pengalaman RSCM dalam pemenuhan standar akreditasi kars / jci khususnya MFK

1. pengalaman RSCM dalampemenuhanstandarakreditasikars/jcikhususnya MFK dr Omo Abdul Madjid SpOG Semiloka Peran Teknik Perumahsakitan Dalam Memenuhi Standar Akreditasi RS di Bidang Manajemen Fasilitas dan Keselamatan Jakarta, 20 Maret 2014

2. MASTERPLAN VISION 2020 • FACILITY PLANNING • Reorganize bulidings and functional allocation to use land more efficiently • Intensify land usage by building vertically & Increase green area • Facilitate the development of center of excellence • DESIGN • Apply “Design for Way finding” approach in reorganizing mobility, flow and connecting path between builidngs. • Develop high quality open green area between bulidings • Preserve heritage buildings and set them as landmarks • Connect primary hospital facilities with open green areas

3. CONCEPT Zone 1 : Inpatient facilities, public Zone 8 : Specialist Group: Psychiatry, Geriatric, HIV centre Zone 2 : Specialist Group: Pediatric,Woman Centre Zone 9 : Non Medic Facilities, Administration and Guest House Zone 3 : Imaging Diagnostics Facilities: Radiology and Radiotherapy. Also hosts the Health Insurance Administration and Internal Medicine Education Zone Boundary Connecting Plaza Green Area Zone 4 : Outpatient and Emergency Group: Clinic, Emergency, Cardiac Specialists Clinic Zone 5 : Eijkman Building, Non Service Facilities but part of RSCM complex Zone 6: Private Wings Zone 7: Service Supporting Facilities

4. Pokok Bahasan • Pengorganisasian : timakreditasi, pokja-pokjaakreditasi, bimbinganakreditasi • Penyusunandokumenakreditasi • Fokus area program MFK : 6 fokus area, pengorganisasian MFK • Penyusunankebijakandibidang MFK : SK Dirut, SOP, IK • Kegiatanpemenuhanstandarakreditasi : sosialisasi, pengerahan, self assessment. • Pembelajaran

5. Pengorganisasian • Surat Keputusan Direksi No. 1838/TU.K/34/II/2011 Tgl. 10 Februari 2011, Tentang Pembentukan panitia persiapan dan pelaksanaan Areditasi Joint Commision International (JCI) RSUP Nasional dr. Cipto Mangunkusumo • Tim Persiapan : 191orang dibagi kedalam14 Pokja sesuai jumlah standar JCI. • Tim Mutu : 20 orang , mayoritas berasal dari unit kerja yang sudah tersertifikasi ISO. • Tim Penilaian kinerja (ad hoc) : 5 orang , tdd 3 dokter, 1 non dokter , 1 tenaga sekretariat. • Wali pokja terdiri dari Para Direktur.

6. ROADMAP to JCI Acreditation 2012 March

7. 2011 January • JCI Team Formation • Comparison Study to Siloam Hospital (CEO, BOD, JCI Team  50 persons) • Meet with Asia Pacific JCI Managing Director: Dr. Paul Chang, in Singapore • Completing JCR Books from Singapore February • Launching JCI Accreditation Preparation (Awareness)  Every staff member Signed commitment in Unit Banner February-April • JCI Awareness Roadshow to RSCM Departement/ Units

8. JCI Launching Ceremony, attended by General Director of Ministry of Health, Member of Legislative (DPR), Dean of Faculty of Medicine Melbourne University and Governing Body (Dewas)

9. Angklung Orchestra symbolizes cooperative teamwork

10. Launching JCI RSCM

11. Persiapan dan Kegiatan Tim 14 pokja sesuai dengan Standart JCI • 21 Departemen Medik ( 145 Divisi ) • 10 Unit Pelayanan Medik Terpadu • 2 Instalasi Medik • 15 Bidang / Bagian • 12 Unit pelayanan KINERJA UNIT

12. KEGIATAN TIM Tim Persiapan dan Penyusunan Dokumen : pencanangan program, sosialisasi program dan penyusunan dokumen Tim Mutu : review dokumen, sosialisasi dan implementasi kebijakan, SPO dan IK Tim Ad Hoc persiapan Unit Manajemen Kinerja Tim Ad Hoc persiapan Unit K3RS

13. ROAD MAP DALAM TAHUN 2011 Implementasi Kebijakan, SPO dan IK ( Mei dst ) Penyusunan dokumen (Februari – April ) Review dan sosialisasi (Mei ) Nov : Internal Audit

14. DOCUMENTATION PHASE ACTIVITY

15. PENYUSUNAN DOKUMEN 2177 DOKUMEN

16. PROGRESS per POKJA Berdasarkan yang dilaporkanpada meeting tgl. 21 Maret 2011

17. PELAKSANAAN KEGIATAN (1/3) 1. Kegiatan dilaksanakan secara bertahap sesuai dengan roadmap yang telah ditetapkan. 2. Pelaksanaan kegiatan dalam bentuk : • Rapat Pokja (14pokja) minimal satu kali setiap minggu • Rapat Ketua Pokja 1 kali semingu ( senin, dihadiri wali pokja ) • Workshop sesuai kebutuhan • Pemantauan saat implementasi di lapangan .

