Standar Operasional Prosedure

1. StandarOperasionalProsedure

2. Pengelolaan Instalasi Komputer • Dokumentasi • SOP • Keamanan Sistem Informasi • BCP

5. LATAR BELAKANG • Setiap pekerjaan yang dapat menimbulkan resiko harus dilakukan dengan prosedur yang ketat dan tetap untuk meniadakan atau mengurangi resiko/kesalahan • Apabila pilot tidak melaksanakan pekerjaan sesuai dengan aturan, maka pesawat akan jatuh dan banyak penumpang menjadi korban. • Bila dokter tidak melaksanakan tugas sesuai dengan prosedur, maka pasien dapat meninggal atau cacat. • Bila pemadam kebakaran tidak menjalankan tugasnya sesuai dengan prosedur, maka dapat menimbulkan banyak korban jiwa dan materi. • Pelayanan juga mengandung resiko (mendapat komplain dari masyarakat) jadi harus memiliki prosedur yang jelas.

6. Pengertian Standar • Standar adalah spesifikasi teknis atau sesuatu yang dibakukan termasuk tata cara dan metode yang disusun berdasarkan konsesus semua pihak yang terkait dengan memperhatikan syarat-syarat keselamatan, keamanan, kesehatan, lingkungan hidup, perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi, pengalaman, perkembangan masa kini dan masa yang akan datang untuk memperoleh manfaat yang sebesar-besarnya (PP 102 tahun 2000). • Standar adalah suatu patokan pencapaian berbasis pada tingkat (dr. Yodi Mahendrata). 3 Standar adalah suatu pedoman atau model yang disusun dan disepakati bersama serta dapat diterima pada suatu tingkat praktek untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan (Reyers, 1983).

7. Pengertian SOP • Standar/pedoman tertulis • Tatacara atau tahapan yang harus dilalui • Tatacara atau tahapan yang dibakukan Mencapai tujuan organisasi yang efektif dan efisien

8. PENGERTIAN SOP : • Prosedur/tata cara kerja/tata urutan pelaksanaan kerja yang sudah ditetapkan dengan standart tertentu. • Dokumen tertulis yang memuat prosedur kerja secara rinci, tahap demi tahap dan sistematis. • Tatacara atau tahapan yang dibakukan dan yang harus dialui untuk menyelesaikan suatu proses kerja tertentu

9. Standard Operating Prosedur (SOP) Standard Operating Prosedur (SOP) pada dasarnya adalah pedoman yang berisi prosedur-prosedur operasional standar yang ada dalam suatu organisasi yang digunakan untuk memastikan bahwa semua keputusan dan tindakan, serta penggunaan fasilitas-fasilitas proses yang dilakukan oleh orang-orang dalam organisasi berjalan secara efisien dan efektif, konsisten, standar dan sistematis.

10. Istilah SOP • Standard operating procedure (SOP) • Standar Prosedur Operasional (SPO) • Prosedur tetap (Protap) • Prosedur kerja • Prosedur tindakan • Prosedur penatalaksanaan • Petunjuk pelaksanaan • Petunjuk teknis

11. Tujuan SOP • Menjaga konsistensi dan tingkat kinerja petugas atau tim • Mengetahui dengan jelas peran dan fungsi tiap posisi • Memperjelas alur tugas, wewenang dan tanggung jawab • Melindungi organisasi dan staf dari malpraktek • Menghindari kegagalan/kesalahan

12. Manfaat SOP • Memperlancar tugas petugas atau tim • Dasar hukum bila terjadi penyimpangan • Mengetahui hambatan yang terjadi dan mudah dilacak • Mengarahkan petugas disiplin dalam bekerja • Pedoman melaksanakan pekerjaan rutin

13. Prinsip-prinsip SOP • Harus ada pada setiap kegiatan pelayanan • Bisa berubah • Memuat segala tahapan, indikasi, dan syarat-syarat yang harus dipenuhi pada setiap kegiatan pelayanan. • Harus didokumentasikan.

14. Bentuk SOP 1. Simple Steps 2. Hierarchical Steps 3. Graphic Procedures 4. Flow Chart

16. Pekerjaan apa Tidak Memerlukan SOP? • Apakah diperlukan SOP untuk "Mengoperasikan kalkulator," "Mengoperasikan timbangan," "Mengoperasikan pembuatan minuman kopi," "Mengoperasikan mesin fotocopy? Kita sepakat tidak memerlukan SOP, alasannya, diantaranya karena tidak menyebabkan kerusakan atau kecelakaan besar, tidak memerlukan tanggung jawab dan akuntabilitas, pekerjaannya tidak rumit.

