INVENTÁRIO NACIONAL

1. INVENTÁRIO NACIONAL III INVENTÁRIO NACIONAL DOS MEDICAMENTOS ARV E TALIDOMIDA E II INVENTÁRIO NACIONAL DOS INSUMOS DE PREVENÇÃO Brasília, 14 a 16 de abril de 2009

2. INVENTÁRIO NACIONAL Marco Legal: • Portaria 344 de 12/05/1998 - Art. 68 O Balanço de Substâncias Psicoativas e Outras Substâncias Sujeitas a Controle Especial - BSPO (ANEXO XX), será preenchido com a movimentação do estoque das substâncias constantes das listas "A1" e "A2" (entorpecentes), "A3","B1" e "B2" (psicotrópicas), "C1"(outras substâncias sujeitas a controle especial), "C2" (retinóicas), "C3" (imunossupressoras), "C4" (anti-retrovirais), "C5" (anabolizantes) e "D1" (precursoras), deste Regulamento Técnico e de suas atualizações, em 3 (três) vias, e remetido à Autoridade Sanitária pelo farmacêutico/químico responsável trimestralmente até o dia 15 (quinze) dos meses de abril, julho, outubro e janeiro. Proposta: • Realização do Inventário Físico dos medicamentos ARV e Talidomida e dos Insumos de Prevenção pelos responsáveis pela UDM, Maternidades, Unidades de Referência em Exposição (URE) e almoxarifados Estaduais/Municipais/ Regionais; • Data: 31/08/2009 (segunda feira); • Envio dos Mapas Consolidados do Inventário até o dia 15/09/2009.

3. INVENTÁRIO NACIONAL Objetivo Geral: • Fazer um diagnóstico atual de situação dos quantitativos e validades dos medicamentos ARV e Talidomida e dos insumos de prevenção por UF e realinhamento da série histórica local e do PN. Objetivos Específicos: • Fazer uma atualização do diagnóstico atual de situação de cada UDM, dos quantitativos e validades dos medicamentos ARV e Talidomida de cada UF; • Fazer um diagnóstico de situação dos quantitativos e validades dos insumos de prevenção de cada UF; • Possibilitar aos Gestores locais o realinhamento dos estoques existentes nas UDM; • Possibilitar ao PN o remanejamento dos quantitativos de medicamentos ARV e Talidomida, com validades inferiores a 6 meses e que não serão consumidos;

4. CONTROLE LOGÍSTICO DE MEDICAMENTOS ARV LOGISTICA DE MEDICAMENTOS - ARV: • A logística de medicamentos ARV é composta por: • Logística Nacional: • PN DST/Aids • CGAFE/DAF • COMEC/CGRL • SEAME (Almoxarifado Central) • Transportadora do MS (Vouetur) • Laboratórios Oficiais • Logística Local: • CE DST/Aids e Assistência Farmacêutica estadual; • Almoxarifados estadual e/ou regionais; • Transportadora local.

5. CONTROLE LOGÍSTICO DE MEDICAMENTOS ARV Fluxo para aquisição de medicamentos/aids Fluxo dos medicamentos/aids Fluxo de informações sobre uso dos medicamentos/aids Outras instâncias do Ministério da Saúde: DAF – COMEC – COPEF - CGRL – CONJUR - SPO Coordenação-Geral de Assistência Farmacêutica de Medicamentos Estratégicos - CGAFE/DAF/SCTIE/MS Secretaria de Vigilância em Saúde - SVS Laboratórios: Públicos e Privados Programa Nacional de DST e Aids Almoxarifado Central do Ministério da Saúde Coordenação Estadual de DST e Aids Almoxarifado Central do Estado Almoxarifado Central do Município Coordenação Municipal de DST e Aids Unidade Dispensadora de Medicamentos - UDM PACIENTE EM TERAPIA ANTIRRETROVIRAL - TARV

