BİLGİ MERKEZLERİNİN OTOMASYONU: EğiTek DENEYİMİ

1. BİLGİ MERKEZLERİNİN OTOMASYONU: EğiTek DENEYİMİ Mehmet Emin Küçük mkucuk@hacettepe.edu.tr Aynur Uzer aynuruzer@egitek.gov.tr

2. SİSTEM KURULMA AŞAMALARI Planlama Değerlendirme GENEL DÖNGÜ İşletim Gerekliliklerin Belirlenmesi Gerçekleştirim Seçim

3. OLURLUK ÇALIŞMASI • Mevcut Sistemin Genel Tanımı • Mevcut Sistemin Sorunları • Olası Çözümler • Olası Çözümlerin Maliyeti • Yeni Sistemin Getireceği Faydalar • Çözüm Seçilmeden Önce Yapılması Gereken Çalışmanın Tanımı

4. OLURLUK ÇALIŞMASI • Yeni Sistemi Gerçekleştirme Zamanı ve Takvimi • Personele Etkileri • Yer Gereksinimi • Kurumsal Politikalar

5. AMAÇ: • Kurumun gereksinimleri doğrultusunda her türlü bilgi kaynağını sağlayan, • düzenleyen, • ve bunlardan maksimum düzeyde yararlanmayı olanaklı kılacak, • bir bilgiye erişim sistemi ve merkezi oluşturmak

6. MEVCUT DURUM • BİNA: Üretim Dairesi Başkanlığı Yayın ve Dokümantasyon Şubesi’ne bağlı kütüphane • KOLEKSİYON: Farklı formatlarda (film, video kaset, ses kaseti, CD-ROM, DVD, çizim, monograf ve süreli yayınlardan oluşan yaklaşık 15.000 bilgi kaynağı • PERSONEL: 1 şube müdürü, 1 öğretmen (sanat tarihi), 1 öğretmen (arşivci) 1 öğretmen (kütüphaneci) Toplam 4 personel

7. PERSONEL

13. PROJE KAPSAMI • Alt Yapı Çalışmaları • Bilgi Kaynaklarının Organizasyonu • Bilgi Kaynaklarının Hizmete Sunulması • Bilgi Hizmetlerinin Otomasyonu • Elektronik Bilgi Hizmetlerinin Organizasyonu

14. BİLGİ HİZMETLERİNİN OTOMASYONU • Yazılım • Yazılımın seçimi, kontratın hazırlanması ve satın alınması. • 6 satıcının sunduğu çözüm incelendi. • Donanım • Satın alınacak yazılımın üzerinde çalışacağı donanımın belirlenmesi ve satın alınması

15. BİLGİ HİZMETLERİNİN OTOMASYONU • Bibliyografik verilerin girişi • Kullanıcı bilgilerinin girişi • Sistemin test edilmesi • “Canlı Yayın”a geçiş

16. ELEKTRONİK BİLGİ HİZMETLERİNİN ORGANİZASYONU • Merkezin Web sayfasının hazırlanarak tüm bilgi hizmetlerinin kurum Intranet’i ve Internet ortamından sunulması • Intranet üzerinde Jukebox sunucularını hizmete sokarak, merkezin koleksiyonunda bulunan CD-ROM ve DVD’leri merkeze gelmeden kullandırma • Web OPAC (Online Public Access Catalogue)’ın hizmete sunulması

17. ELEKTRONİK BİLGİ HİZMETLERİNİN ORGANİZASYONU • Internet bilgi hizmetlerinin sunulması • Internet bilgi kaynaklarının izlenmesi • Yansıtılması • Gerektiğinde tercüme edilmesi

18. GEREKSİNİM DUYULAN DESTEK • Manevi • Maddi

19. MALİYET • YAZILIM : $ 25.000 • DONANIM: $ 40.000 (10 PC ve 1 server, 4 video player, 1 videodisc player,, 1 DVD player, 2 müzik seti CD-DVD Jukebox, 4 TV, 1 fotokopi makinası, 1 tarayıcı, barkod okuyucu ve yazıcı) • DANIŞMANLIK: $ 20.000 • TEFRİŞAT: $ 45.000 • ALT YAPI: $ 20.000 (Kablolama, taban yükseltme, perdeler v.b.)

20. ZAMANLAMA • KATALOGLAMA SINIFLAMA: 6 ay • VERİ GİRİŞİ: 6 ay • Toplam 12 ay sürmesi planlanan çalışmanın ilk altı ayında alt yapı çalışmalarının tamamlanması planlanmıştır. • Alt yapı çalışmaları devam ederken; yazılım ve donanımın sağlanması, hizmetlerin örgütlenmesi, kataloglama ve veri girişi çalışmaları sürdürülecektir.

21. GELİNEN AŞAMA • Olurluk çalışması yapıldı • Sistem gereklilikleri belirlendi • Tadilat çalışmaları başlatıldı • Demirbaş kayıtları tamamlandı • Kataloglama ve sınıflama sürdürülmekte • Yaklaşık 7.000 künye Milli Kütüphane’den tarandı • Satın alınacak yazılım belirlenmek üzere

22. KATALOGLAMAVESINIFLAMA • AACR2 • DDC • LC Konu Başlıkları • Otorite Kaynak Arayışı • Sorunlar: Doğruluk ve Güvenilirlik • Çözüm ?

