Présentation de la méthode ECOGRAI: application à une option de formation

1. GDR MACS/STP – Groupe AMOEP Présentation de la méthode ECOGRAI: application à une option de formation Jeudi 16 novembre 2006

2. 1 L’approche originale d’ECOGRAI ECOGRAI, grâce à son approche originale, et à l’implication des futurs utilisateurs durant l’étude, permet d’identifier : - un nombre limité et cohérent d’IP - avec une répartition régulière 2 OBJECTIFS 1 1 VARIABLES DE DECISION INDICATEURS DE PERFORMANCES 1 Démarche ECOGRAI Les autres démarches 2

3. OBJECTIFS INDICATEURS DE PERFORMANCES Les 6 phases de la méthode ECOGRAI F1 F2 F3 ... Fn PHASE 0 Stratégique MODELISATION DE LA STRUCTURE DE PILOTAGE DU SYSTEME - Grilles GRAI- Réseaux GRAI- Tactique Opérationnel PHASE 1 IDENTIFICATION DES OBJECTIFS ET ANALYSE DE COHERENCE PHASE 2 VARIABLES DE DECISION IDENTIFICATION DES VARIABLES DE DECISION (VD) ET ANALYSE DES CONFLITS ENTRE VD PHASE 3 IDENTIFICATION DES INDICATEURS DE PERFORMANCES (IP) ET ANALYSE DE COHERENCE INTERNE PHASE 4 CONCEPTION DU SYSTEME D'INFORMATION DES IP PHASE 5 INTEGRATION DU SYSTEME D'INFORMATION DES IP DANS LE SYSTEME D'INFORMATION DE L’ENTREPRISE

4. Grille GRAI pour le pilotage de la Formation

5. PHASE 1.1 • Identification des objectifs de l’Entreprise (Ecole d’ingénieur…) • PHASE 1.2 • Identification des objectifs globaux de la formation • PHASE 1.3 • Identification des objectifs des centres de décision Phase 1 - Identification des objectifs des centres de décision • Approche descendante : Nécessité d’analyser la cohérence des objectifs après chaque phase de l’identification pour s’assurer de la bonne coordination et de la bonne synchronisation des prises de décision

6. Phase 1.1 - Exemple d’objectifs de l’école • E O1 : Avoir environ 1000 étudiants • E O2 : Avoir une bonne renommée auprès des étudiants et des entreprises • E O3 : Minimiser le délai d’obtention d’un emploi pour les étudiants

7. Phase 1.2 - Exemple d’objectifs de la formation Correspondent aux objectifs de l’habilitation du diplôme • F O1 : Former 35 étudiants de MASTER spécialisés dans l’ingénierie des systèmes • F O2 : Avoir 90% de réussite aux examens • F O3 : Avoir un délai de 6 mois maximum entre la sortie des étudiants et leur premier travail

8. Phase 1.3 - Identification des objectifs des Centres de Décision Gérer les Produits de la fonction Gérer les Ressources de la fonction Planifier la fonction Objectifs Objectifs Objectifs Objectifs

9. Exemple d’identification d’objectifs du centre de décision – PL 20 Application Version n° 1 du 10/11/06 FONCTION Formation ECOGRAI « EDT global du semestre: ordonnancement entre phases et modules » • PL 20 O1 : Ne pas dépasser la capacité réelle mensuelle • PL 20 O2 : Respecter les pre-requis des modules • PL 20 O2 : éviter plus de 30% de chevauchement entre modules CENTRE DE DECISION EMETTEUR Habilitation de la formation Planifier la Formation / Niveau 10 PL10 O1: Former 35 étudiants de MASTER spécialisés dans le Génie Industriel PL10 O2: Avoir 90% de réussite aux examens PL10 O3: Avoir un délai de 6 mois maximum entre la sortie des étudiants et leur premier travail CENTRE DE DECISION RECEPTEUR Edt global du semestre: ordonnancement entre phases et modules Planifier la formation / Niveau 20 PL 20 O1 : Ne pas dépasser la capacité réelle mensuelle PL 20 O2 : Respecter les pre-requis des modules PL 20 O3 : Eviter plus de 30% de chevauchement entre modules PL 20 O4 : Alterner 50% de théorie et 50% de pratique PL 10 O1 PL 10 O2 PL 10 O3 PL 20 O4 PL 20 O1 PL 20 O2 PL 20 O3 Graphe de Décomposition des objectifs PHASE 1

