Magyar Controlling Egyesület

1. Magyar Controlling Egyesület NAO Iroda Controlling a gyakorlatban Európai Uniós támogatások controlling rendszere (EDIS) Készítette: Bartha Szilvia Magyar Controlling Egyesület

2. Az Európai Uniós támogatások controlling rendszere (EDIS) 2 • Az új rendszer • EDIS – Kiterjesztett Decentralizált Végrehajtási Rendszer • Egyszerűbb, olcsóbb, hatékonyabb, gyorsabb eljárás • Magyarországi EU Delegáció és az Európai Bizottság hatásköre csökken (előzetes, folyamatba épített ellenőrzés, monitoring) • EU Bizottság – szúrópróbaszerű helyszíni ellenőrzések, utólagos értékelés az ország kapacitásaira támaszkodva • De: teljes magyar felelősségvállalás, visszaélésekmagasabb kockázata - visszafizetés Magyar Controlling Egyesület Magyar Controlling Egyesület NAO Iroda

3. Az Európai Uniós támogatások controlling rendszere (EDIS) 3 • A rendszer elemei • Működési Kézikönyv a teljes folyamatra • Audit Trail (Ellenőrzési Nyomvonal) • Ellenőrzési listák • Belső ellenőrzési egységek létrehozása • SFM (Sound Financial Management) Vezetői Információs rendszer kialakítása • Monitoring és értékelési rendszer kiépítése Magyar Controlling Egyesület Magyar Controlling Egyesület NAO Iroda

4. Az Európai Uniós támogatások controlling rendszere (EDIS) 4 • Működési Kézikönyv • a teljes folyamatot lefedi, minden lépést rögzít • bemutatja a szervezetet, felépítését • meghatározza a vonatkozó (jog)szabályokat, irányelveket, szabványokat, követelményeket • a dolgozók munkáját, a betanítást megkönnyíti • fontosabb mellékletek: • teljesítmény mérésére, értékelésére kompetencia mátrix • szolgáló dokumentumok formanyomtatványok • képzési terv ellenőrzési listák • munkaköri leírások minta dokumentumok • helyettesítési terv etikai kódex Magyar Controlling Egyesület Magyar Controlling Egyesület NAO Iroda

5. Az Európai Uniós támogatások controlling rendszere (EDIS) 5 • Audit Trail (Ellenőrzési Nyomvonal) • Jogi háttér: • Csatlakozás előtt: 1267/99. EK rendelet III. Melléklet, Pénzügyi Megállapodás III. Melléklet 1. IX. Fejezet & Enclosure A • Csatlakozás után: 438/01. EK rendelet 7. Cikk & I. Melléklet, 1386/02. EK rendelet 6. Cikk & I. Melléklet Magyar Controlling Egyesület Magyar Controlling Egyesület NAO Iroda

6. Az Európai Uniós támogatások controlling rendszere (EDIS) 6 • Audit Trail (Ellenőrzési Nyomvonal) • Definíció: a teljes pénzügyi igazgatási és ellenőrzési rendszer tekintetében az egyes tranzakciók minden lépéséhez a dokumentumok és igazolások teljes körű nyilvántartása, ezzel együtt a tranzakciók nyomon követhetőségének biztosítása Magyar Controlling Egyesület Magyar Controlling Egyesület NAO Iroda

7. Az Európai Uniós támogatások controlling rendszere (EDIS) 7 • Audit Trail (Ellenőrzési Nyomvonal) • EU elvárások(1267/99.,Pénzügyi Megállapodás III.M.I./IX): • a Bizottság felé benyújtott összefoglaló elszámolások egyeztetése a számviteli nyilvántartásokkal és az alapbizonylatokkal a különböző igazgatási szinteken • a rendelkezésre álló közösségi és egyéb források átutalásának ellenőrzése • a projekt műszaki és pénzügyi terveinek, az előrehaladásáról készült jelentéseknek, a pályázati és a szerződéskötési eljárásoknak a vizsgálata a különböző igazgatási szinteken Magyar Controlling Egyesület Magyar Controlling Egyesület NAO Iroda

