Standar Operasional Prosedur Perpustakaan

1. Standar Operasional Prosedur Perpustakaan Disampaikan pada pembekalan mahasiswa S1 Jurusan Ilmu Perpustakaan dan Informasi 8 April 2011 Ma’shum ,S.IP

2. Istilah • Prosedur Operasional Standar • prosedur operasi yang baku • PROTAP atau Prosedur Tetap • Safe Work Instructions, Safe Operating Procedures, Standard Working Procedures, Medi Procedures

3. SOP • prosedur kerja yang dilakukan secara benar dan konsisten • pengendalian mutu terhadap proses kegiatan organisasi.

4. Definisi • dokumen prosedur kerja secara rinci, tahap demi tahap dan sistematis • Sistem informasi manajemen memuat himpunan yang terdiri dari komponen-komponen baik manual maupun terkomputerisasi yang bertujuan menyediakan fungsi-fungsi operasional

5. SOP: asal usul • SOP medik, penanganam pasien, kesehatan, teknik, lingkungan dan penyelamatan • SOP Tugas rutin yang mengandung resiko • SOP penanggulangan kebakaran, pilot pesawat terbang

6. SOP : manfaat di perpus • sarana acuan: penilaian terhadap proses pekerjaan di perpustakaan • sarana pelatihan bagi pustakawan yang baru bekerja sehingga mengurangi waktu yang terbuang untuk memberikan pengarahan • sarana audit sistem informasi perpustakaan : katalog, denda dll.

7. Persiapan SOP • SOP disusun tim pustakawan memiliki pengetahuan dan pengalaman dalam bidang pekerjaan di perpustakaan • SOP harus tertulis, menjelaskan secara singkat langkah demi langkah dan dalam tampilan yang mudah dibaca dan dipahami.

8. Jenis SOP • Sederhana : langkah-langkah yang ringkas dan hanya memerlukan sedikit keputusan • Hirarki : dengan langkah-langkah yang rinci, panjang, konsisten. • Flowcharts yang berisi banyak keputusan-keputusan atau pertimbangan-pertimbangan.

9. Kemutakhiran SOP • Adanya perubahan internal maupun eksternal perpustakaan • Perlu ditinjau kembali agar tetap mutakhir, perubahan kebijakan di perpustakaan : pergantian pimpinan perpustakaan. • Apakah kebijakan dan prosedur masih berlaku, masih relevan atau bahkan SOP sudah tidak diperlukan?. • SOP perlu dibaca, dimengerti dan dilaksanakan oleh semua pustakawan.

10. SOP Perpustakaan • Perpustakaan  integral dari suatu organisasi pendididikan • Bagian dari sistem informasi manajemen perpustakaan • untuk dapat meningkatkan mutu layanan perpustakaan

11. SOP Perpustakaan : pekerjaan rutin • Pengembangan koleksi • Pengolahan bahan pustaka • Menyimpan dan melestarikan bahan pustaka • Pelayanan informasi

12. SOP : bentuk • Dokumen tertulis • Diagram atau alur kerja (flow chart)

13. Flowchart : diagram alir • menggambarkan sebuah algoritma yang terstruktur dan mudah dipahami oleh orang lain • Diagram alir ini akan menunjukkan alur di dalam program secara logis • Diagram alir ini selain dibutuhkan sebagai alat komunikasi dan dokumentasi

14. Flowchart : diagram alir • Diagram alir digambarkan dengan orientasi dari atas ke bawah • Setiap kegiatan dalam diagram alir dinyatakan secara eksplisit • Setiap diagram alir harus dimulai dari satu Start dan berakhir pada satu atau lebih Terminal/ Akhir • Gunakan penguhubung (Connector) dengan label untuk menunjukkan keterhubungan antar path terputus/terpotong: misalnya ganti halaman.

