CONSULTAS AL SISTEMA DE GESTIÓN DE ARCHIVO (AKS / SGA)

1. CONSULTAS AL SISTEMA DE GESTIÓN DE ARCHIVO (AKS / SGA) 3 de Mayo de 2006

2. 1º--- Introducción SISTEMA DE GESTION DE ARCHIVO (AKS / SGA) 2º--- CONSULTAS desde la aplicación AKS / SGA 3º--- CONSULTASdesde la aplicación B29

3. 1º SISTEMA DE GESTION DE ARCHIVO (AKS / SGA) Introducción

4. Aplicaciones de gestión de expedientes  Archivo (Antes) B.D. Archivo B.D. Archivo B.D. Archivo Aplicaciones de Gestión de expedientes B.D. Archivo Gestión de exped. Archivos de oficina Archivo General e Histórico

5. Aplicaciones de gestión de expedientes  SGA (Ahora) xml + eDocs Proceso automático de Importación Exportación al SGA S.G.A. (corporativo) Aplicaciones de Gestión de expedientes Consulta al SGA • Procesos de Archivo • Registro,Consulta,Préstamo • Transferencia, Expurgo • Cuadro de clasificación • Unid.productoras, Valoración • Gestión de espacios,... Fichas de los expedientes (ISAD) Signatura,... Consulta al SGA Archivos de oficina Gestión de exped. Archivo General e Histórico

6. 2º CONSULTAS desde la aplicación AKS / SGA

7. Índice de contenidos 1.- CONSULTA EN EL SISTEMA DE GESTION DE ARCHIVO (AKS / SGA). • 1.1.- Consulta Simple • 1.2 – Consulta Avanzada • 1.3 – Presentación de Resultados • 1.4.- Visualización del Registro Completo • 1.5.- Visualización de los documentos electrónicos • 1.6.- Ficha del Expediente 2.- SOLICITUD DE PRÉSTAMO DEL EXPEDIENTE 22 de Diciembre de 2005

8. Consulta del A.K.S. / S.G.A. 1.- CONSULTA EN EL SISTEMA DE GESTION DE ARCHIVO (AKS / SGA). Posicionándose en el apartado Descripción Archivo el Sistema de Gestión de Archivo posibilita las siguientes actuaciones: Entradapara la descripción manual de la documentación Consulta Simple de la documentación Consulta Avanzada de la documentación Gestión de Espaciospara la ubicación de documentación

9. Consulta del A.K.S. / S.G.A. 1.1.- CONSULTA SIMPLE La consulta simple del SGA facilita la búsqueda de la información en base a los criterios básicos (Nivel de Archivoen el que se localiza el expediente, Productorde la documentación, Cuadro de Clasificación, Fechasextremas del expedienteyNº del Expediente) y/o la posibilidad de búsqueda por texto libre. 22 de Diciembre de 2005

10. Consulta del A.K.S. / S.G.A. 1.2 - CONSULTA AVANZADA. La consulta avanzada presenta un mayor número de datos para la interrogación al Sistema:

11. Consulta del A.K.S. / S.G.A. 1.3 – PRESENTACIÓN DE RESULTADOS (I) • AKS / SGA presenta la previsualización de los resultados que se ajustan a la consulta formulada, indicando: • Clasificación de la documentación • Nº del Expediente • Título del Expediente • Fecha de inicio del Expediente • Datos para la localización física del Expediente (Nº de la Caja que contiene el Expediente y Depósito de archivo donde se encuentra) • Documentos electrónicos del Expediente Pinchando en cualquiera de ellos se accede al registro completo del expediente

12. Consulta del A.K.S. / S.G.A. 1.3 – PRESENTACIÓN DE RESULTADOS (II) Pantalla de previsualización de resultados del AKS / SGA

13. Consulta del A.K.S. / S.G.A. 1.4.- VISUALIZACIÓN DEL REGISTRO COMPLETO

14. Consulta del A.K.S. / S.G.A. 1.5.- VISUALIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRONICOS Desde el registro del expediente se puede acceder al documento electrónico del mismo:

15. Consulta del A.K.S. / S.G.A. 1.6.- FICHA DEL EXPEDIENTE Desde el registro del expediente se puede obtener una ficha imprimible con los datos completos del expediente

16. Consulta del A.K.S. / S.G.A. 2.- SOLICITUD DE PRÉSTAMO DEL EXPEDIENTE Desde el registro del expediente se puede solicitar la consulta, préstamo o reproducción del mismo. El AKS / SGA presenta la solicitud de préstamo que se envía al responsable del archivo:

17. 3º CONSULTASdesde la aplicación B29

18. Índice de contenidos 1.- MENU PRINCIPAL DE HISTORICO DE EXPEDIENTES. 2.- CRITERIOS DE SELECCION DE EXPEDIENTES 3.- CONSULTA EN EL SGA 4.- PANTALLA PRINCIPAL DE HISTORICO DE EXPEDIENTES. 22 de Diciembre de 2005

19. Consulta del A.K.S. / S.G.A. 1.- MENU PRINCIPAL DE HISTORICO DE EXPEDIENTES. En el menú principal de Histórico de Expedientes se ha añadido un botón nuevo que llama a una pantalla que nos muestra las diferentes acciones que se pueden realizar entre B29 y S.G.A.

20. Consulta del A.K.S. / S.G.A. El botón que se ha añadido en esta pantalla para conectar con estas nuevas funciones es el de “Archivo”. La pantalla que se abre al pulsar este botón es:

21. Consulta del A.K.S. / S.G.A. 2.- CRITERIOS DE SELECCION DE EXPEDIENTES La pantalla a la que se da paso en cualquiera de las tres opciones es la que se muestra a continuación:

22. Consulta del A.K.S. / S.G.A. 3.- CONSULTA EN EL SGA 1º 2º Los expedientes que se muestran en esta pantalla son todos aquellos que están en el histórico y en el archivo. Por tanto, se selecciona el expediente que se desea consultar y mediante el botón de “Archivo…” se realiza una llamada al SGA.

23. Consulta del A.K.S. / S.G.A. 3.1.- Consulta en el archivo. 2º

24. Consulta del A.K.S. / S.G.A. 4.- PANTALLA PRINCIPAL DE HISTORICO DE EXPEDIENTES. En la pantalla principal de histórico de expedientes se ha añadido un botón que nos permite conectar con la consulta del archivo. En este caso se consulta el expediente que tenemos en la pantalla. Este botón solo se visualiza para aquellos expedientes que estén en el archivo.

25. Fin de la presentación Eskerrik asko zure arretagatik Gracias por su atención