10. Exemple d’identification d’objectifs du centre de décision – PL 30 Application Version n° 1 du 10/11/06 FONCTION Formation ECOGRAI « EDT mensuel détaillé par créneau » • PL 30 O1 : Respecter les volumes horaires des modules • PL 30 O2 : Eviter les surcharges importantes des étudiants • PL 30 O3 : Avoir entre 1 et 2 créneaux libres par semaine CENTRE DE DECISION EMETTEUR Habilitation de la formation Planifier la Formation / Niveau 20 PL 20 O1 : Ne pas dépasser la capacité réelle mensuelle PL 20 O2 : Respecter les pre-requis des modules PL 20 O3 : Eviter plus de 30% de chevauchement entre modules PL 20 O4 : Alterner 50% de théorie et 50% de pratique CENTRE DE DECISION RECEPTEUR Edt mensuel détaillée par créneau Planifier la formation / Niveau 30 PL 30 O1 : Respecter les volumes horaires des modules PL 30 O2 : Eviter les surcharges importantes des étudiants PL 30 O3 : Avoir entre 1 et 2 créneaux libres par semaine PL 20 O4 PL 20 O1 PL 20 O2 PL 20 O3 PL 30 O1 PL 30 O2 PL 30 O3 Graphe de Décomposition des objectifs PHASE 1

11. Phase 2 - Identification des Variables de Décision • Les variables de décision sont les variables sur lesquelles les décideurs agissent pour faire évoluer le système afin qu’il atteigne ses objectifs Gérer les Produits de la fonction Gérer les Ressources de la fonction Planifier la fonction • Il est nécessaire de mettre en évidence les influences intra- fonction et inter-fonctions entre les VD (éviter la limitation de l’atteinte d’un autre objectif Objectifs Objectifs Objectifs Objectifs Variables de Décision Variables de Décision Variables de Décision Variables de Décision

12. Phase 2 - identification des variables de décision • PL 20: EDT global du semestre: ordonnancement entre phases et modules OBJECTIFS PL 20 O1 : Ne pas dépasser la capacité réelle mensuelle PL 20 O2 : Respecter les pre-requis des modules PL 20 O3 : Eviter plus de 30% de chevauchement entre modules PL 20 O4 : Alterner 50% de théorie et 50% de pratique Variables de décision PL 20 VD1 : Décalage d’un créneau PL 20 VD2 : Segmentation d’un créneaux PL 20 VD3 : Choisir une autre ressource disponible

13. Phase 2 - identification des variables de décision • PL 30: EDT mensuel détaillé par créneau OBJECTIFS PL 30 O1 : Respecter les volumes horaires des modules PL 30 O2 : Eviter les surcharges importantes des étudiants PL 30 O3 : Avoir entre 1 et 2 créneaux libres par semaine Variables de décision PL 20 VD1 : Décalage d’un créneau PL 20 VD2 : Segmentation d’un créneau PL 20 VD3 : Choisir une autre ressource disponible

14. Phase 3.1 - Identification des Indicateurs de Performance Gérer les Produits de la fonction Gérer les Ressources de la fonction Planifier la fonction Objectifs Objectifs Objectifs Objectifs Variables de Décision Variables de Décision Variables de Décision Variables de Décision Indicateur de Performance Indicateur de Performance Indicateur de Performance Indicateur de Performance

15. Phase 3.1 - Exemple d’ identification des Indicateurs de Performance • PL 20: EDT global du semestre: ordonnancement entre phases et modules OBJECTIFS PL 20 O1 : Ne pas dépasser la capacité réelle mensuelle PL 20 O2 : Respecter les pre-requis des modules PL 20 O3 : Eviter plus de 30% de chevauchement entre modules PL 20 O4 : Alterner 50% de théorie et 50% de pratique Variables de décision PL 20 VD1 : Décalage d’un créneau PL 20 VD2 : Segmentation d’un créneaux PL 20 VD3 : Choisir une autre ressource disponible INDICATEURS DE PERFORMANCE PL 20 IP1 : Nombre de semaines avec plus de 35h de cours PL 20 IP2 : Nombre de rappels de cours perturbateurs PL 20 IP3 : Nombre de cours décalés pour des problèmes de pré-requis PL 20 IP4 : Rapport entre les cours théoriques et pratiques

