Mengelola Pertemuan / Rapat

1. MEMPERSIAPKAN PERTEMUAN/RAPAT MengelolaPertemuan/Rapat KD.1

2. Adakah di antara kalian yang belumpernahmengikutirapat? Apa yang dimaksuddenganrapat?

3. PengertianRapat • Rapatialahpertemuanataukumpulandalamsuatuorganisasi, perusahaan, instansipemerintahbaikdalamsituasi formal maupunnonformaluntukmembicarakan, merundingkan, danmemutuskansuatumasalahberdasarkanhasilkesepakatanbersama. • Dalamorganisasi, secaraluasrapatdidefinisikansebagaisebuahpertemuan yang dihadiriolehbeberapakumpulan orang untukmembicarakansesuatuhalpenting yang menyangkutkepentinganbersama di dalamorganisasiataupunkepentinganbersamadenganpihak internal lainnyagunamenghasilkankeuntungan yang optimum.

4. Gunadantujuanrapat

5. GunaRapat • Menyebarkaninformasi. • Mendapatkanfeedback yang diharapkan. • Melahirkangagasan-gagasanbaru yang inovatifdankreatif. • Memberisolusibagipermasalahan yang ada. • Membangunkesepakatanterhadapsuatukeputusandanalurtindakan.

6. TujuanRapat • Untukmencarisolusiatasmasalah yang menjaditopik, agar pesertarapatdapatikutberpartisipasikepadamasalah-masalah yang sedangterjadi. • Untukmenyampaikanperintah, pernyataan, ataupunmenginformasikankeputusan-keputusan yang sudahdiambilsebelumnyakepadapihak yang berkepentingan. • Untukmenjalinkerjasama di bidangbisnisbesertaketentuannya. • Untukmenjembatanisegalabentukperselisihan yang adasecarakekeluargaan. • Sebagaialatkoordinasiantarinternatauantarekstern. • Mempersiapkansuatuacaraataukegiatan. • Menampungsemuapermasalahandariarusbawah (parapesertarapat).

7. Unsur-unsurrapat

8. Unsur-UnsurRapat • Tujuanrapat • Masalahrapat • Pemimpinrapat • Notulisatausekretarisrapat • Pesertarapat

9. Syaratpemimpinrapat: • Tidakmemonopolijalannyaacara. • Tidakmemberikomentardanmemberikanmimik yang jengkeldantidaksimpati. • Tidakmengumpat. • Terkendali. • Tidakmelawahsehinggaarahdantujuanacaramenjadihilang, kecualihanyasesekalisajauntukmemberipenyegaran agar suasanatidakmembosankandanmembuatkantuk. • Dapatberbicarasepertiselayaknyaseorangpublic relation (PR).

10. Tipepemimpinrapat: • Tipeotoriter • Tipedemokratis • Tipelaissez-faire Bapak SBY memimpinrapat Kabinet Indonesia Bersatu II

11. Tugaspemimpinrapat: • Menginformasikan • Menyakinkan • Membujuk • Mengispirasi • Memberitauladan/ soko guru • Menghibur

12. Fungsi/kegunaanpesertarapatadalahsebagaiberikut: • Sebagaipenyumbangpendapat • Sebagaipenyimpul • Sebagaipenyumbang data • Sebagaipenerimahasilkeputusan • Sebagaipembantupemimpin

13. Tipepesertarapat: • Tipeagresif • Tipeinisiatif • Tipesupportif • Tipepasif • Tipeoratif • Tipeakomodatif • Tipenetral

14. Jenis-jenisrapat

15. BerdasarkanTujuan • Rapatperundingan; bertujuanmenghindaritimbulnyasuatuperselisihan, mencarijalantengah agar tidakmerugikankeduabelahpihak. • Rapatkonfirmasi/penjelasan; tujuannyamenyampaikanpenjelasan/ konfirmasimengenaihalapasaja yang sudahditetapkansehinggabisadijadikansebagaipedomanbagilangkahkerjaselanjutnya. • Rapatpemecahanmasalah; untukmenemukanpemecahantentangsuatumasalah yang sedangterjadiataudihadapi. • Rapatkerjasama; bertujuanuntukmenghasilkankerjasamaantarakeduabelahpihak, khususnyadalamberniagasehinggatercapaikesepakatanbersama yang salingmemberikanlaba yang optimum.

16. BerdasarkanSifat • Rapat formal (formal meeting); Rapat yang bersifat formal, yang dilaksanakandengansuatuperencanaanterlebihdahulusesuaidenganaturan yang berlakudansemuapesertarapatmemperolehundangan. • Rapat informal (informal meeting); Rapat yang dilaksanakansecaratidakresmidantidakberdasarkansuaturencana yang bersifatresmi. • Rapatterbuka; rapat yang dapatdihadiriolehsemuakalangan yang berkepentingan, baik internal maupuneksternal. • Rapattertutup; rapat yang diselenggarakanuntukkalangantertentudalamsuatuorganisasi, biasanya yang dibahashal-hal yang menyangkutmasalah yang sifatnyarahasia.

17. BerdasarkanJangkaWaktu • Rapatrutin; rapat yang selaludiadakansecararutin, waktunyasudahtertentuataubiasa. • Rapatinsidental; rapat yang diselenggarakansesekaliwaktusajadanumumnyatanpaperencanaan yang detail jauh-jauhhari.

