Manual de Diretor de Protocolo

1. 2002 / 2003 Manual de Diretor de Protocolo

2. Índice Comissão Organizadora......................................................................................................... 03 Membros da Comissão.......................................................................................................... 04 Introdução.............................................................................................................................. 07 Sua Função / Apresentação de Cargo.................................................................................... 08 Pré-Requisitos que antecedem a reunião............................................................................... 09 Requisitos para um bom Diretor de Protocolo...................................................................... 14 Deveres do Diretor de Protocolo........................................................................................... 15 Do Hino Nacional.................................................................................................................. 19 Hino Nacional........................................................................................................................20 Da Bandeira Nacional............................................................................................................ 21 Hino à Bandeira.....................................................................................................................22 Formação da Panóplia para Rotaract..................................................................................... 23 Composição de Mesa............................................................................................................. 24 Modelo de Abertura de reunião............................................................................................. 28

3. Comissão Organizadora Este trabalho foi realizado durante 4 meses por um grupo de companheiros, que incansavelmente se dedicaram na elaboração e criação deste novo Manual do Protocolo. Unimos companheiros que já foram Diretores de Protocolo, companheiros experientes nesta e em outras funções e novos Protocolos para juntos realizarmos este trabalho. Agradecemos também aos companheiros que se dedicaram na elaboração de outros Manuais, o que também nos auxiliou e ajudou na confecção deste Manual. Não queremos com isso, substituir nenhum outro manual já criado, mas sim, enriquecer, trazer mais subsídios e material de apoio a este cargo tão importante do Conselho Diretor. Queremos que nossa contribuição seja de agradável leitura e possa contribuir para o engrandecimento cada vez maior do nosso querido movimento rotaractiano.

4. Membros da Comissão

5. Membros da Comissão

6. Membros da Comissão

7. Introdução • Caríssimo Diretor de Protocolo, parabéns pela sua eleição. Acreditamos que sua escolha tenha sido plenamente correta e sabemos que a partir de julho próximo seu clube terá motivos de sobra para se orgulhar, pois você está começando a se preparar para tal missão, certo!!! Antes de começarmos a abordarmos deveres e obrigações do Diretor de Protocolo,você saberia neste exato momento apontar algumas delas? Saiba que não são poucas. A principio salientamos que muito do brilho e do sucesso das reuniões rotaractianas depende de sua atuação e dentro deste espírito que compilamos neste trabalho, algumas observações, algumas experiências que muito colaborarão para seu correto desempenho. Neste manual você saberá como se apresentar em uma tribuna, as preocupações antes e durante uma reunião ordinária, precedência de autoridades, composição da panóplia, e muitas outras informações.

8. Sua função / Apresentação do Cargo • Dentre os cargos que compõe um Conselho Diretor de um Rotaract Club, o de DIRETOR DE PROTOCOLO é o que mais se destaca, não pelo lado simpático de seus deveres, nem pelo lado atraente de seu exercício, e nem mesmo pela projeção e destaque de seu titular, mas, principalmente pelo agradável prazer que ele proporciona àqueles que o exercem, visto que, estes têm a oportunidade de desfrutar de momentos de salutar convívio rotário, quando se mostram amáveis para com os convidados, gentis para com os visitantes e sempre amigo de todos os companheiros. A função do PROTOCOLO é dar sua contribuição de modo que a reunião seja mais organizada e célere possível, evitando assim que sejam cometidos imprevistos que possam prejudicar o bom andamento da reunião, proporcionando que o clube se destaque pela ordem e eficácia de sua reunião, causando assim, uma boa impressão aos visitantes e convidados. O Diretor de Protocolo é uma figura discreta, mas é onde graças a ele em combinação com o Presidente de Clube, proporcionam uma reunião com todas essas qualidades, tornando-a um sucesso.

9. Pré-requisitos que antecedem a reunião Sem sombra de dúvida, o sucesso de seu bom desempenho é a feitura de um prévio planejamento da reunião, principalmente em conjunto com o Presidente e o Secretário do clube. A)Estabelecimentos de critérios para a gestão, tais como; • Aniversariantes da semana, vão a mesa? • Quando tiver mais de um, qual o critério a ser utilizado? • Ficará a cargo dos Serviços Internos os aniversariantes? • Caso seu clube já tenha tido ou tem um RDR ou membro de um Cargo no Conselho Distrital ou na Omir Brasil, qual o tratamento dado a ele? Irá para a mesa toda a reunião? • O rotariano responsável ficará onde? • Definir se passa datas comemorativas.