8. Az Európai Uniós támogatások controlling rendszere (EDIS) 8 • Ellenőrzési listák • rendszeres, folyamatba épített monitoring, értékelés és utólagos ellenőrzés a tevékenységekre és jelentésekre vonatkozóan • vezetői ellenőrzés, jóváhagyás minden folyamatlépésben • hibák feltárása, javítási lehetőség Magyar Controlling Egyesület Magyar Controlling Egyesület NAO Iroda

9. Az Európai Uniós támogatások controlling rendszere (EDIS) 9 • Belső ellenőrzési egységek • minden a folyamatban résztvevő szervezetnél • feladatuk a szervezet belső ellenőrzése és a folyamat hatékonyságának, gazdaságosságának, eredményességének értékelése, vélemény formálás • a szervezet belső ellenőrzési rendszerének vizsgálata • hibák, visszaélések feltárása • javaslatok a hibák kijavítására, határidők, felelősök megjelölésével (Vezetői Cselekvési Terv) • visszacsatolás az ellenőrzött területről, vezetőtől (Ellenőrzési munkával való elégedettséget felmérő lap, minőségbiztosítás) Magyar Controlling Egyesület Magyar Controlling Egyesület NAO Iroda

10. Az Európai Uniós támogatások controlling rendszere (EDIS) 10 • SFM (Vezetői Információs Rendszer) • a működés és a kockázati tényezők nyomon követésére • indikátorok használata, mint a szervezet teljes körű kockázat menedzsmentjének elemei • elsődlegesen az ellenőrzés és a menedzsment számára hasznos információk, de az alkalmazottak is felhasználhatják Magyar Controlling Egyesület Magyar Controlling Egyesület NAO Iroda

11. Az Európai Uniós támogatások controlling rendszere (EDIS) 11 • Monitoring • az SFM rendszer legfőbb összetevője • a megvalósítás közben szolgáltat információt, a teljesítésről tisztább kép • időbeni beavatkozást tesz lehetővé • pénzügyi vs. teljesítmény monitoring • számszerűsíthető indikátorok használata (objektívebb, összehasonlítható, egyértelmű jelzést ad, összegezve input magasabb szintű programok monitoringjához …) • monitoring információs rendszerek (IT fejlődés, anyagok mennyisége nő, források száma nő, gyors adatszolgáltatás igénye, aggregálás igénye) Magyar Controlling Egyesület Magyar Controlling Egyesület NAO Iroda

12. Az Európai Uniós támogatások controlling rendszere (EDIS) • Értékelés • a program mélyebb elemzése • felhasználhat adatokat, ami a monitoringból származik, de az esetek többségében ennél sokkal tovább kell mennie • következtetések levonása (túlmutat a monitoring adatok egyszerű elemzésén) • alapkérdései: fennállnak-e a program indításához hozzájáruló körülmények, eredményesség (célok elérése milyen arányban), hatékonyság (eredmények vs. felhasznált források), hatás (ok-okozati összefüggés a tevékenység és az elért változások között) • fajtái: előzetes-, közbenső-, utóértékelés 12 Magyar Controlling Egyesület Magyar Controlling Egyesület NAO Iroda

13. Az Európai Uniós támogatások controlling rendszere (EDIS) 13 A Magyarországi felkészülési folyamat áttekintése Magyar Controlling Egyesület Magyar Controlling Egyesület NAO Iroda

14. Az Európai Uniós támogatások controlling rendszere (EDIS) Általános célkitűzések 14 • Magyarország felkészültségének bebizonyítása az EU auditorok számára: Bizonyítékot szolgáltatni arra, hogy a magyar Phare és ISPA Szervezetek feladataikat az 1266/1999 EK rendelet, a Bizottság EDIS munka dokumentuma és a jogi és adminisztratív kereteken belül végzik. Bemutatni, hogy a dokumentumok megfelelőek, teljesek és jó alapot adnaka megfelelő működéshezegy utólagosan ellenőr- zött rendszerben az előcsatlakozási eszközök felhasználásá- hoz. Bizonyítékot szolgáltatni arra, hogy a humán erőforrás kapacitás Megfelelőés működésre készen áll. Magyar Controlling Egyesület Magyar Controlling Egyesület NAO Iroda