15. Simbol-simbol: diagram alir • Proses : • Pencabangan (keputusan): • Mulai/Terminator (start/hatl) • Penguhubung (Connector) Off-Page Connector

16. Format SOP • Nama modul • Tujuan • Ruang lingkup • Referensi/Pedoman • Sarana • Prosedur kerja • Flowchart

17. Pengembangan perpustakan : Pengadaan Pustaka • 1. Tujuan : Menyediakan koleksi buku terbaru di perpustakaan • 2. Cakupan: Mahasiswa D3, S1, dan staf sivitas akademika. • 3. Acuan : Peraturan Perpustakaan. • 4. Alat Bantu: Teknologi informasi komputer berbasis on-line, dan ATK • 5.Proses pelaksanaan

18. Pengembangan perpustakan : Pengadaan Pustaka • 5.Proses pelaksanaan : • Mengirimkan surat edaran ke staf pengajar melalui ketua/direktur Prodi tentang rencana pengadaan pustaka baru. • Ketua prodi mengumpulkan data usulan pesanan buku staf pengajar. • Menerima usulan berupa daftar buku dari ketua prodi. • Data direkapitulasi, dan di cek di data base catalog on-line perpustakaan. Jika sudah ada di data base, data pesananan dibatalkan. • Lengkapi data bibliografi: pengarang, judul, impressum, kolasi, ISBN, harga satuan buku dalam satuan US $.Alat bantu toko buku www.amazon.com • Perpustakaan menyerahkan data yang sudah direkapitulasi ke Biro Perencanaan untuk ditenderkan. • Infomasi dari rekanan, buku yang dipesan secara bertahap sudah dapat diadakan. Buku-kuku yang belum dapat diadakan karena berbagai alasan, diberi tengat waktu sampai sampai akhir tahun.

20. Pengolahan bahan pustaka • 1. Tujuan: Melakukan proses pengkatalogan buku • 2. Ruang lingkup: Buku baru untuk diproses • 3. Acuan: Peraturan perpustakaan • 4. Sarana: Komputer, DDC, AACR dan ATK.

21. 5. Prosedur • Buku diterima dari sumbangan/hadiah dan pembelian. • Petugas memberi stempel perpustakaan dan stampel induk pada buku • Petugas mengecek di database katalog • Bila data sudah ada, diberi cap pada halaman verso buku, tulis nomor induk dan no klasifikasinya. • Bila tidak ada, cari no kelas dari sistem klasifikasi DDC. • Lakukan pengakatalogan dengan acuan AARC II, tentukan tajuk entri utama (TEU) dan tajuk entri tambahan (TET) dan kelengkapan data bibliografis lainya. • Tentukan subyek buku dan dan kata kuncinya • Tempelkan no Barcode buku tersebut.

24. Layanan informasi : Bebas Pinjam • 1. Tujuan: Mahasiswa diwajibkan mengembalikan semuapinjaman bukunya sebagai syarat bebas pinjaman. • 2. Ruang ligkup: Semua mahasiwa D3 dan S1yang akan wisuda. • 3. Acuan: Peraturan Universitas/Institut • 4. Sarana: Proses transaksi ke bagian peminjaman-pengembalian buku.

25. 5. Proses: • Periksa kartu perpustakaan dan kartu mahasiswa apakah masih berlaku. • Periksa pada kartu perpustakaan ada pinjaman buku, baik di perpustaan pusat atau perpustakaan Prodi. • Bila masih ada pinjaman, mahasiswa diwajibkan mengembalikan bukunya baik yang dipinjam perpus pusat/ prodi. • Jika masih ada pinjaman, pembuatan surat bebas ditolak dan mahasiswa harus mengembalikan semua pinjaman bukunya • Kartu perpustakan dinyatakan bebas pinjam, petugas memberikan cap bebas pinjam

27. KEGIATAN PUSTAKAWAN • Pengorganisasian dan pendayagunaan koleksi bahan pustaka/sumber informasi; • Pemasyarakatan perpusdokinfo;

28. Terimakasih