6. CONTROLE LOGÍSTICO DE MEDICAMENTOS ARV Sistemas de Informação • SICLOM: Sistema de Controle Logístico de Medicamentos. • MÓDULO GERENCIAL – Basicamente Controle Logístico • Mapa (UDM/Almoxarifado) – Movimentação de estoque de medicamentos • Boletim (UDM) – Consumo de cada medicamento e número de pacientes • Rede de Distribuição – (pontos por onde o medicamento perpassa até ser entregue ao paciente. Ex: Almoxarifados centrais estaduais, Diretorias Regionais, secretarias de saúde, UDM, etc...) • = UDM – Unidade de Dispensação de Medicamentos ARV • MÓDULO OPERACIONAL – Qualificação da Assistência Farmacêutica • Cadastramento de Usuários (Banco de Dados Nacional Integrado) • Dispensação (em tempo real) • Controle de Estoque (Entradas e Saídas de Medicamentos e controle dos prazos de validade) • Recomendações do Consenso inseridas no sistema conferindo qualidade na dispensação de ARV

7. CONTROLE LOGÍSTICO DE MEDICAMENTOS ARV Introdução O quantitativo da movimentação de estoque (entradas, distribuições, dispensações, perdas e ajustes) das UDM e almoxarifados Estaduais/Municipais/Regionais, devem ser informados às Coordenações de DST/Aids por meio do instrumento formal denominado Mapa de Movimento Mensal de Medicamentos/Aids e, após a consolidação dos dados de todas as suas UDM e almoxarifados, deverá ser enviados ao Programa Nacional de DST/Aids até o dia 15 do mês subseqüente ao mês informado. As informações referente ao consumo mensal de cada medicamento ARV e Talidomida, ao quantitativo de pacientes atendidos naquele mês, incluindo os novos, devem ser informados às Coordenações de DST/Aids por meio do instrumento formal denominado Boletim Mensal para Avaliação e Uso de Medicamentos/Aids, e devem ser as mais precisas possíveis, e também deverão ser enviados ao Programa Nacional de DST/Aids até o dia 15 do mês subseqüente ao mês informado.

8. CONTROLE LOGÍSTICO DE MEDICAMENTOS ARV Introdução (continuação) É a partir dessas informações, que todos nós poderemos fazer uma adequada programação e distribuição de medicamentos ARV e Talidomida. “Nem o mais sofisticado software de gestão logístico será eficaz se a fonte primária de informação não for consistente e não refletir a realidade”.

9. CONTROLE LOGÍSTICO DE MEDICAMENTOS ARV MAPA: • O fechamento de TODOS os Mapas das UDM e Almoxarifados sob sua responsabilidade, devem ser feitos no SICLOM GERENCIAL • O fechamento do Mapa Consolidado do Estado, também será feito no SICLOM GERENCIAL • As equipes estaduais de logística devem monitorar, criticar, analisar e validar os dados preenchidos nos Mapas pelas UDM e Almoxarifado. • = Relatório Gerenciais • = Controles internos • Após análise crítica as CE-DST/AIDS devem “fechar” os Relatórios até o dia 15. • Esse fluxo de trabalho contribuirá também para a melhoria do planejamento e programação dos ressuprimentos por parte do Ministério da Saúde, em quantidades mais adequadas e com mais regularidade.

10. CONTROLE LOGÍSTICO DE MEDICAMENTOS ARV SICLOM OPERACIONAL • INSTRUMENTOS DE TRABALHO PARA VALIDAÇÃO: • Mapa de movimento mensal de medicamentos/Aids nas UDM -São lançadas informações de recebimento de medicamentos provenientes dos Almoxarifados Estaduais com lotes e validades e toda movimentação ocorrida durante o período. • Movimentação Geral de estoque de determinado medicamento em um período de tempo definido. • Movimento de Estoque de todos os medicamentos em um período de tempo definido. • Planilha de inventário inicial (auxilia no processo de organização do estoque) • Posição atualizada do estoque (permite visualizar condições de medicamentos vencidos, a vencer, bloqueados, etc.) • Relação dos itens de estoque (informa o quantitativo dos medicamentos existentes no momento da solicitação)

11. CONTROLE LOGÍSTICO DE MEDICAMENTOS ARV SICLOM OPERACIONAL • INSTRUMENTOS DE TRABALHO PARA VALIDAÇÃO: • Controle de Pacientes em TARV • Histórico de dispensação por paciente (banco nominal) • Consumo Mensal de Medicamento • Movimentação diária de dispensas (escolhe-se o período desejado para visualização) • Movimento diário de medicamentos (escolhe-se o medicamento desejado, a posse (paciente ou farmácia) e o período desejado). • Nº. de Pacientes cadastrados • Nº. de pacientes que foram a óbito • Quantidade de pacientes em abandono – controle de adesão (pacientes em atraso de dispensa) • Nº. de Pacientes novos e transferidos de UDM • Nº. de Pacientes com ação cautelar

12. CONTROLE LOGÍSTICO DE MEDICAMENTOS ARV SICLOM OPERACIONAL • INSTRUMENTOS DE TRABALHO PARA VALIDAÇÃO: • Relatórios de distribuição por remanejamento entre UDM (informações de entradas e saídas de UDM para UDM) • Relatórios de devolução ao nível Estadual de medicamentos/Aids.

