PROGRAMUL UI OPERAŢIONAL REGIONAL 2007 – 2013 IN REGIUNEA DE DEZVOLTARE SUD EST 19.05.2011, Constanta

1. PROGRAMULUI OPERAŢIONAL REGIONAL 2007 – 2013 IN REGIUNEA DE DEZVOLTARE SUD EST 19.05.2011, Constanta

2. Obiectivul strategic al POR constă în sprijinirea unei dezvoltări economice, sociale, durabile şi echilibrate teritorial, a tuturor regiunilor României, potrivit nevoilor şi resurselor specifice, cu accent pe sprijinirea dezvoltării durabile a polilor urbani de creştere, îmbunătăţirea mediului de afaceri şi a infrastructurii de bază, pentru a face din regiunile României, în special cele mai slab dezvoltate, locuri atractive pentru investiţii. Axele prioritare POR 2007 – 2013 Axa prioritara 1 - Sprijinirea dezvoltarii durabile a oraselor - poli urbani de crestere. Axa prioritara 2 - Îmbunătăţirea infrastructurii de transport regionale şi locale. Axa prioritara 3 - Îmbunătăţirea infrastructurii sociale. Axa prioritara 4 - Sprijinirea dezvoltării mediului de afaceri regional şi local. Axa prioritara 5- Dezvoltarea durabilă si promovarea turismului. Axa prioritara 6- Asistenţă tehnică pentru sprijinirea implementării POR.

3. Problemele care apar in accesarea fondurilor nerambursabile • Care sunt principalii paşi de urmărit în scrierea unei cereri de finanţare pentru Programul Operaţional Regional? Completarea cererilor de finanţare este un proces complex şi consumator de timp. Printre principalele cauze de respingere ale proiectelor se numără cererile incomplete sau cele care nu urmăresc indicaţiile incluse în ghidul solicitantului. În cele ce urmează vor fi prezentate câteva sfaturi utile pentru completarea cererilor de finanţare: • -Alocaţi timpul necesar pentru completarea mai multor variante de cerere de finanţare. • -Urmaţi cu atenţie îndrumările din ghidul solicitantului. Acesta vă va furniza toate informaţiile necesare în ceea ce priveşte tipul de limbaj şi conţinut pe care îl aşteaptă finanţatorul. • -Redactaţi cererea în mod succint şi cu un maxim de claritate. O cerere de finanţare bine articulată şi atent gândită are şanse mai mari de reuşită. • -Răspundeţi la întrebări în mod direct şi sincer. • -Furnizaţi toate informaţiile suplimentare care sunt cerute. • -Completaţi cererea de finanţare şi păstraţi o copie a acesteia. • -Corelaţi informaţiile incluse în cerere cu cele prezentate în documentele suport.

4. Problemele care apar in accesarea fondurilor nerambursabile Totuşi, înainte de a începe completarea cererii de finanţare trebuie avute în vedere următoarele aspecte:   • Identificaţi o problemă sau o nevoie, ca motiv pentru a căuta sprijin prin Programul Operaţional Regional   • Identificaţi acea axă şi domeniu major de intervenţie al cărui scop şi obiective corespund cel mai bine nevoii dumneavoastră de sprijin şi adaptaţi proiectul în conformitate cu cerinţele şi criteriile acestora. • Îndepliniţi criteriile de eligibilitate: Verificaţi dacă: 1. Dumneavoastră ca realizator al proiectului vă încadraţi în rândul beneficiarilor eligibili. 2. Sunt îndeplinite condiţiile generale relevante pentru accesarea fondurilor disponibile prin domeniul major de intervenţie căruia vă adresaţi. 3. Costurile proiectului sunt considerate eligibile în cadrul respectivului domeniu al programului. 4. Dacă sunt îndeplinite criteriile legale şi administrative necesare pentru implementarea proiectului  5.Pregătiţi schiţa proiectului.

5. Problemele care apar in accesarea fondurilor nerambursabile 6.Pregătiţi toate documentele necesare pentru accesarea fondurilor (Ex: studii, analize, hotărâri etc. în funcţie de cerinţele axei şi domeniului major de intervenţie) 7.Doar după ce aţi parcurs toţi aceşti paşi, începeţi completarea cererii de finanţare, în conformitate cu indicaţiile de mai sus. Care sunt principalii paşi de urmărit în verificarea unei cereri de finanţare pentru Programul Operaţional Regional? Astfel, principalele erori sau omisiuni privesc: • Neatasarea notelor explicative la situatiile financiare. Lipsa unuia dintre documentele mentionate in mod expres in grila de verificare ca element pentru care nu pot fi solicitate clarificari duce la respingerea cererii de finantare. • Calcul gresit al activelor totale in cadrul declaratiei privind incadrarea intreprinderii in categoria IMM (se omite adaugarea pozitiei privind cheltuielile in avans la suma activelor imobilizate si circulante) • Cererea de finantare nesemnata de reprezentantul legal, in sensul prevederilor din actul constitutiv (atunci cand acest act prevede obligativitatea reprezentarii in comun de catre toti asociatii se impune anexarea unei imputerniciri)