15. Az Európai Uniós támogatások controlling rendszere (EDIS) Az EDIS kiépítésének szakaszai 15 • Gap assessment – Hiányfelmérés: a Phare és ISPA intézmények • rendszer auditja (KEHI – Kormányzati Ellenőrzési Hivatal). • Gap plugging / filling– Hiányosságok felszámolása: az EDIS • követelményeknek megfelelő struktúrák és eljárások kiépítése, külö- • nös tekintettel a programozás,menedzsment, végrehajtás, tenderez- • tetés, szerződéskötés, pénzügyi ellenőrzés,monitoring és értékelés • funkciókra, illetve a vonatkozó eljárásrendekelkészítésére. • Compliance assessment – Teljesülési vizsgálat: annak értékelé- • se, hogy a résztvevő szervezetek végrehajtották-e a vonatkozó EU • szabályoknak való megfeleléshez szükséges fejlesztéseket • (nemzetközi audit szervezet). • Felkészülés a Bizottsági döntésre (verification audit– EU • Bizottság vizsgálata, a folyamat megfelelőségének igazolása) – • az ellenőrzés után a NAO - Nemzeti Programengedélyező kérelme • az EU felé a rendszer elindítására. Magyar Controlling Egyesület Magyar Controlling Egyesület NAO Iroda

16. Az Európai Uniós támogatások controlling rendszere (EDIS) 16 Résztvevő szervezetek Európai Bizottság Hungary Phare: NAO Iroda – Nemzeti Alap Nemzeti Phare Koordinátor (NFTH-MEH) Központi Pénzügyi és Szerződéskötő Egység Végrehajtó Szervezet-Váti Kht. Végrehajtó Szervezet-ESzA Kht. ISPA: NAO Iroda – Nemzeti Alap Nemzeti ISPA Koordinátor(NFTH-MEH) Végrehajtó Szervezet-Közlekedés (GKM) Végrehajtó Szervezet-Környezetvédelem (KVVM) Phare Bővítési Főigazgatóság ISPA Regionális Politikai Főigazgatóság EU magyarországi Delegáció Magyar Controlling Egyesület Magyar Controlling Egyesület NAO Iroda

17. Az Európai Uniós támogatások controlling rendszere (EDIS) Action Plan - Ütemterv 17 • 2001. december 31.: Hiányfelmérés befejezése • 2002. március 31.: a hiányfelmérő jelentés benyújtása az EU-nak • 2002. szeptember 1.: a hiányosságok felszámolásának szakasza (Stage II) – kérelem a NAO által • 2002. november 18.: EDIS Stage II nemzetközi és helyi technikai segítségnyújtás Phare és ISPA (a következő területeken: audit trail, belső ellenőrzés, könyvelés és pénzügyi jelentések, közbeszerzés és szabálytalanságok kezelése) Magyar Controlling Egyesület Magyar Controlling Egyesület NAO Iroda

18. Az Európai Uniós támogatások controlling rendszere (EDIS) Action Plan - Ütemterv 18 • 2003. március 15.: Stage II teljesítése és a Stage III elindítása ISPA tekintetében • 2003. április 1.: Stage II teljesítése és a Stage III elindítása PHARE tekintetében • 2003. június 30.: Stage III teljesítése, a NAO által beadandó EDIS kérelem összeállítása és benyújtása az EU felé • 2003. szeptember-december: EU Verification Audit és ezt követően Tanácsi határozat az ISPA és PHARE előcsatlakozási alapok menedzsmentjének átengedéséről. Magyar Controlling Egyesület Magyar Controlling Egyesület NAO Iroda

19. Az Európai Uniós támogatások controlling rendszere (EDIS) 19 KÖSZÖNÖM FIGYELMÜKET! Magyar Controlling Egyesület Magyar Controlling Egyesület NAO Iroda