Função e Importância Cultural dos Arquivos Municipais

1. Função e Importância Cultural dos Arquivos Municipais Évora, 12 de Março de 2013 Pedro Pereira mail@adevr.dglab.gov.pt

2. Arquivos Municipais • Porquê e para quê? • Um mal necessário? • Para preservar a informação? • Para promover a cultura? • Conhecer melhor a história regional e local? • Servir de prova em diferentes atos? • Uma forma de melhor servir a Sociedade?

3. Papel versus digital • Maioria dos arquivos ainda em papel • E os documentos digitais (nados digitalmente ou por transferência de suportes) • A questão do valor probatório • Os riscos de obsolescência tecnológica • As vantagens em termos de acesso, rapidez e custos… da desmaterialização • E os info-excluídos?

4. A teoria das “3 Idades” • Corrente (ativo): • Expediente diário • Pessoal, jurídico, tesouraria • Taxas, licenças, saneamento • Obras municipais • Educação, ação social • Cultura, desporto…

5. A teoria das “3 Idades” • Intermédio (semi-ativo): • Todas as anteriores • Documentação mais centralizada • Triagem de documentos • Necessidades de pesquisa mais reduzidos • Funções de preservação.

6. A teoria das “3 Idades” • Definitivo (nem sempre ativo): • Documentação mais de valor histórico e cultural e menos probatório • Documentação centralizada • Nova triagem de documentos • Diversidade de suportes/formatos (pergaminho, papel, digital, áudio, microfilme…) • Funções de preservação • Direcionado para o exterior com instrumentos de pesquisa e públicos específicos.

7. A situação da CM Évora

8. Conclusões óbvias • Todos os Serviços produzem e fazem circular documentos (Arquivo Corrente) • Não existe um “Serviço” (Seção, Divisão…) em que conste a palavra Arquivo • A partir de dada altura os documentos começam a ser menos consultados e sem espaço disponível nos serviços produtores (Arquivo Intermédio) • A documentação de valor histórico (toda ou em parte) pode estar até fora do Serviço Produtor (Arquivo Distrital de Évora).

10. O Arquivo Municipal - I

11. O Arquivo Municipal - II • Afinal existe ainda que não representado no organograma e até há um Arquivo Fotográfico • Existe um Guia do Fundo Documental • Em 2008 tinha 3000 metros lineares (equivalente a cerca de 36.000 pastas de 8,5 cm de lombada) • Tem regulamento próprio: “O Arquivo da Câmara Municipal de Évora é um serviço administrativo que tem como função principal recolher, tratar, conservar e difundir os documentos criados e recebidos pela Câmara Municipal de Évora em função da sua atividade.

12. O Arquivo Municipal - III • Objetivos Gerais: • Facilitar o acesso à informação • Segurança e conservação das espécies • Virado para o exterior ou para o interior? • Quem são os seus utilizadores? • Quantos são e o que procuram? • Conhecem-se as faixas etárias? • Que atividades tem desenvolvido (como as Conferências do Arquivo ou outras)?

13. O Arquivo Municipal - IV • Direcionado para o futuro: • Chegar a novos públicos (nomeadamente as camadas mais jovens) • Maior interação com o meio circundante (público em geral e outros organismos públicos ou privados) • Estabelecer parcerias com Associações, Empresas, Universidades, outras Autarquias • Dinamismo crescente (na web, em exposições, na Agenda Cultural, na comunicação social…).

14. Rede de Arquivos Municipais • Grupos de trabalho em rede para partilhar experiências, boas práticas, recursos, sinergias • Cumprir a legislação e normas em vigor, preparando as possíveis Auditorias e a resposta à Medida 15 (Central eletrónica de arquivo do Estado) da RCM n.º 12/2012, de 7 de Fevereiro: Diagnóstico detalhado da situação arquivística do Estado (Administração Central, Local e Setor Empresarial do Estado) • Maior visibilidade à Autarquia, à Região e à própria Cultura • Integrar a Rede Portuguesa de Arquivos (RPA).