Prenova poslovanja državne uprave je več kot samo izdelava ali sprememba zakonodaje

1. Prenova poslovanja državne uprave je več kot samo izdelava ali sprememba zakonodaje doc.dr. Marko Colnar Republika Slovenija, Ministrstvo za šolstvo in šport

2. Kazalo predstavitve Uvodna razmišljanja Kje smo s prenovo poslovanja danes Kako se lotiti prenove poslovanja Ugotovitve ob predlaganem pristopu Zaključno razmišljanje

3. Uvodna razmišljanja #1 Še vedno velja, da je naša uprava: • Prevelika • Predraga • Počasna • Neučinkovita • Neprijazna • ……… Z njo niso zadovoljne mnoge stranke in mnogo zaposlenih v upravi.

4. Uvodna razmišljanja #2 Uprava je največji organizacijski sistem pri nas: • državna uprava (35.000 zaposlenih – cca 5% od vseh) • javna uprava (150.000 zaposlenih – cca 18% od vseh) • porabi (letni proračun RS) več kot 28% BDP • kljub temu, da ne deluje profitno, je potrebno večati vsaj njeno produktivnost: • da se znižajo stroški (poraba) • da se bolje postreže več strank Največkrat so sicer rezultati njenega delovanja izvedeni zakonski postopki ….. Uprava neposredno in posredno vpliva na celotno družbo.

5. Kje smo s prenovo poslovanja danes #1 • Projekt “Reforma slovenske javne uprave” (1996 – ???; MNZ) • Projekt “Prenova poslovanja in informatizacija UE RS” (1997 – 2000, 2001, 2002; MNZ, UE, CVI) • Projekt “Kakovost v državni upravi” (1999 – ???; MNZ-UORU) • Projekt »Strategija uvajanja elektronskega poslovanja v javno upravo RS za obdobje od leta 2001 do leta 2004 (SEP-2004)« (CVI, VRS, 2001) • Ministrska svetnica, ministrstvo za informacijsko družbo in redefinicija delovnega področja Centra vlade Republike Slovenije za informatiko (2001) • Ustanovitev “Komisije VRS za odpravo administrativnih ovir” (VRS, 2001 – 2003) • Ustanovitev Komisije Vlade Republike Slovenije za informatiko za področje javne uprave (VRS, 2001 – 2004) • Akcije predsednika Vlade RS – »Predlogi z razlogi / izbiranje uslužbenca meseca«, »Izbiranje najprijaznejšega uslužbenca« in »Zbiranje predlogov državljanov« (VRS, 2002) • Projekt »Akcijski načrt e-Uprave do leta 2004 (AN-2004)« (CVI, VRS, 2002) • Vprašalniki MNZ-UORU (organizacija, kadri, izobraževanje, upravni postopki, javnost) (2001, 2002 – MNZ-UORU) • Ustanovitev ministrstva za javno upravo (VRS, 2004) • “Program ukrepov za odpravo administratinih ovir” (MJU, 2005) • Ustanovitev Službe vlade za razvoj (VRS, 2005)

6. Kje smo s prenovo poslovanja danes #2 ? izdelan samo posnetek stanja, star nekaj let prenovljeni postopki

7. Kako se lotiti prenove poslovanja #1 • Probleme, naloge, izzive prenove poslovanja obravnavajmo kot projekte. • Uporabimo jasen metodološki pristop, od začetka do konca projekta. • Prenova poslovanja (slovenske uprave) pomeni spremeniti organizacijo v uspešno, učinkovito. Pri tem spreminjamo: • kadre • ostale vire • odnose (notranje, zunanje) • postopke • podatke • obrazce / tiskovine / podatke • tehnologije dela (ne samo informacijske) • upravljanje (angleško »management«) • poslovanje, ne glede na financiranje iz proračuna • cilje • formalne osnove

8. Kako se lotiti prenove poslovanja #2 Ne delajmo parcialno! Pisanje in popravljanje zakonskih regulativ je le eden izmed vidikov prenove poslovanja. Obstajajo najmanj še štirje drugi vidiki. Poskusimo jih upoštevati čimbolj sočasno. Uprava ni le zbirka predpisov …….. Uprava je organizacija, to pomeni, da jo sestavljajo: • ljudje • aktivnosti • ostali viri • vse skupaj povezano z določenimi odnosi • da se uresničijo cilji te organizacije • na določenih formalnih osnovah Ljudje so na prvem mestu v vsaki organizaciji; brez njih organizacije ni !

9. Kako se lotiti prenove poslovanja #3 Priporočamo, da razvoj organizacijskih in / ali posledično informacijskih sistemov izvedemo na naslednji način: • najprej posnetek, analiza in prenova (optimizacija, racionalizacija) poslovanja (delovanja) upravnega organa in nato • razvoj ali prenova ali integracija informacijskega sistema Dosedanja praksa je bila največkrat takšna: • napišemo / spremenimo nek zakon, potem pa zahtevamo, da bo organizacijski in informacijski sistem kar »sam od sebe« deloval po novem • ali pa: tekom razvoja nekega IS se šele začenja definirati vsebinski sistem, npr. nekega upravnega organa IS je “slika” OS ! Slovenska e-Uprava poteka že 6. leto ! Najkoristnejše za stranke so e-storitve in sicer tiste stopnje 4 ali celo 5, ki pa jih ni ravno na pretek in ki zahtevajo najprej prenovljeno celovito poslovanje ! Zakaj torej še (vedno) ni bil izdelan (vsaj) posnetek stanja ?

