WNIOSEK O URUCHOMIENIE ŚRODKÓW ZASADY SKŁADANIA I ROZLICZANIA

1. WNIOSEK O URUCHOMIENIE ŚRODKÓWZASADY SKŁADANIA I ROZLICZANIA Departament Kultury i Dziedzictwa Narodowego 8 października 2013 r. Toruń

2. Wzór wniosku o uruchomienie środków stanowi załącznik nr 3 Umowy Partnerskiej zawartej 15 maja 2013 r. pomiędzy Województwem Kujawsko-Pomorskim a Partnerami Projektu. Wzór formularza wniosku znajduje się również na stronie www.kujawsko-pomorskie.pl w zakładce: Kultura, projekty RPO. Departament Kultury i Dziedzictwa Narodowego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Kujawsko-Pomorskiego w Toruniu

3. Wniosek o uruchomienie środków składany WYŁĄCZNIE : • osobiście (za potwierdzeniem odbioru): • Punkt Podawczy • Urząd Marszałkowski Województwa Kujawsko-Pomorskiego w Toruniu • Pl. Teatralny 2, 87-100 Toruń • drogą pocztową: • Departament Kultury i Dziedzictwa Narodowego • Urzędu Marszałkowskiego Województwa Kujawsko-Pomorskiego Pl. Teatralny 2, 87-100 Toruń • W jednym egzemplarzu!!!! Departament Kultury i Dziedzictwa Narodowego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Kujawsko-Pomorskiego w Toruniu

4. Rodzaje płatności: • zaliczka - to suma pieniężna wypłacana na poczet przyszłych należności; • refundacja środków – to zwrot poniesionych wydatków. • Forma płatności: • 65 % środki RPO WK-P • 1 % środki Województwa Kujawsko-Pomorskiego • 34 % środki własne Partnerów Projektu Departament Kultury i Dziedzictwa Narodowego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Kujawsko-Pomorskiego w Toruniu

5. Do płatności w formie zaliczki należy przygotować dokumenty tj: • wniosek o uruchomienie środków; • faktury lub inne dokumenty księgowe (nazwa usługi zgodna z nazwą zadania, na które Partner Projektu otrzymał dofinansowanie, załącznik nr 2); • kopie dokumentów potwierdzających odbiór prac oznaczone datą i potwierdzone za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną (zgodnie z umową partnerską data dokonania odbioru nie może być późniejsza niż data wystawienia dokumentu księgowego) • kopieumów i aneksów do umów z wykonawcą prac oznaczone datą i potwierdzone za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną (data zawarcia umowy i wykonania prac musi być zgodna z decyzją WKZ) Departament Kultury i Dziedzictwa Narodowego Urzędu Marszłałowskiego Województwa Kujawsko-Pomorskiego w Toruniu

6. Rozliczenie płatności w formie zaliczki: W terminie 20 dni kalendarzowych od dnia otrzymania zaliczki Partner dokonauje zapłaty faktury lub innego dokumentu księgowego, a następnie składa do Lidera zapłacony dokument księgowy oraz potwierdzenie dokonania przelewu bankowego wraz z dokumentami tj: • faktura lub inny dokument księgowy; • potwierdzenie dokonania przelewu bankowego za wykonanie zadania (w treści przelewu wpisany numer dokumentu księgowego); przelewy wyłącznie z wyodrębnionego rachunku założonego na cele projektu • dokumenty dotyczące przeprowadzonej procedury udzielenia zamówień publicznych(decyzja WKZ ze wskazaniem wykonawcy/3 oferty wraz z opisem udzielonego zamówienia). W przypadku niedotrzymania wyżej wymienionego terminu Lider będzie miał prawo wezwać do złożenia stosownych wyjaśnień. Departament Kultury i Dziedzictwa Narodowego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Kujawsko-Pomorskiego w Toruniu

