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2. OFFENER AUFRUF ZUR PROJEKTEINREICHUNG OP SI-AT 2007-2013 Der Antragsleitfaden

2. OFFENER AUFRUF ZUR PROJEKTEINREICHUNG OP SI-AT 2007-2013 Der Antragsleitfaden. Mojca TRAFELA Gemeinsames Technisches Sekretariat Slowenien-Österreich 2007-2013 Tinje/Tainach, 24.November 2009. Ziel 3 – Europäische Territoriale Zusammenarbeit Antragsleitfaden Version 3

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2. OFFENER AUFRUF ZUR PROJEKTEINREICHUNG OP SI-AT 2007-2013 Der Antragsleitfaden

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  1. 2. OFFENER AUFRUF ZUR PROJEKTEINREICHUNG OP SI-AT 2007-2013Der Antragsleitfaden Mojca TRAFELA Gemeinsames Technisches Sekretariat Slowenien-Österreich 2007-2013 Tinje/Tainach, 24.November 2009

  2. Ziel 3 – Europäische Territoriale Zusammenarbeit Antragsleitfaden Version 3 OPERATIONELLES PROGRAMM SLOWENIEN-ÖSTERREICH 2007-2013

  3. Wer kann teilnehmen? Die Teilnahme an dem Programm steht in erster Linie Rechtspersonen, als auch Einzelunternehmern innerhalb des Programmgebietes offen. Die Mindestanforderung an die Partnerschaft besteht darin, dass mindestens einer der Projektpartner aus Österreich und einer aus Slowenien kommen muss. - Die Anzahl der PP ist nach oben nicht beschränkt. LP und PP müssen im Projekt aktiv teilnehmen (Aufgaben und Finanzen). LP und PP dürfen im Projekt nicht als Vermittler auftreten. Zur Teilnahme am Programm müssen alle Projektpartner über die rechtliche, finanzielle und betriebliche Kapazität verfügen. Antragsleitfaden, Kapitel 3.1

  4. Wer kann teilnehmen? private und öffentliche Institutionen zur Geschäftsunterstützung Unternehmen, Cluster und Netzwerke nationale, lokale und regionale Behörden Forschungsinstitute Universitäten und technologisch und wirtschaftlich orientierte Fachschulen Tourismusinstitutionen, Verbände und Agenturen lokale und regionale Entwicklungsorganisationen Schulungs- und Bildungsorganisationen und –Institutionen usw. Antragsleitfaden, Kapitel 3.1

  5. Priorität: WETTBEWERBSFÄHIGKEIT, WISSEN UND WIRSCHAFTLICHE ZUSAMMENARBEIT KMU-Entwicklung Tourismus Rahmenbedingungen für eine wissensbasierte Wirtschaft Thematische Stärkenfelder 2.Priorität: NACHHALTIGE UND AUSGEGLICHENE ENTWICKLUNG Verwaltung natürlicher Ressourcen Städtische und regionale Entwicklung Soziale und kulturelle Entwicklung

  6. Projektumfang und Projektdauer • Projekte, die zuschussfähig für die Teilnahme im Programm sind, müssen mindestens30.000 € EFRE-Mittel beantragen und sollten als Empfehlung nicht mehr als 3 Mio. beantragen • Die empfohlene Projektdauer:36 Monate

  7. Kofinanzierungsanteil • Lediglichzuschussfähige Ausgabenkönnen durch das Programm finanziert werden, wobei die Kofinanzierung der Gemeinschaft durch die EFRE Mittel bei höchstens85%der öffentlichen Kofinanzierung liegen darf; mindestens15%sind von anderen öffentlichen Quellen beizutragen.

  8. Die Kofinanzierung • Die nationale öffentliche Kofinanzierung wird in Slowenien aufgrund des öffentlichen Aufrufs an slowenische Partner für bewilligte Projekte durch SVLR sichergestellt. • In Slowenien muss jeder PP einen Eigenanteil vonmindestens 5%zur Finanzierung seiner zuschussfähigen Kosten beitragen. • In Österreich ist es notwendig, für die Sicherstellung der nationalen/regionalen Kofinanzierung eine Kontaktaufnahme mit Regionalenbehörden aufzunehmen.

  9. Der Projektbeginn • Der früheste mögliche Startzeitpunkt des Projekts istdas Datum, zu dem Gemeinsames Technisches Sekretariat (GTS) den Erhaltdes vollständigenProjektentwurfes bestätigt. • Wenn der Projektentwurf nicht vorgelegt wird, ist der früheste mögliche Startzeitpunkt des Projektes der Tag, an dem das vollständige Antragsformular eingeht. • aufgrund von Bestimmungen der Vergabe von öffentlichen Aufträge, staatlichen Beihilfen oder von nationalen Gesetzen kann als Projektbeginn ein späteres Datum festgesetzt werden.