10. Pré-requisitos que antecedem a reunião B) Comportamento Visual • O Diretor de Protocolo deverá sempre ser o mais discreto possível, e quando da apresentação da mesa, dos convidados e dos visitantes o mesmo deverá ser sério e objetivo, não fazendo na tribuna, comentário ou brincadeira alguma a qualquer um dos presentes. No entanto, deverá ainda o Diretor de Protocolo estar atento ao desenrolar de toda a reunião, pois o sucesso da mesma, passa pela observação fiel do “timing”, pelas providências de última hora, enfim pelo correto desempenho. O visual do Diretor de Protocolo, deverá estar sempre alicerçado em roupas que lhe conferem certa elegância, ou seja sobriedade, pois normas protocolares assim exigem.

11. Pré-requisitos que antecedem a reunião C) Cuidados especiais que antecedem a reunião. • Chegar ao local de 15 a 30 minutos antes do seu inicio. • Sino. • Martelo. • Panóplia. • Tribuna. • Cadeiras. • Toalhas. • Iluminação, som, ventilação e extintores. • Audiovisual. • Composição da Mesa Diretora. • Cardápio / Garçons (caso haja alimentação). • Providenciar os recursos necessários ao orador. • Providenciar com a ajuda das Comissões de Companheirismo e de Programa, a recepção aos convidados, principalmente aos que se destinarem a mesa da Presidência. • Confirmar pessoalmente a pronúncia de cada convidado. • Definir em conjunto com o Presidente a composição da mesa principal. • Assuntos de última hora inseridos na pauta.

12. Pré-requisitos que antecedem a reunião D) Comportamento e Linguagem Como deve conduzir-se o PROTOCOLO: máxima distinção. Nada de “vedetismo” ou animador de festinhas. Ficar o menos possível com o uso da palavra. Nada de casos cômicos, gracinhas ou anedotas picantes. Quanto à linguagem, alegre se possível, porém sóbria e correta.

13. Pré-requisitos que antecedem a reunião D) Comportamento e Linguagem Muito cuidado com o tratamento obrigatório: • Cardeal / Sua Eminência ou Vossa Eminência • Bispo / Sua Excelência ou Vossa Excelência • Padre / Sua Santidade • Irmã / Sua Senhoria ou Vossa Senhoria • Juiz / Meritíssimo • Presidente da República, Governador, Prefeito e demais ocupantes de altos cargos públicos / Vossa Excelência. • Demais autoridades públicas / Sua ou Vossa Senhoria • Bolsistas, Integrantes do IGE, Intecâmbiados / Embaixadores da Boa Vontade • Membros da Família Rotária / Companheiro ou Companheira • Quando da presença de Presidentes ou Governadores de outras gestões, sempre referir-se como Governador ou Presidente acompanhado do ano referente a sua gestão. • Ex: Companheiro Marcelo Argolo do Rotaract Club Cidade do Aço D-4600 Presidente Omir Brasil 1998-99

14. Requisitos para um bom Diretor de Protocolo Para ser um bom Diretor de Protocolo, o companheiro indicado ou eleito deve preencher alguns requisitos, dada a importância e essencialidade de que o cargo é investido. Esses requisitos são importantes, mas não eliminatórios, sendo que o importante é que o companheiro que esteja interessado em assumir tal função, tenha consciência de aprimorar e desenvolver demais qualidades que porventura sinta necessidade de aprimorá-las. Dentre os requisitos, podemos destacar os seguintes; - Ser entusiasta, porém manter a sobriedade nos seus atos e palavras; - Ficar sempre atento a qualquer movimento; - Tratar os companheiros, visitantes e convidados com educação, mas, ao mesmo tempo, impor sua condição de forma a não ofendê-los; - Ter boa dicção, devendo ser claro e objetivo em suas manifestações; - Ter desembaraço