13. CONTROLE LOGÍSTICO DE MEDICAMENTOS ARV SICLOM GERENCIAL • INSTRUMENTOS DE TRABALHO PARA VALIDAÇÃO: • Mapa das UDM (mensal) • São lançadas informações de recebimento de medicamentos provenientes dos Almoxarifados Estaduais e remanejamentos de outras UDM com lotes e validades. • Mapa dos Almoxarifados Estaduais (mensal) • São lançadas informações de recebimento de medicamentos provenientes do Ministério da Saúde nos Almoxarifados Estaduais e remanejamentos de outros almoxarifados com lotes e validades. • Mapa Consolidado dos Estados (mensal) • São lançadas informações de recebimento de medicamentos (movimentação de estoques) referentes às informações dos Almoxarifados e UDM do Estado. • Relatórios Medicamento por Localidade (UDM/Almoxarifado)

14. CONTROLE LOGÍSTICO DE MEDICAMENTOS ARV BOLETIM: • O fechamento de TODOS os Boletins das UDM sob sua responsabilidade, devem ser feitos no SICLOM GERENCIAL • O fechamento do Boletim Consolidado do Estado, também será feito no SICLOM GERENCIAL • As equipes estaduais de logística devem monitorar, criticar, analisar e validar os dados preenchidos no Boletim pelas UDM. • = Relatórios Gerenciais • = Controles internos • Após análise crítica as CE-DST/AIDS devem “fechar” os Relatórios até o dia 15. • Esse fluxo de trabalho contribuirá também para a melhoria do planejamento e programação dos ressuprimentos por parte do Ministério da Saúde, em quantidades mais adequadas e com mais regularidade.

15. CONTROLE LOGÍSTICO DE MEDICAMENTOS ARV SICLOM OPERACIONAL • INSTRUMENTOS DE TRABALHO PARA VALIDAÇÃO: • Movimento diário de dispensas • Filtrado por período • Movimento diário de medicamentos • Filtrado por período, posse (usuário ou dispensador ou ambos) e por medicamento.

16. CONTROLE LOGÍSTICO DE MEDICAMENTOS ARV SICLOM GERENCIAL • INSTRUMENTOS DE TRABALHO PARA VALIDAÇÃO: • Boletim mensal das UDM e consolidado Estadual • Relatório Medicamento por Localidade (UDM/Estado) • Consumo Mensal de Medicamento por UDM • Série histórica de consumo mensal por medicamento • Série histórica de nº. pacientes por medicamento • Total de pacientes por categoria/UDM • Total de pacientes por categoria/medicamento • Categorias: Aids-Adulto, Aids-Criança, Gestantes HIV+, Parturientes HIV+, Recém-nascido exposto de Mãe HIV+, Exposição Ocupacional e Não Ocupacional

17. INVENTÁRIO NACIONAL Conceitos: • O armazenamento é caracterizado por um conjunto de procedimentos técnicos e administrativos que envolvem as atividades de recepção/recebimento de insumos;estocagem e guarda; segurança; conservação e controle de estoque. • Unidades Dispensadoras de Medicamentos. São aquelas Farmácias localizadas em: • - SAE; • - Ambulatórios de Especialidades (nesse caso a Farmácia é compartilhada com os outros programas); • - Farmácias de Unidades Hospitalares onde o SAE ou Ambulatório de Especialidade faz parte do complexo Hospitalar. • - Farmácias específicas para a dispensação de medicamentos excepcionais (nesse caso podem estar localizadas nas Regionais de Saúde ou CE de DST/Aids).