6. Problemele care apar in accesarea fondurilor nerambursabile • Neasigurarea unei contributii proprii la valoarea cheltuielilor eligibile de minim 30,00% din valoarea eligibila a proiectului (deseori se pierd zecimale prin rotunjiri si se ajunge la 29,9999…%). Modalitatea corecta de verificare este prin aplicarea operatiei matematice complementare (impartirea), rezultand un raport intre contributia proprie la cheltuielile eligibile si valoarea totala a cheltuielilor eligibile, a carui valoare care trebuie sa fie mai mare sau cel putin egala cu 0,30. • Cod CAEN neeligibil • Pierdere din exploatare in cadrul exercitiului financiar de referinta • Declaratia privind incadrarea intreprinderii in categoria IMM nu este completata in intregime (lipsa date firma, lipsa functie semnatar, lipsa exercitiu financiar de referinta, etc.) • Achizitiile nu sunt preconizate a fi efectuate in conformitate cu prevederile Anexei 5 – Instructiuni privind atribuirea contractelor de lucrari, de furnizare si de servicii. • Bugetul proiectului nu este completat la doua zecimale • Lipseste numerotarea capitolelor/punctelor cererii de finantare sau aceasta este gresita • Nu este precizata adresa de implementare a proiectului, ci doar localitatea • Planul de achizitii necorelat cu bugetul proiectului, prin prisma sumelor implicate • Tabelele din cadrul documentatiei nu respecta formatul standard

7. Problemele care apar in accesarea fondurilor nerambursabile • Discrepante in ceea ce priveste numele reprezentantului legal in cadrul documentatiei (in caz de schimbare de nume prin casatorie se impune anexarea unui certificat doveditor) • Completari de mana in cadrul formularului cererii de finantare • Discrepante intre cererea de finantare si calendarul activitatilor, in ceea ceea ce priveste durata de implementare. • Activitatile proiectului nu sunt suficient detaliate, prezentarea lor minimala • Declaratia de eligibilitate nu respecta modelul din ghid (eliminare nejustificata de sectiuni) • Nerespectarea prevederilor corrigendumului si a notelor AM POR • Comunicare ingreunata cu solicitantii de finantare, datorita lipsei sau nefunctionarii aparatelor de fax

8. Problemele care apar in accesarea fondurilor nerambursabile Toti cei ce sunt interesati de depunerea unui proiect pe Programul Operational Regional, in vederea obtinerii de finantari nerambursabile, pot adresa intrebari sau solicita informatii si clarificari expertilor din cadrul Biroului de Informare.

9. Problemele care apar in accesarea fondurilor nerambursabile Probleme identificate in implementarea unei cereri de finanţare pentru Programul Operaţional Regional Problemece provin din CF • Obiectivele proiectului nu sunt clar definite, nu pot fi cuantificate/măsurate, • Indicatorii propuşi sunt dificil de monitorizat şi evaluat, • Necorelări între CF, DT şi buget / cheltuieli, • Specificaţiile proiectului nu sunt clare / complete, • Bugetul proiectului nu este detaliat corespunzător - nu sunt alocate toate sumele necesare pentru realizarea tuturor activităţilor necesare pentru realizarea proiectului, • Planificarea defectuoasă conduce la întârzieri - pentru unele activităţi este subestimat timpul necesar realizării acestora, • Resursele necesare pentru implementarea proiectului sunt subestimate, Efecte: Dificultati in implementare. Necesita modificari la contractul de finantare.

10. Problemele care apar in accesarea fondurilor nerambursabile Probleme privind echipa de implementare • Personalul din echipa de management nu este disponibil pentru proiect / este implicat in alte activităţi, • Competenţele membrilor echipei nu sunt cele cerute de proiect, • Echipa nu este motivată suficient, • Echipa nu are clarificate obiectivele, indicatorii şi alte informaţii din proiect, • Comunicarea în cadrul echipei de proiect se face defectuos, informaţia nu circulă fluent • Managementul de proiect nu are stabilit un plan detaliat privind implementarea proiectului, • Echipa de management nu are stabilite planuri de acţiuni pentru situaţii neprevăzute sau pentru recuperare întârzieri, • procedurile de lucru (evaluare şi de control) nu există sau nu se aplică, • Necunoaşterea prevederilor contractului de finanţare şi anexelor acestuia, • Necunoaşterea procedurilor / prevederilor legale (achiziţii publice, cod fiscal, construcţii, securitatea muncii, etc.), Efecte: Cheltuieli neeligibile. Pierderi financiare pentru beneficiar.