17. JENIS DAN RUANG LINGKUP SOP: • SOP PELAYANAN PROFESI : • SOP YANG BERKAITAN DENGAN ASPEK KEILMUAN : SOP MENGENAI PROSES KERJA DIAGNOSTIK DAN TERAPI, PENELITIAN, DSB. • SOP YANG BERKAITAN DENGAN ASPEK MANAJERIAL : SOP KEWENANGAN. • SOP PELAYANAN TEKNIS DAN ADMINISTRASI • SOP PELAYANAN • SOP PELAPORAN • SOP PERENCANAAN PROGRAM

18. FORMAT SOP: • Sederhana: disusun bila suatu pekerjaan hanya terdapat serangkaian langkah-langkah pendek, singkat dan tidak rinci • Hirarki :disusun bila suatu pekerjaan terdapat langkah-langkah yang lebih rinci, panjang, dan banyak keputusan-keputusan yang harus dilakukan. • Grafis:prosedur grafis biasanya dilengkapi dengan gambar, foto atau diagram sebagai ilustrasi. • Flowcharts atau diagram alur: dapat menggambarkan dengan jelas hubungan antara langkah-langkah kerja baik secara fisik maupun logis

19. CONTOH SOP SEDERHANA • SOP PENERIMAAN SURAT/SURAT MASUK : • PETUGAS MENERIMA SURAT/SURAT MASUK • PETUGAS MENCATAT DALAM BUKU EKSPEDISI • PETUGAS MENDISTRIBUSIKAN SURAT PADA BAGIAN YANG DITUJU

20. CONTOH SPOP HIRARKHI: • SOP SURAT MASUK • PETUGAS MENERIMA SURAT MASUK • PETUGAS MENCATAT DALAM BUKU EKSPEDISI • PETUGAS MENYERAHKAN SURAT KEPADA SEKRETARIS DI BAGIAN • SEKRETARIS AKAN MEMBUKA SURAT DAN MENGKLASIFIKASIKAN ISI SURAT • UNTUK SURAT TERTUTUP SEKRETARIS TIDAK BERHAK MEMBUKA • MENDISTRIBUSIKAN SURAT PADA YANG BERKEPENTINGAN

21. SOP GRAFIS: SOP SURAT MASUK :

22. SOP FLOWCHARTS: SOP SURAT MASUK MENERIMA SURAT MENGKLASIFIKASIKAN MENCATAT MENDISTRIBUSIKAN

23. SOP MENURUT TEKNOLOGI YG DIGUNAKAN • Manual Sop: dilakukan secara manual contoh: penyerahan surat pelanggaran lalu lintas, sidang pengadilan, pengurusan ijin, dsb. • Computerisasi: online/ menggunakan sistem software untuk mengatur alur kerja. contoh: sistem operator telepon, hotline, reservasi penerbangan/hotel, pembayaran via credit card, dsb • Semi Komputerisasi : campuran antara manual dan computerized. contoh: pelayanan ktp/sim/stnk.

24. TAHAP-TAHAP PENYUSUNAN SOP PELAYANAN : • Merumuskan tujuan protap • Menentukan kebijakan-kebijakan yang berkaitan dengan sop/protap: menterjemahkanpolicy/kebijakandengan maksud untuk : terjaminnya suatu kegiatan pelayanan dan membuat standar kinerja • Membuat aliran proses • Menyusun prosedur atau pelaksanaan kegiatan

25. SIAPA YANG HARUS MENYUSUN SOP ? • SOP BUKAN PRODUK INDIVIDU TAPI TIM/KELOMPOK YANG MEWAKILI LEMBAGA • DIBUAT OLEH MEREKA YANG MEMILIKI PENGETAHUAN DAN KETRAMPILAN YANG CUKUP DALAM BIDANG PEKERJAAN DI LINGKUNGANNYA. • SOP DIBUAT UNTUK LINGKUNGAN KERJA TERTENTU. • SOP YANG DIBUAT DI SUATU LEMBAGA AKAN BERBEDA DENGAN SOP DI LEMBAGA LAIN

