Réussir son séminaire avec Réunir

1. Réussir son séminaire avec Réunir 14 et 15 septembre 2011, Carrousel du Louvre 75001

2. Réussir son séminaire Qu’est ce qu’un séminaire réussi ? C’est la satisfaction des participants mais attention, les attentes sont différentes que l’on soit public, initiateur de l’événement, intervenant ou encore l’organisatrice

3. Réussir son séminaire Réunir une légitimité depuis ¼ de siècle

4. Réunir : Depuis 25 ans la référence du séminaire et de l’événement d’entreprise • Le Guide, 1000 établissements, avec ou sans hébergement, spécialistes du séminaire et de l’événement d’entreprise • Le site www.reunir.com, l’alter ego du Guide imprimé avec de nouvelles fonctionnalités • Les salons : Les Rencontres professionnelles Réunir et le Carrefour des Assistantes au Carrousel du Louvre les 14 et 15 septembre 2011 • La cellule d’assistance gratuite pour celles et ceux qui manquent de temps « Réunir cherche pour vous »

5. Réussir son séminaire Les 3 étapes fondamentales

6. Réussir son séminaire • En amont, avec l’élaboration du cahier des charges • Pendant, en étant le chef d’orchestre de la manifestation • En aval, avec la mesure de la satisfaction des participants et le retour sur investissement

7. Réussir son séminaire Tout se prépare en amont

8. Définir le cahier des charges ou « la pêche aux informations » 1/2 • Le type de la manifestation (journée d’étude ou séminaire résidentiel, etc.) • L’objectif visé • Le public visé • Le nombre de participants • L’hébergement éventuel, l’impact de la crise • Le lieu géographique ou la région

9. Définir le cahier des charges ou « la pêche aux informations » 2/2 • Les dates de la manifestation • Le budget et le standing • Les salles et leur disposition • Les équipements spécifiques • Les activités annexes (la philosophie de l’entreprise) • La communication en interne

10. Réussir son séminaire Limiter les risques

11. Limiter les risques 1/3 • Anticiper, dans la mesure du possible, sauf à vouloir bénéficier de prix de dernière minute • Proscrire les périodes de vacances et de manifestations importantes • Proposer des alternatives pour éviter la routine • Comparer les offres

12. Limiter les risques 2/3 • Rencontrer et exiger un interlocuteur unique • Visiter le lieu sélectionné, vérifier qu’il est parfaitement adapté à votre événement et à ce qui vous été vendu (salle à la lumière du jour par exemple) • Vérification du professionnalisme et de la disponibilité de l’équipe d’accompagnement • Vérification des salles • Vérification des équipements annexes : lumière, sonorisation, matériel, climatisation

13. Limiter les risques 3/3 • Préparer les pauses et les repas (test) • Adresser les invitations avec une indication claire sur l’objet de ce séminaire, les dates, les lieux, les modes d’accès, les coordonnées • Identifier et contacter les prestataires : transport, hôtesse, décoration florale, traiteurs, etc. « La confiance n’évite pas le contrôle »

14. Réussir son séminaire Mesurer ma satisfaction

15. Après la manifestation • Objectif : Evaluer l’ensemble des prestations que vous avez achetées • Prestations de l’établissement et disponibilité des personnes dédiées • Le traiteur et la restauration • Les activités que vous avez organisées • Les services associés, transferts, hôtesses Une question à se poser : Est-ce que je recommanderais cet établissement et les prestataires à un(e) ami(e) ?

16. Réussir son séminaire Mesurer la satisfaction des participants

17. Après la manifestation • Objectif: Evaluer du point de vue des participants la manifestation pour en relever les points forts et, bien entendu, les points à améliorer • La durée, les prestations • Le rythme et l’enchaînement des activités • Les attentes des participants • Faites remplir à l’ensemble des participants (incluant les intervenants) un questionnaire de satisfaction

18. Un séminaire réussi Mesurer la satisfaction de l’organisateur et le ROI

19. La satisfaction de l’organisateur • Son objectif a-t-il été atteint ? • Le budget alloué était-il justifié? • Le rythme et l’enchaînement des activités • Reprenez le cahier des charges et mettez en face les commentaires des participants

20. Ce qu’il faut retenir • Dois-je faire appel à une agence ou suis-je capable d’organiser cet événement moi-même? • Ne pas minimiser l’importance de l’événement • Mesurer les conséquences de la réussite ou de l’échec sur le donneur d’ordre • Et surtout anticiper!

21. Nos prochains rendez-vous : Les 14 et 15 septembre 2011 au Carrousel du Louvre Les 14 et 15 septembre 2011 au Carrousel du Louvre Adresses et numéros utiles Besoin d’aide : « Réunir cherche pour vous » Par téléphone 01.53.60.61.87 (Jean-Philippe) Par mail : www.reunir.com rubrique « Réunir cherche pour vous » Un problème budgétaire: www.reunir.com, rubrique les promotions.