11. Problemele care apar in accesarea fondurilor nerambursabile Probleme legate de informare / publicitate • Lipsă aviz OI pentru materiale de informare şi publicitate, • Informare şi publicitate realizată după termenul de finalizare proiect, • Materiale de informare/publicitate neconforme cu MIV – lipsă informaţii proiect / UE. Efecte: Cheltuieli neeligibile. Nerespectarea clauzelor contractului de finanţare. Probleme legate de cererile de prefinanţare / rambursare • Se omite transmiterea notificării beneficiarului cu privire la depunerea cererii de prefinaţare - 30 de zile de la semnare contract – cu posibilitate de revenire în primele 15 zile calendaristice ale lunii în care a fost prevăzută pre-finanţarea, • Obligativitatea transmiterii unei CR în 6 sau 12 luni de la primirea pre-finanţării, • Întarzieri la depunerea CP/CR, fata de notificări / grafice de rambursare, transmise la OI (Beneficiari Publici si Beneficiari Privati) - cauze diverse; Efecte: lipsa previzionării in cash-flow-ul centralizat – lipsa disponibilului pentru plata la AM POR,

12. Problemele care apar in accesarea fondurilor nerambursabile • Nerespectarea prevederilor contractului de finanţare şi a recomandărilor OI privind întocmirea cererilor de pre-finanţare / rambursare, • Dosarele prezentate la cererile de pre-finanţare / rambursare nu sunt complete şi conforme cu listele de verificare, • Documente justificative incomplete sau necorelate (continutul facturii nu este mentionat clar, necorelare intre factura si contractul de achizitie, OP nu precizeaza detaliile plăţii în concordanţă cu facturaetc.), • Păţi către furnizori în alt cont decât cel precizat pe factură sau în contract, • Plăţi către furnizorii de servicii înainte de realizarea serviciilor (lipsă rapoarte servicii), • Se omite frecvent copierea faţă-verso a documentelor originale, • Lipsesc Rapoartele dirigintelui de santier sau sunt prezentate neconform (nu sunt detaliate activitatile prestate detaliat; verificarile efectuate; • Nu sunt respectate notele de subsol privind modul de completare a CR (frecvent nu sunt preluate toate capitolele din bugetul proiectului la tabel 7A si 7B) Efecte: Decalarea la plată cu 1 – 3 luni a CP / CR,

13. Problemele care apar in accesarea fondurilor nerambursabile Problemelegate de RAPORTUL DE PROGRES • Se omite frecvent completarea cap. 5 Descrierea pe scurt a stadiului de implementare; se confunda indicatiile de completare cu tabelul detaliat pe activitati, • Nu se preiau toti indicatorii din Cererea de finantare, • Se confunda indicatorul de rezultat imediat cu indicatorul de rezultat; nu se completeaza frecvent rubrica rezervata indicatorului de "rezultat" • Se completeza gresit perioada de referinta • Se confunda raportul de progres de verificare cu raportul de progres al monitorizarii; ca atare la primele cereri se numeroteaza in continuarea celui de monitorizare; Efecte:Notificare beneficiar – întârzieri în procesare şi la plată,

14. Problemele care apar in accesarea fondurilor nerambursabile Probleme legate de modificarea contractelor de finanţare • Notificări privind modificarea unor condiţii din contractul de finanţare – înainte de modificare, • Lipsa documente suport la notificările de modificare contract (echipa de proiect, grafic de rambursare, etc.), • Anexele actului adiţional ( calendarul activităţilor, buget…) nu reflectă modificările solicitate prin memoriu justificativ depus de beneficiar, • Justificările privind necesitatea modificării contractului prin act adiţional nu sunt convingătoare, • Justificările nu sunt susţinute de documente justificative (de ex.se solicită modificarea valorii echipamentelor, dar nu anexează un studiu de piaţă efectuat în acest senssauoferte care reflectă o creştere a preţurilor la echipamente), • Nu sunt corelate datele din Calendarul activităţilor, planul de achiziţii şi graficul de rambursare a cheltuielor, • Aplicare modificări după avizare / aprobare. Efecte: Notificări sau acte adiţionale respinse – cheltuieli neeligibile