7. Do refundacji środków należy przygotować dokumenty tj: • wniosek o uruchomienie środków; • faktura lub inny dokument księgowy (opisany zgodnie z załącznikiem nr 3 do umowy partnerskiej); • kopie dokumentów potwierdzających odbiór prac oznaczone datą i potwierdzone za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną; • kopieumów i aneksów do umów z wykonawcą prac oznaczone datą i potwierdzone za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną; • potwierdzenie dokonania przelewu bankowego za wykonanie zadania; • dokumenty dotyczące przeprowadzonej procedury udzielenia zamówień publicznych (decyzja WKZ ze wskazaniem wykonawcy/3 oferty wraz z opisem udzielonego zamówienia). Departament Kultury i Dziedzictwa Narodowego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Kujawsko-Pomorskiego w Toruniu

8. Wzór wniosku o płatność Departament Kultury i Dziedzictwa Narodowego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Kujawsko-Pomorskiego w Toruniu

9. Wzór opisu faktury/innego dokumentu księgowego • terminy płatności; • faktury VAT (wyliczenie netto, brutto, wysokość podatku VAT); • format faktury/ innego dokumentu księgowego - najlepiej A4; • nie wprowadzać zmian po złożeniu dokumentu do Urzędu Marszałkowskiego; w przypadku wprowadzenia zmian, należy przekreślić i zaparafować oraz złożyć kopię do Urzędu Marszałkowskiego; • dopiski, podpisy, pieczątki TYLKO na oryginałach dokumentów; Departament Kultury i Dziedzictwa Narodowego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Kujawsko-Pomorskiego w Toruniu

10. Zobowiązania Partnerów Projektu: • dokonywanie płatności za finansowane prace WYŁĄCZNIE przelewem bankowym. W tytule przelewu bankowego należy wskazać numer faktury lub innego dokumentu księgowego, który stanowi podstawę dokonania wydatku oraz datę wystawienia dokumentu; • składanie kopii dokumentów dotyczących realizacji Projektu potwierdzonych za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną. W przypadku braku poświadczenia za zgodność z oryginałem dokumenty nie będą rozpatrywane; • prowadzenie odrębnego rachunku bankowego lub subkonta, obsługującego Projekt; wraz z pierwszym wnioskiem o uruchomienie środków należy złożyć oświadczenie o otwarciu odrębnego konta lub subkonta wraz z numerem tego konta; po dokonaniu zapłaty należy przygotować wyciąg z konta a następnie je zamknąć. Departament Kultury i Dziedzictwa Narodowego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Kujawsko-Pomorskiego w Toruniu

11. odsetki na rachunku otwartym do projektu; • dostarczenie oświadczenia o kwalfikowalności podatku VAT: - raz do roku przez okres 5 lat od zakończenia projektu - z pierwszym wnioskiem o płatność (rozliczającym zaliczkę lub refundacji)

12. Obieg wniosku o uruchomienie środków w Urzędzie Marszałkowskim Partner Projektu (składa dokumentację) błędy we wniosku i dokumentacji Departament Kultury i Dziedzictwa Narodowego Departament Inwestycji Departament Finansów Skarbnik wypłata środków Partner Projektu Departament Kultury i Dziedzictwa Narodowego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Kujawsko-Pomorskiego w Toruniu

13. Najczęściej popełniane błędy we wnioskach o płatność • Brak należytej staranności w opisie dokumentów księgowych – brak podpisów osób upoważnionych; • Brak potwierdzenia za zgodność z oryginałem; • Nieczytelne kserokopie załączonych dokumentów; • Brak któregokolwiek z wymaganych załączników – m. in. wyciągów bankowych lub przelewów bankowych, protokołów odbioru, dokumentów dotyczących stosowania ustawy PZP; • Błędne numery rachunków bankowych; • Błędy rachunkowe na fakturach lub innych dokumentach księgowych. Departament Kultury i Dziedzictwa Narodowego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Kujawsko-Pomorskiego w Toruniu

14. Osoby do kontaktu: • rozliczenia finansowe: • Monika Butowska tel. 56 646 20 22 wew. *2539 • Małgorzata Borgula tel. 56 646 20 22 wew. *2549 • Marcin Graczyk tel. 56 646 20 22 wew. *2549 • realizacji zadania: • Jerzy Kurowski tel. 56 656 10 68 • Lech Narębski tel. 56 646 20 22 wew. *2536 • Zuzanna Śliwecka tel.56 656 10 66 • Paweł Wietrzykowski tel. 56 656 10 24