18. PELAKSANAAN KEGIATAN (2/3) 3. Pencatatan dan pelaporan kegiatan Tim Persiapan Akreditasi JCI dilaksanakan oleh Sekretariat JCI RSCM yang bertempat di Unit Pelayanan Jaminan Mutu (UPJM). 4. Hasil pencapaian dan tindak lanjut kegiatan pokok dibahas dalam jajaran Direksi setiap minggu melalui forum Rapat pimpinan dan sebulan sekali dengan Dewan Pengawas.

19. PELAKSANAAN KEGIATAN (3/3) 5. Komunikasi dengan kantor perwakilan JCI Asia Pasifik : • Pertemuan Direksi dengan Kepala Kontor JCI Asia Pasific (Mr. Paul Chang) bulan Januari 2011. • JCI Focus Survey ( baseline survey ) : Juli 2011 • Mock Survey : maret 2012 • Accreditation Suvey : November 2012.

20. Fokus area program MFK • Keselamatandankeamanan • B-3 • Manajemenbencana • Sistimutilitas • Kebakaran • Peralatanmedik

21. RED & GREEN • Belumadakelembagaandanstrukturorganisasi • IdentifikasiRisikocakupannyaseluruh area RSCM, meliputikeselamatankerja, keamanandanlingkungan Guru besar, Profesor, KonsulendanPusatRujukansebagaijaminan • Membutuhkanperan IT sebagai backbone daripendaftaransampai discharge yang menyangkut bed management, administrasidan billing Wajib, tidakberorientasikeselamatanpasientidakdapatterakreditasi JCI Guru besar, Profesor, KonsulendanPusatRujukansebagaijaminan • Hampirsemuakebutuhandokumensudahdipetakan, namundalampelaksanaanakanmenghadapikendalakarenakegiatanevaluasidan training untuk 4000 karyawan NEED ATTENTION NEED IMPROVEMENT NEED ASSURANCE

22. Penyusunankebijakan,SOP,IK MFK (1/2) • Kelembagaandanorganisasi K3 perludibentuk • Emergency Management perlukejelasangariskomando • HBL dan Hospital Ethic harusselesaipadaakhirMaret’ 11 • Perbaikan IT menitikberatkanpadabackbone bed management dan billing system • Standar format dokumenharusdiedarkanpadaakhirMaret’ 11 • Trial IPSG danEdukasipasienharusdiprogramkandalambulan April’ 11

23. Penyusunankebijakan,SOP,IK MFK (2/2) • Melakukanpengukuranefektifitas awareness yang sudahdigulirkan (titikberatpadaperansertadepartemen) • Mencarireferensiataubuku yang bermanfaatuntukmeningkatkanPokja yang mengalamikesulitanpemenuhanhasil Gap Analysis (FMS, Emergency Management, PCI, QPS) • Mencari RS pembanding yang memilikilatarbelakangsituasi yang hampirsamauntukmencaribahanindikatorpembanding (QPS) • Melakukankarantinauntukpokja yang masihtertinggaldalampemenuhandokumentasi

24. Implementasikebijakan,SOP,IKMFK • Setiapmeetingharusmemilikibataswaktu, agenda, persiapan yang akandibicarakansesuai agenda, tiap orang sudahmemilikitugasdanperan, memiliki data perkembanganberdasarkanceklis yang telahdiberikan. • Masive effort untuk SQE harusdibantudengansumberdaya internal yang adaataudenganperanpihakluar RSCM • IdentifikasiRisiko di FMS dibantuolehpesertadidikbidang K3 yang sedangtugasakhir

25. KEBUTUHAN SARANA FISIK BANGUNAN. Renovasi untuk pemenuhan standar layanan , standar keselamatan dan kebutuhan ruang kerja.

26. SaranaFisikBangunanth 2011 (1/2) • Kegiatan • RenovasikamaroperasiInstBedahPusat • RenovasiRuangpelatihandiklat • Renovasi Skill Lab ex R. Teratai • KelengkapansistemkeamananGedungAdministrasi • RenovasiR.HumasdanPusatInformasi

27. SaranaFisikBangunanth 2011 (2/2) Kegiatan 7. RenovasiPoliklinikObsgin 8. RenovasiGd.Administrasi lt.1 ( Sekr.JCI, Tim Mutu, Tim Pt.Safety, Unit Manajemen Kinerja 9. PemindahanBag.Teknik 10. Perbaikansaranasanitasibagianutara RSCM 11. Pembangunan koridorpenghubunggedung bagianutaraRSCM 12.KelengkapansistemkeamananGedung CMU 1 sesuaistandarkeselamatan

28. Sarana Non Medikth 2011, 2012 Kegiatanth 2011 • Laundry 3,7M • Penataansistempendokumentasian Kegiatanth 2012 • Emergency Power Supply

29. Pengembangan HIS th 2011, 2012 Kegiatanth 2011 • Pusat data elektronik • Penataanjaringandan server Kegiatanth 2012 • Pengadaanhardware • Sistemaplikasidanpemeliharaansistem.

