SATINALMA VE İHALE İŞLEMLERİ

1. SATINALMA VE İHALE İŞLEMLERİ 11.12.2012 Mehmet DEDEBAŞ

2. Temel Satınalma İlkeleri 1. Geriye dönük ihale yapılmaması 2. Ayrım gözetmeme 3. Adil rekabet 4. Yeterli şartnamelerin hazırlanması 5. Etkin duyuru 6. Yeterli süre tanınması Uygun objektif kriterlerin kullanımı 7. 8. Kayıtların tutulması Standart belgelerin kullanılması 9.

3. İHALE SÜRECİ İhtiyacın Ortaya Çıkması, Teknik Şartnamenin Hazırlanması, Yaklaşık Maliyet Tespiti, İhale Usulünün Tespiti, İhale Onayının Alınması İhale Kayıt Numarası Alınması Ve İlan Bedelinin Ödenmesi İhale Dokümanının Hazırlanması, İhale Dokümanının Kapsamı İhale Dokümanının Alınması, Posta yoluyla satışı İhale Dokümanında Açıklama yapılması, değişiklik Yapılması-Zeyilname İhale İlanının Basın İlan Kurumuna Gönderilmesi İhale Komisyonunun Kurulması Teklif Zarflarının Alınması, Tekliflerin Açılması, Değerlendirilmesi, Aşırı Düşük Teklifler İhale Komisyon Kararı , Kesinleşen İhale Kararının Bildirilmesi Sözleşmeye Davet, Sözleşmenin İmzalanması

4. İHTİYACIN ORTAYA ÇIKMASI İhtiyaç duyulan mal veya hizmet alımına ve yapım işine ilişkin talep; yazılı veya sözlü olarak harcama yetkilisine bildirilir.

5. Satınalma Usulleri Satın

6. Doğrudan Temin  İhtiyaçların,sözleşme makamı ile istekliler arasında teknik şartların ve fiyatın görüşülerek, fatura veya geçerli harcama belgeleri karşılığında doğrudan temin edilebildiği usuldür.  Yaklaşık maliyeti (KDV Hariç) 14.403 TL’ye kadar olan alımlarda sadece piyasa araştırması yapılarak doğrudan temin yoluna gidilebilir.

7. İhale Yaklaşık maliyeti 14.403 TL den fazla olan tüm alımlar ihale usullerinden biri ile gerçekleştirilir.

8. PAZARLIK USULÜ Pazarlık usulü, ihtiyaç duyulan alımın sağlayıcısı olabilecek en az 5 adayın belirlenmesinden sonra bu adaylara teklif sunmak üzere yazılı davetiye gönderildiği usuldür. 144.103 TL’ye kadar yaklaşık maliyeti olan alımlarda bu usul kullanılabilir. Bu usulde ilan zorunluluğu bulunmamaktadır.

9. Açık İhale 14.403TL’nin üzerindeki tüm alımlarda önerilen ihale usulüdür. 144.103TL’den büyük olan tüm alımlarda açık ihale usulü zorunludur.

10. 1-TEKNİK ŞARTNAMENİN HAZIRLANMASI (KİK MAD.12) • İhale konusu mal veya hizmet alımları ile yapım işlerinin teknik kriterleri ihale dokümanının bir parçası olan teknik şartnamede belirtilir. • Yapım işleri ile mal ve hizmet alım ihalelerinde teknik şartname hazırlanması zorunludur. (YİİUY md. 17) (HAİUY md. 16) (MAİUY md. 14)

11. 2-TEKNİK ŞARTNAMENİN HAZIRLANMASI (KİK MAD.12) Teknik şartnamelerin idarece hazırlanması esastır. Ancak, işin özelliği nedeniyle idarelerce hazırlanmasının mümkün olmadığının ihale yetkilisi tarafından onaylanması kaydıyla, teknik şartnameler bu Kanun hükümlerine göre danışmanlık hizmet sunucularına hazırlattırılabilir.

12. 3-TEKNİK ŞARTNAMENİN HAZIRLANMASI (KİK MAD.12) Teknik şartnameler; • Verimliliği ve fonksiyonelliği sağlamaya yönelik olmalı. • Rekabeti engelleyici hususlar içermemeli. • Bütün istekliler için fırsat eşitliği sağlamalıdır.

13. 4-TEKNİK ŞARTNAMENİN HAZIRLANMASI (KİK MAD.12) Teknik şartnamelerde belirli bir marka, model, patent, menşei, kaynak veya ürün belirtilemez ve belirli bir marka veya modele yönelik özellik ve tanımlamalara yer verilemez; Ancak ulusal veya uluslar arası teknik standartların bulunmaması veya teknik özelliklerin belirlenmesinin mümkün olmaması halinde “veya dengi” ifadesine yer verilmek şartıyla marka veya model belirtilebilir.

