Príprava a vedenie pracovných porád

1. Príprava a vedenie pracovných porád Porada je formou kolektívnej komunikácie na pracovisku. Predstavuje cieľavedomé, zámerné zvolanie zamestnancov organizácie na prerokovanie určitého problému, situácie, ktorá vznikla. Okrem stálych členov porady sa podľa predmetu rokovania prizývajú odborníci z jednotlivých útvarov organizácie, prípadne obchodní partneri a spolupracovníciorganizácie. V praxi sú bežné aj iné formy kolektívnej komunikácie, napríklad porada o rozvoji nových nápadov (burza nápadov, nominálna skupina), aktív zamestnancov, schôdza, vedecká rada, sympózium, konferencia, seminár a i.

2. Hlavné ciele pracovnej porady sú: zjednotiť názory na strategické, koncepčné a operatívne úlohy pri riadení organizácie, prerokovať rôzne druhy úloh a odporučiť ich prijatie alebo neprijatie, analyzovať a diagnostikovať problémy organizácie, hľadať vhodné riešenia, lepšie koordinovať prácu jednotlivých organizačných zložiek, rozvíjať kolektívnu tvorivosť prezentáciou nových nápadov a názorov, vytvoriť pocit spolupatričnosti, skupinovej identity spolupodieľaním sa na riadení, hľadať nové spôsoby práce odrážajúce zmeny vnútri i mimo organizácie, prenos informácií v rámci komunikačného systému organizácie smerom k zamestnancom a získanie spätnej väzby na prerokované otázky a iné.

3. Porady, s ktorými prichádza do styku manažér, môžeme členiť na neformálne a formálne. Z časového hľadiska sa porady zvolávajú raz týždenne (operatívne), raz mesačne, alebo kvartálne (bilancovanie, hodnotenie, stratégia organizácie). Neformálne porady sú najčastejším spôsobom prediskutovania určitých stanovísk a úloh, hľadania spoločného riešenia v skupine troch a viac ľudí. Aj neformálne porady majú svojich vedúcich, ktorí ich zvolávajú a riadia. Môžu by dopredu dohodnuté, alebo improvizované. Neformálna porada obyčajne predchádza zvolaniu formálnej porady. Postupy a pravidlá vedenia dopredu dohodnutej neformálnej porady sú len minimálne formalizované.

4. Formálne porady sa riadia určitými pravidlami a postupmi. Zvoláva ich pravidelne, alebo podľa potreby (ad hoc) riadiaci zamestnanec (vrcholový, alebo stredný manažér) a môžu sa zameriavať na poskytnutie informácií, prijímanie rozhodnutí, hodnotenie bežných prevádzkových záležitostí, bilancovanie čiastkových, alebo celoročných výsledkov hospodárenia, na prijatie stratégie organizácie ap. Formálne porady treba náležite pripraviť a viesť. Prípravu porady má na starosti sekretariát vrcholového (stredného) manažéra. Súčasťou prípravy porady je:

5. vypracovanieplánu porád, schválenierokovaciehoporiadku vedenia porady a prijímania rozhodnutí, premyslenie zasadacieho poriadku, spracovanie dokumentov na poradu, rozoslanie pozvánok s programom a materiálmi na poradu, príprava prezenčnej listiny a kontrola rozhodnutí z predchádzajúcej porady, príprava miestnosti s dostatočným počtom miest pri stole, vhodným usporiadaním stolov, dobrou klimatizáciou, osvetlením, estetikou prostredia, vybavenie miestnosti potrebnou technikou, zabezpečenie občerstvenia účastníkom porady, predbežná kontrola účasti na porade.

6. Dobrá príprava porady zabezpečí konštruktívne rokovanie a účastníci porady nebudú mať dojem zbytočne stráveného času schôdzovaním. Každá porada musí mať presne určený cieľ, od ktorého sa odvíja program. Pri zostavovaní programu je možné využiť základné otázky konania akejkoľvek činnosti: čo? (body rokovania, podklady), prečo? (cieľ, výsledok, rozhodnutia), ako? (spôsob rokovania, poradie), kedy? (termín a miesto konania), kto? (účastníci, moderátor), koľko? (čas, náklady, vybavenosť).