30. KEBUTUHAN ALAT MEDIK Jenis dan jumlah peralatan kedokteran untuk memenuhi standart layanan RSCM dalam rangka akreditasi JCI.

31. Kebutuhanalatmedik 2012 (1/4)

32. Kebutuhanalatmedik2012 (2/4)

33. Kebutuhanalatmedik2012 (3/4)

34. Kebutuhanalatmedik2012 (4/4)

35. KEBUTUHAN PELATIHAN Jenis dan jumlah pelatihan yang harus dilaksanakan berdasarkan Standar dan Elemen Pengukuran

36. JenisPelatihan • Patient Safety untuktenagamedis, stafpengajar, pesertadidik, perawat, analis ( 5074 orang) • Basic Life Support untukseluruhkaryawandanpesertadidik (5071 orang) • Workshop BudayaMenolongdanBerkinerjauntukseluruhkaryawansecaraberjenjang. (4500 orang) • Pelatihanpenanggulangangempadankebakaranuntukseluruhkaryawan.

37. Kebutuhan Workshop Quality & Safety • Asumsi, dalam 1 minggu hari kerja, workshop dilakukan 4 hari berturut-turut.

38. Jadwal Workshop Quality & Safety Biaya RSCM, tempat oleh FKUI Biaya & tempat oleh FKUI Biaya & tempat oleh RSCM

39. Fire Safety Workshop For Residence

40. Roadmap Program Revitalisasi Budaya RSCM Develop to Change Attitude – Hearts & Minds Inspire to Affect Behavior 2013 - 2014 Implement New Culture & Continuous Enhancement 2011 – 2012 Create Awareness & Internalise Corporate Values & Behaviours April 2011 • Role modelling • Menyelaraskan dan menerapkan mekanisme reinforcement perilaku-perilaku utama RSCM : tindakan simbolis manajemen, sistem & program-program SDM, program-program budaya • Implementasi kegiatan-kegiatan monitoring, evaluasi dan pembekalan jajaran pimpinan / Change Agent secara berkesinambungan Define Target Culture & Build Commitment • Membangun awareness dan pemahaman mengenai landasan ideologi, nilai-nilai budaya dan perilaku utama RSCM melalui berbagai media komunikasi, workshop / forum-forum sharing • Membangun guiding team yang solid – Change Agents & TIB • Implementasi program-program budaya dan inisiatif-inisiatif organisasi lainnya untuk mensosialisasikan, menginternalisasikan, mengimplementasikan nilai-nilai budaya diseluruh jajaran organisasi • Menyepakati landasan ideologi, nilai-nilai budaya & Perilaku Utama • Menggalang komitmen Direksi dan seluruh jajaran pimpinan untuk mendukung keberhasilan transformasi / revitalisasi budaya RSCM

41. Ringkasan • Untukchapter FMS, PCI dan ASC direkturumumditetapkansebagaiwalinya,. Sesungguhnyachapter-chaptertersebutmemangterkaitsecaralangsungdengantupoksidirekturumumsehinggastrategidanmanajemenwaktudalampemenuhanstandar JCI sekaligusmenjadikanpencapaiantupoksidirekturumumlebihterarahdanakurat. • Sinergiantaradireksidanjajaranmanajemen yang terkaitdapatberjalankarenakomitmenterhadappeningkatanmutudankeselamatansudahterbangundenganadanya program transformasibudayayang sudahditerapkansebelumnya. Kesulitan , hambatandantantangandapatdiatasikarenaadanyakerjasama yang baik .

42. Langkahstrategi yang dimulaidenganmembuatsistem/kebijakan, SOP daninstruksikerja yang dibuatsendirioleh unit-unit yang terkait , yang selanjutnya di implementasikandengantindakanperbaikansaranaprasarana, tatakerjatermasukpemeliharaandanpemeriksaansecaraberkaladapatlebihmudahdilaksanakan. • Dalammelaksanakantindaklanjuttemuanpadasaatinitial assessment, mock survey sertafinal survey, khususnyauntuk chapter FMS dan PCI yang banyakmemerlukanperbaikansaranaprasaranadenganwaktu yang cukupketatmenuntutkerjakerasdankerjasama yang baik.

43. TERIMA KASIH.