15. Deveres do Diretor de Protocolo - 1 • Além dos deveres referentes aos pré-requisitos e requisitos, salientamos os demais deveres inerentes de tão importante cargo. • Colaborar com o Presidente na composição da mesa que dirigirá os trabalhos, atendendo-se às disposições protocolares oficiais, bem como as normas e condutas do protocolo rotário. • Uma vez definido os componentes da mesa da Presidência (pelo menos, cinco minutos antes da hora marcada para o inicio oficial da Reunião), o Diretor de Protocolo, deverá iniciar a distribuição dos convites àqueles componentes que irão à Mesa, para após se dirigir a tribuna solicitando aos presentes que tomem seus devidos lugares, para que se dê início de mais uma Reunião do Rotaract. Caso o Diretor de Protolo não tenha condições de acompanhar o orador ao seu lugar, deverá destacar um companheiro para isso. • Apresentar os componentes da mesa da Presidência com desembaraço, de forma serena e com extrema seriedade, ou seja, sem qualquer comentário adicional que possa constranger qualquer pessoa presente na reunião. • Após a apresentação dos componentes da mesa da presidência, o DP deverá apresentar os rotarianos, visitantes e convidados, sendo que os agradecimentos deverão ficar por conta do Presidente ao término da reunião. • Colocar-se a par de todo o programa a ser desenvolvido na Reunião, de modo a encontrar-se capacitado a intervir com total desembaraço na ocasião necessária, bem como prestar imediata e eficiente colaboração ao Presidente. • Recomenda-se que o DP fique em posição estratégica, ou seja, em local que a um simples sinal/gesto do Presidente, o companheiro seja acionado/alertado para eventuais e necessários serviços, portanto, reserve este lugar com antecedência. • O DP deve postar-se cinco minutos antes do início da reunião, à entrada do local para saudar os participantes e deixar os convidados e visitantes à vontade, conduzindo-os à secretaria para que o mesmo assine a lista de presença e ficha de identificação.

16. Deveres do Diretor de Protocolo - 2 • Continuação • Pegar junto a Secretaria as fichas de identificação para quando for nominar suas presenças. • Levar ao conhecimento do Presidente, pedidos de companheiros para uso da palavra, informando-o sobre o assunto a ser tratado. Competirá ao Presidente, dependendo do assunto, autorizar ou não. • Não alongar-se na apresentação dos componentes da mesa, seus feitos ou suas vidas. • Não usar apelidos para identificar os componentes da mesa ou os visitantes. • Responsabilidades com o horário. O DP, de acordo com o programa a ser desenvolvido na reunião deverá sempre elaborar um “timing” estimativa de tempo para cada um dos tópicos do programa, geralmente de 1 hora a 1:30 para as reuniões ordinárias. Com isso o DP terá uma idéia precisa da programação informando ao Presidente se há folga ou não, para que o mesmo acelere ou não a reunião. • Apesar de não ser o usual, em alguns clubes existe o hábito do DP finalizar seus trabalhos. Normalmente ocorre em concordância com a Presidência, para apresentação de datas importantes, aniversários e estatísticas. Orienta-se que se faça da seguinte forma ao se dirigir à tribuna pela última vez: “O Diretor de Protocolo ao término de seus trabalhos, coloca-se a disposição da Presidência”.

17. Do Hino Nacional • Decreto Federal nº5.700 de 1º de Setembro de 1971, que dispõe sobre os símbolos nacionais. • Poderá ser tocado ao inicio de reuniões de caráter especial. • Se tocado, será executado somente a primeira parte. • Se acompanhado de canto, obrigatoriamente deverá ser apresentado em suas duas partes. • Caso alguma cerimônia seja executado hino de outro país, , o do Brasil será sempre o último a ser ouvido, como deferência para com a Nação amiga. • Muito comum é o aplauso ao final da apresentação do Hino Nacional, para que tal conduta seja tolerada, lembre o Presidente de seu clube, quando da abertura da reunião de avisar que ao final da apresentação do Hino, solicitar uma salva de palmas á Bandeira Nacional e as demais bandeiras da panóplia ou ao pavilhão nacional.