7. Cieľ porady má dominantné miesto v tvorbe programu a príprave podkladových materiálov. Záleží od manažérov, aké usporiadanie jednotlivých bodov rokovania zvolia. Prvý bod rokovania má byť menej náročný, aby sa dal rýchlo vyriešiť. Nasledujúci materiál môže byť náročnejší na sústredenie a tvorivosť. Na záver porady je vhodné zaradiť body, ktoré určitým spôsobom spoja účastníkov rokovania, aby odchádzali s dobrým pocitom spolupatričnosti. Dôležitý je dostatok času na preštudovanie materiálov. Formálne porady majú svoju agendu, ktorej zložkami sú hlavne plán porád, záznamy z porád, prezenčné listiny, materiály prerokúvané na porade, uložené úlohy a kontrola splnenia úloh podľa termínu a zodpovednej osoby. Formálne porady majú obyčajne zavedený spôsob hlasovania a rozhodovania. Ich priebeh je najviac formalizovaný.

8. Porada sa má začať presne v stanovenú hodinu. Priebeh porady riadi manažér (moderátora), ktorý poradu zvolal. Po privítaní účastníkov porady prejde k jednotlivým bodom rokovania, ktoré si dá prítomnými odsúhlasiť. Pripomenie cieľ a funkcie porady v nadväznosti na úlohy organizácie. Moderátor porady si dopredu prečíta posledný záznam z porady, k predkladaným materiálom má svoje poznámky a návrhy rozhodnutí. Kontrola rozhodnutí prijatých na predchádzajúcej porade má informatívny charakter, je pripravená a manažér sa zameria len na tie úlohy, ktoré sa nepodarilo splniť. Nesplnenú úlohu znovu neukladá, žiada však vysvetlenie. Zváži predĺženie termínu splnenia úlohy, prípadne navrhne iné skutočnosti, ktoré pomôžu realizácii rozhodnutia.Ak sa neplnenie úloh opakuje u toho istého zamestnanca, po skončení porady je vhodný krátky rozhovor zameraný na ďalšie pôsobenie zamestnanca na pracovnom mieste.

9. Do 24 hodín od ukončeniaporadyby sa mal vyhotoviťzáznam z pracovnej porady. Manažéri tak získajú prehľad, na ktorých úlohách sa dohodli a v akom termíne ich treba splniť. Vhodné je zaslať záznam na pracoviská aj elektronickou poštou, aby každý zamestnanec mal možnosť oboznámiť sa s aktuálnymi rozhodnutiami manažmentu organizácie. Záznam obyčajne robí sekretárka manažéra, alebo ním poverený zapisovateľ. Povinnosťou manažéra, ktorý poradu viedol, je vyhodnotiť dosiahnuté ciele a skontrolovať záznam.

10. Na organizovanie porád sú rôzne názory. Časť manažérov a zamestnancov ich pokladá za účinný prostriedok komunikácie a nevyhnutnú súčasť riadenia. Nájdu sa aj takí, ktorí kritizujú ich zdĺhavosť, neprofesionálnu prípravu a vedenie, dopredu známe rozhodnutia z predkladaných materiálov (zbytočnosť), častosť a pod. Manažéri musia zvážiť, či porada je najúčinnejším prostriedkom komunikácie na prenos informácií, prípravu a prijatie rozhodnutia. Zvolávať poradu len preto, že je naplánovaná, je zlou vizitkou práce manažmentu.

11. 10 odporúčaní úspešného vedenia porady: Program porady stanovte čo najjasnejšie. Zaraďte doň konkrétne problémy, ktoré potrebujete riešiť, a nie témy všeobecného zamerania s dopredu známym záverom. Každý bod rokovania si časovo ohraničte a sledujte dodržiavanie času. Pozvite tých, ktorí svojimi námetmi a pripomienkami prispejú do diskusie alebo majú právomoc rozhodovať. Plánujte porady v dopoludňajších hodinách, v čase najvyššieho fyziologického výkonu a pred obedom. Účastníci sa budú vyjadrovať bez zdĺhavých pripomienok, vecne a stručne. Neorganizujte porady vo vlastnej kancelárii a nedajte sa vyrušovať. Môže dochádzať k tzv. nevyhnutným prerušeniam (telefón, neohlásená návšteva).