14. 5-TEKNİK ŞARTNAMENİN HAZIRLANMASI (KİK MAD.12) Teknik şartnamede, alım konusu malın montajı ve satış sonrası servisi ile yedek parçasının sağlanmasına yönelik düzenleme yapılabilir. Teknik şartnamede, alım konusu malın ambalajlanması ve etiketlenmesi ile kullanım kılavuzuna yönelik düzenleme yapılabilir. Yedek parça alımlarında, alım konusu malın tanımının yapılabilmesi için, yedek parçasına ihtiyaç duyulan ana malın marka ve modelinin teknik şartnamede belirtilmesi mümkündür.

15. 6-TEKNİK ŞARTNAMENİN HAZIRLANMASI (KİK MAD.12) Teknik şartnamede yapılacak düzenlemelerin, ön yeterlik şartnamesinde veya idari şartnamesinde ihaleye katılımda yeterlik kriteri olarak öngörülen mesleki ve teknik yeterlik kriterleri ve belgeleriyle uyumlu olması gerekir.

16. 7-TEKNİK ŞARTNAMENİN HAZIRLANMASI (KİK MAD.12) Teknik şartnamedeki düzenlemelerin; ihale komisyonu ile muayene ve kabul komisyonunca yapılacak inceleme ve değerlendirmelerde tereddüt oluşturmayacak şekilde açık olması gerekir.

17. 1-YAKLAŞIK MALİYETİN TESPİTİ Yaklaşık maliyet, Uygulama Yönetmeliklerinde belirlenen esas ve usuller uyarınca ayrıntılı miktar ve fiyat araştırması yapılmak suretiyle gerçekçi biçimde tespit edilir ve dayanaklarıyla birlikte bir hesap cetvelinde gösterilir

18. 2-YAKLAŞIK MALİYETİN TESPİTİ • Yaklaşık maliyete ilişkin fiyatların tespitinde; • a) Kamu kurum ve kuruluşlarınca işin niteliğine göre belirlenmiş fiyatlar, • b) İhaleyi yapan idare veya diğer idarelerce gerçekleştirilmiş aynı veya benzer işlerdeki fiyatlar,

19. 3-YAKLAŞIK MALİYETİN TESPİTİ • c) İlgili odalarca belirlenmiş fiyatlar, • ç) İhale konusu işi oluşturan iş kalemlerine veya gruplarına ilişkin olarak piyasadan yapılacak fiyat araştırması kapsamında elde edilecek fiyat tekliflerinin aritmetik ortalaması alınmak suretiyle ya da konusunda uzman bilirkişi ve ekspertizlerden soruşturularak oluşturulan fiyatlar,

20. 4-YAKLAŞIK MALİYETİN TESPİTİ d) İhale konusu işe ilişkin olarak Bütçe Uygulama Talimatlarında ve/veya Sağlık Uygulama Tebliğinde yer alan fiyatlardan KDV veya farklı nitelikteki diğer giderler indirilmek suretiyle bulunan fiyatlar, Esas alınır.

21. 5-YAKLAŞIK MALİYETİN TESPİTİ İdareler yaklaşık maliyete ilişkin fiyatların tespitinde, (a), (b), (c), (ç) ve (d) bentlerinde belirtilen fiyatların birini, birkaçını veya tamamını herhangi bir öncelik sırası olmaksızın kullanabilirler.

22. YAKLAŞIK MALİYETİN TESPİTİ İlkeleri Yaklaşık Maliyet Katma Değer Vergisi hariç olarak belirlenir. ihale öncesi tespit edilen yaklaşık maliyet ilan edilmez ve bu bilgiye onay belgesi ve eki hesap cetveli dışında hiçbir belgede yer verilmez.

23. YAKLAŞIK MALİYETİN TESPİTİ İlkeleri Yaklaşık Maliyet; Yeterlik değerlendirmesinde istenilecek belgelerin tespiti, açısından belirleyicidir. Kısmı teklife açık ihalelerde işin tamamı dikkate alınarak her bir kısım için ayrı ayrı hesaplanır.

24. YAKLAŞIK MALİYETİN TESPİTİ İlkeleri Yaklaşık Maliyete En fazla % 20 oranında firma karı eklenebilir. Personele dayalı Hizmet alımlarında (Temizlik, Güvenlik gibi) personele asgari ücretin üzerinde ödeme yapılması öngörülüyorsa % oranı üzerinden yaklaşık maliyet hesaplanır. sözleşme ve genel giderler için % 3 oranında yaklaşık maliyet hesaplanır.