18. Deveres do Diretor de Protocolo - 3 • Observações • Cabe lembrar que as Recuperações são de responsabilidade da Secretaria do Clube. • Não é correto chamar os componentes da mesa pelo microfone designando-lhes o lugar e depois, iniciada a reunião, fazer a apresentação da Mesa. Utilize cartões com os números dos lugares. • Os números dos lugares visa, tão somente, facilitar a formação da Mesa, bem como para quem esta vendo. Por isso é aconselhável a formação da Mesa da Presidência com número impares de lugares para melhor compreensão do público. • Cuidado para não esquecer num canto da mesa um convidado especial. • Não usar as expressões “Mesa Principal”, “Mesa Presidencial” ou “Mesa do Presidente”, mas sim, “Mesa da Presidência” ou “Mesa Diretora dos Trabalhos”. • Uma vez apresentada a Mesa que presidirá os trabalhos e existindo outras autoridades ou convidados especiais no plenário, estes serão destacados pelo DP. • Não deve repetir nomes e cargos de convidados, se os mesmos já foram chamados nominalmente para compor a Mesa. • Não deve voltar a tribuna para anunciar a chegada de convidados, visitantes ou companheiros retardatários, salvo se for uma autoridade ou, em casos especiais determinados pela Presidência. Recepcione-os e encaminhe-os aos seus lugares. • Ao terminar a apresentação da Mesa, pedir ao plenário uma salva de palmas. • Não oferecer ou devolver a palavra ao Presidente, pois esta é uma prerrogativa somente do companheiro que preside a reunião.

19. Deveres do Diretor de Protocolo - 4 • Observações • Sempre que declinar o número de um distrito, deve pronunciá-lo por extenso, exemplo: Distrito quatro mil trezentos e dez, e não – quarenta e três – dez, ou ainda quatro-três-um-zero,como é comum acontecer. • A grafia correta é do exemplo seguinte: Distrito 4310 e ano rotário 1992-93 • Quando estiverem presentes a reunião, presidentes de diversos clubes, o critério a ser adotado será o da antiguidade do clube, ressalvando que Presidentes de outros distritos tem precedência aos do distrito anfitrião. Usa-se também escolher para a Mesa da Presidência, representando todos os demais presidentes presentes. • Ao anunciar os componentes da mesa, cite o nome, clube a que pertence e finalize com o cargo que ocupa. • Após a apresentação do Orador, fale sobre o que irá discorrer e finalize solicitando do plenário uma salva de palmas. • Cabe a Secretaria do clube, o fornecimento do cartão de recuperação a um companheiro visitante. Entretanto é importante o Protocolo estar atento a este trabalho em função de que envolve diretamente nas suas responsabilidades. •  A lista de Presença é de responsabilidade do Diretor de Serviços Internos do Clube. •  Agradecer a presença de convidados e visitantes • Apesar do DP ser uma das peças de maior importância de uma reunião, é ao Presidente que cabe a DIREÇÃO da Reunião, sendo dele o comando para que se executem os diversos tópicos que compõem o evento.

