PROJEKTNI MANAGEMENT

1. PROJEKTNI MANAGEMENT PROJEKTI Opredelitev pojma, značilnosti in omejitev projekta V glavnem pa je to skupina nalog, za katero so značilni: enkratnost,zahtevnost,komplekstnost,ciljna usmerjenost,časovna determiniranost,novost,projektni finančni proračunin pravnater organizacijska pripadnost, upoštevajoč pri tem dejanske in morebitne poznejše omejitve. »Projekt je proces, ki ne sovpada z obstoječimi procesi ali poslovanjem in proizvodnjo, jih pa na različne načine dopolnjuje« (Hauc 2002, 42). Projekt je zaključen proces izvajanja določenih del – aktivnosti, ki so med seboj logično povezane za doseganje ciljev projekta in z nadaljnjo povezavo aktivnosti prek teh ciljev se postopoma doseže končni cilj.

2. Razmerje med obstoječim stanjem, zaznanimi potrebami in željami ter končnimi rešitvami (cilji) projekta

3. Omejitve projekta • upoštevanje določenih pravil, predpisov, standardov, razpoložljive opreme, kapitala …, • stroški, razpoložljivi kadri (učinki nižji od stroškov - zgrešen projekt; vprašati se: »Ali bi se lotil projekta, če bi stroške moral poravnati »iz svojega žepa?«; tudi z manj sposobnimi in izkušenimi ljudmi si lahko pomagamo, če so pravilno vodeni in motivirani – v projektu možnost za osebno uveljavitev in potrditev).

4. OBLIKOVAN-JE ZAMISLI IN NAMENA PRIPRAVA ZAGONA PROJEKTA IZVEDBA PROJEKTA NAMENSKA UPORABA - EKSPLOATACIJA Kontrola zagona projekta z zamislijo in namenom Kontrola izvedbe projekta z zagonom Kontrola izvedbe projekta z zamislijo in namenom Kontrola namenske uporabe Faze projektnega dela

5. Tri osnovne faze projektnega dela • Idejna zasnova (koncipiranje) – idejni projekt (oblikujemo okvirne - globalne cilje in predvidimo možne rešitve v več variantah; ovrednotenje – ponderiranje, izberemo najugodnejšo (optimalno) varianto (ali več variant) za doseganje zastavljenih ciljev - razdelamo), • Definiranje projekta – izvedbeni projekt (definiranje obsega dela, določitev potrebnega časa in izdelava osnovnega načrta – mrežni načrt), • Izvajanje projekta (spremljanje izvajanja dela, spremljanje in primerjanje dejanskih stroškov in napredka del s stroški in planom del v osnovnem načrtu, vrednotenje izvajanja po ustreznih parametrih; napovedovanje, analiza in predlaganje morebitnih korektivnih aktivnosti).

6. Upravljanje, vodenje in izvajanje projektov • Upravljalec projektne organizacije ali management projekta (usmerja, usklajuje in nadzira vse projekte, skladno s poslovno strategijo, cilji in filozofijo podjetja, imeti pa mora avtoriteto človeka na najvišji organizacijski ravni v podjetju; projektni svet (investitorska ali odločitnena skupina), ki je naročnik projekta), • Zahtevana kontrolna poročila: • izvedbo ključnih dogodkov oz. mejnikov projektov po rokovnem planu in planu stroškov in financiranja, • poročilo o doseganju ciljev projektov, • verjetnost izvedbe, • dosežene rezultate kot informacije v strnjeni obliki, • predlog odločitev, ki jih vodstvo projekta predlaga managementu projekta, • druge podatke po dogovoru.

7. …upravljanje, vodenje in izvajanje projektov Vodja projekta - vsestranska oseba - poglavitne lastnosti: • usmerjenost k zahtevnim, tveganim in odgovornim nalogam, • afiniteta do skupinskega (timskega) dela, • sposobnost motiviranja in inspiriranja sodelavcev, • metodičnost, sistematičnost in doslednost pri načrtovanju dela, • pravičnost, demokratičnost in humanost, • odločnost ter občutek za čas in stroške. Glede na to, kakšne naloge je prejel od managementa projekta, lahko vodjo projekta imenujemo: • opazovalec in poročevalec, • planer projekta, • koordinator projekta, • vodja projekta, • projektni manager, • funkcijski vodja projekta ali • reševalec projekta.