25. YAZILIM SEÇENEKLER • Geliştirmek • Piyasadan Satın Almak

26. SEÇİMDE GÖZÖNÜNE ALINAN UNSURLAR • GENEL • TEKNİK • DESTEK • MALİYET

27. GENEL UNSURLAR • Kullanan Kütüphanelerin Deneyimi-İzlenimi? • Geliştiren Firmanın Ünü ? • Sağlayan Firmanın Ünü ?

28. TEKNİK UNSURLAR • Yazılımın Hızı ? • Mevcut Donanımla Uygunluğu ? • Mevcut İşletim Sistemiyle Uygunluğu ? • Data Sınırları ? (Kayıt sayısı, dosya hacmi, bilgi alanı sayısı, alan uzunluğu v.b.) • Kullanım Kolaylığı ? • Desteklenen İletişim Protokolleri ?

29. DESTEK UNSURLARI • Dokümantasyon ? • Eğitim ? • Yazılımdaki Değişiklikler ? • Yazılımın Yeni Versiyonu ? • Kullanıcı Klubü ?

30. MALİYET UNSURU • Fiyatı ? • Yıllık Bakım Ücreti ? • Yazılı Garantisi ? • Garantisi Yasal mı ?

31. YAZILIM SEÇİMİ • Ön araştırma • 5 yurtiçi, 1 de yurtdışı satıcı belirlendi • Yazılımların tanıtımı istendi • Sözü edilen kriterler ve yapılan “specification” doğrultusunda değerlendirme yapıldı • “En uygun” yazılımın belirlenmesi (tamamlanma aşamasında)

32. GALLER MİLLİ KÜTÜPHANESİ ÖRNEĞİ • İşletimsel gereklilikler 25 firmaya gönderildi • 8 satıcı çözüm önerisinde bulundu • Öneriler değerlendirildi ve 3 satıcı ile temasa geçildi • 3 satıcı istenilenleri nasıl karşılayacaklarına ilişkin teknik çözümlemelerini gösterdiler

33. GALLER MİLLİ KÜTÜPHANESİ ÖRNEĞİ • Resmi ihale açıldı • Teklifler değerlendirildi • Teklifte verilen fiyattan kontrat imzalandı. Sadece bu aşamaların tamamlanması 9 ay sürdü.

34. GERÇEKLEŞTİRİM • Uzun sürebilir • Takvim hafife alınmamalıdır

35. GERÇEKLEŞTİRİM SEÇENEKLER • Birden yeni sisteme geçiş • Aşamalı geçiş • Paralel işletim • Pilot işletim

36. BİRDEN YENİ SİSTEME GEÇİŞ • Belirlenen tarihte tamamıyla yeni sisteme geçilir • Yeni sistem çok karmaşık değilse tercih edilir • Yeni sistem dikkatlice planlanmış ve koordine edilmiş olmalıdır • Donanım ve yazılım önceden test edilmiş olmalı

37. BİRDEN YENİ SİSTEME GEÇİŞ • Gerekli veritabanları yaratılmış ve yüklenilmiş olmalı • Personelin eğitimi tamamlanmış olmalı

38. SİSTEMİN DEĞERLENDİRİLMESİ • İstenileni başarıyor mu ? • Hız ? • Performans ? • “Ekstralar” gerekiyor mu ? • Personel ne diyor ? • Kullanıcı ne diyor ? • Yazılımın yeni versiyonları ? • Donanımdaki gelişmeler ?

39. PERSONEL UNSURU • Sistemin en önemli unsurudur OTOMATİKLEŞMİŞ SİSTEMİN YÖNETİLMESİNDE: • Sistem yöneticisi (Sistem Kütüphanecisi) • Ağ yöneticisi • Eğitim yöneticisi • Destek masası işletmeni • Sekreterya

40. PERSONELİN EĞİTİMİ • Yeni sisteme ilişkin planlarınızı ve geçiş nedenlerinizi personele aktarınız • Planlama komitelerinde her düzeyden personelinizin yeralmasını sağlayınız • Personele yönelik gösteriler düzenleyiniz • Diğer kütüphanelere ziyaretler düzenleyiniz • Aceleci olmayınız ve geri bildirim için personele zaman tanıyınız

41. PERSONELİN EĞİTİMİ • Günlük rutini bozulanlara ve ofislerinden fiziksel yer kaybedenlere anlayışlı olunuz • İşlemler, kararlar ve eğitime yönelik planlar hakkında personeli sık sık ve ayrıntılı olarak bilgilendiriniz • Sistemi tanıtınız • Olası sorunlara hazır olunuz.

42. TARIM ? • Tarlanın sürülmesi : Personeli bilgilendirerek zemini hazırlayın. • Tarlanın düzlenmesi : Personeli seçim işlemine dahil edin. • Ekim : Yeni sistemin, çalışma biçimlerini nasıl etkileyeceğini anlatın. • Yetiştirme : Uygun düzeylerde eğitim verin. • Sulama : Uygun fiziksel ortamı sağlayın.

43. TARIM ? • Bekleme: Yeni sisteme alışmada süre tanıyın. • Yabani otların ayıklanması : Sistemi değerlendirin. • Hasat: Personel ve kullanıcıların yeni sistemin nimetlerinden yararlanması.

44. EĞİTEK’TE YAPILANLAR • Proje, kurum üst yöneticilerine bir sunumla tanıtıldı. • Kurum çalışanlarına da açık olan 6 eğitim semineri yapıldı. • Birim çalışanlarının motivasyonu yükseltildi.

45. KULLANICI UNSURU • Kullanıcılar hizmetlerin neler olduğunu bilmelidirler • Broşürler • Yerel bir gazete (dergi) de bir makale • Kurum içi bir yayında bir makale • Uygun bir sergide bir stand • Gösteriler • Elektronik bülten tahtalarında yeralmak

46. GERÇEKLEŞTİRİLMEYE ÇALIŞILAN MERKEZ ?

49. TARTIŞMA TEŞEKKÜRLER...