20. HINO NACIONAL BRASILEIRO Poema de: Joaquim Osório Duque EstradaMúsica de: Francisco Manoel da Silva II DEITADO ETERNAMENTE EM BERÇO ESPLÊNDIDO, AO SOM DO MAR E À LUZ DO CÉU PROFUNDO, FULGURAS, Ó BRASIL, FLORÃO DA AMÉRICA, ILUMINADO AO SOL DO NOVO MUNDO! DO QUE A TERRA MAIS GARRIDA TEUS RISONHOS, LINDOS CAMPOS TÊM MAIS FLORES; "NOSSOS BOSQUES TEEM MAIS VIDA", "NOSSA VIDA" NO TEU SEIO "MAIS AMORES". Ó PÁTRIA AMADA, IDOLATRADA, SALVE! SALVE! . BRASIL, DE AMOR ETERNO SEJA SÍMBOLO O LÁBARO QUE OSTENTAS ESTRELADO, E DIGA O VERDE-LOURO DESSA FLÂMULA - PAZ NO FUTURO E GLÓRIA NO PASSADO. MAS, SE ERGUES DA JUSTIÇA A CLAVA FORTE, VERÁS QUE UM FILHO TEU NÃO FOGE À LUTA, NEM TEME, QUEM TE ADORA, A PRÓPRIA MORTE. TERRA ADORADA ENTRE OUTRAS MIL, ÉS TU, BRASIL, Ó PÁTRIA AMADA! DOS FILHOS DESTE SOLO ÉS MÃE GENTIL, PÁTRIA AMADA, BRASIL! I OUVIRAM DO IPIRANGA AS MARGENS PLÁCIDAS DE UM POVO HERÓICO O BRADO RETUMBANTE , E O SOL DA LIBERDADE, EM RAIOS FÚLGIDOS, BRILHOU NO CÉU DA PÁTRIA NESSE INSTANTE. SE O PENHOR DESSA IGUALDADE CONSEGUIMOS CONQUISTAR COM BRAÇO FORTE, EM TEU SEIO, Ó LIBERDADE, DESAFIA O NOSSO PEITO A PRÓPRIA MORTE! Ó PÁTRIA AMADA, IDOLATRADA, SALVE! SALVE! BRASIL, UM SONHO INTENSO, UM RAIO VÍVIDO DE AMOR E DE ESPERANÇA À TERRA DESCE, SE EM TEU FORMOSO CÉU, RISONHO E LÍMPIDO, A IMAGEM DO CRUZEIRO RESPLANDECE. GIGANTE PELA PRÓPRIA NATUREZA, ÉS BELO, ÉS FORTE, IMPÁVIDO COLOSSO, E O TEU FUTURO ESPELHA ESSA GRANDEZA. TERRA ADORADA, ENTRE OUTRAS MIL, ÉS TU, BRASIL, Ó PÁTRIA AMADA! DOS FILHOS DESTE SOLO ÉS MÃE GENTIL, PÁTRIA AMADA, BRASIL!

21. Da Bandeira Nacional • Pela Lei 5.700, temos:Art 19. A Bandeira Nacional, em todas as apresentações no territórionacional, ocupa lugar de honra, compreendido como uma posição:I - Central ou a mais próxima do centro e à direita deste, quando com outrasbandeiras, pavilhões ou estandartes, em linha de mastros, panóplias, escudosou peças semelhantes;II - Destacada à frente de outras bandeiras, quando conduzida em formaturasou desfiles;III - A direita de tribunas, púlpitos, mesas de reunião ou de trabalho.Parágrafo único. Considera-se direita de um dispositivo de bandeiras adireita de uma pessoa colocada junto a ele e voltada para a rua, para aplatéia ou de modo geral, para o público que observa o dispositivo.

22. HINO À BANDEIRA Letra de: Olavo Bilac (1865-1918)Música de: Francisco Braga (1868-1945)Apresentado pela 1ª vez em 9/11/1906 Salve lindo pendão da esperança!Salve símbolo augusto da paz!Tua nobre presença à lembrançaA grandeza da Pátria nos traz. Recebe o afeto que se encerraem nosso peito juvenil,Querido símbolo da terra,Da amada terra do Brasil! Em teu seio formoso retratasEste céu de puríssimo azul,A verdura sem par destas matas,E o esplendor do Cruzeiro do Sul. Recebe o afeto que se encerraEm nosso peito juvenil,Querido símbolo da terra,Da amada terra do Brasil!  Contemplando o teu vulto sagrado,Compreendemos o nosso dever,E o Brasil por seus filhos amado,poderoso e feliz há de ser! Recebe o afeto que se encerraEm nosso peito juvenil,Querido símbolo da terra,Da amada terra do Brasil! Sobre a imensa Nação Brasileira,Nos momentos de festa ou de dor,Paira sempre sagrada bandeiraPavilhão da justiça e do amor! Recebe o afeto que se encerraEm nosso peito juvenil,Querido símbolo da terra,Da amada terra do Brasil!