18. BerdasarkanSasaran/JumlahPeserta Jikapesertaberjumlahsedikitdanbersifat formal, makadisebutsebagairapattertutupataurahasia. Jikapesertaberjumlahbanyakdanbersifat formal, makajenispertemuantersebutdapatmeliputi: rapatpleno, rapatkerja, rapatkomite, konggres, symposium, debatdiskusi, temuwicara, lokakarya, sarasehan, open house, resepsi, penataran, penlok (penataranlokakarya), konferensi, seminar, ataudiskusi panel.

19. Persiapanrapat

20. 1. Media Rapat Contoh media rapat: • white board • sound system • hand out • flip charts • Transparansi • OHP • LCD proyektor • ATK, dll. Adalahsegalabentukperalatandanperlengkapan yang menjadifasilitaspenunjangbagipertemuan/ rapat agar berjalandenganlancar.

21. 2. DokumenRapat • Berbagaidraft suratpenjanjian di-save di flash disk • Company profile • Press release • Legalisasisuratkuasa • Suratnotariat • Aktatanah, aktagedung, STNK kendaraan • Aktapendirianperusahaan • Laporankeuangan • Dokumenniaga • Asuransi • Atributpromosi • Identitasperusahaan • Giro • Invoice (faktur) • Kuitansi • Suratsetoranpajak • Surat PBB • Suratreferensi bank • Suratreferensikolega • Polis pertanggungan • Convernote

22. 3. Akomodasi Akomodasi (penginapan) yang aman, nyaman, danbersihadalahkriteria yang harusdijunjungtinggi agar dapatmenjagaimage perusahaansebagaituanrumah. Macam-macamakomodasidapatdisesuaikandenganmaterirapat yang akandibicarakan, anggaran, sertapesertarapatnya. Beberapapilihanakomodasi yang dapatdisediakanantara lain hotel, motel, apartemen, losmen, mess, rykon, hostel, bunga low, pension, daniinn (hergerg).

23. 4. TempatRapat Hal-hal yang harusdipertimbangkandalammemilihtempatrapat: • Akustik • Ukuranruangan • Ventilasi • Polusilingkungan • Jalurpintuutamadanalternatif • Pintuakseskeberbagairuangsentraldan vital • Pencahayaan

24. 5. Tata Ruang(Lay Out) Tata ruangkantoradalahpenentuandanpenyusunanperabotdanalat-alatkantorpadatempat yang tersediadenganletak yang tepatsertapengaturanalirankerja yang dapatmemberikankepuasanbagiparakaryawan. Faktorpenting yang harusmendapatperhatiandalamperencanaangedungataufisikkantoradalahlokasidanlingkungansertacahaya, warna, udara, dansuara.

25. Pengaturantempatduduk: Ditentukandarijumlahpesertarapatdanluasruangrapat. • Gaya klasik/kelas; cocokuntukjumlahpeserta yang banyak • Gaya konferensi; dimaksudkan agar semuapesertamerasadihargaidanuntukmenimbulkansemangatteam work • Gaya huruf U; cocokuntukrapatinformal • Gaya workshop; cocokuntukdiskusikelompok

26. Gaya Workshop Gaya Klasik/Kelas Gaya Huruf U Gaya Konferensi

27. Syaratrapat yang sempurna

28. Adanyatim yang solid • Adanyatujuanrapat yang jelas • Adanyaakomodasi yang lengkap • Adanyakesamaanvisidanmisi • Adanyaketerbukaan • Adanyasikappenghormatanterhadapkolega

29. TeknikdalamMempersiapkanRapat

30. MenyusunPeraturanRapat • Pembuatandraft pasal-pasaldanayat-ayatnya. • Setiappasaldanayatdiuraikansecarajelasdan detail sehinggatidakmenimbulkankesalahpahamandanpertikaian. • Pasaldanayat yang dibuatharusmewakilidarikebutuhansemuapihak. • Semuaketentuan yang tercantum di dalamperaturanharusdapatmelindungisegalahakdankewajibansemuapesertarapat. • Peraturanditulissesuaidengankaidahsistematika yang berlaku (adakepala/pembukaan, isipasal/batangtubuh, danpenutup/kaki). • Bahasa yang digunakanharusjelasdanbakusesuaidengan EYD.

31. MenyusunKonsepWaktuSebuahRapat Seorangsekretarisharuspintarmenyiasatiwaktudengancaramelihatjadwalharidan jam yang kosongsehinggapimpinandapatmengikutipertemuan/ rapatdengankolega.

32. Menyusun Proposal Rapat • Menggunakankertasberukuran A4 atau F4. • Beratkertasadalah 80 gram. • Memilikilembarpembatasuntukmemisahkanantarbab. • Isi proposal terdiriatas: • Katapengantar/pendahuluan; • Latarbelakang; • Tujuan; • Jeniskegiatan; • Rencanakerja; • Waktupelaksanaan; • Tempat; • Personel; • Anggarandana; • Penutup; dan • Lampiran. Proposal adalahdokumen yang digunakanuntukmengajukansuatuproyekkerjasamakepadapihakkolegadenganpaparanmateri yang salingmenguntungkan.

33. MembuatUndangan UndanganBerperihal UndanganBerjudul

34. KD 1 selesai…Selamatmelanjutkanke KD berikutnya…