  10. Projektabschluss • Projektabschluss: das Datum der letzten Zahlung des PP (spätestens bis zum 31. März 2015) • Bei der Projektdauer soll auch “der administrative Schluss“mitberücksichtigt werden.

  11. Grenzübergreifende KooperationskriterienI. • GEMEINSAME PLANUNG Projektentwicklung, Ziele, Resultate, Budget, Zeitplan,Verteilung der Aufgaben, des Wissens und Erfahrungen 2. GEMEINSAME DURCHFÜHRUNG alle Partner sind verantwortlich für unterschiedliche Teile der Durchführung

  12. Grenzübergreifende KooperationskriterienII. 3.GEMEINSAMES PERSONAL • Ist erreicht nur wenn zum Projektabschlusseine gemeinsame Institution mit Mitarbeitern aus beiden Ländern besteht (langfristige Ausrichtung) 4. GEMEINSAME FINANZIERUNG • Das Projekt verfügt über ein gemeinsames Budget mit jährlichen Ausgabezielen, die an die Partner in Übereinstimmung mit den durchgeführten Aktivitäten verteilt werden DER PROJEKT IS ZUSCHUSSFÄHIG, WENN MINDESTENS ZWEI GRENZÜBERGREIFENDE KOOPERATIONSKRITERIEN ERFÜLLT SIND.

  13. Zuschussfähige Ausgaben Zuschussfähigkeit der Ausgaben: • wenn sie innerhalb des, von dem GBA bestätigten, Projekt entstehen • wenn sie mit dem Projekt direkt im Zusammenhang stehen • wenn sie mit einer wirtschaftlichen Haushaltsführung übereinstimmen • wenn sie innerhalb des Zuschussfähigkeitszeitraumes angefallen und bezahlt sind - wenn sie durch den LP/PP entstanden sind, von diesem beglichen und in deren getrennten Buchhaltungsunterlagen verzeichnet werden.

  14. Zuschussfähige Ausgaben nach Kostenkategorien • 1) Personalkosten • 2) Externe Kosten • 3) Investitionen • 4) Betriebskosten

  15. Personalkosten I. Diese Kostenkategorie bezieht sich nur auf Mitarbeiter innerhalb des Unternehmens oder der Institution des Lead Partners oder Projektpartner, die an dem Projekt beteiligt sind und ein entsprechendes Arbeitsvertrag haben.

  16. Personalkosten II. • Genau festlegen: die Arbeit der Person wird aus dem Projekt finanziert, die Aufgaben sowie der Umfang der Arbeit an dem Projekt, die Dauer der Beteiligung, die Summe, die für die Projektbeteiligung gezahlt wird, einschließlich einer Klausel, aus der hervorgeht, dass die Arbeit an dem Projekt, nicht aus dem nat./reg. Budget finanziert wird. • Beachten Sie die Doppelfinanzierung – Mitarbeiter in öffentlichen Institutionen können aus dem Projekt nur für die Arbeit bezahlt werden, die nicht mit ihren alltäglichen Aufgaben in Zusammenhang stehen.

  17. Reisekosten und Spesen • Grundprinzipe der Wirtschaftlichkeit berücksichtigen • Die Dokumentation aufbewahren (bording pass, Maut, Parkgebühr usw.) • Den Dienstreiseauftrag genau ausfühlen (der Kurztitel des Projektes, die Dauer, Zweck der reise, die Reisekostenabrechnung, die Unterschrift, der Stempel…) • Nicht den Reisebericht vergessen. Die Stundenabrechnung mit dem Reisebericht vereinheitlichen.

  18. Externe Ausgaben • Auswahl der externen Dienstleistungen ist gemäß der nationalen Regelungen über die Vergabe öffentlicher Aufträge durchzuführen

  19. Nachweise • Nachweis über das Auswahlverfahren • Kopie des Vertrages • Rechnungen oder andere Bankbelege • Mustermaterial, Einladungen, die Anwesenheitslisten,... • Fotos, usw.…

  20. Investitionen • Investition in die Ausstattung • Bauarbeiten • Ankauf des Grundstücks • Ankauf von Immobilien • Erwerb von unterstützungsfähiger Ausstattung

  21. Betriebskosten • Direkte Ausgaben (z.B. Ankauf von Büromaterial nur für den Bedarf des Projekts) • Indirekte Ausgaben (z.B. Heizkosten, Strom usw.)

  22. Im Bezug auf die Kalkulation der Betriebskosten gibt es 2 Möglichkeiten • Beantragt der Projektpartner die Erstattung von Verwaltungsausgaben in Höhe von nicht mehr als 7% der gesamten direkten zuschussfähigen Ausgaben, ist es möglich die Flat-Rate-Methode anzuwenden! • Liegen die Verwaltungsausgaben bei über 7% der gesamten direkten zuschussfähigen Ausgaben (bis max 25%) sind alle Ausgaben in jedem Fortschrittsbericht vollständig zu dokumentieren.