8. …upravljanje, vodenje in izvajanje projektov Izvajalec projektnih nalog je projektna skupina: • podrobna in skrbna seznanitev z vsebino, standardi, dokumentacijo in ostalimi informacijami v zvezi s projektno nalogo, • analiza naročnikovih zahtev, želja in pričakovanj, • izdelava načrta projekta z nosilci in roki za posamezne naloge ter predračunom stroškov projekta, • usklajevanje dela s projektnim svetom in poročanje o poteku projektnih nalog, • izdelava in izvedba projekta ter njegova implementacija, • usposobitev (usposabljanje) uporabnikov in vzdrževalcev za ustrezno uporabo in vzdrževanje projekta, • valorizacija projekta.

9. Najpogostejše metode in tehnike upravljanja in vodenja projektov Mrežno planiranje je eno najbolj razširjenih orodij za planiranje, spremljanje in kontrolo projektov. Z njim bi naj dosegli čim racionalnejšo porabo resursov, časa in stroškov projekta. Omogoča: • čas dokončanja celotnega projekta, • kritične aktivnosti, ki zavlečejo celoten projekt, če same zamujajo, • nekritične aktivnosti, ki lahko zamujajo, ne da bi upočasnile izvajanje projekta, • verjetnost zaključka projekta do določenega roka, • stanje projekta v določenem trenutku – zamude ali prehitevanja, • primerjava porabljenega denarja z načrtovanimi stroški – več ali manj, • najracionalnejši način predčasnega dokončanja projekta, če je to potrebno.

10. Korakimrežnega planiranja • analiza strukture projekta (diagram aktivnosti in povezav), • časovna analiza (ocene trajanja posameznih aktivnosti, odkritje kritične poti-zaporedje vseh aktivnosti, ki določajo trajanje celotnega projekta), • analiza zmogljivosti (resursov) – ocene potrebnih zmogljivosti za vsako posamezno aktivnost, • analiza stroškov (cene zmogljivosti po časovnih enotah, fiksni stroški po aktivnostih, ipd.).

11. Metoda kritične poti (CPM – Critical Path Method) • Določamo najkasnejše pričetke in konce posameznih projektnih aktivnosti. • Po mrežnem diagramu se vračamo od konca proti začetku in v posameznih vozliščih (dogodki koncev in začetkov aktivnosti) odštevamo čase prehojenih aktivnosti. • Kritična pot je najdaljša pot v mrežnem diagramu, ki vsebuje same kritične aktivnosti (aktivnosti s skrajnimi roki začetkov in koncev).

12. Elementa dogodkovnega in aktivnostnega mrežnega diagrama dogodka aktivnost aktivnost aktivnost V dogodkovnih mrežah so dogodki postavljeni v vozlišča mreže, aktivnosti pa so prikazane kot puščice, ki povezujejo posamezne dogodke. X opis aktivnosti t (X) t-zz (X) t-zd (X) D (X) t-kz (X) t-kd (X) Pri aktivnostnih mrežah je zadeva ravno obratna – aktivnosti so postavljene v vozlišča, puščice pa prikazujejo vrstni red aktivnosti.

13. PROJEKTNA ORGANIZACIJA • S projektno organizacijo razumemo organizacijsko strukturo za vodenje in izvajanje projekta v okviru obstoječe organizacije podjetja ali drugega sistema. • Namen projektne organizacije je kombiniranje zadostnih zmogljivosti (kadri, materiali, oprema in finančna sredstva, ki jih zahteva izvedba projekta, da so uspešno doseženi njegovi cilji.

14. Osnovne oblike projektnih organizacij • čista projektna organizacija

15. …osnovne oblike projektnih organizacij vplivna projektna organizacija

16. …osnovne oblike projektnih organizacij • matrična projektna organizacijo

17. …osnovne oblike projektnih organizacij • ustanovitev posebne organizacijske enote • vključitev projektne dejavnosti v eno izmed organizacijskih enot • začasno ali občasno projektno organizacijo