.

9. Aprendiendo…2 • Desarrollo de una plataforma tecnológica que implementa la gestión “real” por procesos: • Respeta la estructura orgánica y la división funcional del trabajo. Bandejas de trabajo por puesto/perfil. • Detecta los trámites que no aportan valor, para eliminarlos a continuación. • Independencia de la herramienta de trabajo. Facilidad de trasvase de datos a entornos de sobremesa para realizar análisis “a la carta”.

10. Beneficios… • Incremento de laproductividad en la gestión. • Aumento del número de expedientes controlados. • Aumento de la trazabilidad de un expediente. • Coordinación entre aplicaciones “legacy systems” ( Registro, Resoluciones, Contabilidad, Archivo documental, etc. ). • Aseguramiento de uniformidad de criterios y de herramientas de cálculo.

11. Beneficios… • Transparencia en la gestión administrativa. • El ciudadano solicitante introduce los datos directamente en los sistemas informáticos de la Administración. • Conoce el trámite en el que se encuentra su expediente. Lo que está mal y lo que está bien, quién lo tramita, cuándo conocerá la resolución a su petición.

12. Beneficios… • Mejora de la accesibilidad de los solicitantes a los programas públicos de subvenciones. • Sólo es necesario una conexión a internet y un navegador, y algún sistema de autenticación. • Facilidad de delegación en colaboradores: alcaldes en funcionarios, gerentes en técnicos o administrativos.

13. Beneficios… • Facilita el acceso de terceras partes a la gestión… • Inspectores de actividades subcontratados para la ejecución de trámites: inspección, seguimientos en el tiempo. Sólo acceden a la información necesaria e introducen los datos e informes. • Auditores de gestión administrativa. Creación del trámite ( auditoría interna de expediente y de proceso ). • Investigadores sociales, evaluadores de políticas públicas: sólo pueden ver los datos agregados, y aportan sus resultados a nivel de proceso. • Tribunales de Justicia: recursos contencioso-administrativos. Acceso en modo consulta a todo el proceso por expediente recurrido. Aporta datos de sentencia…reactivación de la tramitación del expediente.

14. Beneficios… • Respecto al Medio Ambiente… • Eliminación del papel en solicitudes externas. • Desaparición progresiva de otros documentos complementarios. • Reducción e incluso eliminación de los traslados a nuestras oficinas para realizar trámites.

15. Cara al futuro…desafíos e ilusiones. • Cambios organizativos. • Reestructuración de las plantillas incorporando la visión de gestión por procesos. • Necesidad de definir las competencias necesarias para que los trámites “validados” y mantenidos se realicen eficaz y eficientemente. • Evaluación del desempeño de los procesos y no de las personas. Reforzamiento y afianzamiento de la cultura de trabajo en equipo, inexistente actualmente en las Administraciones Públicas. • Choque entre la visión garantista, con estructuras de mando jerárquicas, y la nueva Administración Pública, que busca la eficiencia y la participación ciudadana en la gestión. Objetivo 3 de la iniciativa i-Europe 2010. Comunicación de la CE al Consejo, Parlamento Europeo. (1-6-2005 ).

16. Resumen del plan de acción de la CE 2010. • Acelerar la obtención de beneficios tangibles por parte de todos los ciudadanos y empresas. • Garantizar que la e-Administración a nivel nacional no cree nuevos obstáculos al mercado único por su fragmentación y la ausencia de interoperabilidad. • Extender los beneficios de la E-Administración a toda la UE, con economías de escala en las iniciativas emprendidas y cooperando para hacer frente a los retos comunes europeos. • Garantizar la cooperación de todas las partes interesadas en la UE en la concepción y la realización de la administración electrónica.

17. Cara al futuro…desafíos e ilusiones. • Cambios culturales. • Desaparición de la cultura del “impreso” y del “formulario” en papel. Está anclado en el subconsciente popular. • Eliminación progresiva de los documentos que “verifican” o “prueban” una situación o estado al ciudadano-solicitante de subvenciones. Darle la vuelta al calcetín…repensar el “cómo” lo hacemos. • En los funcionarios, el incremento de la transparencia en la gestión: su trabajo se hace visible. A cambio queda definido el valor de lo que hace. Incremento de autoestima.

18. Nuestra hoja de ruta…propuestas a las AAPP. • Oficinas virtuales integrales avanzadas, de acuerdo con lo que se conoce como los principios de la WEB 2.0. Esto se traduciría concretamente en: • Menú de opciones dinámico y personalizado, adaptado al ciudadano ( le estamos esperando y le reconocemos inmediatamente qué puede hacer con nosotros ). • Hacerle transparentes nuestros árboles de tramitación ( oficinas administrativas “de cristal” ). • Interactividad con el ciudadano: vía virtual de doble sentido.

19. Nuestra hoja de ruta…propuestas a las AAPP. • Colaboración creciente entre Administraciones Públicas: • Diseño de servicios web públicos de uso interno compartido por las AAPP. Objetivo: eliminación de certificados, documentos a requerir, etc. Eliminación del papel… • Diseño de pasarelas de confianza entre procesos pertenecientes a diferentes AAPP. Reforzar la cooperación en la definición de las interfases.

20. Para qué…hacia la e-democracia • Lograr la absoluta transparencia en la gestión administrativa pública. • Incrementar la usabilidad de los nuevos instrumentos de gestión. • Mejorar de la accesibilidad a la nueva Administración Pública. • Aumentar la eficiencia reduciendo los tiempos de tramitación y los recursos humanos y económicos necesarios. Nueva batería de indicadores de eficiencia en la gestión administrativa.