23. Formação de Panóplia para Rotaract Casa da Amizade Estado do Distrito Anfitrião RDR Município País 8º 6º 4º 2º 1º 3º 5º 7º 13º 12º 10º 9º 11º Público

24. Composição de Mesa • Algumas considerações quanto a formação da Mesa da Presidência. • O Diretor de Protocolo, quando na formação da Mesa da Presidência, deve se ater aos seguintes princípios; • Não haverá distinção de sexo quando na sua formação, devendo ser única e exclusivamente analisada a importância de cada um em sua composição. • Deve estar constantemente atualizado quanto as regras de precedência diante das diversas autoridades rotaractianas e rotárias existentes. • Quando da formação da Mesa da Presidência, o número de lugares a mesa deve ser sempre ímpar, a fim de que sua apresentação possa ser feita de forma clara a todos que a vêem. • Quando da presença de cônjuges, fica estabelecido que sua apresentação seja feita pelo seu nome e não de seu parceiro e vice versa. • Mesmo em condições de parceria, o centro da mesa deve partir se for o caso do Rotaract, ai então em seguida do parceiro.

25. Composição de Mesa – Reuniões do Clube Casa da Amizade Estado do Distrito Anfitrião RDR Município País 8º 6º 4º 2º 1º 3º 5º 7º 13º 12º 10º 9º 11º Panóplia Fica assim definida composição de mesa para 3 lugares nas reuniões Ordinárias e Extraordinárias do clube; 2 1 3 Público

26. Casa da Amizade Estado do Distrito Anfitrião RDR Município País 8º 6º 4º 2º 1º 3º 5º 7º 13º 12º 10º 9º 11º Composição de Mesa - Distritais Panóplia Fica assim definida composição de mesa para 3 lugares nas reuniões distritais; 2 1 3 Público

27. Composição de Mesa – Omir Casa da Amizade Estado do Distrito Anfitrião RDR Município País 8º 6º 4º 2º 1º 3º 5º 7º 13º 12º 10º 9º 11º Panóplia Fica assim definida composição de mesa para 3 lugares nas reuniões da OMIR Brasil; 2 1 3 Público

28. Modelo de Abertura de Reunião • Companheiros e convidados, queiram por favor tomarem seus lugares à mesa, afim de darmos início a reunião do Rotaract Club de: • Presidente: Ao darmos inicio a ____ Reunião Ordinária do Rotaract Club de:______ solicito para que todos de pé saúdem o Pavilhão Nacional e as demais bandeiras da Panóplia. (Neste momento convida o DP para fazer a apresentação da mesa e dos convidados). DP: “Companheiros e convidados, é com imensa satisfação que apresento os componentes da mesa que dirigirá os trabalhos desta: reunião / festiva / etc. Ao centro no lugar nº1, o companheiro:_______________________________________ Presidente deste clube. A sua direita sucessivamente nos lugares: Nº2, Nº4......... A esquerda do presidente, nos lugares; Nº3, Nº5......... Caso não haja lugar para todos na mesa principal, apresentar da seguinte forma: “Gostaríamos ainda de anunciar a presença das seguintes: autoridades; convidados ou visitantes” “Aos companheiros da Mesa da Presidência, aos nossos visitantes e convidados, solicito dos presentes uma calorosa salva de palmas”.

29. Modelo de Abertura de Reunião • RECOMENDAÇÕES • Antes da apresentação certifique-se da pronuncia correta dos componentes da Mesa da Presidência e dos convidados e visitantes que serão por você apresentados; • Inicia-se sempre a apresentação da Mesa da Presidência pelo nº1 (Presidente do Clube, RDR, Presidente da Omir ou Presidente de Evento), apresentando a seguir os componentes dos lugares pares e em seguida os dos lugares impares; • Primeiramente, ao anunciar os componentes da mesa, cite o nome, o clube a que pertence (se membro da família rotária) e finalize com o cargo que ocupa; • Após a apresentação do Orador, solicite sempre do plenário uma salva de palmas; • Quando de um evento maior, faça antecipadamente uma lista de pessoas (com nome e cargo) que provavelmente comparecerão a reunião; • Caso haja a previsão de presença de autoridades que não façam parte da composição da mesa, é de bom tom, deixar lugares reservados, tais como cadeiras, filas ou mesas. • Não confie na memória, aponte tudo que for necessário para a correta apresentação; • Combinar previamente com o Orador e o Presidente o tempo de explanação e a forma de avisá-lo caso seja necessário; • Nunca esquecer de detalhes básicos ao Orador, tais como: Som, Material de Apoio, Água etc.