25. İHALE USULÜNÜN TESPİTİKİK 18.mad. • Alımı yapılacak mal veya hizmet alımları ile yapım işlerinin ihalelerinde aşağıdaki usullerden biri uygulanır: • Açık ihale usulü (Kanun 19. Md.) • Belli istekliler arasında ihale usulü (Kanun 20. Md.) • Pazarlık usulü (Kanun 21. Md.) • Doğrudan temin (Kanun 22. Md.)

26. İHALE ONAYININ ALINMASI Yapım 19.md; Hizmet 18.md; Mal 16.md • İhale süreci, ihale onayının alınmasıyla başlar. • İhalesi yapılacak işe ait olarak düzenlenen yaklaşık maliyet cetveli ile ihale dokümanları onay belgesine eklenerek ihale yetkilisinin (Harcama) onayına sunulur. • Onay Belgesinin imzalanmasından sonra, ödenek Blokesi yapılır. • Kanunun 21/ f maddesine göre yapılacak ihalelerde ihale onayı imzalanınca , ihale işlemlerine başlamadan önce % 10 izni alınır.(M.Ü Bütçe Yönetim sisteminden)

27. İHALE KAYIT NUMARASI ALINMASI • Ekap (Elektronik kamu alımları platformu ) sisteminde her ihale için önce ihtiyaç raporu oluşturulur ve Teknik şartname sisteme yüklenir. • EKAP’ a yaklaşık maliyet, ödenek bilgileri, bütçe tertibi yazılır ve ihale usulü seçilerek ihale kayıt numarası alınır. Daha önce oluşturulan ihtiyaç raporu ihale kayıt numarasına bağlanır.

28. İLAN BEDELİNİN ÖDENMESİ • İhale kayıt numarasına ilişkin bilgilerin çıktısı alınır. 944.00 TL olan, ilan bedelinin kurum hesabına ödenmesi için düzenlenen evrak SGDBğına verilir. • Yaklaşık maliyeti: • Mal ve Hizmet alımları için : 86.460.00 TL’ye • Yapım işleri için : 172.927.00 TL’ ye • Kadar olan ihaleler ile Düzeltme, iptal ve sonuç ilanları için KİK’e ilan bedeli ödenmez. • Bu ilanlar KİK bülteninde ücretsiz yayınlanır.

29. 1-İHALE DOKÜMANININ HAZIRLANMASI (EKAP) • İhale dokümanının EKAP üzerinden hazırlanması zorunludur. • Ekap üzerinden Tip şartname ve Tip Sözleşme oluşturulur. İhaleye sistem üzerinden onay verilir. • Onay sonrası, İhale ilanları sistem üzerinden otomatik olarak oluşturulur.

30. 2-İHALE DOKÜMANININ HAZIRLANMASI • İlan metni onay için kik’e gönderilir. • ilan metni kik tarafından incelenip, onaylanır. • Onaya müteakip, İlanın kik bülteninde yayınlanması için ekap üzerinden sevk işlem formu hazırlanıp kik’e gönderilir.

31. 2-İHALE DOKÜMANININ HAZIRLANMASI • Bu aşamadan sonra ilan kik bülteninde yayınlanır. • Bütün ilanların EKAP’ta yayınlanması zorunludur.(KİK ek.1mad.) • İhale dokümanının Türkçe hazırlanması zorunludur.

32. 3-İHALE DOKÜMANININ HAZIRLANMASI • İhale yabancı isteklilere açık ise; Türkçe ile birlikte başka dillerde de hazırlanabilir. • Dokümanın anlaşılmasında, yorumunda ve anlaşmazlıkların çözümünde Türkçe metin esastır. • İhale dokümanının hazırlanmasında KİK tarafından yayımlanmış standart dokümanlar kullanılır.

33. 4-İHALE DOKÜMANININ KAPSAMI • Tip İdari şartname, • Tip Sözleşme , • Teknik şartname (yapım işlerinde proje dahil) • Varsa diğer belge ve bilgiler (standart formlar, birim fiyat tarifleri, yapım işlerinde analiz formatları, vs.) bulunur. • İhale dokümanında yapılan düzenlemeler birbirine aykırı olamaz.

34. 5-İHALE DOKÜMANININ KAPSAMI • ihale dokümanının çıktılarının Her sayfası onaylanır, sayfa numarası verilir. • Bu asıl nüshalar ihale işlem dosyasında saklanır. • İdarece, her sayfası onaylanmış doküman yerine, gerekli güvenlik tedbirleri alınmış CD ortamına aktarılmış doküman da satılabilir.