15. Problemele care apar in accesarea fondurilor nerambursabile Probleme legate de procedurile de achiziţii • Calendarul procedurii nu este întocmit conform documentelor anexate la dosarul achiziţiei publice, • Decizia de numire a comisiei de evaluare fără număr şi fără dată, • Declaraţii de confidenţialitate şi imparţialitate ale membrilor comisiei de evaluare nepersonalizate, datate greşit sau nesemnate, • Raportul procedurii de achiziţie publică nu precizează motivele respingerii ofertelor; nu indică motivul pe baza căruia s-a declarat castigator ofertantul. • Contractele de achiziţie încheiate nu se corelează cu documentele primite la ofertare (ex. subcontractarea – de cele mai multe ori oferta este prezentată fără subcontractanţi, dar se uită eliminarea articolul din contract cu privire la acest aspect) • Nu se ataşează la dosar toate anexele care sunt menţionate în contractul de achiziţie ca făcând parte din documentele contractului încheiat • Nerespectarea procedurilor in domeniul achiziţiilor publice,

16. Problemele care apar in accesarea fondurilor nerambursabile • Necorelări între părţile componente ale DA, • DA cu informaţii incomplete / neactualizate cu situaţia de pe teren, • Criterii de calificare a ofertanţilor impuse disproporţionat cu specificul contractului sau care pot restricţiona accesul anumitor categorii de ofertanţi, • Modelul de contract nu este corelat cu prevederile DA, • Contractele nu conţin clauze clare cu privire la acordarea avansurilor, eşalonarea la plată a lucrărilor, aplicarea penalităţilor. • Utilizarea ca factor de evaluare a duratei de execuţie a lucrărilor – în DA. • Lipsa de informaţii în DA privind vizitarea locaţiei proiectului de către ofertanţi, • Lipsesc documentele justificative privind constituirea garanţiei de participare sau de bună execuţie. • Neincluderea în contractele de servicii de proiectare a unor clauze privind obligaţia proiectantului de a asigura AT în perioada contractului de lucrări + bugetare acestei activităţi, • DA conţine criterii de calificare bazate pe experienţa ofertantului (Art. 176 din OUG 34/2006) sau alte criterii de calificare decât prevede art.198 din OUG 34/2006,

17. Problemele care apar in accesarea fondurilor nerambursabile Efecte • Notificare beneficiar – întârzieri în procesare şi la plată, • Note de comenzi suplimentare(NCS) sau note de renunţare (NR) emise de contractor, • Solicitări de acte adiţionale la contractul de lucrări – cerute de contractor, • cîştigă oferte cu durate de execuţie nerealiste, • Oferte financiare nerealiste (subestimate), • Necesitatea încheierii de acte adiţionale pentru suplimentare a valorii contractului de lucrări (majorare cantităţi + sume), • Selecţia unui nou proiectant care impune alte soluţii, • Apar cheltuieli neeligibile, • Contracte de lucrări fără buget pentru lucrări diverse şi neprevăzute, • Cheltuielile aferente acestor lucrări NU sunt eligibile – deşi sunt justificate, Efecte –> Procedură neconformă ==> Cheltuieli neeligibile !!!

18. Problemele care apar in accesarea fondurilor nerambursabile Probleme legate de atribuirea şi execuţia contractelor de lucrări • Autorizaţiile şi/sau avizele necesare lipsesc sau auperioada de valabilitate expirată, • Nerespectarea graficului de execuţie a lucrărilor de construcţii, • Necorelarea cheltuielilor solicitate la rambursare cu cele prevăzute în ordinul de cheltuieli eligibile, • Suplimentarea valorii contractului de lucrări fără respectarea procedurilor de achiziţie publică (OUG 34/2006), • Decontarea cheltuielilor diverse şi neprevăzute – fără respectarea procedurilor de achiziţii, • Dificultăţi în implementarea şi monitorizarea proiectului cauzate de lipsa unui sistem eficient de raportare a activităţii dirigintelui de şantier.

19. Problemele care apar in accesarea fondurilor nerambursabile PRECIZARI: • Valoarea lucrarilor suplimentare se raporteaza la valoarea contractului initial – fara sa se ia in calcul valoarea NR. • Prevederile Ordinului MDRT nr. 1218/31.03.2010 – privind avizarea de catre CTE a documentatiei justificative pentru suplimentarea lucrarilor de constructii/ valorii contractelor de lucrari – NU sunt aplicabile pentru proiectele finantate prin POR,

20. POR 2007-2013 Regiunea de Dezvoltare Sud-Est VĂ DORIM MULT SUCCES ! Date de contact Agentia pentru Dezvoltare Regionala Sud-Est Telefon/fax: 0339/401018-20, 0339/401017 E-mail:adrse@adrse.ro www.adrse.ro Biroul Judetean Constanta Telefon/ Fax: 0341.426.627; 0341.426.628