12. Nečakajte na meškajúcich. Čakaním podporíte ich nezdravé návyky a vyvoláte nespokojnosť ostatných prítomných. Zabráňte tomu, aby sa diskusia odklonila od témy. Ak ide o dôležité záležitosti, zaraďte ich na najbližšie pracovné stretnutie. Nediskutujte o veciach, ktoré nemôžete zmeniť a ku ktorým nemôžete prijať rozhodnutie, lebo nemáte dostatok informácií. Po získaní potrebných materiálov presuňte diskusiu na iný termín. Bod „rôzne“ zaraďte len z informatívneho hľadiska. Žiadajte, aby prerokovanie problémov, alebo závažné informácie boli predmetom hlavného rokovania porady. Riešenie okamžite nastolených problémov, bez zodpovedajúcej prípravy a informovanosti, môže viesť k chybným rozhodnutiam.

13. Ubezpečte sa, že záznam z porady sa vyhotovil včas a je k dispozícii zainteresovaným. Úspešný priebeh porady nie je záležitosťou len moderátora, manažéra, ktorý poradu zvolal. Každý z účastníkov je spolutvorcom priebehu porady a prijatia rozhodnutí. V prvom rade by účastníci mali poznať účel porady. Ak sa domnievajú, že k rokovaniu nemôžu prispieť svojím odborným stanoviskom, bude lepšie, ak sa na porade nezúčastnia. V prípade, že poradu zvoláva priamy nadriadený, treba postupovať citlivo aspoň z diplomatických dôvodov. Na druhej strane je pokrytecké, ak účastník porady kritizuje bezvýznamnosť porád a nepovie to zodpovednej osobe, pričom sa na poradách pravidelne zúčastňuje (zväčša len pasívne).

15. Brainstorming (z angl.brain – mozog, angl.storm – búrka) je kreatívna metóda riešenia problémov založená na skupinovom riešení, ktorá má uľahčiť generovanie kreatívnej stratégie. Podstatou je uvoľniť predstavivosť, fantáziu a obrazotvornosť, generovať nápady, vzájomne sa inšpirovať so snahou uplatniť sa a odstrániť zábrany. Cieľom je nájsť netradičné, resp. originálne riešenia.

16. Prvou zásadou brainstormingu je oddelenie tvorby, produkcie nápadov od ich hodnotenia. Ďalšou zásadou je, že kvantita vyvoláva kvalitu – čím je nápadov viacej, tým je väčšia pravdepodobnosť, že sa medzi nimi objaví originálny nápad. Najlepšie nápady sa objavujú spravidla až ku koncu prezencie nápadov, keď už všetky konvenčné nápady sú včerpané. Tretia zásada brainstonningu vychádza zo synergického efektu, teda z toho, že ak ľudia pracujú spoločne, navzájom sa inšpirujú, pomáhajú si, vyprodukujú viac nápadov, ako keď pracujú individuálne a výsledky ich práce sa spočítajú

17. Za účelom realizácie týchto zásad platia v brainstormingu nasledovné pravidlá: Pravidlo zákazu kritiky – v priebehu tvorby nápadov je zakázaná akákoľvek kritika nápadov. Treba úplne vylúčiť aj kritizovanie v zastretej, alebo neverbálnej podobe (úškľabok, mávnutie ruky a pod.) aj za cenu vylúčenia nenapraviteľne kritizujúceho člena z brainstormingového zasadnutia. Pravidlo uvoľnenia fantázie – každý účastník sa má usilovať čo najviac uvoľniť svoju fantáziu a predstavivosť, riadiť sa zásadou, že najneobvyklejšie a zdanlivo najabsurdnejšie návrhy môžu byť tie najlepšie, alebo môžu k nim viesť. Čím je nápad divokejší a búrlivejší, tým lepšie. pretože krotenie myšlienok je oveľa drahšie ako ich invencia. Príkladom takého divokého nápadu je zastaviť vodu vodou - zabrániť povodni utvorením hrádze z vriec naplnených vodou).