35. 1-İHALE DOKÜMANININALINMASI • İhale dokümanı idarede bedelsiz olarak görülür. • İhaleye katılacakların ihale dokümanını Ekap üzerinden yada idareden satın alma zorunluluğu vardır. • Satış bedelinin basım maliyetini aşmayacak ve rekabeti engellemeyecek şekilde tespit edilmeli. • Dokümanın satış hakkı idareye aittir.

36. 1-İHALE DOKÜMANININ ALINMASI • İhale dokümanını satın almak isteyenler, ihale dokümanını oluşturan belgelerin aslına uygunluğunu ve belgelerin tamam olup olmadığını kontrol eder. • Bu incelemeden sonra, ihale dokümanını oluşturan belgelerin tamamının aslına uygun olarak teslim alındığına dair tutanak düzenlenir.(standart form) • Form, biri satın alana verilmek üzere iki nüsha olarak imzalanır.

37. Posta Yoluyla Doküman SatışıYapım 26.md; Hizmet 25.md; Mal 23.md • İdarenin öngörmesi halinde; • Doküman bedelinin önceden, ilan veya davette belirtilen idare hesabına havale edilmesi kaydıyla; • İhale veya son başvuru tarihinden en az beş gün önce, dekont ile birlikte, faksla veya posta yoluyla talep edilir. • İdare, talebin alındığı tarihi izleyen iki iş günü içinde dokümanı gönderir. • Dokümanın satın alınma tarihi, dokümanın postaya veya kargoya verildiği tarihtir. • İdare, dokümanın ulaşmamasından veya geç ulaşmasından ya da eksik olmasından dolayı sorumlu tutulamaz.

38. İHALE DOK. AÇIKLAMA YAPILMASIKik mad.29 • Talep; ihale tarihinden yirmi gün öncesine kadar yapılır. • Açıklama; • İhale tarihinden en az on gün önce ilgililerin bilgi sahibi olmaları sağlanmalı. • Açıklamanın Yapıldığı tarihe kadar doküman alanların tamamına gönderilir veya imza karşılığı elden tebliğ edilir, daha sonra alanlara doküman ile birlikte verilir. • Sorunun tarifi ve idarenin ayrıntılı cevapları yer alır; ancak açıklama talebinde bulunanın kimliği belirtilmez.

39. İhale Dökümanında Değişiklik Yapılması- (Zeyilname) Yapım 27.md; Hizmet 26.md; Mal 24.md • İlan yapıldıktan sonra dokümanda değişiklik yapılmaması esastır. • Teklif ve başvuruların hazırlanmasını etkileyebilecek maddi veya teknik hatalar veya eksiklikler idarece tespit edilir yada istekli veya adaylarca yazılı olarak bildirilir ise, zeyilname ile dokümanda değişiklik yapılabilir. • Zeyilnamenin ihale veya son başvuru tarihinden en az on gün öncesinde bilgi sahibi olmalarını temin edecek şekilde doküman alanların tamamına gönderilmesi şarttır. Aksi takdirde değişiklik yapılamaz. (ilan geçersiz sayılarak yeniden ihale yapılır)

40. İhale Dok. Değişiklik Yapılması- (Zeyilname) Yapım 27.md; Hizmet 26.md; Mal 24.md • İlana yansımışsa ; süresi içinde düzeltme ilanı yapılması gerekir. • İhale/son başvuru tarihi bir defaya mahsus en fazla yirmi gün ertelenebilir. • Zeyilname yapılmadan önce , teklif veren istekliler varsa ,Teklifleri geri çekme ve yeniden teklif verme imkanı vardır.

41. 1-İHALE İLANININ BASIN İLAN KURUMUNA GÖNDERİLMESİ Yaklaşık maliyeti; • 86.460 kadar olan mal veya hizmet alımları ile 172.927.00 kadar olan yapım işleri e n az yedi gün önce ihalenin ve işin yapılacağı yerde çıkan gazetelerin en az ikisinde, • 86.460.00 - 172.927.00 arasında olan mal veya hizmet alımları , 172.927.00ile 1.441.114.00 arasında olan yapım işlerinin ondört gün önce işin yapılacağı yerde çıkan gazetelerin birinde,

42. 2-İHALE İLANININ BASIN İLAN KURUMUNA GÖNDERİLMESİ • 172.927.00 üzerinde ve eşik değerin altında olan mal veya hizmet alımları ile 1.441.114.00 üzerinde ve eşik değerin altında olan yapım işlerinin ihalesi, ihale tarihinden en az yirmibir gün önce işin yapılacağı yerde çıkan gazetelerin birinde, En az birer defa yayımlanmak suretiyle ilân edilerek duyurulur. • 01.02.2012 ile 31.01.2013 tarihleri arasında geçerli olan eşik değerler: • MAL ve HİZMET için: 792.482.00TL • YAPIM için : 29.057.957.00TL