  23. Nicht zuschussfähige Ausgaben • Kosten, die gemäß Definition im Fördervertrag vor Beginn oder nach Ablauf des Zuschussfähigkeitszeitraums des Projekts gezahlt worden sind • Ausgaben für Aktivitäten, die außerhalb des Programmgebietes stattgefunden haben, es sei denn, diese Aktivitäten sind für das Projekt notwendig und von der VB oder dem GBA bestätigt worden • Ausgaben, die an Dritte weiterverrechnet werden und daher nicht dem Lead Partner oder seinen Partnern entstehen • repräsentative Gegenstände wie Gegenstände, Blumen, Glückwunschkarten • Mitarbeitergehälter (z.B. Beamte), die aus nationalen/regionalen oder kommunalen Budgets für die Durchführung regelmäßiger Aktivitäten finanziert werden

  24. Finanzielle Verwaltung des Projektes • Jeder Projektpartner muss: - getrennte Buchhaltungsaufzeichnungen über das Projekt führen, - einen Prüfpfad sicherstellen. • Jeder Projektpartner ist verpflichtet, die gesamte Projektdokumentation bis zum 31.12.2020 für mögliche Prüfungen durch entsprechende Behörden aufzubewahren.

  25. Problembereiche bei der Projektdurchführung

  26. Die heufigsten Fehler bei der Vergabe öffentlicher Aufträge • Teilung der öffentlichen Aufträge • Anwendung des falschen Verfahrens • Missachtung der Schrittfolge des Verfahrens • Schließen der Ergänzungsverträge bzw. Verlängerung der Vertragsfristen • Mangelhafte Unterlagen – unvollständige Prüfspurensicherung

  27. Information und Werbung Die von der Verwaltungsbehörde erstellten Richtslinien und die entsprechende EG-Verordnung müssen berüchsichtigt werden Bei jedem Dokument, Produkt oder Veranstaltung müssen die pflichtmäßigen Logos angewendet werden. Die entsprechende Aufbewahrung und das Archivieren der Dokumentation (z.B. “Printscreens“ der Webseiten, der Artikeln usw.) Für Projekte, die den Kauf eines Gebäudes oder die Finanzierung von Infrastruktur betreffen und für die der öffentliche Beitrag bei über 500.000 € liegt, müssen permanente erklärende Schilder angebracht werden. Antragsleitfaden, Kapitel 9.7

  28. Das Wesentliche bei den getrennten Buchhaltungsunterlagen • Die Buchführung der mit dem Projekt bezogenen Finanzdaten muss auf einem getrennten “Konto“ bzw. Kostenkategorie geführt werden (Einnahmen, Ausgaben). • Ein einfacher und übersichtlicher Computerauszug muss möglich sein.

  29. Einnahmen • Gemäß Artikel 55 der Ratsverordnung (EG) Nr. 1083/2006 sind alle Einnahmen die mit dem Projekt erzielt werden zu berücksichtigen • Es bestehen 2 Möglichkeiten die Einnahmen zu berücksichtigen

  30. Auswahl und Genehmigung von Projekten 3 - Genehmigung GBA Entscheidung zur Projektgenehmigung Entscheidung zur Projektablehnung VB 4- Vertragsschluss 2- Bewertung EFRE-Vertrag GTS Regionale / Nationale Finanzierung 3 - Erstellung des zusammengefassten Berichts Regional/national 2 - Organisation der Bewertung - Kofinanzierungsvertrag 1- Antrag 1 - Registierung des Antrags beim CMS Projektpartner Projektantragsteller/Lead Partner Erstellung und Einreichung des Antrags Partnerschaftsvertrag 5 - Projektdurchführung Antragsleitfaden, Kapitel 8.1

  31. Hauptverantwortlichkeiten des Lead Partners Der Lead Partner übernimmt folgende Verantwortlichkeiten: Sicherstellung der Durchführung des gesamten Projekts Sicherstellung, dass die von den am Vorhaben teilnehmenden Partner erklärten Ausgaben bei der Durchführung des Projektes entstanden sind und mit den zwischen den Partnern vereinbarten Aktivitäten übereinstimmen, Bestätigung, dass die von den am Projekt teilnehmenden Partnern erklärten Ausgaben von den Kontroller überprüft wurden Verteilung der EFRE-Beiträge an die am Projekt teilnehmenden Partner Usw. Antragsleitfaden, Kapitel 9.1