18. Pravidlo čo najväčšieho počtu nápadov – každý účastník sa musí usilovať vyprodukovať čo najviac nápadov. V prípade ustrnutia iniciatívy účastníkov musí zasiahnuť a oživiť diskusiu svojimi návrhmi, alebo vytýčením zatiaľ nepoužitých možností vedúci brainstormingového zasadnutia (vo vyučovacom procese učiteľ). Pravidlo vzájomnej inšpirácie – pre úspešný priebeh brainstormingu je dôležitá kombinácia a vzájomné spájanie zdokonaľovanie nápadov, rozvíjanie myšlienok ostatných a pod. Pravidlo úplnej rovnosti účastníkov – počas brainstormingového zasadnutia neplatia vzťahy nadradenosti a podriadenosti. Všetci účastníci sú si rovní a podľa toho by sa mali aj správať. Platí iba podriadenosť vedúcemu zasadnutia.

19. Metóda brainstormingu sa skladá obyčajne z týchto etáp: Oboznámenie účastníkov s cieľom zasadnutia, problémom a s pravidlami brainstormingu – v tejto etape sa môže realizovať aj krátka beseda o probléme, alebo krátka „mozgová rozcvička“- netradičné riešenie nejakého miniproblému, napr. ako by sa dal využiť otvárač na pivové fľaše. Tvorba, produkcia nápadov, riešení – tejto etape sa zvykne hovoriť aj vlastný brainstorming. Tu je obzvlášť dôležité dodržať všetky vyššie uvedené pravidlá brainstormingu. Nápady sa odporúča písať na tabuľu, alebo na veľký papier, aby všetci účastníci mali neustále pred očami všetky doterajšie nápady. Nesmie sa však uvádzať, kto návrh povedal, pretože nejde o ľudí, osoby, ale o nápady, riešenia. Účastníci sa hlásia a pri jednom vystúpení môže účastník povedať iba jeden nápad. Optimálny čas tejto etapy sú dve až tri štvrťhodiny s malými prestávkami po každej štvrťhodine, aby sa umožnila inkubácia.

20. Prestávka – podľa charakteru riešeného problému môže trvať niekoľko minút. hodín, ale aj dní. V jej priebehu sa „odosobnia“ návrhy a môžu nastať aj významné zmeny v motivácii účastníkov brainstormingu. Vyhodnocovanie návrhov, riešení – určia sa kritériá na hodnotenie návrhov. Týchto kritérií by nemalo byť viac ako 5–6, lebo ináč sa stanú neprehľadnými, zaradenie návrhov do istých skupín obdobných návrhov, výber najlepších návrhov na ich ďalšie rozpracovanie, výber najdivokejších návrhov na úvahy ako ich možno využiť, zhodnotenie vybraných návrhov. Je dôležité sústrediť sa na to, ako sa nápady dajú uskutočniť a nie na hľadanie dôvodov, prečo sa niečo nedá.

21. Brainwriting Brainwriting je jednou z najpoužívanejších metód písomnej diskusie. Je to písomná forma brainstormingu. Nápady sa píšu do pripravených formulárov, ktoré pre vzájomnú inšpiráciu kolujú medzi účastníkmi. Každý účastník môže postupovať takým tempom, aké mu vyhovuje, aj keď by sa mal snažiť vyprodukovať čo najviac nápadov.

22. Brainwashing Brainwashing (v preklade z anglického jazyka „vymývanie mozgu“) je v psychológii metóda násilnej indoktrinácie sledujúca rozrušenie prijatých systémov hodnôt a názorovej orientácie jedinca za účelom dosiahnutia zmeny týchto hodnôt, až protichodného osobného presvedčenia. Brainwashing je násilné ovplyvňovanie postojov, vôle, spôsobu myslenia psychickým nátlakom, systematickou demagógiou a narúšaním kritického myslenia. Objekt pôsobenia je udržiavaný v permanentnom strese a využíva sa i fyzické násilie. V jemnejšej forme brainwashing využíva aj reklama.

23. Odporúčaná literatúra: Vetráková, M. a kol.: Hodnotenie prínosu zamestnancov. UMB Banská Bystrica, Banská Bystrica 2007. ISBN 978-80-8083-537-8. Mikuláštík, M.: Komunikační dovednosti v praxi. Grada Publishing, Praha 2003. ISBN 80-247-0650-4. Mikuláštík, M.: Psychologie v managementu a v podnikání. UTB ve Zlíne, Zlín 2004. ISBN 80-7318-193-2.