Eksploatacja zasobów informatycznych przedsiębiorstwa

1. Eksploatacja zasobów informatycznych przedsiębiorstwa

2. Cz.2.Koszty funkcjonowania IT w przedsiębiorstwie Zarządzanie finansowe IT

3. Koszty związane z IT (cykl życia) • Koszt nabycia zasobów, • Dobór elementów systemu, • Bezpośrednie koszty nabycia, • Dodatkowe koszty nabycia, • Koszt utrzymania zasobów, • Bieżące koszty funkcjonowania, • Koszty awarii, • Koszt likwidacji zasobów.

4. Koszty związane z IT (alokacja) • Koszty bezpośrednie, • Akwizycji, • Utrzymania, • Likwidacji, • Koszty pośrednie, • Koszty dodatkowe.

5. Źródła informacji o finansach IT • Księgowość • Zapisy księgowe, • Zestawienia, • Analizy, • Informacje wewnętrzne działu IT • Informacje do budżetowania IT, • Plany rozwojowe, • Sprawozdania.

6. Księgowość – podstawowe źródło informacji o kosztach • Księgowość „klasyczna”, • Metoda MPK (Miejsce Powstawania Kosztów), • Metoda Cost Centers CC (Centra Kosztów), • Podejście Cost Carriers CCa (Nośniki Kosztów).

7. Podejście klasyczne • Koszty księgowane są w grupach kosztowych (konta analityczne) bez wyraźnego podziału na źródła kosztów, • Nie ma możliwości bezpośredniego określenia poziomu kosztów generowanych przez IT, • Tworzy się specjalne raporty wyszukujące i zestawiające odpowiednie koszty, • Często konieczne jest tworzenie dodatkowego oprogramowania (czasami „protez”) dla procesu tworzenia zestawień, • Często przenoszenie informacji do arkuszy kalkulacyjnych.

8. Podejście MPK • Oprócz księgowań „klasycznych” tworzy się zapisy na osobnych kontach (lub subkontach) zawierających informacje o MPK, • Różny poziom automatyzacji wykorzystania, • Łatwiejsze do analizy niż metoda klasyczna, • Pozwala na identyfikację źródła kosztu, • Przyspieszenie prac związanych z budżetowaniem.

9. Metoda Cost Centers (Centra Kosztów) • Całość systemu księgowego oparta na strukturze kosztowej, • Na każdym poziomie planu kont zaszyte są informacje o CC, • Obecnie często implementowana w systemach księgowych (klasy ERP), • Bardzo zbliżona do MPK (MPK to „krajowa” wersja Cost Centers).

10. Podejście Cost Carriers • Jest uszczegółowieniem podejścia Cost Centers, • Oprócz wyodrębniania centrów generujących koszty, prowadzi się analizę nośników kosztów, • Bardzo przydatne przy planowaniu budżetu oraz przy poszukiwaniu oszczędności.

11. „Bezpłatne” usługi wewnętrzne IT??? • Podejście: „…wykonają to pracownicy właśni, więc nie poniesie się żadnych kosztów…” • Powszechne podejście wielu polskich menedżerów, • Cytat z pracy dyplomowej studenta WZiE PG, 2004 rok, • Nie tylko dodatkowe prace zlecane własnym pracownikom generują koszty, ale również prace rutynowe, codzienne, • Koszty usług wewnętrznych są mierzalne i muszą być określane i kontrolowane.

12. Analiza kosztów IT – przykład (1) • Cele i założenia: • Poszukiwanie alternatywnych rozwiązań dla alokacji zasobów (zmniejszenie kosztów), • Wykazanie celowości (bądź jej brak) dla planowanych działań, • Analiza trzyletnia (określenie TCO „Total Cost of Ownership” na trzy najbliższe lata), • Ograniczenia: • Brak danych MPK, CC, CCa, • Brak dostępu do niektórych danych – utajnienie, • Wprowadzanie nowej struktury zarządzania, • Wdrażanie nowego systemu FK.

13. Analiza kosztów IT – przykład (2) • Dane wejściowe: • „Zrzuty” zapisów prowadzonych na klasycznych kontach księgowych (w formacie tekstowym) dotyczące lat poprzednich i okresów bieżących, • Informacje dodatkowe dotyczące finansów IT, • Projekt schematu zarządzania, • Wizja rozwoju i zmian planowanych w przedsiębiorstwie.

14. Analiza kosztów IT – przykład (3) • Przyjęta metoda postępowania: • Obróbka danych wejściowych, • Wygenerowanie zestawienia odpowiednich kosztów za lata ubiegłe oraz okresy bieżące, • Określenie poziomu kosztów bieżących, • Predykcja kosztów na najbliższe lata, • Określenie TCO na trzy lata, • Określenie alternatywnych wariantów alokacji zasobów i związanych z nimi kosztami, • Analiza wariantów rozwiązań, • Wnioski, zalecenia wspomagające proces decyzyjny.

15. Analiza kosztów (TCO)– przykład (4)

16. Analiza kosztów (TCO) – przykład (5)

17. Analiza kosztów IT – przykład (6) Zestawienie ofert outsourcingu

18. Analiza kosztów IT – przykład (7) Porównanie kosztów