  32. Hauptverantwotlichkeiten der Projektpartner I Die Projektpartner sind verantwortlich für die Umsetzung der vereinbarten Aufgaben. Jeder Projektpartner, der am Projekt teilnimmt, muss: den Vertrag für die regionale/nationale Kofinanzierung – falls zutreffend – unterzeichnen, die Verantwortung übernehmen, falls bei den erklärten Ausgaben Unregelmäßigkeiten auftauchen, AntragsleitfadenKapitel 9.1

  33. Hauptverantwotlichkeiten der Projektpartner II den Mitgliedstaat, in dem er seinen Sitz hat, über seine Teilnahme am Projekt informieren, wenn der Mitgliedstaat als solcher nicht am operationellen Programm teilnimmt, die Kostenerklärungen und Inhaltsberichte an die Kontrolleinheit übersenden, die Kostenbestätigung und die Informationen dem Lead Partner vorlegen. Antragsleitfaden, Kapitel 9.1

  34. Berichterstattung, Kontrolle und Überwachung Antragsleitfaden, Kapitel 9.4 • In Slowenien werden die Kontrollen vom Amt für lokale Selbstverwaltung und Regionalpolitik der Regierung der Republik Slowenien durchgeführt. • In Österreich werden die Kontrollen von den RBs organisiert. • Der Prüfer jedes Partners muss vor der Unterzeichnung des EFRE-Vertrages bekannt sein.

  35. Projektänderungen Alle Änderungen am Projekt sollen zwischen den Projektpartnern begründet und vereinbart werden und zwar bevor sie der Verwaltungsbehörde bekannt gegeben werden. Die Änderungen werden durch Programmbehörden bestätigt. Größere Änderungen werden durch den gemeinsamen Begleitausschuss bewilligt, sonstige Änderungen können von der Verwaltungsbehörde und den einschlägigen Kofinanzierungsbehörden bewilligt werden. Die Regeln für Projektänderungen werden vom GBA festgelegt und auf der Programm-Website veröffentlicht. Antragsleitfaden, Kapitel 9.8

  36. Andere Bereiche besonderer Beachtung Staatliche Beihilfen – falls das Projekt auf dem Markt tätig ist und den Wettbewerb verzerrt, gelten die Begrenzungender Schemas von Staatlichen Beihilfen – überprüfen bei den Regionalbehörden! Die Ausdauer derInvestitionsprojekten– 5 Jahre nach dem Ende der Investition dürfen Eigentum und Bedeutung nicht verändert werden Chancengleichheit – die Projekte müssengleiche Chancen stellen ohne Bezug auf Geschlecht und den Grundsatz der Nichtdiskriminierung beachten! Die Umwelt– die kofinanzierten Projekte dürfen nicht negative Folgen auf die Umwelt haben; es müssen die Empfehlungen aus dem Ermessen der Einflusse auf die Umwelt beachtet werden (siehe Antragsleitfaden)

  37. Die Einreichung des Projektentwurfes • Seit dem 1.10.2007 können die ausgefüllten Formulare für Projektentwurfe an folgende E-Mail-Adresse: jts-si-at.svlr@gov.si gesandt werden. • Der Zuschussfähigkeitszeitraum beginnt mit dem Tag, an dem das GTS den Erhalt eines vollständigen Projektentwurfes bestätigt.

  38. Einreichen der Projektanträge • Anträge sind ausschließlich an folgende Adresse zu senden: Služba Vlade Republike Slovenije za lokalno samoupravo in regionalno politiko Oddelek za upravljanje čezmejnih programov Maribor Skupni tehnični sekretariat Slovenija-Avstrija 2007-2013 Svetozarevska 6, SI-2000 Maribor • Der erste Annahmeschluss: 11. Januar 2010, 15.30 Uhr (alle weiteren Fristen werden auf der Website www.si-at.eu veröffentlicht)

  39. Die Einreichung des Antrags Umschlagbeschriftung: “OP SI- AT 2007-2013 / Antragsformular2.OA” Der Antrag ist vom Lead Partner sowohl in ausgedruckter als auch in elektronischer Form einzureichen ( CD- ROM) Antragsleitfaden, Kapitel 7.2

  40. Kontakte für den 2. offenen Aufruf Gemeinsames Tehnisches Sekretariat OP SI-AT 2007-2013 Email: jts-si-at.svlr@gov.si Kontaktperson für die Aufrufe: Mojca Trafela Telefon: +386 (0)2 2294 215 Website: www.si-at.eu

  41. Kontaktpersonen Verwaltungsbehörde:Leiterin des GTS: Laura Lajh RauterKarmen Berlič Tel. + 386 (0)2 229 42 14Tel. + 386 (0)2 229 42 09 Kontaktperson für die Aufrufe: Mojca Trafela Tel. + 386 (0)2 229 42 15 E-mail:jts-si-at.svlr@gov.si

  42. www.si-at.eu

  43. Danke für ihre Aufmerksamkeit!

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