26. Siapa Semestinya Menulis SOP • Seorang atau kelompok pembuat SOP hendaklah mempunyai tingkat pengetahuan lebih akurat dan pernah mengalami perkerjaan tersebut. Seandainya Pembuat SOP dekat dengan pekerjaan, uraian prosedur akan lebih komunikatif, efisien, efektif dan sesuai dengan kebutuhan kerja. Banyak prosedur tidak dirancang dan tidak dikembangkan secara akurat dan ilmiah. Metode pengujian dapat dipakai antara lain, metode standard ISO; dan dari beberapa operasi standar ISO dapat dipakai dalam pembuatan SOP

27. SOP Merupakan Produk Hukum • SOP harus diyakini sebagai persetujuan yang dibuat lembaga pemerintahan dalam Aturan, Surat keputusan, Memo yang secara juridis syah. Dengan kata lain suatu SOP yang jendak dipakai harus terlibih dulu dibuat Sknya. Ini penting, karena SOP merupakan suatu produk hukum, atau paling tidak merupakan Juknis dalam internal lembaga tersebut. • Pengingkaran terhadap SOP dapat merupakan pelanggaran hukum dan dapat dituntut secara hukum, untuk menilai pengingkaran perlu menusuri atau mengidentifikasi pelaksanaan SOP dan pembuktiannya, umpamanya: seorang Polisi detasemen 88 menembak mati seorang teroris, tanpa ada peringatan, ini merupakan kesalahan prosedur, Polisi dapat dituntut secara hukum; Seorang pegawai menggunakan stempel kantor, tanpa ada pemberitahuan atau paraf dari kasubag, merupakan pelanggaran prosedur; Seorang mahasiswa riset melaksanakan pengambilan data tanpa persetujuan pembimbing skripsi, juga merupakan pelanggaran prosedur, dan dapat diberi sanksi.

28. SOP PELAYANAN KTP SURAT PENGANTAR RT/RW KELURAHAN KSK FORMULIR KTP MEMBAYAR ADM KECAMATAN PEMBAYARAN LEGALISASI FOTO RETRIBUSI PENGAMBILAN KTP

29. SOP PELAYANAN SURAT PENGANTAR RT/RW MENGISI FORM MENUNJUKKAN KSK PEMBERIAN STAMPEL RT PEMBERIAN STEMPEL RW

30. SOP PELAYANAN FORMULIR KTP DI KELURAHAN PENGANTAR RT/RW MENGISI FORM MENUNJUKKAN KSK MENGISI FORM PEMBAYARAN RETRIBUSI PEMBERIAN STEMPEL

31. SOP PELAYANAN KTP DI KECAMATAN FORMULIR DARI KELURAHAN LOKET PENERIMA MEMBAYAR LEGALISASI RETRIBUSI FOTO PENGAMBILAN KTP

32. YANG HARUS DIPERHATIKAN : • SOP HARUS DITULIS DAN MENJELASKAN SECARA SINGKAT LANGKAH DEMI LANGKAH. • TAMPILAN SOP HARUS MUDAH DIBACA DAN DIMENGERTI DENGAN CEPAT. • GUNAKAN KATA KERJA DALAM KALIMAT AKTIF BUKAN KALIMAT PASIF. • SOP HARUS TETAP MUTAKHIR (UP-TO-DATE), HARUS DIEVALUASI SECARA PERIODIK. DISARANKAN DITINJAU MINIMAL SETIAP SATU TAHUN SEKALI, UNTUK BIDANG KESEHATAN (CLINIC) MINIMAL18 BULAN SEKALI.

33. HAMBATAN PELAYANAN: • SOP TIDAK DIDOKUMENTASIKAN/DISAMPAIKAN KEPADA MASYARAKAT(HANYA DIKETAHUI PIHAK INTERNAL) • SOP TIDAK JELAS/TIDAK MUDAH DIPAHAMI • PETUGAS/PEJABAT BERWENANG KURANG DISIPLIN: • MENINGGALKAN TEMPAT PADA JAM KERJA • BERISTIRAHAT TERLALAU LAMA • LAMBAT DALAM MELAYANI(TIDAK ADA TARGET WAKTU) • ORIENTASI KEWENANGAN YANG TIDAK JELAS, KHUSUSNYA PADA SITUASI TERTENTU: • CUTI • SAKIT • TIDAK MASUK MENDADAK • IJIN • LIBUR LEBARAN

37. PPRS • Mahasiswa harus sudah bayar BPP • Berdiskusi mata kuliah yang akan diambil dengan dosen pembimbing akademik • Pengisian PPRS on-line • Melakukan login • Memilih menu pilih program studi • Melihat batas maksimum pengambilan SKS • Melakukan me