18. INVENTÁRIO NACIONAL Conceitos (continuação): • Área de Armazenamento: Local onde ocorre o armazenamento e estoque de todos os quantitativos de medicamento ARV e Talidomida e os insumos de prevenção recebido. Nessa área não existe a dispensação para os pacientes. • Área de Dispensação:Local onde ocorre a armazenagem de medicamentos ARV, Talidomida e insumos de prevenção, em um quantitativo suficiente para a dispensação do seu consumo. Em UDM de pequeno porte, tanto a área de armazenamento quanto a de dispensação são comuns e nesse caso os estoques existentes não devem ser superiores há 45 dias. • Inventário: Relatório qualitativo e quantitativo de medicamentos, materiais, insumos e produtos para a saúde, produzido a partir de sua conferência Física nos almoxarifados e demais áreas de armazenamento.

19. INVENTÁRIO NACIONAL Processo de Trabalho • O inventário é uma seqüência lógica de procedimentos para a coleta de informação necessária para a identificação dos quantitativos existentes de medicamentos ARV e insumos de prevenção bem como a identificação de lotes e de suas validades. • É feito através da preparação do ambiente para a contagem física dos itens: - Preparação dos instrumentos de coleta das informações (Planilhas do Mapa Inventário); • =Utilização da “Planilha do Mapa do Inventário” (anexo Ia): • = Preenchimento dos campos em aberto de cada medicamento, com os lotes e validades existentes desses medicamentos. - Preparação do local para a contagem física (ordenação dos itens por tipo e validades);

20. INVENTÁRIO NACIONAL Processo de trabalho (continuação): • O Processo é feito pelos profissionais capacitados das UDM, Maternidades, URE e Almoxarifados para a contagem física dos medicamentos ARV e dos insumos de prevenção e pelas CE DST/Aids para a realização da consolidação das informações e elaboração do Mapa / Inventário – Estadual. • Contagem propriamente dita dos itens após o encerramento das atividades na UDM = Envio, no dia anterior ao inventário nacional, de um quantitativo suficiente para 1 a 2 dias de seu consumo da área de armazenamento para área de dispensação (quando existir) para que esta possa fazer a contagem antes do fim do expediente. = A contagem do quantitativo dos medicamentos existentes na área de dispensação após o encerramento das atividades e deverão ser somadas aos quantitativos da área de armazenagem. A elaboração do “Mapa / Inventário de Medicamentos ARV” da Unidade será o somatório das áreas e representará o quantitativo total de medicamentos que existem nessa Unidade ao final do dia.

21. INVENTÁRIO NACIONAL Processo de Trabalho (Continuação): • Lançamento dos dados apurados no Mapa / Inventário de Medicamentos ARV e de Insumos de Prevenção (SICLOM Gerencial ou SICLOM Operacional); • = SICLOM Operacional: Imediatamente após o encerramento da contagem ou antes do inicio das próximas atividades de dispensação. • = SICLOM Gerencial: Até o 10 dia do mês subsequente (data sugestiva). • Consolidação das informações enviadas para CE DST/Aids para a elaboração do Mapa / Inventário de Medicamentos ARV e de Insumos de Prevenção – Estadual. (Até o dia 15/09/2009).

22. INVENTÁRIO NACIONAL Processo de trabalho (Continuação): OBSERVAÇÕES: • = Caso se deseja ter um relatório da situação atual dos estoques existentes no SICLOM Operacional, basta entrar no Menu “Gerenciador de Relatórios” e escolher o Relatório “Posição Atualizada do Estoque”. Selecione a opção “todas” e clicar em “imprimir”. Caso haja discrepâncias entre os relatórios, checar novamente os quantitativos físicos. Persistindo a diferença, os dados deverão ser atualizados no SICLOM para que se possa “acertar” os estoques físicos existentes com o sistema. • Quando se for preencher o “Mapa / Inventário de Medicamentos ARV” automaticamente estará sendo feita a correção do estoque internamente no SICLOM, pois será possível alterar tanto os quantitativos de cada medicamento como também os lotes e validades. • A correção dos estoques no SICLOM Operacional ocorrerão dentro do aplicativo SICLOM (https://siclom.aids.gov.br) ao se preencher o “Mapa / Inventário de Medicamentos ARV”e nãono aplicativo SICLOM Gerencial (http://sistemas.aids.gov.br/gerencial) onde também poderá ser preenchido o “Mapa / Inventário de Medicamentos ARV” para aquelas unidades que não utilizam o SICLOM. • Não será necessária a importação dos dados digitados no “Mapa / Inventário de Medicamentos ARV” para o SICLOM Gerencial. Ela ocorrerá automaticamente.