16. OBJECTIFS Phase 3.2 -Analyse de la cohérence interne • L’analyse de la cohérence interne utilise les tableaux de cohérence pour chaque centre de décision Centre de Décision INDICATEURS DE PERFORMANCE VARIABLE DE DECISION • Un triplet { Objectif / Variables de Décision / IPs } est cohérent si : • - il est composé d’au moins un objectif, une ou plusieurs variables de décision et un ou plusieurs IPs , • - les IPs permettent de mesurer l’efficacité des actions sur les variables de décision dans l’atteinte des objectifs

17. Phase 3.2 - Analyse de la cohérence interne • Un outil pour analyser la cohérence dans un centre de décision : le tableau de cohérence Centre de décision Fonction ETUDE DE COHERENCE INTERNE Niveau O 1 * ** ** ** OBJECTIFS O 2 ** * I 2 INDICATEURS I 1 I 4 I 3 VD 1 * ** VARIABLES DE DECISION VD 2 ** ** VD 3 * ** lien fort (**) / lien faible (*) / aucun lien ( )

18. Phase 3.2 - Exemple de tableau de cohérence Fonction Centre de décision : ANALYSE DE LA COHERENCE INTERNE PL 20 Formation O1: Ne pas dépasser la capacité réelle mensuelle ** O2 : Respecter les pre-requis des modules ** ** OBJECTIFS O3 : Eviter plus de 30% de chevauchement entre modules * * O4 : Alterner 50% de théorie et 50% de pratique * ** IP1 : Nombre de semaines avec plus de 35h de cours IP3 : Rapport entre les cours théoriques et pratiques IP3 : Nombre de cours décalés pour des problèmes de pré-requis IP2 : Nombre de rappels de cours perturbateurs INDICATEURS DE PERFORMANCE VD1: Décalage d’un créneau ** ** VARIABLES DE DÉCISION VD2: Segmentation d’un créneaux ** * ** VD3: Choisir une autre ressource disponible ** *

19. Phase 4 - Conception du Système d’Information du SIP Un Indicateur de Performance = Informations (quelles informations sont nécessaires pour construire l’IP + Traitements ( quels traitements sont nécessaires pour mettre à jour l’IP à partir des informations de base ?)

20. Effets pervers possibles et répercutions possibles sur d'autres indicateurs : Actions pour faire évoluer l'indicateur dans la direction souhaitée : Phase 4 - Exemple d’une fiche de spécification Fonction: Maintenance Phase 4: Etude ECOGRAI • Une fiche de spécification est complétée pour chaque indicateur de performance Centre de décision : PLM 40 SPECIFICATION DE L’INDICATEUR Horizon /Période : 1s / 1j Indicateur : Nombre de cours décalés pour des problèmes de pré-requis Objectifs O1: Ne pas dépasser la capacité réelle mensuelle O2 : Respecter les pre-requis des modules O3 : Eviter plus de 30% de chevauchement entre modules O4 : Alterner 50% de théorie et 50% de pratique Variable de décision VD1: Décalage d’un créneau VD2: Segmentation d’un créneaux VD3: Choisir une autre ressource disponible Informations de base Nombre de cours décalés pour des problèmes de pré-requis - Nombre de cours planifiés dans la semaine - Nombre de cours effectués Origine : Base de données de la formation Traitements : En soustrayant le nombre de cours effectués du nombre de cours planifiées Limite acceptée Evolution souhaitée : Egal à 0 Faire un rappel des pré-requis pendant les périodes de sous-charges en début de semestre J F M A M …… Description mode : Un diagramme couvrant l’horizon et décomposé par période

21. Grille des indicateurs définis

22. Conclusion • Nécessité de définir le produit fourni par la formation • Hypothèses sur les fonctions • IP définis pour tous les centres de décision • Montrer les mécanismes d’agrégation entre IP, certains pouvant être définis à d’autres niveaux décisionnels et obtenus par agrégation • Le modèle permet d’améliorer l’appropriation et l’utilisation des IP par les acteurs du système