10. Kako se lotiti prenove poslovanja #4 Skromno priporočilo: • najprej potreben politični konsenz vseh • stalna podpora najvišjih vodilnih ves čas trajanja projekta • nato pa naj se politika iz uprave postopoma in ustrezno umika • ter prepusti delo managementu in posameznim strokam • začnimo pri …………… (kje ?) Podaljšanje delovnega časa upravnih enot RS ?

11. metoda dela kadrovski vidik vsebinski vidik organizacija državna uprava ljudje aktivnosti cilji dobre organizacije organizacijski vidik institucionalni vidik odnosi resursi informacijski vidik • izdelki (modeli) Kako se lotiti prenove poslovanja #5 5 vidikov prenove poslovanja (slovenske uprave)

12. klasična metoda raziskovalnega procesa projekt (prenova poslovanja) oz. reševanje problema EMRIS 1. faza: Strateško planiranje 7 aktivnosti • organizacija in njeni elementi • in vidiki prenove državna uprava tehnike prikaza • cilji dobre organizacije metoda abstrakcije in modeliranje izdelki (modeli) Kako se lotiti prenove poslovanja #6 predlog pristopa

13. Kako se lotiti prenove poslovanja #7 izbira in opredelitev raziskovalnega področja (in problema oblikovanje hipotez izbor metod, tehnik in instrumentov raziskovanja zbiranje, obdelava, analiza in interpretacija rezultatov klasična metoda raziskovalnega procesa izdelava poročila

14. Kako se lotiti prenove poslovanja #8 EMRIS 1. Faza – Strateško planiranje

15. Ugotovitve ob predlaganem pristopu #1 Za potrebe projekta »prenove poslovanja slovenske državne uprave« priporočamo uporabo: • “splošne metode raziskovalnega procesa”, ki ji dodamo • “konkretno metodo EMRIS” (Enotno metodo razvoja informacijskih sistemov) in sicer 1. fazo: Strateško planiranje, ki s svojimi tehnikami prikaza rezultatov, popolnoma izpolnjuje zahteve s področja projektiranja organizacijskega sistema Z EMRIS 1. fazo: Strateško planiranje: • izdelamo pregledni model obstoječega stanja • ga kritično analiziramo (v skladu s postavljenimi cilji prenovljene državne uprave) • izdelamo (ciljni) pregledni model prenovljene državne uprave

16. UPRAVNI ORGAN URADNIK PODATEK DRUGI UPRAVNI ORGANI POSTOPEK STRANKA Ugotovitve ob predlaganem pristopu #2 Kaj torej dobimo ? Pregledni model uprave (upravnega organa) je glavni izdelek strateškega planiranja, ki nam nudi pregledno širino in globino organizacije, ki je predmet kasnejših projektov razvoja ali prenove.

17. Ugotovitve ob predlaganem pristopu #3 pregledni model (nekega državnega upravnega organa) ciljni obstoječi

18. Ugotovitve ob predlaganem pristopu #4 Ciljni pregledni model pomeni: konkretne osnove za izdelavo ustrezne pravne regulative (celovite, logične, konsistentne, realne) Obstoječa pravna regulativa Ciljna pravna regulativa

19. Ugotovitve ob predlaganem pristopu #5 Ciljni pregledni model pomeni: konkretne osnove za ustreznejše IS, eUpravo Obstoječi IS, eUprava Ciljni IS, eUprava

20. Zaključno razmišljanje #1 • Uporabimo ustrezen pristop (projektno organizacijo in metodo dela ter prikaza rezultatov) • Posnetek stanja – pregledni model - je logični začetek dela • Po posnetku stanja postavimo cilje dobre organizacije (prenovljene uprave) in izvedemo kritično analizo • Nato izdelamo - pregledni model - prenovljene uprave

21. Zaključno razmišljanje #2 • Kadri (ljudje) so temelj organizacije • Veliko lahko naredimo z (re)organizacijo (optimiranjem postopkov, odnosov) • Management pa je temelj sodobne organizacije • Informatizacija (e-poslovanje) pa mora delo olajšati

22. Zaključno razmišljanje #3 • Prepustimo torej delo managementu in strokam, naj enkrat opravijo delo od začetka do konca ! • Samo celovita prenova poslovanja in integrirani IS (tudi eUprava) so danes ključ do uspešne organizacije ! • Pisanje in popravljanje zakonske regulative je le eden izmed vidikov prenove slovenske uprave. Obstajajo še najmanj štirje!

23. Hvala za vašo pozornost ! Kontakt: marko.colnar@gov.si