23. INVENTÁRIO NACIONAL Processo de trabalho (Continuação): • Almoxarifados Estaduais, Regionais e Municipais • Por serem auditados anualmente pelo tribunal de contas local (Municipal ou Estadual) os almoxarifados já possuem metodologia própria e sistemática para a realização de inventário físico. Devido ao grande volume de itens e de seus quantitativos específicos, geralmente, os Almoxarifados possuem procedimentos padronizados e sistemas informatizados de estoques, suficientes para traduzir a realidade no local de armazenamento. • Por não procederem a dispensação de medicamentos e insumos de prevenção aos usuários, e sim à distribuição aos pontos que farão essa dispensação, os quantitativos existentes, após a última distribuição, que não devem ser inferiores há 4 dia, para que se tenha tempo do quantitativo distribuído chegar ao ponto de dispensação e ser lançado internamente, pode o almoxarifado proceder à contagem física dos medicamentos a qualquer momento. Além dos dados de saldo final de cada medicamento e suas respectivas validades e lotes, deverá informar também às entradas que ocorreram naquele mês provenientes do Ministério da Saúde (SEAME e/ou Laboratórios Oficiais) bem como as saídas.

24. INVENTÁRIO NACIONAL ELBORAÇÃO DO MAPA / INVENTÁRIO • Caberá a cada UDM, Maternidade e URE o lançamento dos seus dados do Inventário Nacional no SICLOM Gerencial (diretamente ou por meio do SICLOM Operacional). • As UDM, Maternidades e URE precisaram informar no “Mapa / Inventário de Medicamentos ARV” as entradas e as dispensações realizadas naquele mês. • De posse dessas informações a UDM, Maternidade e URE deverão entrar no endereço eletrônico http://sistemas.aids.gov.br/gerencial digitar seu login e senha, escolher no Menu “Mapa / Inventário” e digitar todos os dados coletados no “Mapa / Inventário de Medicamentos ARV”. • Caso a UDM, Maternidade ou URE esteja totalmente impossibilitada de fazer esses lançamentos via web, ela deverá preencher manualmente o “Mapa / Inventário de Medicamentos ARV”, assiná-lo e enviar à sua Coordenações de DST/Aids, que fará a digitação dos dados no SICLOM Gerencial daquela Unidade para a posteriori proceder a consolidação de todas as Unidades sobre sua jurisdição e produzir o “Mapa / Inventário de Medicamentos ARV - Estadual”, refletindo assim a realidade dos estoques dos medicamentos ARV e Talidomida do seu Estado.

25. INVENTÁRIO NACIONAL ELBORAÇÃO DO MAPA / INVENTÁRIO Os Almoxarifados de posse das informações dos quantitativos físicos deverão entrar no endereço eletrônico http://sistemas.aids.gov.br/gerencial digitar seu login e senha, para entrar no sistema. Para os almoxarifados que trabalham tanto com medicamentos ARV como com Insumos de Prevenção, do lado esquerdo da tela haverá 2 Menus para escolher. Um na cor grená para medicamentos ARV e outro na cor azul para os Insumos de Prevenção. Após a escolha lançar todos os dados coletados e no Mapa/Inventário de Medicamentos ARV (anexo Ia) e do Mapa/Inventário de Insumos de Prevenção (anexo Ib) respectivamente. Caso o Almoxarifado esteja impossibilitado de fazer esse lançamento via web, ele deverá preencher manualmente o “Mapa/Inventário de Medicamentos ARV” e/ou do “Mapa/Inventário de Insumos de Prevenção”, assiná-lo e enviar à sua Coordenações de DST/Aids, que fará a digitação dos dados no SICLOM Gerencial daquele Almoxarifado criado na Rede de Distribuição para a posteriori proceder a consolidação de todas as Unidades sobre sua jurisdição e produzir o “Mapa/Inventário de Medicamentos ARV – Estadual” e/ou o “Mapa de Insumos de Prevenção - Estadual”, refletindo assim a realidade dos estoques dos medicamentos ARV e Talidomida e dos insumos de prevenção do seu Estado.

26. INVENTÁRIO NACIONAL OBRIGADO E BOM TRABALHO