43. İHALE KOMİSYONUNUN KURULMASI1- (KİK Mad.6) • İhale komisyonu; ilan veya davet tarihini izleyen 3 gün içinde ihale yetkilisi tarafından görevlendirilir. Yedek üyeler asıl üyeler ile aynı nitelikleri taşımalı. • İhale Komisyonu en az 5 kişiden oluşur. • Biri başkan, En az ikisi işin uzmanı ve bir kişide muhasebe veya mali işlerden sorumlu personelden oluşur. (Danışmanlık ih. mali üye hariç hepsi uzman olması zorunlu dur.) • İhale komisyonu üyelerine, ilan veya daveti izleyen üç gün içinde gerekli incelemeyi yapmalarını sağlamak amacıyla, ihale işlem dosyasının birer örneği verilir. İhale sürecindeki değerlendirmeleri yapmak üzere oluşturulan ihale komisyonu dışında başka adlar altında komisyonlar kurulamaz.

44. 2-İHALE KOM.EKAP ‘TA KURULMASI • ihale komisyonu başkan ve üyeleri, görevlendirildikleri ihaleyle sınırlı olarak idare tarafından EKAP’ta tanımlanır. • Komisyonda görev alan asıl ve yedek üyelerin isimleri ünvanları , TC kimlik no.ları , eposta adresleri Ekap ‘a yazılır. • Her bir ihale komisyonu üyesine EKAP üzerinden görevli oldukları ihaleyle ilgili bilgilere ve ihale ve/veya ön yeterlik dokümanına erişim yetkisi verilir.

45. 1-TEKLİF ZARFLARININ ALINMASI • Teklif zarfları ihale dokümanında belirtilen saate kadar idareye verilir.(KİK36.m) • Veriliş sırasına göre teklif zarfı alındı belgesi ile idare personeli tarafından teslim alınır. • Verilen teklifler, zeyilname düzenlenmesi hali hariç, herhangi bir sebeple geri alınamaz ve değiştirilemez. • İhale saatinde komisyon toplanır. • Teklif zarfları idare personeli tarafından Tutanakla ihale komisyona teslim edilir.(ihale komisyonunca teslim alındığına dair tutanak)

46. 2-TEKLİFLERİN AÇILMASI • İhale komisyonunca ihale dokümanında belirtilen saatte kaç teklif verilmiş olduğu bir tutanakla tespit edilir. • hazır bulunanlara duyurulur ve hemen ihaleye başlanır., • İhale komisyonu teklif zarflarını alınış sırasına göre inceler. • uygun olmayan zarflar bir tutanak ile belirlenerek değerlendirmeye alınmaz. • Yaklaşık Maliyet açıklanır ve Zarflar isteklilerle birlikte hazır bulunanlar önünde alınış sırasına göre tek tek açılır.

47. 3-TEKLİFLERİN DEĞERLENDİRİLMESİ İhale dokümanında yeterlik kriteri olarak istenen belgelerin eksik olup olmadığı kontrol edilir. Bu işlemlere ilişkin hazırlanan Zarf açma ve belge kontrol tutanağı ihale komisyonunca imzalanır. İsteklilerin teklifleri okunur, Teklif edilen fiyatlara ilişkin tutanak düzenlenir ve imzalanır.. Bu tutanakların komisyon başkanınca onaylanmış suretleri, isteyenlere imza karşılığı verilmeden oturum kapatılamaz.

48. 4-TEKLİFLERİN DEĞERLENDİRİLMESİ • Bu ilk değerlendirme ve işlemler sonucunda belgeleri eksiksiz ve teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olan isteklilerin tekliflerinin ayrıntılı değerlendirilmesine geçilir. • Teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, belgelerde bilgi eksikliği bulunması halinde idarece 2 iş gününden az olmamak üzere süre verilir.

49. 5-TEKLİFLERİN DEĞERLENDİRİLMESİ • Verilen sürede isteklilerden bu eksik bilgilerin tamamlanması yazılı olarak istenir. • Belirlenen sürede bilgileri tamamlamayan istekliler değerlendirme dışı bırakılır ve geçici teminatları gelir kaydedilir.

50. 6-AŞIRI DÜŞÜK TEKLİFLER • İhale komisyonu, geçerli tekliflerden, diğer tekliflere veya yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit eder. • Bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden, teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister.